Windows OneDrive – alles rund um Microsofts Cloud-Dienst

19. März 2020

Wir leben in einer Welt, in der viele Dinge immer häufiger online stattfinden. Der Griff zum Smartphone, um eine WhatsApp-Nachricht zu lesen oder zu beantworten? Wir sind online. Der Blick auf die Wetter-App im Telefon? Schon sind wir online. Wenn wir Mails lesen sowieso, und beim Surfen im Internet erst recht. Am Abend schauen wir selten lineares Fernsehen, also das, was die Sender gerade anbieten, sondern streamen Filme und Serien über Netflix und Co., wofür wir online sein müssen. Kaum ein Bereich des Lebens also, der ohne das Internet stattfindet.

Und das sind nur Freizeitaktivitäten, von der Arbeit war ja noch gar nicht die Rede. Wir nutzen Computer, die permanent online sind, um damit Emails lesen zu können in dem Moment, in dem Sie uns erreichen, wir befinden uns mit Messenger-Programmen wie Skype im ständigen Austausch mit Chefs und Kollegen – und wer ein Dokument bearbeitet hat und es speichern möchte, tut das aus zwei Gründen nicht mehr nur lokal auf dem PC, sondern online, in einem Cloud-Speicher.

Erstens, um ein sicheres Backup der Datei zu erstellen, auf das Sie im Falle eines Computerabsturzes weiterhin Zugriff haben, zur Not über einen anderen Rechner oder über das Tablet oder das Smartphone. Und zweitens, um Teamkollegen die Möglichkeit zu geben, von überall auf das Dokument zugreifen zu können; dadurch kann jeder im Team Änderungen vornehmen und die neueste Version allen anderen direkt zugänglich machen. Genau das ist die Idee, die hinter Microsoft Windows OneDrive steckt und die das Programm seit Jahren mit einer guten Lösung umsetzt.

Inhalt: Das lesen Sie hier:

1. Windows OneDrive: was macht das Tool?
2. Windows OneDrive – den Client einrichten
3. OneDrive Windows 10 und Windows 7: Dokumente teilen
4. Weitere Informationen zu OneDrive bei Büro-Kaizen®
5. Video Büro-Kaizen digital: Tutorial: Microsoft OneDrive

Windows OneDrive: was macht das Tool?

OneDrive für Windows 7 und Windows 10 nimmt Ihnen im Büro (oder zuhause) eine nervige Aufgabe ab: immer ein Backup für alle Dateien erstellen zu müssen. Sicher, in vielen Unternehmen werden die Dokumente auf einem Server gespeichert, auf den jeder Mitarbeiter immer zugreifen kann, da braucht es kein Backup. Aber Serverausfälle gibt es immer wieder, und meist kommen sie, wenn man sie am wenigsten braucht. Eine in OneDrive abgelegte Datei ist online immer verfügbar – und gleichzeitig das Backup für die lokal auf dem Rechner gespeicherte Version. Wenn Sie Windows 10 nutzen, ist Windows OneDrive übrigens bereits als Bordmittel vorinstalliert.

Über die Seite von OneDrive können Sie sich registrieren, wenn Sie noch kein Konto haben, anschließend ist der Online-Speicher direkt nutzbar. Mit denselben Zugangsdaten melden Sie sich auch über den Desktop-Client, also über eine installierte Software, bei OneDrive an. Suchen Sie die App entweder direkt im App Store von Microsoft oder gehen Sie auf diese Website und klicken Sie dort auf „Herunterladen“; es öffnet sich anschließend der Microsoft Store und Sie klicken dort erneut auf „Herunterladen“. Diese Schritte sind nur notwendig, wenn Sie OneDrive in Windows 7 nutzen möchten.

Windows OneDrive – den Client einrichten

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Das sehen Sie, sobald Sie die Setup-Datei für den Client gestartet haben.

Nach der Installation unter Windows 7 bzw. nach dem ersten Start des Clients in Windows 10 finden Sie rechts unten in der Taskleiste das durchgestrichene Symbol einer grauen Wolke. Das bedeutet, dass OneDrive einsatzbereit ist, Sie allerdings noch nicht angemeldet sind.

