Outlook Aufgaben zuweisen: Tipps & Anleitung wie Sie schnell und einfach Aufgaben delegieren

Wenn im Berufsalltag die Aufgaben überhandnehmen, ist es hilfreich, gezielt zu delegieren. Eine praktische Möglichkeit dafür ist es, in Outlook Aufgaben zuweisen. So behalten Sie den Überblick, entlasten sich selbst und stärken gleichzeitig die Zusammenarbeit im Team. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie das Delegieren in Outlook funktioniert, welche Vorteile es bietet und geben Ihnen nützliche Tipps für eine bessere Aufgabenverwaltung.

1. Aufgaben in Outlook effizient und bequem anderen zuweisen 

Gerade wenn viele Aufgaben gleichzeitig anfallen, verliert man schnell den Überblick. Umso wichtiger ist es, Aufgaben gezielt an Kolleginnen und Kollegen delegieren zu können. Wie Sie dabei in Outlook vorgehen, zeigen wir Ihnen in dieser einfachen Anleitung:

Öffnen Sie zunächst die Aufgabe, die Sie delegieren möchten, per Doppelklick. In der geöffneten Ansicht finden Sie in der Menüleiste den Punkt „Aufgabe zuweisen“. Sobald Sie darauf klicken, verwandelt sich die Aufgabe in eine sogenannte Aufgabenanfrage.

Im nächsten Schritt tragen Sie im Feld „An“ die E-Mail-Adresse der Person ein, der Sie die Aufgabe übertragen möchten. Zusätzlich können Sie ein Fälligkeitsdatum festlegen, um klare Fristen zu setzen.

Mithilfe der Häkchen-Optionen können Sie:

• eine aktualisierte Kopie der Aufgabe in Ihrer Liste behalten oder
• den Bearbeitungsstatus im Blick behalten. Das verschafft Ihnen Kontrolle, erzeugt aber auch mehr Einträge in Ihrer eigenen Aufgabenliste.

Sobald alle Felder ausgefüllt sind, klicken Sie auf „Senden“. Ihre Aufgabe wird nun verschickt und erscheint bei der ausgewählten Person als Aufgabenanfrage im Posteingang.

Durch einen Klick auf das kleine Brief-Symbol kann der Empfänger übrigens direkt erkennen, welche Inhalte zur Aufgabe gehören – etwa angehängte Dokumente, Bilder oder sonstige Informationen.

• Tipp: Wenn Sie „Statusbericht senden, wenn Aufgabe abgeschlossen ist“ aktivieren, erhalten Sie automatisch eine E-Mail, sobald der Empfänger die Aufgabe als erledigt markiert. So wissen Sie sofort, wann Sie mit dem Ergebnis weiterarbeiten können.

2. Warum Sie Aufgaben in Outlook zuweisen sollten

Viele Führungskräfte tun sich schwer mit dem Delegieren – oft aus Angst, die Kontrolle zu verlieren oder weil sie glauben, es selbst schneller erledigen zu können. Für manche Aufgaben mag das stimmen, für viele andere ist es allerdings ineffizient.

Genau hier setzt Outlook an: Mit der integrierten Aufgabenfunktion lassen sich Aufgaben nicht nur einfach delegieren, sondern auch zuverlässig nachverfolgen. Wer Aufgaben über Outlook verteilt, hat jederzeit im Blick, wer was übernimmt, wann die Aufgabe fällig ist und ob sie bereits erledigt wurde. So bleibt die Kontrolle erhalten, ganz ohne Mikromanagement.

Gleichzeitig schafft gutes Delegieren Freiräume: Sie können Aufgaben an die Kolleginnen und Kollegen abgeben, die das nötige Know-how mitbringen. Und das Beste: Wer Verantwortung bekommt, fühlt sich ernst genommen. Mitarbeitende, die merken, dass ihnen wichtige Aufgaben zugetraut werden, arbeiten oft motivierter und leisten am Ende mehr, als ursprünglich erwartet.

3. Wieso kann ich keine Aufgaben in Outlook zuweisen?

Wenn die Funktion nicht angezeigt wird, kann dies an Ihrer Outlook-Version liegen. Im neuen Outlook gibt es die Funktion Aufgabe zuweisen nicht mehr. Es ist jedoch möglich, Aufgaben zuzuweisen, indem Sie eine Nachricht aus der E-Mail in den Bereich „Mein Tag“ oder über die To-Do-Leiste ziehen.

Wenn Ihnen zugewiesene Aufgaben nicht angezeigt werden, kann dies daran liegen, dass Sie eingestellt haben, dass keine Kopien der zugewiesenen Aufgaben gespeichert werden.

• Unter Datei → Optionen → Aufgaben können Sie in den Aufgabenoptionen das Kontrollkästchen „Meine Aufgabenliste mit Kopien von Aufgaben, die ich anderen Personen zuweise, aktualisieren„ aktivieren.

4. Outlook Aufgaben in To Do zuweisen

Nicht nur in der Aufgabenleiste von Outlook können Sie sich Ihre Aufgaben anzeigen lassen. Auch Microsoft To Do ist ein effektives Tool zur Aufgabenverwaltung.

Alle Informationen zu To Do und wie Sie in To Do Aufgaben an Kolleginnen und Kollegen zuweisen können, finden Sie hier → Microsoft To Do: Aufgaben organisieren leicht gemacht

5. Extra-Tipps & Video-Tutorial zu Outlook Aufgaben

Wir haben für Sie eine Reihe von Beiträgen rund um das Thema Aufgaben und Zuweisung von Aufgaben zusammengestellt:

→ Aufgaben im Kalender anzeigen: Hier finden Sie eine Schritt für Schritt Anleitung wie Sie Ihre Outlook Aufgaben im Kalender anzeigen lassen können.
→ Outlook-Aufgaben effizient organisieren: Mit der richtigen Strategie zu mehr Produktivität
→ Microsoft Planner: So verbinden Sie den Planner mit Outlook und synchronisieren ihren Aufgabenkalender

Video-Tutorial: 🚀 Wie ich mit Outlook nie wieder eine einzige Aufgabe vergesse (das ultimative To Do System)

(Dauer: 06:55 Minuten)

Inhalt des Videos

1. Einleitung 00:00
2. Drei Gesetze für jede Aufgabenliste 00:25 
3.  Die Aufgabenliste muss immer sichtbar sein 02:16
4. Nutze QuickSteps, um aus E-Mails Aufgaben zu erstellen 03:11
5. Aufgaben in OneNote erstellen 04:26 
6.  Aufgaben in Teams erstellen 05:26