Die Outlook-To-Do-Liste zur Organisation Ihrer Aufgaben im neuen Outlook

Die Outlook To-Do-Liste macht es leicht, Aufgaben direkt in Outlook zu erstellen, zu verwalten und mit dem Kalender zu verknüpfen – egal ob in der klassischen oder neuen Version. Wie genau das funktioniert und welche weiteren Funktionen es gibt erfahren Sie in unserem Beitrag!

1. Outlook-To-do: Aufgaben, Termine und Notizen klar voneinander trennen

Wer Outlook effektiv nutzen möchte, sollte diese drei Kategorien bewusst voneinander abgrenzen. Gerade im Arbeitsalltag ist die Versuchung groß, spontane Gedanken als Termine abzulegen oder Aufgaben in Notizen zu verstecken. Das führt jedoch schnell zu Unübersichtlichkeit – sowohl für Sie selbst als auch für die Struktur innerhalb von Outlook. Eine klare Trennung hilft dabei, Informationen am richtigen Ort zu erfassen, Prioritäten zu setzen und den Tagesablauf besser zu planen. So bleibt Ihre digitale Organisation schlank, nachvollziehbar und effizient, ohne dass es zu doppelten Einträgen oder verpassten Aufgaben kommt.

2. Aufgaben einfach anlegen, verwalten und strukturieren in Outlook To-Do (Schritt – für – Schritt Anleitung)

Sowohl im neuen als auch im klassischen Outlook ist die Microsoft To-Do-Liste als App integriert. Sie lässt sich bequem über das entsprechende Symbol in der linken Seitenleiste öffnen. Dort können Sie beliebig viele Aufgaben erfassen und diese später bearbeiten oder aktualisieren. Für eine bessere Übersicht bietet die App die Möglichkeit, eigene Aufgabenlisten zu erstellen, zum Beispiel nach Projekten, Themen oder Prioritäten.

2.1 Neue Aufgabenliste anlegen

Um mehr Übersicht zu schaffen, bietet die To-Do-Liste die Möglichkeit, eigene Aufgabenlisten zu erstellen, die beispielsweise nach Themen, Projekten oder Prioritäten geordnet werden können.
Wenn Sie eine neue Liste anlegen möchten, klicken Sie in der linken Navigation auf  →„+ Neue Liste“. Geben Sie anschließend direkt den gewünschten Namen für die Liste ein – beispielsweise „Projektplanung“ oder „Privat“. Mit einem Druck auf die → Enter-Taste wird die Liste automatisch erstellt und erscheint in Ihrer Übersicht.

2.2 Aufgaben in Outlook To-Do erstellen

Öffnen Sie die gewünschte Liste – sei es eine Standardliste wie „Mein Tag“ oder eine individuell erstellte –, um im oberen Bereich der Aufgabenansicht das Eingabefeld „Aufgabe hinzufügen“ zu finden. Klicken Sie in das Feld und geben Sie den Titel der Aufgabe ein. Achten Sie darauf, den Namen so zu formulieren, dass Sie die Aufgabe später leicht wiedererkennen und einordnen können. Klicken Sie anschließend rechts daneben auf „Hinzufügen“ oder drücken Sie die Enter-Taste auf Ihrer Tastatur. Die Aufgabe wird nun direkt unterhalb in der Liste angezeigt.

2.3 Aufgaben in Outlook To-Do verwalten

Wollen Sie eine Ihrer angelegten Aufgaben bearbeiten klicken Sie auf die entsprechende Aufgabe, um den Detailbereich auf der rechten Seite zu öffnen. Hier können Sie die Aufgabe nun individuell anpassen.

• Fälligkeitsdatum: Legen Sie fest, bis wann die Aufgabe erledigt werden soll.
• Erinnerung: Aktivieren Sie eine Erinnerung zu einem bestimmten Zeitpunkt – ideal, um nichts zu vergessen.
• Wiederholung: Falls es sich um eine regelmäßige Aufgabe handelt, können Sie eine Wiederholung einrichten.
• Notizen oder Teilschritte: Fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Informationen oder einzelne Arbeitsschritte hinzu.
• Aufgabe priorisieren: Wenn es sich um eine besonders wichtige Aufgabe handelt, klicken Sie auf den kleinen Stern neben dem Aufgabentitel. Damit wird sie automatisch in die Liste „Wichtig“ aufgenommen und visuell hervorgehoben.
• Aufgabe als erledigt markieren: Sobald die Aufgabe abgeschlossen ist, setzen Sie einen Haken links neben dem Titel. Die Aufgabe wird dann durchgestrichen dargestellt und in den Bereich „Erledigt“ verschoben.