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Die Wolke (Englisch: Cloud) ist grau, das heißt, Sie müssen sich mit Ihren Zugangsdaten anmelden.

Mit einem Rechtsklick auf das Symbol geht ein Fenster auf, dort finden Sie einen blauen Button mit der Aufschrift „Anmelden“. Dort geben Sie Ihre Mailadresse und das Kennwort ein, das Sie bei der Registrierung gewählt haben. Im nächsten Schritt öffnet sich ein Fenster mit dem Titel „Ihr OneDrive-Ordner“. Dort können Sie nun entweder den Speicherort ändern oder den Client mit dem Button „Weiter“ direkt öffnen.

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Mit „Weiter“ gelangen Sie direkt im Explorer zu Ihrem OneDrive-Ordner, über „Speicherort ändern“ wählen Sie den Ordner neu.

Wenn Sie den Speicherort ändern, dann müssen Sie von nun an alle Dokumente, die Sie in OneDrive hochladen möchten, im neu gewählten Ort ablegen, damit der Client die Dateien synchronisieren kann. Haben Sie alles erledigt, dann werden Sie erst einmal gefragt, ob Sie beim kostenlosen Plan mit 5 GB freiem Speicherplatz bleiben oder ob Sie zu einem bezahlungspflichtigen Office 365-Abo wechseln möchten. Dort sind für jeden Nutzer 1 TB Speicher reserviert (zudem erhalten Sie, ob PC oder Mac, die neuesten Versionen der Office-Tools Word, Excel, PowerPoint und Outlook).

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Die letzten Schritte bei der Einrichtung Ihres persönlichen OneDrive-Clients.

Bleiben wir aber in der kostenlosen Version. Befolgen Sie nun einfach die Schritte, wie in der Abbildung dargestellt, und schon sind Sie fertig mit der Einrichtung. Am Ende öffnet sich ein Explorerfenster – genauer gesagt: Ihr Ordner, in dem Sie alle Dateien und Dokumente ablegen, die OneDrive mit dem Cloud-Speicher synchronisieren soll. Das sieht in etwa so aus:

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Das ist Ihr persönlicher OneDrive-Ordner.

Dort legen Sie nun einfach alles ab, was OneDrive online speichern soll. Anhand der der Spalte „Status“ können Sie sehen, welche Ordner und Dateien noch nicht synchronisiert worden sind (weiße Wolke mit blauer Umrandung), welche erfolgreich synchronisiert sind (grüner Kreis mit grünem Haken) und welche gerade synchronisiert werden (die beiden Pfeile, die in Richtung des Uhrzeigersinns weisen). Von nun an können Sie OneDrive vollumfänglich nutzen, bis der Speicher voll ist.

Hinweis: Tools wie OneDrive neigen dazu, sich bei der Installation im Autostart einzurichten, sie starten also nach jedem Hochfahren Ihres Rechners automatisch. Klicken Sie in der Taskleiste auf das Wolkensymbol und Einstellungen, um das zu ändern. Entfernen Sie im Reiter „Einstellungen“ dafür den obersten Haken.

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Hier nehmen Sie einige persönliche Einstellungen vor.

Im Reiter „Konto“ können Sie nachsehen, wieviel Speicherplatz Ihre Dateien in Ihrem OneDrive-Konto derzeit einnehmen. Mehr Einstellungen können Sie in den anderen Reitern vornehmen. Wenn Sie die Arbeit mit OneDrive beendet haben: Rechtsklick auf das Wolkensymbol und „OneDrive schließen“ auswählen. Sind alle Synchronisierungen beendet, dann können Sie jetzt von jedem Rechner, Tablet oder Smartphone auf die synchronisierten Dateien zugreifen. Diese nämlich liegen jetzt auf Ihrem persönlichen OneDrive-Server, den Microsoft für Sie erstellt hat, und nur Sie können sich mit Ihren Zugangsdaten dort einloggen.

