Gemeinsame Dateiablage: Wie Sie eine Website oder einen Ordner aus SharePoint in Microsoft Teams einbinden


Die meisten Unternehmen nutzen Microsoft SharePoint für das Intranet und die gemeinsame Dateiablage – und seit 2017 zunehmend das „neue“ Microsoft Teams für die Online-Kommunikation und Zusammenarbeit in einzelnen Arbeitsgruppen. In dieser Büro-Kaizen-Anleitung zeigen wir Ihnen nun, wie Sie eine bestehende Dateiablage aus SharePoint-Online (Websites, Listen, Ordner) für den Zugriff und die konfliktfreie Bearbeitung in Microsoft Teams einbinden und integrieren können.

Was ist das Problem?

Der Skype-for-Business-Nachfolger „Teams“ (in Office 365) bietet nicht nur alle Möglichkeiten der modernen Online-Kommunikation. In die Kollaboration-Plattform können auch andere Anwendungen eingebunden werden (z. B. das Projektmanagement-Tool Planner oder RSS-Feeds für regelmäßige Branchen-News). Standardmäßig enthält jede Teams-Plattform bereits neben einem gemeinsamen Postfach, OneNote-Notizbuch und Terminkalender auch eine gemeinsame Dateiablage. Dafür nutzt Teams technisch betrachtet eine SharePoint-Webseite. Daher ist auch der umgekehrte Weg ganz leicht möglich, das Hinzufügen einer bereits vorhandenen SharePoint-Dateiablage zu einem Teams oder Teams-Kanal. Das gilt allerdings nur für die cloudgestützte Programmversion SharePoint-Online – die Integration von lokalen SharePoint-Netzwerken und Websites in Teams wird bislang noch nicht unterstützt.

 

So funktioniert es:

Die Basics zu der programmeigenen SharePoint-Dokumentenbibliothek in Teams

  • Jedes neue Team, das Sie in Teams erstellen, erhält für die Option einer gemeinsamen Dateiablage automatisch eine eigene SharePoint-Online-Website, mit einem darin enthaltenen Standardordner → Freigegebene Dokumente.
  • In diesem Standardordner bekommt jeder neu hinzugefügte Teams-Kanal innerhalb dieses Teams einen eigenen Ordner. So erhalten Sie eine nach den Kommunikations- und Themenkanälen geordnete, übersichtliche Dateiablage und Dokumentensammlung. (Info: Die Chat-Dateien speichert Teams dagegen nicht in SharePoint Online, sondern in dem Schwesterprogramm OneDrive for Business ab.)

Wie Sie eine vorhandene SharePoint-Dateiablage in Microsoft Teams integrieren 

Das Einbinden einer bereits existierenden Site, Liste oder eines Ordners aus einer vorhandenen SharePoint-Online-Dokumentenbibliothek ist in Teams denkbar einfach gelöst.

Schritt 1: Öffnen Sie den Kanal in Microsoft Teams, in den Sie eine bestehende Dateiablage aus SharePoint-Online einbinden wollen und klicken Sie in der Zeile oben rechts, neben den Registerkarten des Kanals, auf das Plussymbol → + Registerkarte hinzufügen (siehe Abb. 1).
Schritt 2: Klicken Sie in der sich nun öffnenden Auswahlliste aller hinzufügbaren Anwendungen auf die Kachel → SharePoint (für eine einzelne Webseite) oder auf → Dokumentenbibliothek (siehe Abb. 2). Bei Letzterem können Sie nicht nur einen Link zu einer einzelnen SharePoint-Webseite oder zu einem ganzen Ordner eingeben, sondern können zudem auch die Dokumentenbibliothek aus einem anderen Teams in dieses einbinden.
Schritt 3: Kopieren Sie jetzt die URL (Adresse, Link) der gewünschten Datei bzw. Dateiablage aus SharePoint-Online in das Eingabefeld in Teams (siehe Abb. 3).

