OneDrive: Kosten, Speicherplatz und verschiedene Versionen


Seit Jahren ist der Begriff „Cloud“ aus der Businesswelt nicht mehr wegzudenken. So ist es nicht verwunderlich, dass auch Microsoft einen Cloud-Dienst anbietet der den Namen OneDrive trägt. OneDrive gibt es in unterschiedlichen Versionen und Ausprägungsstufen. Je nach dem sind damit aber auch unterschiedliche Kosten verbunden. Mit diesem Blogbeitrag wollen wir Ihnen eine Übersicht über die Kosten und die Unterschiede geben.

Die Bedeutung der Cloud

Wenn heute von der Cloud die Rede ist, dann geht es schon längst nicht mehr nur um die Online-Backups großer Datenmengen, die private User anlegen. In der modernen Businesswelt sitzen Arbeitnehmer nicht mehr jeden Tag im Office, wo sie lokalen Zugriff auf die Server haben. Viele Kollegen sind oft unterwegs und müssen täglich oder stündlich auf eine Vielzahl von Dokumenten (etwa Word, Excel oder PowerPoint) zugreifen können, um sich während der Reisezeit auf Kundentermine etc. vorbereiten zu können.

Dank neuer Modelle wie Homeoffice können auch frischgebackene Eltern oft frühzeitig wieder arbeiten, wenn sie von zuhause aus auf die benötigten Daten zugreifen können. Und weil in den meisten Firmen immer noch Microsoft 365 das Maß aller Dinge ist, benötigen Mitarbeiter von zuhause oder unterwegs eigentlich nur OneDrive bzw. Microsoft 365, um flexibel und effizient arbeiten zu können.

OneDrive im Browser oder als App nutzen

Wie so viele Tools von Microsoft bzw. Microsoft 365 gibt es auch eine Reihe unterschiedlicher Versionen von OneDrive. Der Speicher, der seit 2014 OneDrive heißt, ist dabei grundsätzlich für jeden frei nutzbar, auch ohne ein Abonnement von Microsoft 365 oder einer installierten Office-Vollversion. Sie müssen sich lediglich bei dem Cloud-Speicher anmelden, um Dokumente aller Art hochladen zu können. Lesen Sie hierzu auch diesen ausführlichen Artikel: Windows OneDrive – alles rund um Microsofts Cloud-Dienst (buero-kaizen.de)

Doch welche Versionen gibt es? Grundsätzlich kann OneDrive sowohl im Browser als auch als Desktop App (ein Programm, welches Sie installieren müssen) genutzt werden.

Man muss allerdings ergänzend erwähnen, dass die installierte Version einige Vorteile gegenüber der Browserversion bietet. Ein sehr hilfreicher Vorteil ist z.B., dass Sie nach der Installation von OneDrive einen Ordner „OneDrive“ in Ihrem Windows Explorer finden.

Legen Sie einfach alle Dateien und Dokumente direkt dort ab, welche Sie in Ihrem Online-Speicher aufbewahren möchten. Der Ordner synchronisiert sich im Hintergrund automatisch mit dem Cloudspeicher.

Die Setup-Datei für die Installation können Sie direkt auf der Website von OneDrive herunterladen. Auch für das Tablet oder das Smartphone können Sie eine Version hier downloaden.

OneDrive oder OneDrive for Business?

Bevor wir uns die Kostenstruktur von OneDrive genauer betrachten, sollten wir kurz die Unterschiede der beiden Versionen OneDrive und OneDrive for Business erläutern. Mit diesen grundlegenden Informationen finden Sie sich dann im nächsten Kapitel „OneDrive: Kosten hängen vom jeweiligen Plan ab“ besser zu recht.

