Microsoft Flow (2): Anleitung für das Erstellen automatisierter Workflows mit Vorlagen


Mit Microsoft Flow grüßt Ihr Murmeltier nur noch ein letztes Mal. Denn mit dem praktischen Tool lassen sich schnell und einfach automatisierte Workflows für regelmäßig wiederkehrende Arbeitsschritte und Prozesse erstellen. Die lästigen Routinearbeiten müssen Sie dann nur noch ein einziges Mal eintippen – und dann nie wieder ausführen. Microsofts eigener Slogan lautet „Erledigen Sie mehr mit weniger Aufwand“. In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie mit Microsoft Flow beginnen, einen neuen Workflow für Ihre individuellen Arbeitsschritte einrichten und dafür die praktischen Flow-Vorlagen nutzen.

Was ist das Problem?

Aller Einstieg ist schwer – schließlich automatisiert man seine Arbeitsprozesse nicht alle Tage. Aber keine Angst, Microsoft Flow macht es Einsteigern ziemlich leicht. Denn das Programm ist schlank aufgebaut, intuitiv bedienbar und es gibt sehr viele Flow-Vorlagen, die sich ganz einfach an die individuellen Anforderungen jeden Nutzers anpassen lassen. Die kurze Zeitinvestition lohnt sich bei regelmäßig wiederkehrenden Arbeitsschritten allemal. Denn eine Zeitersparnis von einigen Minuten pro Tag summiert sich über ein paar Wochen schon auf Stunden und im Laufe eines Arbeitsjahres auf Tage. Und nicht nur das: Routinearbeiten sind lästig – umso schöner, wenn das künftig Microsoft Flow automatisch für Sie erledigt!So funktioniert es:

Was ist Microsoft Flow überhaupt? Vor der Anleitung eine kurze Einführung

Microsoft Flow ist ein cloudbasierter Automatisierungsdienst innerhalb der Office 365 Umgebung. Mit diesem leistungsstarken Tool lassen sich Prozesse aller Art programmübergreifend zu sogenannten Workflows automatisieren. Dabei lassen sich einzelne Arbeitsschritte und Aktionen beliebig miteinander verknüpfen. Bei einem definierten Auslöser (z.B. eine eingehende E-Mail) werden die zuvor bestimmten Arbeitsschritte dann automatisiert ausgeführt. Besonders praktisch:

  • Zahlreiche Vorlagen in den verschiedensten Themenbereichen erleichtern das Einrichten der eigenen Workflows.
  • Neben Excel, Outlook, OneDrive, OneNote, Dynamics 365 und SharePoint lassen sich auch die anderen Office 365 Anwendungen in einen Workflow integrieren (z.B. Yammer und Forms).
  • Darüber hinaus können über 100 weitere Drittanbieter über Konnektoren in die Flow-Workflows eingebunden werden, z.B. DropBox, Facebook, Gmail, Google Drive, Instagram, LinkedIn, Twitter-Tweets, Wunderlist, WordPress etc. (→ hier kommen Sie zu Microsofts vollständiger Liste der verfügbaren Flow-Connectors).
  • Eine grundlegende Einführung in die Funktionen und Arbeitsweise von Microsoft Flow finden Sie in unserem Blogbeitrag → Lassen Sie Office 365 Flow für sich arbeiten: Mit individuell automatisierten Workflows!.

Microsoft Flow: Anleitung zum Erstellen eines Workflows

Öffnen Sie Ihren Webbrowser und gehen Sie auf die Startseite der Webanwendung → flow.microsoft.com . Melden Sie sich rechtsoben mit Ihrem Microsoft-Konto an, oder erstellen Sie alternativ ein neues kostenloses Konto (siehe Abb. I). Ihnen bieten sich nun grundsätzlich drei verschiedene Wege an, wie Sie einen neuen Workflow für Ihre lästigen Routinearbeiten erstellen können:

  1. Entweder eine der vielen Flow-Vorlagen von Microsoft verwenden und diese dann ganz einfach an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen.
  2. Sie können für den Einstieg in einen neuen Workflow auch nach einem bestimmten Connector bzw. Programm suchen, das Sie einbinden wollen.
  3. Oder Sie erstellen von Grund auf einen neuen eignen Flow. Tipp: Für Ihren ersten Flow sollten Sie eine Vorlage verwenden und diese dann für sich abändern. Denn mit einer Vorlage bekommen Sie quasi eine Learning-by-Viewing-Anleitung für Ihre erste Workflow-Erstellung!

