OneNote, SharePoint und OneDrive: Dateien zentral speichern und von überall Zugriff haben

5. Februar 2020

Als Microsoft im Frühjahr 2018 verkündete, die Desktopversion von OneNote einzustellen, war der Ärger bei vielen Nutzern groß. In Office 2016 war die Plattform zum letzten Mal enthalten, in Office 2019 hingegen nur noch die abgespeckte Nachfolgervariante. Diese trug erstmals keine Jahreszahl oder Versionsnummer mehr, bot den Nutzern deutlich weniger Features und ein mit OneNote erstelltes Notizbuch konnte vor allem nicht mehr lokal auf dem Windows-Rechner gespeichert werden. Sondern nur noch in der Cloud, und zwar via OneDrive.

Inhalt: Das lesen Sie hier

1. OneNote mit OneDrive nutzen
2. OneNote mit SharePoint nutzen für die Teamarbeit
3. SharePoint und OneDrive – wieviel Speicherplatz bekomme ich dort?
4. Video Büro-Kaizen digital: OneNote Tutorial 2020

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So sieht OneNote 2016 nach dem ersten Start aus.

Inzwischen ist der Softwarekonzern von der harten Linie abgerückt. Abonnenten von Office 365 und Nutzer von Office 2019 können wieder auf das beliebte und praktische Notizbuch von OneNote 2016 zurückgreifen und die erstellten Notizen beliebig auch in einem lokalen Ordner ablegen. Für die schnelle Bearbeitung per PC ist das die günstigste Variante. Wer jedoch seine Notizbücher auch mit anderen Devices einsehen und bearbeiten möchte, beispielsweise von unterwegs mit dem Smartphone oder dem Tablet, fährt natürlich besser, wenn die erstellte Notiz via OneDrive oder SharePoint in der Cloud gespeichert wird.

Das ist nicht nur in beruflicher Hinsicht praktisch, sondern auch für den Hausgebrauch bestimmt. So erleichtert etwa eine in OneNote erstellte Einkaufsliste den Besuch im Supermarkt ungemein, wenn man per Smartphone auf das online gespeicherte Dokument zugreifen kann. Natürlich lässt sich OneNote aber auch komplexer nutzen. So lassen sich etwa auch Audio- und Videodateien in eine Notiz einfügen.

OneNote mit OneDrive nutzen

Erst einmal erstellen Sie eine Notiz, in diesem Fall einen Einkaufszettel, in OneNote. Dann gehen Sie auf „Speichern unter“ und legen die Datei in einem bestimmten Ordner ab für den Fall, dass Sie später noch etwas hinzufügen möchten.

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Notieren Sie zum Beispiel Ihre Einkäufe und speichern Sie sie mit OneNote als .one-Datei ab, im ersten Schritt gern lokal. Vielleicht wollen Sie die Liste ja später noch ergänzen.

Wenn Ihre Liste vollständig ist, dann gehen Sie auf den Reiter „Datei“, wo direkt die Notizbuchinformationen angezeigt werden. Als Windows-Nutzer sollte OneDrive voreingestellt sein. Die Notizbuchinformationen sehen ungefähr so aus:

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Hier wird Ihr Clouddienst angezeigt, in dem die Notiz gespeichert wird.

Ganz rechts sehen Sie, dass OneNote unter „Sicherungen öffnen“ einen zusätzlichen Order für die gespeicherte Notiz erzeugt. Sie allerdings wählen jetzt das Feld „Synchronisierungsstatus anzeigen“ und erhalten nun folgende Ansicht:

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Links oben stellen Sie ein, wie OneNote die Datei mit OneDrive synchronisieren soll.

Damit haben Sie schon alles in OneNote erledigt. Jetzt öffnen Sie OneDrive auf dem Smartphone – und schon sehen Sie Ihr Notizbuch und die darin befindliche Notiz vor sich. OneNote sollten Sie als App natürlich ebenfalls installiert haben. In unserem Beispiel gestaltet sich das so:

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Links die OneDrive-App, rechts OneNote. Sie können die Notiz in der App bearbeiten, die Synchronisation erfolgt automatisch.