 

  • OneDrive ist ein Filehosting-Service von Microsoft. Dieser Speicherdienst richtet sich an Privatanwender und Einzelnutzer, damit diese Dokumente, Dateien oder Fotos in der Cloud speichern und so von überall und verschiedenen Geräten aus darauf zugreifen können. Die Dateien können dabei auch für Dritte freigegeben und mit anderen geteilt werden. Dafür stellt Microsoft, ähnlich wie die Konkurrenten Amazon Drive und Apple iCloud, 5 GB an Speicherplatz kostenlos in seiner Cloud bereit (Dropbox 2 GB; Google Drive 15 GB). Die Dateien können auch für Dritte freigegeben und mit anderen geteilt werden.

 

  • OneDrive for Business ist ebenfalls ein Speicherdienst von Microsoft, wurde aber speziell für geschäftliche Einsätze und die Zusammenarbeit in Teams konzipiert. Die Cloudlösung basiert auf einer eigens verbesserten SharePoint-Technologie und kann damit weit mehr Möglichkeiten bieten, als „nur“ einen Cloudspeicher. Mit OneDrive for Business können Ihre Teammitglieder beispielsweise Dokumente und Dateien nicht nur von jedem beliebigen Gerät und Ort aus bearbeiten, synchronisieren und freigeben, sondern sogar auch gleichzeitig bearbeiten. OneDrive for Business richtet sich in erster Linie an Firmenkunden und ist in der Regel Teil der Microsoft  365 Pläne. Jedem Nutzer stellt Microsoft dann 1 TB an Speicherplatz in seiner Cloud zur Verfügung.

 Lesen Sie auch unseren ausführlichen Blogbeitrag „OneDrive for Business: Der Unterschied zu OneDrive und mehr!

OneDrive: Kosten hängen vom jeweiligen Plan an

Wer bei Microsoft nach sogenannten „Abonnements“ sucht, wird leider nicht fündig, denn bei Microsoft spricht man sowohl bei Microsoft 365 als auch bei OneDrive von sogenannten Plänen. Schauen wir uns die Pläne genauer an:

Für zu Hause:

onedrive-kosten-uebersicht-kosten-fuer-privatanwender
Abbildung 3: OneDrive Kosten – Übersicht Kosten für Privatanwender
  • Beginnen wir mit der kostenlosen Variante OneDrive Basic 5 GB [1], die auch voreingestellt ist, wenn Sie die Software für OneDrive heruntergeladen und installiert haben. In dieser Variante gewährt Ihnen der Cloudspeicher immerhin 5 GB an Speicherplatz. Wenn Sie noch keinen Account haben, dann müssen Sie sich registrieren, um den Dienst gratis nutzen zu können.

 

  • Wenn Sie in einem kleinen Unternehmen arbeiten, in dem die Nutzung von Microsoft 365 zwar nötig ist, aber keinen großen Zeitaufwand erfordert, dann stellt die Variante OneDrive Standalone mit 100 GB Speicher [2] womöglich die beste Option für Sie dar. Für 2 Euro im Monat kaufen Sie diesen Cloud-Speicher, der genügend Platz bietet, um Dateien, Dokumente, E-Mails und Fotos online zu sichern. Wie auch in der kostenlosen Version haben Sie hier die Möglichkeit, bis zu drei Dateien in einem persönlichen Tresor aufzubewahren, der eine Verifizierung Ihrer Identität verlangt. Dort sind Ihre Dokumente also doppelt geschützt.

Die beiden anderen Versionen Microsoft 365 Single und Microsoft 365 Family beziehen sich auf O365 Pläne, in denen neben OneDrive auch andere Microsoft Tools wie Word, Outlook, PowerPoint und Excel dabei sind. Die zu Verfügung stehende Speicherplatzgröße ist bei einer Microsoft 365 Lizenz entsprechend größer als bei einer reinen OneDrive Lizenz.

