Vier Möglichkeiten, um Inhalte und E-Mails vom Smartphone aus passgenau in OneNote zu speichern (auch ohne zusätzliche App)!


Es gibt vier schnelle und einfache Lösungen, wie man beliebige Inhalte auf dem Smartphone – zum Beispiel eine E-Mail – direkt in OneNote speichern kann. Die hinzugefügten Notizbuchinhalte stehen dann durch die automatische Synchronisierung auch auf allen anderen Geräten zur Verfügung. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie die mobile OneNote-App auf Ihrem Smartphone installiert haben und ob es sich um ein Android-Handy oder ein iPhone handelt.

Übersicht: Die vier Möglichkeiten, um Inhalte vom Smartphone in OneNote zu speichern

1. Handy mit OneNote-App (Android/iOS) 2. Smartphone mit der mobilen Outlook-App 3. Handy ohne OneNote und ohne Outlook-App 4. Mit Microsoft Lens (gratis Scanner-App)
Damit lassen sich beliebige Inhalte aller Art (außer E-Mails) einfach mittels → Teilen / Freigeben / Senden passgenau in OneNote abspeichern. E-Mails (inkl. Anhang) können direkt in der mobilen Outlook-App gezielt in ein OneNote-Notizbuch abgelegt werden (die Funktion → „an OneNote senden“). E-Mails können auch ganz einfach an → me@onenote.com und damit an das eigene Notizbuch weitergeleitet und darin gespeichert werden. Die kostenlose Scanner-App Microsoft Lens macht aus der normalen Handykamera einen mobilen Dokumenten-Scanner – und speichert direkt in OneNote ab.

Nice to know: Wo speichert OneNote die Daten & wie werden die Inhalte synchronisiert?

In der Standardeinstellung nutzt Microsoft OneNote immer Microsofts eigenen Cloudspeicherdienst OneDrive als Standardspeicherort für die Notizbuchdateien. Der Cloudspeicher ist die technische Voraussetzung für das Synchronisieren und Teilen der digitalen Notizbücher, so dass man von jedem Endgerät darauf zugreifen und die Inhalte auch gemeinsam im Team nutzen kann.

  • Lediglich in der Desktop-Vollversion für Windows-PCs und Macs (im Rahmen eines Microsoft 365-Abonnements) kann der Speicherort auch auf der lokalen Festplatte, auf dem Netzlaufwerk des Unternehmens oder in SharePoint ausgewählt werden.
  • Bei Smartphones (Android, iOS) sowie der kostenlosen Desktop-Version von OneNote lässt sich OneDrive als Speicherort hingegen gar nicht ändern.

Wo speichert OneDrive die Daten physisch?

Wie synchronisiert OneNote die Inhalte?

OneNote speichert seine Inhalte also üblicherweise in der Microsoft Cloud OneDrive. Der Speicherort dieser Cloud-Konten liegt für deutsche Kunden seit Anfang 2020 ausschließlich in Microsofts Rechenzentren in Deutschland (Frankfurt).

→ Hier finden Sie mehr Details zum → Speicherort von OneDrive.

Wenn Sie OneNote auf mehreren Geräten nutzen wollen (PC, Mac, Smartphone, Tablet), müssen Sie einfach auf jedem Gerät die kostenlose OneNote-App herunterladen und sich jeweils mit dem Microsoft-Konto anmelden, das Sie für Ihr OneNote nutzen.

→ Hier finden Sie mehr Infos zum → Synchronisieren von OneNote.

1. Möglichkeit: Inhalte vom Smartphone direkt in OneNote speichern – mit der OneNote-App

Wenn Sie die kostenlose mobile OneNote-App auf Ihrem Smartphone installiert haben (Android oder iOS), müssen Sie die OneNote-App lediglich mit Ihrem Microsoft-Konto verknüpfen, also sich einmal mit Ihrem Microsoft Konto anmelden. Dann können Sie künftig beliebige Inhalte direkt vom Handy aus passgenau in Ihre bereits vorhandenen OneNote-Notizbücher abspeichern. Das kann eine empfangene WhatsApp- oder Signal-Nachricht sein, ein heruntergeladenes PDF, ein Foto aus der Galerie oder eine ganze Webseite im mobilen Browser. Dieses Feature funktioniert allerdings nicht für E-Mails (nutzen Sie hierfür die Optionen 2 oder 3 weiter unten).

  • Öffnen oder markieren Sie einfach den betreffenden Inhalt und tippen Sie, je nach Endgerät und App, auf → Teilen/Freigeben/Senden.
  • Wählen Sie in der folgenden Auswahl als Zielanwendung → OneNote aus. Falls das OneNote-Symbol nicht direkt angezeigt wird, müssen Sie zunächst noch auf → mehr gehen, um sich alle Freigabemöglichkeiten anzeigen zu lassen.
  • Nice to know: Wenn eine Anwendung nur „senden“ anbietet, dann wird der Inhalt automatisch in Ihrem OneNote-Standardnotizbuch im Bereich „Schnelle Notizen“ abgespeichert. Kann das betreffende Element auf dem Smartphone hingegen „freigegeben“ oder „geteilt“ werden, dann wird Ihnen vor dem Abspeichern noch ein Vorschaufenster eingeblendet. Wenn Sie hier auf den Speicherort tippen, können Sie den Speicherort im Notizbuch präzise auswählen.