OneDrive Windows 10 und Windows 7: Dokumente teilen

Allerdings, und das ist ein entscheidender Vorteil von OneDrive und anderen Cloud-Speichern, gibt es die Option, die Dateien mit ausgesuchten Personen zu teilen. Das ist ziemlich einfach, außerdem können Sie die Berechtigung zuweisen, die der Empfänger für die Datei erhält. Doch der Reihe nach.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument, das Sie mit anderen teilen möchten.

In Ihrem lokalen OneDrive-Ordner, den Sie im letzten Abschnitt eingerichtet haben, wählen Sie mit der rechten Maustaste jene Datei aus, die Sie teilen möchten. Für diesen Fall haben wir eine PowerPoint-Präsentation für ein anstehendes Meeting genommen. Es erscheint das Kontextmenü, das Sie immer sehen, wenn Sie die rechte Maustaste benutzen – nur dass dieses jetzt um den Eintrag „Teilen“ inklusive OneDrive-Symbol erweitert wurde.

Diesen Eintrag wählen Sie aus, woraufhin sich ein Fenster öffnet, in dem Sie festlegen, ob die Empfänger die Präsentation nur ansehen oder auch bearbeiten können (die Optionen Ablaufdatum und Kennwort können Sie nur in der kostenpflichtigen OneDrive-Version nutzen). Anschließend geben Sie die Mailadressen der Empfänger ein, dann fakultativ einen kurzen Text und drücken den Button „Senden“, wenn Sie fertig sind. Die Adressaten erhalten nun per E-Mail einen Link, der ihnen den Zugriff auf die Präsentation gewährt.

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Mit wenigen Klicks fügen Sie Berechtigungen, Empfänger und einen Text hinzu.

Immer wieder taucht die Frage auf, ob man mit OneDrive auch offline arbeiten kann. Da OneDrive ein Tool ist, das für die Online-Arbeit programmiert worden ist, lautet die Antwort im Prinzip nein. Durch die Option, den Client nutzen zu können, können Sie auf die dort abgelegten Dokumente aber trotzdem immer und überall zugreifen – auch offline. Wenn Sie die geöffneten Dateien offline bearbeiten, können Sie die Änderungen erst einmal nur lokal speichern. Sobald das Gerät dann wieder eine Verbindung zum Internet hat, werden die geänderten Dokumente automatisch synchronisiert.

Weitere Informationen zu OneDrive bei Büro-Kaizen®

Weil es in diesem Beitrag viel um die Installation von OneDrive geht und nur am Rande um Features und Funktionen, können wir auf viele Details nicht eingehen. Doch finden Sie bei Büro-Kaizen® eine Auswahl an weiterführenden Texten, die sich vertieft mit OneDrive befassen. Wenn Sie sich etwa dafür interessieren, ob OneDrive auch mit dem Mac funktioniert, lesen Sie mehr dazu hier nach;

Zum Vergleich zwischen OneDrive und Google Drive finden Sie hier einen vertiefenden Beitrag.

Ein Text zu den verschiedenen Speicherplänen und den damit verbundenen Kosten gibt es hier.

Darüber hinaus erläutern wir die Datensicherung mit OneDrive ausführlicher, erklären, wie Sie auf Ihrem Smartphone zwei verschiedene OneDrive-Accounts parallel betreiben können und stellen OneDrive für Business vor, die Lösung für Unternehmen.

Erfahren Sie weiter, wie Sie die selektive Synchronisation vornehmen können, um OneDrive offline noch besser nutzen zu können, wie Sie Dateien für die Zusammenarbeit freigeben (wie auf dieser Seite schon kurz angerissen) und wie Sie Schritt für Schritt zur funktionierenden Ablage Ihrer Dateien gelangen.

In diesem Beitrag möchten wir Ihnen ein paar Tipps und Tricks für die richtige Ablagestruktur zeigen, wie sie in OneDrive herrscht, und warum Sie überhaupt OneDrive wählen sollten, lesen Sie hier nach.

Video Büro-Kaizen digital

Tutorial: Microsoft OneDrive

(Dauer: 10:31 Minuten)



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