Office 365 Groups: Ein gemeinsamer Workspace mit den wichtigsten 365er Kollaborationtools


Office 365 Groups ist, wie der Name schon verrät, ein Gruppenwerkzeug für die bessere Zusammenarbeit in Teams (Kollaboration). Microsoft stellt Unternehmen und Organisationen innerhalb von Office 365 verschiedene Kollaborationtools zur Verfügung, die sich teilweise überschneiden oder alternativ verwendet werden können – je nach dem, welche Anwendung besser zu den konkreten Anforderungen passt. Mit dem Kollaborationwerkzeug Office 365 Groups verhält es sich allerdings etwas anders. Denn die Groups sind ein Tool, das die verschiedenen Office 365 Tools zu einem gemeinsamen Workspace verbindet, der sich dann zentral verwalten und damit schneller und einfacher steuern lässt.

Was ist das Problem?

Neue Tools zur Erleichterung der Zusammenarbeit in Abteilungen, Teams oder Projekten sind in der Regel etwas komplizierter einzurichten und rufen daher meistens die IT-Abteilung auf den Plan. Microsoft Groups ist da eine Ausnahme. Die Anwendung ist – als offene Gruppe – innerhalb von Office 365 sofort und ohne Unterstützung der IT-Administratoren einrichtbar und nutzbar.

So funktioniert es:

Was ist Office 365 Groups?

Microsoft Groups ist in die Office 365-Abonnements integriert und kann mit allen Konten, die Exchange Online oder SharePoint Online umfassen, sofort verwendet werden. Groups ist für Desktop-PCs und Macs voll nutzbar, für Smartphones und Tablets (iOS, Android und Windows Phone) gibt es eine abgespeckte App namens Outlook Groups.

  • Mit dem Groups-Tool kann man ganz schnell und einfach einen Workspace einrichten und in diese Arbeitsumgebung dann verschiedene Office 365 Kollaboration-Anwendungen wie Yammer, Planner oder Delve einbinden. Damit ist Groups das „Schweizer Taschenmesser“ in Office 365, das alle anderen benötigten Kollaborationtools in einer einzigen Anwendung bündelt.
  • Der große Vorteil ist, dass die Zugriffsrechte eines neu eingeladenen oder beigetretenen Teilnehmers dann nicht mehr in jedem eingebundenen Office-365-Tool einzeln eingestellt werden müssen, sondern zentral in Groups verwaltet werden können und dann als Tool-Set auf einmal zur Verfügung stehen.

Welche Office 365 Tools lassen sich in Groups einbinden?

  • Kalender: Für die gemeinsame Terminplanung in der Gruppe.
  • Files: Stellt eine gemeinsame Dokumentenablage zur Verfügung.
  • OneNote: Für ein freigegebenes Notizbuch, das im Team gemeinsam bearbeitet werden kann.
  • Outlook Conversations: Ein gemeinsam nutzbarer E-Mail-Client und Posteingang für die Gruppe.
  • Planner: Für ein reibungsloses Projektmanagement und das Verteilen von Aufgaben.
  • PowerBI: Die Analyse-Engine ermöglicht das Verbinden und Visualisieren von Datenquellen.
  • SharePoint Team Website mit Dokumentenbibliothek.
  • Teams: Plattform für Chats, Onlinebesprechungen und Videokonferenzen.
  • Yammer: Eine unternehmensweite Social-Media-Plattform, ähnlich wie Facebook, allerdings nur für die Mitarbeiter.
  • Optional lassen sich auch noch Delve, Dynamics, OneDrive und Skype for Business hinzufügen.

Wie richtet man eine Office 365 Groups ein?

Vor dem Erstellen einer Office 365 Group müssen Sie sich zunächst entscheiden, ob die Gruppe öffentlich oder privat sein soll. Die Inhalte in einer öffentlichen Gruppe sind für alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens sichtbar und jeder kann eintreten und auch wieder austreten. Das eignet sich z.B. für freiwillige Mitmachgruppen, beispielsweise Angebote oder Kurse im Bereich des betrieblichen Gesundheitsmanagement. Private Gruppen hingegen sind nicht sichtbar und die Teilnehmer müssen von dem Gruppenbesitzer hinzugefügt (eingeladen) werden. Personen außerhalb Ihres Unternehmens können lediglich als Gäste zu einer Gruppe eingeladen werden.

  • Abhängig von der Office 365 Anwendung, aus der Sie eine „Group-Gruppe” heraus erstellen, variiert die Zusammenstellung an 365er Tools, die in dieser Gruppe voreingestellt gebündelt sind.
  • Nur wenn Sie die Gruppe aus Outlook heraus erstellen, ist auch automatisch ein gemeinsamer Posteingang für die Gruppen-E-Mail-Kommunikation und ein gemeinsamer Kalender enthalten.
  • Erstellen Sie eine Group dagegen aus Teams oder Yammer heraus, erhalten Sie eine eher Chat-orientierte Gruppe ohne einen gemeinsamen Outlook-E-Mail-Client und einen gemeinsamen Gruppenkalender.

Darauf kommt es an: Office 365 Groups und Teams nicht verwechseln

Die beiden Begriffe Groups und Teams sind zum verwechseln ähnlich. Es gibt jedoch eine einfache Eselsbrücke, um sich den Unterschied zu merken.

  • Bei Office 365 Groups, mit einem „G” wie in Geräte, handelt es sich um ein Programm, das eine Gruppe von Computerprogrammen miteinander verbindet.
  • Office 365 Teams ist ein Kollaborationtool, das innerhalb einer „Groups-Gruppe” eingerichtet werden kann. In den Teams werden keine Computerprogramme miteinander verbunden, sondern Menschen. Dafür besitzt dieser Chat-Workspace mehrere Konversationskanälen zur Erleichterung der Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb dieser Teams (z.B. Abteilungen oder Projektteams).

Und Sie?

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(Dauer 05:23 Minuten)



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