Der treffsichere Betreff: Bessere Betreffzeilen machen E-Mails effizienter



„Re: Re: Projekt X15 HZGMPF BRUNO2: rs bitte” liest Kollege Meyer auf seinem Bildschirm und wundert sich völlig zu Recht. Was will ihm Kollege Müller damit sagen? Projekt X15 kennt er ja noch, aber was ist bitte HZGMPF? Und wer ist Bruno? Schnell anrufen und die Sache am Telefon klären – schon ist die sinnlose elektronische Kommunikationsschleife perfekt. Betreffzeilen dieser Art sind keine Nachrichten – sie sind eine Zumutung.

Mit aussagekräftigen Betreffzeilen lässt sich viel Zeit einsparen – mit einer treffsicheren Betreffzeile steigen die Chancen, eine schnelle und konkrete Antwort zu erhalten. Denn E-Mails sind eben nicht nur zeitsparende und kostenlose elektronische Kommunikation, sondern bei falscher Benutzung echte Zeitfresser und Effizienzkiller – bei knappen Deadlines kann es sogar richtig teuer werden, wenn einen der Empfänger nicht auf Anhieb versteht. Ich möchte Ihnen in diesem Beitrag zeigen, wie Sie besser per E-Mail kommunizieren können. Wir fangen dabei ganz oben an – mit den Betreffzeilen.

Aussagekräftige Betreffzeilen verwenden
Verwenden Sie aussagekräftige Betreffzeilen.

Betreffzeilen-Bingo unerwünscht: Schwurbel, Bla und Abkürzungen raus

Die Betreffzeile einer geschäftlichen E-Mail ist kein Ort für elaborierte Ausführungen mit vielen Nebensätzen oder Auswüchsen innerbetrieblicher „Humordiarrhoe”. Betreffzeilen sind ein Indexierungs- und Informationsfeld, das eine E-Mail klar einem bestimmten Projekt, einem Sachverhalt und eventuell einer Aufgabe zuordnet.
Sie sollten in Ihrem Unternehmen klare Regeln für das Schreiben von Betreffzeilen aufstellen. Zwei ganz einfache Dinge müssen in allen Betreffzeilen enthalten sein:

  • Um was geht es?
  • Welches Projekt betrifft es?

Schon haben Sie einen ganz wichtigen Teilerfolg im Kampf gegen die E-Mail-Flut erreicht. Im Folgenden möchte ich Ihnen aber noch einige Beispiele für gute Betreffzeilen veranschaulichen.

Gute Betreffzeilen sind einfach, kurz und strukturiert

Die meisten Unklarheiten lassen sich bereits durch die Formulierung klarer Anliegen in den Betreffzeilen klären. Hier ein zwei Beispiele von Betreffzeilen, die keine Fragen offen lassen.

  • Betreffzeile 1: „Kann ich den Beamer am Freitag von 8:00 – 16:00 Uhr ausleihen?”
  • Betreffzeile 2: „Kundenanfrage Meyer AG: Inhouse Seminar 23.07.20XX”
  • Betreffzeile 3: „Job 123456: Gestaltung Broschüre Egon 2”

Betreffzeile 1 ist ein gutes Beispiel für eine E-Mail, bei der jede weitere Ausführung im eigentlichen Textkörper der E-Mail unnötig ist. Der angesprochene Mitarbeiter kann ganz einfach mit einem „Klar, hol ihn dir am Donnerstag um 16 Uhr ab” antworten, auch ein schlichtes „OK” ist möglich. Für diese Art von Kommunikation sind E-Mails erfunden worden: Schnell und konzentriert Informationen austauschen – ohne Umwege, ohne Telefon.

Tipp: Betreffzeile ändern bei E-Mail-Ping-Pong

Ihre Konversation beschränkt sich auf den Austausch von knappen Informationen und Sie brauchen nicht viele Worte? Dann nutzen Sie Betreffzeile 1 aus dem Beispiel oben – der Empfänger kann Ihnen effizient zurückschreiben, indem er einfach die Betreffzeile seiner Antwort entsprechend ändert. Dieses „Kurznachrichtensystem” verstopft weder Ihre Mailbox, noch entstehen ellenlange Nachrichten mit hunderten verschiedenen Signaturen, noch müssen Sie beide sich Zeit nehmen, ganze Texte zu formulieren.