Für Unternehmen:

In den Kostenplänen von OneDrive for Business fallen uns gleich zwei Pläne (Plan 1 und Plan 2) auf, die jeweils nur die Lizenz für OneDrive enthalten. Der Unterschied beider Pläne liegt hauptsächlich an der Größe des zu Verfügung stehenden Speicherplatzes:

  • Plan 1 [1] = 1TB/User
  • Plan 2 [2] = standardmäßig 1TB/User, kann aber durch den Administrator auf 5TB/User erhöht werden. Weiterhin beinhaltet der Plan 2 noch ein paar mehr Sicherheitsfunktionen wie z.B. Sicherungskopien.

Die beiden anderen Pläne Microsoft 365 Business Basic und Microsoft 365 Business Standard enthalten neben OneDrive noch weitere Microsoft Programme. Bei beiden Plänen ist der Speicherplatz pro User 1TB.

Für weitere Details zur Unterscheidung der Pläne lohnt auch ein Blick auf die Homepage von Microsoft unter: Pläne für OneDrive-Cloud-Speicher vergleichen | OneDrive-Preise (microsoft.com)

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Kosten für OneDrive: das ist unsere Empfehlung

Die von uns empfohlene Versionen von OneDrive sind für die Nutzung auf privater Ebene oder für Bürogemeinschaften sinnvoll.

  • Sollten Sie OneDrive als Standalone-Tool benötigen, dann wählen Sie Plan 1 oder Plan 2 aus. Das ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn Sie im Unternehmen bereits eine Bürosoftware nutzen, die nicht von Microsoft stammt (etwa LibreOffice oder eine vergleichbare kostenlose Lösung) oder veraltete Microsoft Programme einsetzen.

 

  • Wenn Sie in einem KMU (Kleines Mittelständisches Unternehmen) arbeiten, dann benötigen Sie größere, professionelle Lösungen, die wir in diesem Fall auch empfehlen. Dabei geht es nicht nur um die Größe des Speicherplatzes, den Sie pro Benutzer zur Verfügung haben. Nein, auch die im Jahr 2018 in Kraft getretene Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) spielt in diesem Zusammenhang eine Rolle. Diese hat einen langen Arm, der bis in den Bereich der Speicherung von Unternehmensdaten hineinreicht. So müssen Sie als Unternehmen etwa jederzeit in der Lage sein, Personen Auskunft über ihre Daten zu erteilen, die Sie in Dokumenten gespeichert haben; falsche Daten müssen Sie zudem jederzeit auf Wunsch korrigieren. Auch die Löschung auf Anfrage gehört dazu.

In allen genannten Versionen erhalten Sie 1 TB Speicher pro Nutzer. Wenn Sie als Administrator arbeiten, dann können Sie den Speicherplatz auf bis zu 5 TB pro Nutzer erhöhen. Übersteigt der Speicherbedarf auch diese Größe, dann können Sie über den Support von Microsoft bis zu 25 TB anfordern.

Extra Tipp für die Praxis: Dokumentenaustausch mit OneDrive for Business

Wenn Sie OneDrive for Business verwenden, dann müssen Sie Dateien künftig nicht mehr an eine E-Mail anhängen. Dann genügt es, wenn Sie einfach den Link der Datei in die E-Mail einfügen. Damit geben Sie dem Empfänger automatisch die Berechtigung, das Dokument öffnen und bearbeiten zu dürfen. So arbeiten Sie nur an einer Datei und kommen nicht mit verschiedenen Dateiversionen durcheinander. Zugleich sparen Sie Speicherplatz und Ressourcen im Posteingang und Ausgang, da nicht die ganze Datei, sondern lediglich der Speicherpfad innerhalb der Microsoft Cloud verschickt wird.

 

Video Büro-Kaizen digital

Tutorial: Microsoft OneDrive

(Dauer: 10:31 Minuten)

Inhalt:

1. OneDrive Personal vs. OneDrive for Business (00:46)
2. OneDrive in Windows einrichten (01:57)
3. Speicherplatz: Nur online oder auch lokal? (03:22)
4. Ordner-Struktur, die Spaß macht (06:09)
5. Dateien und Ordner freigeben (07:49)
6. Zusammenfassung (09:20)



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