3. Aus Aufgaben direkt Kalenderereignisse erstellen

Mit Outlook To-Do können Sie nicht nur Aufgaben erfassen und verwalten, sondern diese auch direkt in Ihren Kalender integrieren – ganz einfach per Drag-and-Drop. So planen Sie Ihre Zeit effizienter und stellen sicher, dass wichtige Aufgaben tatsächlich in Ihren Tagesablauf integriert werden.

Um aus einer bestehenden Aufgabe ein Kalenderereignis zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie in Outlook auf die Funktion oben rechts „Mein Tag“  →  dann wählen Sie den Bereich „To-Do” aus. Hier sehen Sie Ihre hinterlegten Aufgaben für den aktuellen Tag, die entweder automatisch geplant oder manuell hinzugefügt wurden.
Klicken Sie nun auf die Aufgabe, die Sie als Termin in Ihren Kalender übernehmen möchten, und ziehen Sie sie mit gedrückter Maustaste in den angrenzenden Kalenderbereich. Platzieren Sie sie dort auf dem gewünschten Tag und zur passenden Uhrzeit. Outlook erstellt automatisch ein Kalenderelement mit dem Titel der Aufgabe. Sie können anschließend bei Bedarf weitere Details ergänzen, zum Beispiel Ort, Dauer oder Teilnehmer.

4. Erstellen einer Aufgabe aus einer E-Mail

In Outlook lassen sich Aufgaben nicht nur manuell anlegen, sondern auch direkt aus E-Mails erstellen. Das ist ideal, wenn sich aus einer Nachricht eine konkrete To-do-Aufgabe ergibt. So wird aus eingehender Kommunikation schnell eine bearbeitbare Aufgabe, die sich in Ihre bestehende Planung integrieren lässt.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Öffnen Sie den Kalender und „Mein Tag“.
2. Wechseln Sie in den E-Mail-Bereich von Outlook und öffnen Sie dort die Funktion „Mein Tag“.
3. Klicken Sie innerhalb von „Mein Tag“ auf die Registerkarte „To-Do“, um Ihre Aufgabenübersicht anzuzeigen.
4. Suchen Sie im Posteingang die E-Mail, aus der Sie eine Aufgabe erstellen möchten. Ziehen Sie diese mit gedrückter Maustaste in den Bereich „To-Do“ innerhalb von „Mein Tag“.
5. Die E-Mail wird automatisch in eine neue Aufgabe umgewandelt. Diese lässt sich wie gewohnt bearbeiten, beispielsweise durch das Hinzufügen eines Fälligkeitsdatums, von Erinnerungen oder weiterer Details.

5. Fazit: Die Outlook To-Do-Integration als zentrales Werkzeug für Ihre Aufgabenorganisation

Die To-Do-Liste von Outlook bietet Ihnen eine strukturierte und benutzerfreundliche Möglichkeit, Ihre Aufgaben effizient zu planen, zu verwalten und in Ihren Arbeitsalltag zu integrieren. Durch die enge Verzahnung mit E-Mails und dem Kalender wird Outlook zur zentralen Schaltstelle für Ihre persönliche Organisation. Ob per Drag & Drop aus einer E-Mail, direkt im Tageskalender oder über individuell angelegte Listen – Aufgaben lassen sich flexibel erfassen und steuern. Wer Aufgaben, Termine und Notizen konsequent voneinander trennt und die Funktionen gezielt nutzt, schafft Ordnung, spart Zeit und arbeitet fokussierter.

✅ Der Vergleich: Outlook Aufgaben vs. Microsoft To Do

Sind Sie sich noch unsicher, ob Sie bei der Benutzung des klassischen Outlooks lieber mit der herkömmlichen Aufgabenliste oder doch lieber mit der To-Do-Liste arbeiten sollen, finden Sie im folgenden Video die Antwort!

(Dauer: 10:11 Minuten)

Inhalt des Videos:

1. Einleitung 00:00 
2. Vorteile von Microsoft Outlook 00:29
3. Vorteile von Microsoft To Do 02:36 
4. Aufgaben in Outlook und To Do sind identisch 05:05 
5. Empfehlung & Fazit 07:02