Extra-Tipp: EOM (End of Message)

Nutzen Sie die Betreffzeile als „Kurznachricht”, dann haben Sie die Möglichkeit, die Abkürzung „EOM” an das Ende anzufügen, die sich auch hierzulande eingebürgert hat. „EOM” steht für „End of Message” – „Ende der Nachricht”, oder „Ende der Durchsage” und zeigt dem Empfänger auf einen Blick, dass er die E-Mail gar nicht erst öffnen braucht, da sich im Textkörper keine weiteren Informationen befinden. Betreffzeile 1 lautete in diesem Fall: „Kann ich den Beamer am Freitag von 8:00 – 16:00 Uhr ausleihen? (EOM)”

Re: Re: Fwd: Re: Was denn eigentlich? Nutzen Sie treffsichere Betreffzeilen! Klick um zu Tweeten

 

Betreffzeile 2 regelt die Bearbeitung einer Kundenanfrage durch weitere Mitarbeiter. Sie enthält bereits alle wichtigen Informationen, die der Empfänger zur Einordnung des Inhalts in seinen terminlichen Ablauf und für die folgenden organisatorischen Schritte braucht: Kontaktaufnahme mit der Meyer AG, die Rechnung wird an die Meyer AG gehen, Zieldatum ist der 23. Juli – viel mehr braucht es zunächst nicht, um die E-Mail zu verstehen und sinnvoll im E-Mail-Ordnersystem ablegen zu können. Mit solchen Betreffzeilen werden E-Mails auch später wiedergefunden und können sinnvoll archiviert werden. Auch für eine effizient funktionierende Buchhaltung ist eine solche Vorgehensweise unabdingbar.

Betreffzeile 3 setzt voraus, dass im Unternehmen ein System zur Jobnummernvergabe etabliert wurde. Unter der sechsstelligen Kennziffer sind der Auftrag und alle relevanten Daten abgelegt, die für die Bearbeitung des Projekts notwendig sind. Der Empfänger kann dies in seinem Ablagesystem sofort einordnen und weiß, worum es sich handelt. Die Zusatzinformation „Gestaltung einer Broschüre Egon” gibt ihm bereits einen guten Hinweis zur Art des Projekts und zum erwarteten Arbeitsaufwand. So werden bereits über die Betreffzeilen schnell und effizient viele Informationen übermittelt – und Projekte wirksam beschleunigt.

Betreffzeilen im Fokus: Setzen Sie jetzt die Machete im E-Mail-Gestrüpp an

Wie Sie an den obenstehenden Beispielen sehen können, sind gute Betreffzeilen an sich keine schwierige Sache – sie erfordern aber von allen Mitarbeitern Disziplin. Daher sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Team Regeln für die effiziente Betitelung von E-Mails ausarbeiten und geübte Abläufe aus der täglichen, gelebten Praxis Ihres Unternehmens einfließen lassen. Nur eine Regelung, die für jeden Mitarbeiter sinnvoll ist, wird dauerhaft akzeptiert und beibehalten.

Betreffzeilen im Fokus
Gute Betreffzeilen im Fokus.

Und Sie?

Darüber hinaus bin ich wie immer an Ihren Erfahrungen und Kommentaren interessiert: Haben Sie eine eigene, besonders effiziente Strategie beim Thema Betreffzeilen gefunden? Was sind Ihre schlimmsten, was sind Ihre besten Erfahrungen? Schreiben Sie mir einfach einen Kommentar oder eine E-Mail – natürlich mit aussagekräftigem Betreff.

Wenn Sie darüber hinaus wöchentlich eine E-Mail mit echtem Mehrwert für Sie erhalten möchten, empfehle ich Ihnen meinen E-Mail-Leitfaden „Endlich frei!”, der Ihnen zwölf Strategien für erfolgreiche Unternehmensführung zeigt. Packen wir es gemeinsam an!



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