Microsoft bietet auf der Flow-Startseite folgende ausgewählte Vorlagensammlungen an (siehe Abb. II):

  • 11 Flow-Vorlagen zur Unterstützung Ihres Vertriebsteams.
  • 12 Flow-Vorlagen, die Sie unterwegs auf dem Laufenden halten.
  • 12 Flow-Vorlagen, die Ihre Produktivität verbessern.
  • 11 Flow-Vorlagen zur Vereinfachung der Softwareentwicklung.
  • 9 Flow-Vorlagen zum Optimieren und Verbessern der Personalverwaltung.
  • 11 Flow-Vorlagen zur Verbesserung Ihrer Marketingvorgänge.
  • 8 Flow-Vorlagen für die Vereinfachung gängiger Aufgaben im Klassenraum.

Die weiteren Flow-Vorlagen sind nach folgenden Themenbereichen sortiert (siehe Abb. III):

  • Genehmigungen (z.B. Vorlage, um ein Listenelement nach erfolgter Genehmigung in Twitter zu posten)
  • Schaltfläche (z.B. um die tägliche Wettervorhersage für den aktuellen Standort abzurufen)
  • Datensammlung (z.B. die Arbeitszeiten und den Arbeitsstandort nachzuverfolgen)
  • E-Mail (z.B. E-Mail-Anlagen immer an einem bestimmten Ort in OneDrive zu speichern)
  • Ereignisse und Kalender (z.B. Termine vom Office 365-Kalender zu Google Kalender synchronisieren)
  • Mobil (z.B. Pushbenachrichtigung auf Ihr Handy senden lassen, sobald Sie eine E-Mail von Ihrem Chef erhalten)
  • Benachrichtigungen (z.B. benutzerdefinierte E-Mail senden, wenn eine neue Datei hinzugefügt wird)
  • Produktivität (z.B. SharePoint-Listenelemente für die Datensicherung wöchentlich in eine CSV-Datei kopieren)
  • Soziale Medien (z.B. alle Tweets mit einem bestimmten Hashtag in eine SharePoint-Liste speichern)
  • Synchronisieren (z.B. neue OneDrive-Dateien mit Google Drive-Dateien synchronisieren)
  • Zudem gibt es noch die übergreifenden Kategorien → Alle Flows und von Microsoft → Empfohlene Flows
Startseite-Microsoft-Flow
Abbildung I: Die Startseite von Flow, Microsoft, Büro Kaizen
Startseite Flow Microsoft2
Abbildung II: Die Flow-Vorlagensammlung auf der Startseite, Microsoft, Büro Kaizen
Startseite Flow Microsoft3
Abbildung III: Die Themenbereiche der Flow-Vorlagen, Microsoft, Büro Kaizen
Startseite Flow Microsoft4
Abbildung IV: Suchen Sie gezielt nach einem Connector, der in den Workflow eingebunden werden soll, Microsoft, Büro Kaizen

Extra-Tipp: Bei E-Mails können Sie statt Flow auch die Outlook QuickSteps verwenden

Wenn Sie lediglich Ihre E-Mail-Kommunikation automatisieren wollen, können Sie alternativ zu Microsoft Flow auch die QuickSteps in Ihrem Outlook verwenden. Das Anlegen der QuickSteps ist sehr einfach – und da dies eine programmeigene Funktion ist, geht dies sogar noch schneller als beim großen programmübergreifenden Bruder Flow.

Und Sie?

Microsoft Flow ist auch mit den meisten anderen Office 365 Tools kombinierbar, die in den letzten Jahren herausgekommen sind, wie z.B. Dynamics 365, Yammer und Team. Die wenigsten „nicht IT-ler“ wissen jedoch, worum es sich bei diesen Tools eigentlich genau handelt. Dabei hat Microsoft für seine Branchensoftware Office 365 Business und Enterprise einige sehr praktische Kollaboration-Tools und wahre Hightech-Lösungen für kleine bis große Unternehmen entwickelt. Die wichtigsten Office 365 Tools haben wir Ihnen in unseren Blogbeiträgen bereits vorgestellt, einige besonders interessante Anleitungen haben wir Ihnen hier zusammengestellt:

(Dauer 03:00 Minuten)



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