OneNote mit SharePoint nutzen für die Teamarbeit

Während sich OneDrive als Cloud eher für den persönlichen bzw. privaten Gebrauch eignet, ist Microsoft SharePoint eher für die berufliche Nutzung von Teams bzw. Teammitgliedern geeignet, die an der Erstellung von Websites arbeiten. Die Mitarbeiter können auf die in SharePoint gespeicherten Informationen zugreifen, diese bearbeiten, speichern und die Änderungen wieder für alle anderen Nutzer freigeben. Kurz gesagt können Sie mit SharePoint den Workflow optimieren. Als kostenloses Standalone-Tool wurde SharePoint letztmals 2013 von Microsoft zur Verfügung gestellt, neuere Versionen sind SharePoint Server und SharePoint Online sind kostenpflichtig, die lokal oder in Microsoft Office 365 enthalten sind. Die Programmstruktur ist allerdings dieselbe.

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So stellt sich die Oberfläche von SharePoint 2013 dar.

Ist eine kostenpflichtige Version von SharePoint installiert, dann öffnen Sie einfach das Notizbuch, das Sie für SharePoint freigeben möchten, über den Reiter „Datei“ und wählen SharePoint als Speicherort aus. Anschließend bestätigen Sie mit „Notizbuch verschieben“. Sollte SharePoint hier nicht zur Auswahl stehen, dann verfügen Sie vermutlich nicht über alle Berechtigungen für diese Aktion.

Da die Handhabung von SharePoint für Anfänger nicht direkt eingängig ist, haben wir dazu ein Tutorial bei YouTube eingestellt, das Sie hier anschauen können:

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(Dauer: 09:41 Minuten)

Selbstverständlich können Sie das Tool auch mit OneDrive synchronisieren, wie im Tutorial dargestellt.

SharePoint und OneDrive – wieviel Speicherplatz bekomme ich dort?

Ob Sie nun OneNote in Verbindung mit SharePoint oder mit OneDrive nutzen: Das Speichern von Notizen lokal auf dem Rechner wird komplett überflüssig. Beim Erstellen der Notiz mag das noch Sinn ergeben, aber spätestens, wenn Sie die Aufzeichnung in der Cloud gespeichert und zur Bearbeitung freigegeben haben, können Sie die lokale Datei löschen. Warum? Ganz einfach – sobald die Notiz online aufgerufen und geändert worden ist, ob nun von Ihnen oder einem anderen Teammitglied, ist die lokal gespeicherte Version natürlich augenblicklich veraltet. Doch wieviel Speicherplatz stellen SharePoint und OneDrive eigentlich zur Verfügung? Das nachfolgende Bild stammt direkt von der Microsoft-Website, auf der die Dienstbeschreibungen für die Office 365-Produkte geschildert werden:

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Hier sehen Sie, wieviel Speicher insgesamt zur Verfügung steht und wie groß die Websitesammlung bzw. die Benutzeranzahl je nach Version sein darf.

Für den Clouddienst OneDrive gibt es ebenfalls mehrere Optionen. In der einfachen Variante OneDrive Basic stellt der Server Ihnen 5 GB Speicherplatz zur Verfügung. Für zwei Euro pro Monat erhalten Sie das Upgrade auf OneDrive 100 GB, wo Ihnen ebenso viel Speicher eingeräumt wird. Sieben Euro pro Monat oder 69 Euro pro Jahr bezahlen Sie für die Variante OneDrive Office 365 Personal mit 1.000 GB bzw. einem TB Speicher. Und in der Version OneDrive Office 365 Home stehen 6.000 GB bzw. 6 TB für Sie bereit (Kostenpunkt zehn Euro im Monat bzw. 99 Euro im Jahr).

Wenn Sie wissen möchten, dann loggen Sie sich mit Ihrer Kennung auf der Website von OneDrive ein. In etwa so sieht die Startseite aus:

onenote-sharepoint-onedrive-startseite
Die Startseite von OneDrive. Oben rechts klicken Sie jetzt auf das Zahnrad.

Ein Klick auf das Zahnradsymbol öffnet die Einstellungen, wo Sie „Optionen“ wählen und direkt in der Speicherverwaltung landen. Bei „Ihre aktuellen Pläne“ sehen Sie Ihre Variante.

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In diesem Fall nutzen Sie die kostenlose OneDrive-Variante mit 5 GB Speicher.

Wenn Sie einen anderen Speicherplan wünschen und Geld bezahlen möchten, dann gehen Sie auf „Upgrade“ und wählen anschließend die gewünschte Version aus.

Video Büro-Kaizen digital

OneNote Tutorial 2020

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(Dauer: 14:34 Minuten)



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