2. Möglichkeit: E-Mails (mit Anhang) direkt in der Outlook-Handy-App in OneNote speichern

Der einfachste Weg, um eine E-Mail (inklusive deren Anhang) in eine OneNote-Notizbuchseite abzuspeichern, ist der Schnellklick-Button → „an OneNote senden“ im Outlook-Postfach. Das gilt sowohl für die Desktop- wie auch die mobile Outlook-App für Smartphones. Denn der E-Mail-Client Outlook und das digitale Notizbuchprogramm OneNote sind beide Teil der Microsoft 365 Office-Suite und können dementsprechend gut kooperieren.

  • Installieren Sie die kostenlose Outlook-App auf Ihrem mobilen Endgerät, entweder aus dem Google Play Store oder Apples iTunes.
  • Wenn Sie nun künftig eine E-Mail vom Smartphone aus in OneNote abspeichern möchten, müssen Sie nur noch die Mail auswählen, auf die drei Punkte für → weitere Optionen klicken und in dem Kontextmenü → An OneNote senden auswählen. Nur noch den passenden Notizbuchabschnitt auswählen und mit → Speichern bestätigen, fertig.
  • Hinweis: Eine Voraussetzung für diese Funktion „an OneNote senden“ ist jedoch, dass Sie ein Microsoft 365 Exchange-Konto nutzen (= Exchange Online). Bei einem lokalen Exchange-Konto funktioniert das leider nicht.

3. Möglichkeit: E-Mails vom Smartphone ohne Outlook- & OneNote-App in OneNote speichern

Microsoft bietet ein weiteres praktisches Feature an, wie Sie eine Nachricht aus jedem beliebigen E-Mail-Programm auf jedem beliebigen Smartphone, Tablet oder Rechner passgenau in OneNote abspeichern können. Dafür muss man die betreffende E-Mail einfach an Microsofts OneNote-Service → me@onenote.com weiterleiten. Einzige Voraussetzung: Sie müssen die auf Ihrem Smartphone genutzte(n) E-Mail-Adresse(n) einfach einmal initial bei me@onenote.com eingeben und registrieren, damit Microsoft die dort eingehenden E-Mails auch den entsprechenden Notizbüchern zuordnen kann. Das wars schon.

  • Navigieren Sie zu → https://www.onenote.com/EmailToOneNote, geben Sie dort Ihre Microsoft-Kontodaten für den Zugriff auf Ihre OneNote-Notizbücher ein sowie die E-Mail-Adresse(n), die damit verknüpft werden soll(en).
  • Microsoft erkennt dann an der soeben hinterlegten E-Mail-Adresse den Absender einer an me@onenote.com weitergeleiteten E-Mail und speichert diese weitergeleitete E-Mail automatisch als neue Seite in dem damit verknüpften OneNote-Notizbuch ab.
  • Den Standardspeicherort (Notizbuch und Abschnitt) für die me@onenote.com Funktion können Sie entweder direkt bei der Registrierung (nach der Eingabe der E-Mailadresse) auswählen – oder aber auch nachträglich noch auf der oben genannten Service-Webseite unter → Einstellungen ändern.
  • Alternativ können Sie auch mittels des Betreffs der vom Smartphone aus weitergeleiteten E-Mail einen beliebigen individuellen Speicherort für diese Mail in Ihrem OneNote festlegen. Dafür müssen Sie in den Betreff der Mail einfach ein @-Zeichen eintippen gefolgt von dem Namen/Titel des Notizbuchabschnitts, in den diese Mail (mit ihrem Anhang) als neue Seite abgespeichert werden soll.

4. Möglichkeit: Smartphone-Inhalte mit der Microsoft Lens-App in OneNote speichern

Die kostenlose Handy-App Microsoft Lens digitalisiert alle möglichen Inhalte aus der realen „Offline“-Welt in weiterbearbeitbare „Digitalversionen“ und speichert sie in OneNote ab. Die mobile Scanner-App nutzt zwar die ganz normale Smartphone-Kamera. Die Bildbearbeitungsalgorithmen machen daraus aber einen echten Dokumenten-Scanner. Die Scans werden zum Beispiel automatisch zugeschnitten und korrigiert, Spiegelungen entfernt und schiefe Aufnahmewinkel ausgeglichen – auf Wunsch sogar mit Texterkennung! So lassen sich ausgedruckte Schriftstücke, Visitenkarten, Flipcharts, Handouts, Flyer und Poster einfach abfotografieren und passgenau in ein OneNote-Notizbuch abspeichern – oder alternativ auch direkt in Microsoft Word, Excel oder PowerPoint weiterbearbeiten (dabei wird das Layout der Originalvorlage imitiert). Mehr Infos zu der äußerst praktischen Lens-App finden Sie hier!

  • Office Lens: Die Scanner-App für Smartphones digitalisiert Inhalte aller Art und speichert sie direkt in OneNote ab.
  • „Digitaler Minimalismus“: So sparen Sie Zeit, Stress und Nerven – inklusive kostenlosem eBook & Hörbuch.

Informationen für Unternehmer (Beratung bei Büro-Kaizen)

Video-Anleitung: OneNote richtig nutzen (Top organisiert mit wenig Aufwand!)

(Dauer 09:42 Minuten)

Inhalt dieses OneNote-Video-Tutorials:

  1. Einleitung 00:00 
  2. Welche OneNote-Version Du nutzen solltest 00:25 
  3. Der richtige Speicherort 02:18 
  4. Eine durchdachte Struktur 03:42 
  5. Weitere Geräte und hilfreiche Funktionen 06:13 
  6. Gemeinsame Notizbücher nutzen 07:53 
  7. Der letzte und wichtigste Tipp 08:50 


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