  • Tipp: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen → Über diese Registerkarte im Kanal posten mit einem Häkchen, damit Ihre Teams-Mitglieder mittels einer kurzen Nachricht (Post) in dem Chat dieses Kanals über die soeben hinzugefügte neue SharePoint-Datei informiert werden.
  • Pro Registerkarte ist nur ein SharePoint-Ordner, eine Liste, eine Seite oder ein Newsbeitrag möglich. Für jede weitere Datei/Dateiablage benötigen Sie eine neue Registerkarte in diesem Teams-Kanal.
Schritt 4: Die SharePoint-Datei(ablage) ist nun mit dem ausgewählten Teams-Kanal verknüpft und kann ab sofort von den Teammitgliedern in Teams konfliktfrei bearbeitet und im Chat diskutiert werden. Die Integration mittels Verknüpfung ermöglicht zudem auch, dass eine SharePoint-Datei problemlos in beliebig viele Teams für den Zugriff und die Bearbeitung eingebunden werden kann.

 

Abbildung I: Eine bestehende Dateiablage aus SharePoint-Online können Sie in Teams ganz leicht über eine neue Registerkarte einbinden. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.

 

Abbildung II: Über die SharePoint-Dokumentenbibliothek können Sie zudem auch die Dokumentenbibliothek eines anderen Teams in dieses Team integrieren. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.
Abbildung III: Geben Sie einfach die URL der jeweiligen SharePoint-Webseite oder Dateiablage ein, um eine Verknüpfung in Teams zu erzeugen. Bild: Microsoft, Büro-Kaizen.

Extra-Tipp: Microsofts SharePoint-Alternative OneDrive als ideale Dateiablage für den Außendienst!

In jedem Teams ist automatisch OneNote enthalten, das im Hintergrund standardmäßig OneDrive für die Dateiablage nutzt – das seinerseits wiederum auf der SharePoint-Technologie basiert (ein weiteres Beispiel für die enge Verzahnung und Kooperationsmöglichkeiten der Office 365 Anwendungen). Dabei bietet OneDrive zahlreiche Vorteile, die es in vielen Fällen zu einer echten Alternative zu SharePoint für die Dateiablage in Unternehmen macht, z. B. für kleinere Unternehmen oder speziell auch mobile Teams im Außendienst.

  • OneDrive ermöglicht als hybrider Cloudspeicher auch einen mobilen Offline-Zugriff auf die gemeinsame Dateiablage – das ist ideal für schlechte Internetverbindungen im Außendienst.
  • OneDrive ermöglicht das gleichzeitige Bearbeiten von Dateien und Dokumenten ohne Versionskonflikte.
  • Dateien lassen sich mit temporären Links und einstellbarem Ablaufdatum freigeben, das ist ideal für die Zusammenarbeit mit externen Projektteams oder für die Freigabe durch Kunden.
  • → Hier finden Sie mehr Tipps für die optimale Nutzung von Microsoft OneDrive in Unternehmen und Teams , von den personalisierten Rechtevergabe bis zur idealen Ordnerstruktur der gemeinsamen Dateiablage!

Und Sie?

Ganz gleich, ob die Dateiablage nun in SharePoint oder in OneDrive liegt – Ordnung halten erspart Suchen! Aber für all die Fälle, wo ein riesiger Dateiverzeichnisbaum bereits hoffnungslos ausgeufert ist, hilft der clevere Wissens-Assistent „Delve“ in Office 365. Dieser persönliche, selbstlernende Dokumentenverwaltungs- und Suchassistent hilft jedem einzelnen Mitarbeiter, die jeweils individuell relevanten Inhalte einfacher und schneller zu finden – da die einzelnen Delves sich auch untereinander verständigen, wird Ihnen dabei sogar Wichtiges und Neues vorgeschlagen, das Sie bislang noch gar nicht kennen konnten!

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