OneNote (3/5): In Kombination mit Outlook und OneDrive unschlagbar!



Mit der richtigen Kombination der drei Programme zum optimalen Workflow

OneNote ist das perfekte Programm für die Dokumentation aller offenen Vorgänge im Büro und unterwegs. Damit Sie dessen Fähigkeiten jedoch optimal nutzen können, empfiehlt sich die richtige Kombination mit Outlook und OneDrive. Denn alle drei Produkte stammen von Microsoft, arbeiten daher reibungslos zusammen und ergänzen sich ganz hervorragend. Wie Sie das Dreiergespann optimal kombinieren, und was Ihnen das bringt, erfahren Sie hier.

OneNote, Outlook & OneDrive: Wer kann was? Ein Überblick

Outlook

In Outlook laufen alle Fäden des modernen Büroalltags zusammen: Die E-Mail-Korrespondenzen, alle Terminvereinbarungen, die Aufgabenliste und sämtliche Kontaktdaten. Daher ist Outlook auch das zentrale Programm zum Planen, Anlegen, Verwalten und Organisieren Ihrer Aufgaben und Termine. Die Details zu den meisten Aufgaben und Terminen lassen sich dabei am einfachsten und schnellsten direkt in das Notizfeld des entsprechenden Outlook-Elements einfügen. Und auch die Bearbeitung kleinerer Aufgaben wird in diesem Endlos-Notizfeld dokumentiert.

OneNote

Die digitalen Notizbücher in OneNote sind für all die Fälle ideal, in denen der Platz zum Dokumentieren oder Planen in den Outlook-Notizfeldern nicht ausreicht. Die digitalen Notizbücher lassen sich in Sekundenschnelle mit allen möglichen Inhalten befüllen (z.B. Dokumente, E-Mails, Fotos, Videos und Audio-Dateien). Die Inhalte wiederum können sehr leicht übersichtlich strukturiert werden. Daher ist OneNote der perfekte Auslagerungsort für alle offenen Vorgänge sowie die Dokumentation größerer Aufgaben und Projekte.

OneDrive

Damit Ihre OneNote-Notizbücher übersichtlich bleiben und Sie stets alles Aktuelle im Blick behalten, benötigen Sie ein Archiv, in das alle abgeschlossenen Projekte ausgelagert werden. Die abgeschlossenen Notizbücher, bzw. Abschnitte, können dann aus OneNote gelöscht werden. Aus technischen Gründen benötigt OneNote zum Synchronisieren (mit mobilen Geräten) sowieso einen Cloudspeicher. Daher liegt es nahe, den vorinstallierten hauseigenen Clouddienst „OneDrive“ von Microsoft als Archiv zu nutzen (zumal dies → weitere Vorteile bringt).

1. Schritt: Wie Sie Outlook und OneNote perfekt kombinieren

Die goldene Regel lautet: „Die Planung erfolgt immer in Outlook, und nur die Dokumentation in OneNote“. Das heißt, alle Aufgaben werden zentral in der Aufgabenliste in Outlook geführt, geplant und bearbeitet. Denn nur hier laufen alle Fäden Ihres Office zusammen und nur hier ist auch eine Sortierung der Aufgaben nach dem Fälligkeitsdatum und damit ihrer Dringlichkeit möglich. Für die Dokumentation größerer Aufgaben und Projekte ist jedoch OneNote die ideale Wahl. Denn die digitalen Notizbücher bieten detailliertere Strukturierungsmöglichkeiten und damit mehr Übersicht in großen Datensammlungen. Zudem können auch digitale Inhalte aller Art spielerisch einfach in die Unterlagen eingefügt werden. Wie Sie Inhalte in OneNote einfügen können, lesen Sie hier: OneNote (4/5): Inhalte erstellen und einfügen – von Checklisten bis E-Mails

Das einzige, was fehlt, ist lediglich noch die Verknüpfung zwischen Ihrer Aufgabenliste in Outlook und der dazugehörigen Aufgabendokumentation in OneNote, damit Sie mit einem Klick von der Aufgabe an die passende Stelle in der jeweiligen Dokumentation gelangen!

Anleitung für die Verknüpfung von OneNote und Outlook

Wenn Sie für die Dokumentation eines aufwendigeren Projekts OneNote verwenden, dann muss dennoch jede (Teil-)Aufgabe davon auch in der Outlook-Aufgabenliste geführt und mit einem Fälligkeitsdatum versehen werden. Denn nur so bleibt Ihre Aufgabenplanung und Verwaltung aktuell und übersichtlich. Damit Sie nun mit einem Klick aus der Aufgabenliste in die passende OneNote-Dokumentation gelangen, müssen Sie lediglich einen passenden Link hinzufügen. Das geht ganz schnell und einfach.

