„Änderungen durch andere verboten!“ Dateien in SharePoint auschecken und nach der Bearbeitung wieder einchecken


Das Auschecken und Einchecken von Dateien in SharePoint ist mit einem exklusiven Kurzurlaub für diese Dokumente zu vergleichen. Denn eine ausgecheckte Datei lässt sich nur noch von dem jeweiligen SharePoint-Nutzer bearbeiten – bis zum erneuten Wiedereinchecken. Alle anderen Nutzer können die Datei in der Zwischenzeit nur im schreibgeschützten Modus öffnen und keinerlei Änderungen vornehmen. Wozu das gut ist, und wie das funktioniert, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag.

Was ist das Problem?

Ein häufiges Problem bei der Zusammenarbeit an denselben Dateien in Unternehmen sind Versions- und Bearbeitungskonflikte. Mit dem Auschecken und Einchecken einer Datei in einer SharePoint-Bibliothek können Sie dieses Problem vermeiden. Denn in der Zwischenzeit haben einzig und allein Sie die Bearbeitungsrechte – für alle anderen Nutzer ist die Bearbeitung dieser Datei gesperrt (nur Leseberechtigung). Sie dürfen dann zum Schluss nur noch das erneute Wiedereinchecken nicht vergessen (siehe unser Extra-Tipp ganz unten)!

So funktioniert es:

Schritt 1: Eine Datei in SharePoint für die exklusive Bearbeitung auschecken

  • Öffnen Sie die betreffende SharePoint-Bibliothek, zeigen Sie mit der Maus auf die gewünschte Datei und markieren Sie diese mit einem Klick auf das Häkchen in der Kontrollbox (siehe Abb. 1).
  • Klicken Sie dann in der Symbolleiste darüber auf die drei Punkte → Weitere Optionen und im Kontextmenü dann auf den Befehl → Auschecken. Alternativ können Sie die Datei auch mit der rechten Maustaste anklicken und dann → Mehr/Weitere und → Auschecken wählen (siehe Abb. 2).
  • Sobald eine Datei ausgecheckt ist, wird das in SharePoint durch einen überlagerten grünen Pfeil über dem Dateisymbol angezeigt (siehe Abb. 3). Wenn man nun mit der Maus auf dieses Symbol zeigt, wird der Namen der Person eingeblendet, die das Dokument ausgecheckt hat. So kann man sich in dringenden Fällen direkt an die betreffende Person wenden und um das Wiedereinchecken bitten. (Tipp: Die bearbeitende Person können Sie sich auch in einer eigenen Spalte der Bibliothek anzeigen lassen.)
  • Eine bereits geöffnete Datei checken Sie in SharePoint aus, indem Sie auf → Datei, dann auf → Informationen, auf → Versionen verwalten und schließlich auf → Auschecken klicken.

Schritt 2: Eine Datei in SharePoint nach der Bearbeitung wieder einchecken

Die von Ihnen ausgecheckte Datei können Sie entweder direkt in dem dazugehörigen Programm (z.B. Word, Excel, OneNote oder PowerPoint) öffnen oder auch für die Offline-Bearbeitung herunterladen. Ein heruntergeladenes und dann für die Bearbeitung lokal abgespeichertes Dokument muss dann allerdings vor dem erneuten einchecken natürlich zunächst erst noch wieder in die SharePoint-Bibliothek hochgeladen werden. Erst dann kann auch das Einchecken erfolgen.

  • Speichern Sie die Änderungen in der ausgecheckten Datei und gehen Sie dann ähnlich wie in Schritt 1 vor: Öffnen Sie die betreffende SharePoint-Bibliothek, mit der Maus auf die ausgecheckte Datei (mit dem grünen Pfeil) zeigen, auf das Häkchen klicken, in der Symbolleiste die drei Punkte → Weitere Optionen wählen und dann den Befehl → Einchecken. (Alternativ: Rechter Mausklick auf die Datei, dann auf → Mehr/Weitere und → Einchecken).
  • In dem sich daraufhin öffnenden Dialogfenster „Einchecken“ können Sie optional noch kurz in das Kommentarfeld eintippen, was Sie in dem Dokument gerade alles ergänzt haben, um Ihre Kollegen gezielt auf die Änderungen hinzuweisen. Abschließend mit einem Klick auf → Einchecken bestätigen, fertig.

Schritt 3: Die Änderungen in einer ausgecheckten Datei in SharePoint verwerfen

Falls alle während eines Auscheckvorgangs getätigten Änderungen obsolet werden, können Sie das Auschecken in SharePoint auch jederzeit abbrechen. Sämtliche Änderungen gehen dann verloren und die Datei wird wieder in den Zustand zum Auscheckzeitpunkt zurückversetzt.

  • Öffnen Sie dafür die SharePoint-Bibliothek und zeigen Sie mit der Maus auf die entsprechende Datei. Wieder auf das Häkchen neben der Datei klicken, in der Symbolleiste auf die drei Punkte → Weitere Optionen gehen und dann den Befehl → Auschecken verwerfen wählen.
  • Abschließend mit einem Klick auf → Auschecken rückgängig machen bestätigen.
Abbildung I: Markieren Sie die auszucheckende Datei mit einem Klick auf das Häkchen. Bild: SharePoint, Microsoft Support.
Abbildung II: Durch das Auschecken einer Datei in SharePoint können nur noch Sie diese Datei bearbeiten, um Bearbeitungskonflikte zu vermeiden. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.
Abbildung III: Wenn Sie das Auschecken verwerfen, gehen alle ab dem Auscheckzeitpunkt getätigten Änderungen verloren. Bild: SharePoint, Microsoft Support.

Extra-Tipp: Das Einchecken vergessen?! Wie Sie das Auschecken einer Datei in SharePoint außer Kraft setzen

Der „Auschecker“ ist im Urlaub, länger krank oder hat das Unternehmen verlassen und hat leider vergessen, seine Dateien in SharePoint rechtzeitig wieder einzuchecken? Kein Problem!

  • Die Website- und Bibliotheksadministratoren können die Berechtigung zum Auschecken in SharePoint jederzeit „außer Kraft setzen“.
  • Das bedeutet, dass nun ein anderer Nutzer entscheiden kann, ob die Datei entweder mit den zwischenzeitlichen Änderungen wieder eingecheckt oder ob der gesamte Auscheckvorgang verworfen werden soll.
  • Falls Sie das Auschecken verwerfen, könnte es jedoch passieren, dass Sie dann zu einem späteren Zeitpunkt zwei verschiedene Dateiversionen in Einklang bringen müssen. Nämlich dann, wenn der Kollege mit einer lokalen Kopie der ausgecheckten und zwischenzeitlich von ihm aufwendig weiterbearbeiteten Datei aus dem Urlaub zurückkommt. Tipp: Für solche Fälle stehen Ihnen in Word und Excel praktische Vergleichstools zur Verfügung.

Und Sie?

Noch mehr Tipps und Tricks rund um SharePoint gefällig? Wissen Sie beispielsweise schon, wie man eine bestehende Dateiablage in SharePoint-Online (Websites, Listen und Ordner) ganz einfach mit dem Kollaboration-Tool Microsoft Teams verknüpft, um den Teamsmitgliedern die Dokumente zur Bearbeitung zur Verfügung zu stellen? Auf dieselbe Weise können Sie aber auch eine Dokumentenbibliothek aus einem Teams in ein anderes Teams einbinden.

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