E-Mail Betreffzeilen: Gute Betreffzeilen steigern die Effizienz Ihrer E-Mails


Der Betreff einer E-Mail ist das Erste was ein Empfänger nach dem Erhalt einer Nachricht liest und dann entscheidet ob er die Nachricht gleich, später oder vielleicht gar nicht verarbeitet. Kurz, knackig, direkt auf den Punkt gebracht, dann wird auch Ihre Nachricht nicht untergehen. Betreffzeilen wie diese: „Re: Re: Projekt X15 HZGMPF BRUNO2: rs bitte” sind einfach wenig aussagekräftig, verwirren den Empfänger und erzeugen dadurch Mehrarbeit denn man muss erstmal herauszufinden um was es ich überhaupt handelt.

 

Mit aussagekräftigen Betreffzeilen lässt sich also viel Zeit einsparen und mit einer treffsicheren Betreffzeile steigen die Chancen, eine schnelle und konkrete Antwort zu erhalten. E-Mails sind nicht nur zeitsparende und kostenlose elektronische Kommunikationsmittel, sondern bei falscher Benutzung auch echte Zeitfresser und Effizienzkiller. Damit Ihre E-Mails nicht zum Effizienzkiller bei Ihren Kollegen/innen werden, haben wir Ihnen in diesem Beitrag ein paar Tipps für das Erstellen von besseren Betreffzeilen zusammengetragen.

Tipp 1: Stellen Sie Regeln für das Schreiben von Betreffzeilen auf

Die Betreffzeile einer geschäftlichen E-Mail ist kein Ort für elaborierte Ausführungen mit vielen Nebensätzen oder Auswüchsen innerbetrieblicher „Humor Diarrhoe”. Betreffzeilen sind ein Indexierungs- und Informationsfeld, das eine E-Mail klar einem bestimmten Projekt, einem Sachverhalt und eventuell einer Aufgabe zuordnet. Stellen Sie in Ihrem Unternehmen klare Regeln für das Schreiben von Betreffzeilen auf.

Zwei Dinge gehören unserer Meinung nach in jeden Betreff:

  • Um was geht es?
  • Welches Projekt ist davon betroffen?

Schon haben Sie einen wichtigen Teilerfolg im Kampf gegen die E-Mail-Flut erreicht.

 

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Abbildung 2: Betreffzeilen – Legen Sie im Team Regeln zur Erstellung von Betreffzeilen fest

Tipp 2: Gute Betreffzeilen sind einfach, kurz und strukturiert formuliert

Die meisten Unklarheiten lassen sich bereits durch die Formulierung klarer Anliegen in den Betreffzeilen klären.

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Abbildung 4: Betreffzeilen – einfach, kurz und strukturiert

Schauen Sie sich unsere folgenden drei Beispiele an:

  • Betreffzeile 1: „Kann ich den Beamer am Freitag von 8:00 – 16:00 Uhr ausleihen?

Betreffzeile 1 ist ein gutes Beispiel für eine E-Mail, bei der jede weitere Ausführung im eigentlichen Textkörper der E-Mail unnötig ist. Der angesprochene Mitarbeiter kann ganz einfach mit einem „Klar, hol ihn dir am Donnerstag um 16 Uhr ab” antworten, auch ein schlichtes „OK” ist möglich. Schnell und konzentriert Informationen austauschen – ohne Umwege, ohne Telefon – sind der Schlüssel zum Erfolg.

 

  • Betreffzeile 2:Kundenanfrage Meyer AG: Inhouse Seminar 23.07.20XX

Betreffzeile 2 regelt die Bearbeitung einer Kundenanfrage durch weitere Mitarbeiter. Sie enthält bereits alle wichtigen Informationen, die der Empfänger zur Einordnung des Inhalts in seinen terminlichen Ablauf und für die folgenden organisatorischen Schritte braucht: Kontaktaufnahme mit der Meyer AG, die Rechnung wird an die Meyer AG gehen, Zieldatum ist der 23. Juli – viel mehr braucht es zunächst nicht, um die E-Mail zu verstehen. Mit solchen Betreffzeilen werden E-Mails auch später wiedergefunden und können sinnvoll archiviert werden. Auch für eine effizient funktionierende Buchhaltung ist eine solche Vorgehensweise unabdingbar.

 

  • Betreffzeile 3:Job 123456: Gestaltung Broschüre Egon 2

Betreffzeile 3 setzt voraus, dass im Unternehmen ein System zur Jobnummernvergabe etabliert wurde. Unter der sechsstelligen Kennziffer sind der Auftrag und alle relevanten Daten abgelegt, die für die Bearbeitung des Projekts notwendig sind. Der Empfänger kann dies in seinem Ablagesystem sofort einordnen und weiß, worum es sich handelt. Die Zusatzinformation „Gestaltung einer Broschüre Egon” gibt ihm bereits einen guten Hinweis zur Art des Projekts und zum erwarteten Arbeitsaufwand. So werden bereits über die Betreffzeilen schnell und effizient viele Informationen übermittelt – und Projekte wirksam beschleunigt.

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Tipp 3: E-Mail Betreffzeile als „Kurznachricht“ verwenden – EOM (End of Message)

Nutzen Sie die Betreffzeile als „Kurznachricht“. Formulieren Sie den Betreff kurz und strukturiert und   fügen Sie am Ende des Betreffs einfach die Abkürzung „EOM” an. „EOM” steht für „End of Message” – „Ende der Nachricht”, oder „Ende der Durchsage” und zeigt dem Empfänger auf einen Blick, dass er die E-Mail gar nicht mehr öffnen braucht, da sich im Textkörper keine weiteren Informationen befinden. Angewendet auf die Betreffzeile 1 aus Tipp 2 würde diese dann lauten:  „Kann ich den Beamer am Freitag von 8:00 – 16:00 Uhr ausleihen? (EOM)”

Tipp 4: Das sollten Sie unbedingt bei der Formulierung der Betreffzeile beachten

Beim Empfang einer E-Mail ist oftmals schon allein der Betreff ein Grund dafür, ob diese E-Mail als SPAM eingestuft wird oder nicht. Damit Ihre E-Mail stets beim Empfänger ankommt, haben wir hier ein paar kleine Hinweise, die Sie auf jeden Fall vermeiden sollten:

  • Vermeiden Sie grammatikalische Fehler
  • Vermeiden Sie durchgehend in Großbuchstaben geschriebene Wörte
  • Lassen Sie Währungszeichen wie $ oder € weg
  • Doppelte Satzzeichen sollten vermieden werden. Ein Satzzeichen am Ende z.B. „!“ reicht aus.

Extra-Tipp

Damit Sie direkt mit Ihren verbesserten E-Mail Betreffzeilen loslegen können, empfehlen wir Ihnen auch den folgenden Artikel mit weiteren Tipps für die beste E-Mail Betreffzeile.

Wie Sie an den obenstehenden Tipps sehen können, sind gute Betreffzeilen an sich keine schwierige Sache – sie erfordern aber von allen Mitarbeitern Disziplin. Daher sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Team Regeln für die effiziente Betitelung von E-Mails ausarbeiten und geübte Abläufe aus der täglichen, gelebten Praxis Ihres Unternehmens einfließen lassen. Nur eine Regelung, die für jeden Mitarbeiter sinnvoll ist, wird dauerhaft akzeptiert und beibehalten.



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