  • Klicken Sie in OneNote mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Abschnitt oder Seite und wählen Sie in dem sich öffnenden Kontext-Menü die Option → Link zu Seite kopieren aus (bzw. → Link zu Abschnitt kopieren).
  • Öffnen Sie nun die dazugehörige Aufgabe in der Outlook-Aufgabenliste und fügen Sie den kopierten Link mit der Tastenkombination → Strg + v in das Notizfeld der Aufgabe ein (alternativ: rechter Mausklick in das Notizfeld und → Einfügen auswählen).
  • Die Aufgabenliste in Outlook und die dazugehörige Dokumentation in OneNote sind nun auf diese Weise miteinander verknüpft. So kann die ausgelagerte Dokumentation mit nur einem Mausklick direkt aus der Aufgabe heraus geöffnet werden.
  • Hinweis: Der kopierte Link in dem Aufgabennotizfeld besteht aus zwei Teilen. Der linke Teil des Links mit dem Namen der OneNote-Seite bzw. des OneNote-Abschnitts öffnet die entsprechende Dokumentenstelle in Ihrer OneNote Desktop-Version. Der rechte Teil des Links → Web-Ansicht öffnet die entsprechende Stelle in der OneNote Web-Version in Ihrem Browser (nur falls das Notizbuch auf OneDrive gespeichert ist).

2. Schritt: In OneNote wird nur dokumentiert – und nur in OneDrive wird archiviert!

Für eine effiziente Kombination von OneNote und OneDrive ist eine klare Trennschärfe zwischen den beiden Programmen nötig. Am einfachsten und praktikabelsten ist folgende Unterscheidung:

  • In OneNote werden nur die offenen Vorgänge dokumentiert: Nur die laufenden Projekte und noch anstehenden Termine werden in OneNote dokumentiert bzw. vorbereitet. Alle abgeschlossenen Inhalte werden sofort aus OneNote entfernt und ins Archiv verschoben. Nur so stellen Sie die maximale Übersichtlichkeit in Ihren Notizbüchern sicher.
  • Alle abgeschlossenen Vorgänge werden in OneDrive archiviert: Alle bereits abgeschlossenen Projekt- und Termin-Dokumentationen werden auf OneDrive archiviert und anschließend aus OneNote gelöscht. Auch größere Datei-Ordner für Fotos, Videos, Präsentationen etc. werden im OneDrive-Archiv abgelegt (= klassische Dateiverwaltung)

 

Wie man einen OneNote-Inhalt auf OneDrive archiviert

Öffnen Sie das zu exportierende Element in OneNote. Das kann eine einzelne Seite sein, ein ganzer Abschnitt oder auch ein komplettes Notizbuch.

  • Klicken Sie linksoben in der Menüleiste auf → Datei und dann in der Befehlsübersicht links auf → Exportieren. Wählen Sie in dem folgenden Dialogfenster zunächst aus, ob Sie (1) die aktuell geöffnete Seite, den gesamten Abschnitt oder das komplette Notizbuch exportieren wollen.
  • Legen Sie dann (2) das Dateiformat fest, in das das ausgewählte Element exportiert werden soll. Am besten eignen sich folgende beiden Dateitypen: Bei dem standardmäßig ausgewählte Format → OneNote 2010-2016-Abschnitt (ONE-Datei) wird das Element als OneNote-Datei exportiert. Diese kann dann zu einem späteren Zeitpunkt bei Bedarf wieder nach OneNote zurück importiert und dort auch wieder bearbeitet werden. Die zweite Variante ist das Dateiformat → PDF. Dann wird das zu exportierende Element programmübergreifend und revisionssicher (= final) abgespeichert.
  • Klicken Sie abschließend auf den Button → Exportieren (3). In dem sich öffnenden „Speichern unter“-Dialogfenster können Sie das zu exportierende OneNote-Element nun entweder lokal auf Ihrem PC abspeichern, um es anschließend zum Archivieren nach OneDrive hochzuladen, oder bei einer lokal installierten OneDrive-Version auch gleich direkt in der Cloud abspeichern.
  • Löschen Sie dann die soeben exportierte Originaldatei aus OneNote. So bleiben Ihre OneNote-Notizbücher schlank und übersichtlich und enthalten immer nur die Inhalte, an oder mit denen Sie gerade aktuell arbeiten.

Video-Tutorial

Inhalte exportieren und archivieren





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