OneNote online in der Web App nutzen (ortsunabhängig)

OneNote funktioniert auf vielen Geräten und in unterschiedlichen Betriebssystemen. Von überall aus notierte Ideen und Gedankenblitze abrufen und diese bearbeiten – das ist benutzerfreundlich. Doch es sollte simpel und schnell klappen, ohne aufwändige Programminstallation. Dann lassen sich sogar die kleinen Hürden des Alltags einfach überspringen. Etwa, wenn Sie keinen PC in Reichweite haben oder der Akku des eigenen Smartphones gerade aufgegeben hat, so dass Sie ein fremdes Gerät verwenden müssen. Mit OneNote online (Web App) ist das alles kein Problem.

1. Definition: OneNote online oder OneNote Web App – Zwei Begriffspaare, ein Programm

Was oft unklar ist: OneNote online und die OneNote Web App sind tatsächlich ein und dasselbe Programm. Viele setzen es gleich mit der OneNote-Anwendung aus Windows 10. Es ist aber eine andere, eigenständige Form. Mit der Anwendung haben Sie von jedem Ort aus, wann immer Sie wollen Zeit und ohne eine spezielle Arbeitsumgebung Zugriff auf Ihre Notizbücher. Die Anwendung ist kostenlos auch mit einem Smartphone oder Tablet zu nutzen, die Inhalte werden automatisch mit Ihren Geräten synchronisiert. Voraussetzung für die Verwendung ist ein Microsoft-Konto (gratis) bzw. ein Geschäfts- oder Schulkonto. Die OneNote online Programmvariante speichert Notizbücher grundsätzlich auf OneDrive, dem Cloudspeicher von Microsoft. Sie erhalten diesen Cloudspeicher mit dazu, bei einem gratis Konto sind es 5 Gigabyte Speicherplatz. So erreichen Sie OneNote online:

• Loggen Sie sich bei Ihrem Microsoft-Konto ein.
• Drücken Sie links oben auf das App-Startfeld, ein Quadrat das sich aus 9 Punkten zusammensetzt. Dort können Sie eine Übersicht aller Apps auswählen.
• Klicken Sie in der Programm-Liste auf OneNote. Dort erhalten Sie eine Übersicht aller zuletzt verwendeten Notizbücher oder können ein neues Notizbuch anlegen.
• In der Leiste oberhalb der bestehenden Notizbücher können Sie zudem zwischen → Favoriten → Meine Notizbücher → Mit mir geteilt und → Entdecken wechseln.

OneNote Web läuft direkt im Browser. Das erklärt auch, warum Sie die OneNote Web Anwendung nur dann benutzen können, wenn Sie Internetzugriff haben. Dabei spielt es jedoch keine Rolle, ob Sie Chrome, Firefox, Microsoft Edge oder Safari nutzen.

2. Mini-Vergleich: Die OneNote App versus OneNote online

Die OneNote App für Windows 10 (oft der Einfachheit halber nur OneNote genannt) ist auf den meisten Computern vorinstalliert. Das Gratistool wird von Windows 10 mitgebracht. Mancher Anwender setzt dieses OneNote gleich mit dem OneNote online bzw. der Web App. Es sind jedoch zwei Programmformen mit gewissen Unterschieden.

1. Ist OneNote für Windows erst einmal eingerichtet, nutzen Sie es sogar dann, wenn es einmal keine Internetverbindung gibt. Das Programm merkt sich in diesem Fall vorgenommene Änderungen lokal. Synchronisieren – also die Inhalte mit anderen Geräten abgleichen – kann es allerdings auch erst dann, wenn das Netz wieder da ist. Anders ist es bei OneNote online bzw. OneNote Web. Ohne Internetzugang erreichen Sie die Anwendung überhaupt nicht.
2. Ein weiterer Unterschied ist die Anzahl der Funktionen, die zur Verfügung stehen. OneNote für Windows wird nämlich in regelmäßigen Intervallen mit neuen Werkzeugen ausgestattet. OneNote online alias OneNote Web wird nicht ständig erweitert. Es enthält eine überschaubare Anzahl wichtiger Befehle und Menüpunkte. Für ein Notizprogramm mehr als ausreichend. Formatieren, skizzieren, Bilder verwenden – an alles ist gedacht. Die Beschränkung der Befehlsanzahl hat letztlich sogar Vorteile. Dadurch besitzt das Programm nämlich eine klar strukturierte Oberfläche und ist schön übersichtlich. Wer jedoch mehr Werkzeuge auf einmal sehen will, kann das Menüband anpassen. Klicken Sie dafür im Menüband auf den kleinen Pfeil am rechten Bildschirmrand. Dort können Sie den Haken bei → Klassisches Menüband setzen.

Zusätzlich gibt es eine Schaltfläche „In der App öffnen“, die direkt zum großen Bruder, der OneNote 2016 Desktopanwendung verzweigt. Diese hat sehr viele Befehle und Funktionen, so dass kaum ein Bearbeitungs-Wunsch offen bleibt.

3. Anleitung: Online in der OneNote Web App arbeiten

Ähnlich wie in der OneNote App können auch online beliebig viele Notizbücher, Abschnitte und Seiten angelegt werden. Navigieren Sie zur entsprechenden Seite, die Sie bearbeiten möchten. Nun können Sie damit starten, OneNote mit Inhalten zu füllen. Nutzen Sie gerne alle Funktionen aus, egal ob es das Erstellen von Text-Containern, Einfügen von Bildern, Dateiausdrucken und Tabellen, handschriftliche Notizen etc. sind. Zudem können Sie Ihre Notizen ganz einfach über den → Teilen-Button (in der rechten oberen Ecke) an Kollegen und weitere Personen freigeben oder Links zu einzelnen Seiten verschicken. Diese Person erhält nun einen Link, über den sie das Notizbuch öffnen kann.

4. Fazit und weitere Tipps: OneNote im Web oder als App?

Ob man die OneNote App oder die schlankere Version OneNote im Web bevorzugt, muss jeder für sich entscheiden. Man kann den Einsatz natürlich auch davon abhängig machen, welches Gerät oder welcher Zugang gerade verfügbar ist. Die unterschiedlichen OneNote-Versionen kommen sich nicht in die Quere und sind problemlos nebeneinander zu verwenden. Eine clevere Kombination mit OneNote ist in jedem Fall der Web Clipper. Gemeinsam ist allen OneNote Varianten vor allem eines: Sie sind ein unglaublich vielseitiger Helfer im digitalen Alltag.

Video: Das große OneNote Tutorial (Einführung der neuen Version 2022)

(Dauer 19:48 Minuten)

Inhalte des OneNote Videos:

1. Einleitung 00:00
2. Die richtige OneNote-Version nutzen 00:21
3. OneNote Oberfläche einrichten 02:26
4. Ein neues Notizbuch anlegen 04:49
5. Notizbuch-Struktur verstehen & nutzen 06:18
6. Inhalte einfügen (Text, Bilder, Tabellen) 09:40
7. Dateiausdrucke einfügen (digitales Papier) 12:51
8. Vorlagen und Checklisten nutzen 14:05
9. Outlook und OneNote im Zusammenspiel 15:18
10. Handschrift in OneNote 17:05
11. Weitere OneNote Funktionen und Tipps 19:07