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Geteilte Elemente dürfen nur angesehen, freigegebene auch bearbeitet werden
Ein großer Vorteil von Microsofts Cloudspeicher OneDrive ist die einfache Möglichkeit, anderen Personen große Dokumente bis zu ganzen Ordnern geräteübergreifend zugänglich zu machen. Dies funktioniert über die beiden abgestuften Funktionen „Teilen“ (der Empfänger erhält nur Ansichtsrechte) und „Freigeben“ (der Empfänger erhält die vollständigen Zugriffs- und Bearbeitungsrechte). Sie können dabei auch gleich noch ein Ablaufdatum festlegen, an dem die erteilten Zugriffsrechte automatisch wieder erlöschen! Dies ist sehr praktisch, um beispielsweise einem Kunden die Dateien eines großen Projekts für einen begrenzten Zeitraum zur Ansicht zur Verfügung zu stellen.
I. Der Unterschied zwischen Teilen und Freigeben in OneDrive
OneDrive-Elemente teilen:
Beim Teilen von Inhalten in OneDrive (Dokumente und Ordner) erhält der Empfänger lediglich das Recht, sich diese anzusehen, herunterzuladen und bei sich abzuspeichern.
Beim Teilen werden somit keinerlei Bearbeitungsrechte erteilt. Das heißt, der Empfänger darf die Inhalte im Cloudspeicher weder verändern, noch löschen oder neue hinzufügen. Der Empfänger darf auch seinerseits keine Berechtigungen an Dritte vergeben (also die Inhalte mit weiteren Personen teilen oder freigeben) oder bestehende Bearbeitungsberechtigungen ändern.
OneDrive-Elemente freigeben:
Die Freigabe von Inhalten in OneDrive ist eine Einladung an andere Personen, Dokumente oder ganze Ordner gemeinsam zu bearbeiten. Das bedeutet, die eingeladenen Personen erhalten uneingeschränkte Bearbeitungsrechte für die freigegebenen Elemente und können:
- Inhalte ansehen, herunterladen und abspeichern
- Inhalte bearbeiten, hochladen und löschen
- Weitere Personen einladen (die Inhalte weiter teilen und freigeben)
- Bearbeitungsrechte ändern und entziehen (außer die des Besitzers)
II. So funktioniert das Teilen und Freigeben in OneDrive
Das Teilen und das Freigeben von Dateien unterscheidet sich in OneDrive lediglich durch ein einziges Häkchen. Mit diesem Häkchen erteilen Sie dem Empfänger nicht nur die Ansichtsrechte (= teilen), sondern auch die vollständigen Bearbeitungsrechte (= freigeben). Und so gehen Sie vor:
- Klicken Sie das Dokument oder den Ordner mit der rechten Maustaste an und wählen Sie in dem sich öffnenden Kontextmenü die Option → Teilen aus. (Auch bei der Freigabe von Inhalten heißt der Befehl an dieser Stelle → Teilen.)
- In dem sich nun öffnenden Dialogfenster können Sie zunächst festlegen, ob der Inhalt geteilt oder freigegeben werden soll. Für das Freigeben setzen Sie das Häkchen in das Kontrollkästchen bei → Bearbeiten zulassen. Sollen die Inhalte lediglich geteilt werden, bleibt dieses Kästchen frei und ohne Häkchen.
- Mit dem Kontrollkästchen direkt darunter → Ablaufdatum festlegen können Sie optional gleich noch ein festes Datum definieren, an dem die Freigabe automatisch wieder erlöschen soll. Bleibt dieses Kästchen deaktiviert, gilt die Freigabe unbegrenzt bis zum manuellen Entfernen der Berechtigung oder bis zum Löschen dieses Elements in OneDrive. Wird das Element allerdings einfach nur innerhalb von OneDrive verschoben oder umbenannt, bleibt auch die Freigabe dafür weiterhin bestehen. (Hinweis: Die Funktion „Ablaufdatum“ ist nur für Office365-Nutzer verfügbar.)
Video-Tutorial:
OneDrive-Elemente freigeben
III. Zwei Möglichkeiten für die Freigabeeinladung: Als Link oder als E-Mail?
Sie können dem Empfänger die erteilten Zugriffsrechte nun auf zwei verschiedene Arten übermitteln. Dafür stehen Ihnen die beiden Funktionen „Link abrufen“ und „E-Mail“ zur Verfügung (vgl. Abb. II).
- Link abrufen (und kopieren): Wenn Sie beim Teilen oder Freigeben von OneDrive-Inhalten die Option → Link abrufen wählen, wird ein individueller Freigabelink erzeugt. Diesen können Sie dann über die eingeblendete Schaltfläche → Kopieren bequem in die Zwischenablage kopieren und dann z.B. in eine neue Outlook-E-Mail einfügen und versenden.
- E-Mail aus OneDrive heraus: Wenn Sie stattdessen die Option → E-Mail auswählen, können Sie die Einladung zum Teilen oder Freigeben direkt aus OneDrive heraus versenden. Dafür steht Ihnen eine Adresszeile und ein kleines Textfeld für eine Nachricht zur Verfügung. Hinweis: Der Empfänger muss für diese direkte Benachrichtigung aus OneDrive heraus allerdings ebenfalls über einen Microsoft-Account verfügen.
IV. Wie man freigegebene oder geteilte Inhalte in OneDrive öffnet
Unter dem Navigationspunkt → Geteilt (in der linken Bildschirmhälfte) werden Ihnen alle OneDrive-Elemente angezeigt, die für Sie geteilt und freigegeben wurden, sowie die, die Sie mit anderen geteilt und für diese freigegeben haben. Klicken Sie das entsprechende Element mit der rechten Maustaste an und wählen Sie in dem sich öffnenden Kontextmenü die Option → Zu meinem OneDrive hinzufügen, um es in die erste Ordner-Ebene Ihrer eigenen OneDrive-Struktur zu integrieren.
V. Wie man die Zugriffsberechtigungen ändert und Zugriff-Links deaktiviert
Sie können die Zugriffs- und Bearbeitungsrechte Ihrer geteilten und freigegebenen OneDrive-Elemente auch nachträglich jederzeit wieder ändern sowie geteilte Links wieder deaktivieren.
- Klicken Sie das entsprechende Element einfach mit der rechten Maustaste an und wählen Sie in dem Kontextmenü die Option → Details.
- In dem sich nun am rechten Bildschirmrand öffnenden Fenster wird Ihnen übersichtlich angezeigt, wie viele aktive Zugriffs-Links auf dieses Element existieren und welche Personen alles Zugriff darauf haben. Klicken Sie für Änderungen auf den blauen Link → Berechtigungen ändern.
- In der folgenden Ansicht können Sie nun bestehende Zugriffs-Links vollständig entfernen sowie die Zugriffsberechtigung von Personen ändern, beispielsweise von „kann bearbeiten“ in „nur anzeigen“. Um einen Zugriffs-Link zu entfernen, klicken Sie rechts neben der Linkzeile auf das → x (siehe Abb. VIII, 1). Um die Zugriffsrechte einer Person zu ändern, klicken Sie zuerst auf den Namen und dann auf den stilisierten Pfeil → v neben der aktuellen Berechtigungsstufe (siehe Abb. VIII, 2). Wenn Sie dann → Nicht mehr teilen auswählen, werden der Person alle Berechtigungen entzogen.
Video Büro-Kaizen digital: Microsoft OneDrive Tutorial
(Dauer: 10:31 Minuten)
