Betreff: Ich weiß auch nicht – 7 Tipps für den Umgang mit E-Mails



Muss diese E-Mail wirklich sein? Wirklich? Der erste und häufigste Fehler ist, eine E-Mail zu schreiben, wenn man keine schreiben sollte. Ist die E-Mail erst einmal raus, blockiert sie fremde Postfächer, belastet ToDo-Listen oder ist der Anfang für ewiges, ergebnisloses Hin- und Herschreiben. Zu oft müsste der Betreff ehrlicher Weise heißen: Ich habe keine Ahnung, warum ich dir das schicke! Dass es besser geht, davon will ich Sie gerne überzeugen!

Was ist das Problem

Wo auch immer ich das Thema „E-Mail” anspreche, verdrehen Menschen die Augen und stöhnen leise. Eine ständig wachsende Anzahl von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern empfinden E-Mails als Belastung. Darum sollte jede und jeder, der eine E-Mail schreibt, folgende Tipps befolgen.

Nutzen sie den Betreff
Jede und jeder der eine E-Mail verfasst sollte den Betreff nicht vergessen.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1: Nutzen Sie den Betreff für eine Erstinformation

Verwenden Sie einen Betreff, der einen klaren Hinweis auf den Inhalt gibt (z. B. „Klärung der Tagesordnung 22.11.”; „Raumbuchung 13.09.”). Außerdem kann der Betreff genutzt werden, um den Anlass der E-Mail zu markieren. Beispiele „Zur Information: …”, „Zur Entscheidung …”, „Zur Erledigung …”

Klaren Hinweis im Betreff
Verwenden Sie einen Betreff, der einen klaren Hinweis auf den Titel gibt.

Tipp Nr. 2: Setzen Sie die richtigen Personen ins Empfängerfeld

In das Empfängerfeld gehören ausschließlich Personen, bei denen im Hinblick auf den Betreff der E-Mail Handlungsbedarf besteht. Richtet sich eine E-Mail an mehrere Empfänger, werden die Betroffenen einzelner Passagen direkt angesprochen. Als Markierung hilft das „@”- Zeichen. Es bedeutet englisch „at”, also deutsch „an”. Schreiben Sie zum Beispiel: „@Willi: Bitte Raum buchen!” oder „@Maja und Thekla: Wer kümmert sich um das Frühstück?”

Empfänger mit at direkt ansprechen
Bei mehreren Empfängern mit @ die betroffenen Personen direkt ansprechen.

Tipp Nr. 3: Nutzen Sie das Feld "CC", wenn Informationsbedarf besteht:

Das Feld „CC” wird nur dann verwendet, wenn eine Person im Hinblick auf den Betreff der E-Mail informiert werden soll, ohne dass Handlungsbedarf besteht. Dies kann in Arbeitsprozessen notwendig sein, bei denen mehrere Personen gleichzeitig direkt angesprochen werden (z.B. Maja und Thekla werden bezüglich des Frühstücks angefragt. Maja antwortet und setzt Thekla ins CC, damit diese weiß, dass der Betreff erledigt ist.).

Der erste und häufigste Fehler ist, eine E-Mail zu schreiben, wenn man keine schreiben sollte. Klick um zu Tweeten

Tipp Nr. 4: Formulieren Sie Deadlines!

Setzen Sie neben einer klaren Angabe des Themas im Betreff der E-Mail auch Termine mit der Angabe eines konkreten Datums. Ein Betreff „So schnell wie möglich” funktioniert nicht. Außerdem werden dann Ihre Erwartungen klarer. Wenn die angesprochene Person merkt, dass es für sie nicht möglich ist, den Meilenstein einzuhalten, kann sie sofort reagieren. Sie ersparen sich dadurch Rückfragen und Frustrationen.

Angabe des Termins im Betreff
Durch Angabe eines konkreten Datums im Betreff werden Termine klarer.

Tipp Nr. 5: Schreiben Sie short and sweet

Nichts ist nerviger als E-Mails, die ausufernd sind, 10 verschiedene Themen im Betreff beinhalten und tausend Baustellen beackern. Ich bekam neulich eine E-Mail, die ich mir zum Spaß ausgedruckt habe: sie war 12 DIN A 4 Seiten lang! Schreiben Sie lieber mehrere kleinere E-Mails als eine unendlich lange! Achten Sie dabei auch auf Ihren Stil. Ich bin vielleicht etwas altmodisch, aber ich mag es nicht, wenn man eine E-Mail mit „MfG” oder „Gruß JK” beendet. Versuchen Sie short and sweet zu sein!

Tipp Nr. 6: Vermeiden Sie den Versand großer Daten

Bei vielen Empfängern ist die Größe eines empfangbaren E-Mail-Anhanges beschränkt. Um zu vermeiden, dass die E-Mail wieder zurückkommt, laden Sie große Anhänge lieber auf einen geeigneten Webserver wie zum Beispiel Dropbox oder WeTransfer und senden Sie dem Empfänger eine Nachricht mit kurzem Betreff und dem Link zu der zu übermittelnden Datei.

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Tipp Nr. 7: Fragen Sie sich, ob die E-Mail das richtige Medium ist!

Sie sollten prüfen, ob für den Austausch zu dem Betreff das persönliche Gespräch oder ein Telefonat nicht geeigneter sind. Kritik sollten Sie beispielsweise immer im persönlichen Gespräch, im Ausnahmefall am Telefon, aber niemals per E-Mail äußern.

Ist der Betreff email geeignet
Prüfen, ob für den Austausch zu dem Betreff das persönliche Gespräch geeigneter ist.

Extra-Tipp

Weitere Informationen zum Thema E-Mail können Sie sich hier downloaden.

Was der Tipp bewirkt

In Ihrem Postfach landen nur noch E-Mails mit einem relevanten Betreff und die E-Mail-Flut wird deutlich reduziert. Wenn das mal nichts ist!

Und Sie?

Haben Sie weitere Tipps, wie sich die Effizienz im Umgang mit E-Mails steigern lässt? Schreiben Sie mir, ich bin gespannt auf Ihre Gedanken und Anregungen.



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