Outlook Versionen im Überblick: Unterschiede ab 2016 bis heute

Mails senden und empfangen, Termine und Aufgaben per Kalender verwalten, Notizen anlegen und ein Adressbuch mit zusätzlichen Informationen führen – all diese Aufgaben und Funktionen sind mit einem einzigen Programm möglich: Microsoft Outlook. In diesem Beitrag erläutern wir, welche Outlook Versionen noch aktuell sind und welche Funktionen jeweils hinzugefügt wurden.

1. Die Entwicklung von Microsoft Outlook

Die Geschichte von Outlook begann im Jahr 1997, als das Programm unter dem Namen „Outlook 8” auf den Markt kam. In den folgenden Jahren wurde das Tool immer leistungsfähiger, zahlreiche neue Versionen erschienen und verschwanden wieder, da Windows neue Betriebssysteme mit immer komplexerer Software herausbrachte. Die meisten von Microsoft veröffentlichten Outlook-Versionen spielen heute jedoch keine Rolle mehr.

• Wichtig: Insbesondere die Versionen 2010 und 2013 werden von Microsoft nicht mehr unterstützt.

2. Welche Outlook Versionen sind noch aktuell?

Zwar ist inzwischen ein Jahrzehnt vergangen, seitdem Microsoft Outlook 2010 veröffentlicht hat, doch diese Version bildet bis heute das Grundgerüst für alle nachfolgenden Outlook-Versionen. Dies betrifft sowohl die Oberfläche als auch die Features und Funktionen. Outlook 2010 wird jedoch nicht mehr unterstützt, d. h., es werden keine Sicherheitsupdates und kein technischer Support mehr bereitgestellt. Auch die Online-Hilfeinhalte wurden inzwischen eingestellt. Das Gleiche gilt für die Outlook-Version von 2013.

2.1 Outlook 2016

Als Microsoft Outlook 2016 veröffentlichte, hatte sich die E-Mail-Kommunikation bereits gewandelt – sie war stärker vernetzt, mobiler und teamorientierter. Microsoft reagierte darauf mit neuen Funktionen, die Zusammenarbeit und Effizienz verbessern sollten.

• Eine der wichtigsten Neuerungen waren die Office 365-Gruppen. Teams konnten damit direkt in Outlook gemeinsam an Unterhaltungen, Dateien und Kalendern arbeiten, ganz ohne externe Tools.
• Auch der Posteingang wurde smarter: Outlook sortierte Mails automatisch nach Wichtigkeit, was Ablenkung reduzierte und den Fokus auf relevante Nachrichten lenkte.
• Neu war auch das einfachere Anhängen von Dateien: Über einen Schnellzugriff konnten Nutzer kürzlich verwendete Dateien oder OneDrive-Links direkt einfügen, ohne lange zu suchen.
• Dazu kam eine schnellere und präzisere Suchfunktion, mit der sich wichtige Mails deutlich leichter finden ließen.

Microsoft zielte mit Outlook 2016 klar darauf ab, die tägliche Kommunikation schneller, übersichtlicher und teamfreundlicher zu gestalten.

2.2 Outlook 2019

Ein Upgrade auf Outlook 2019 ist problemlos möglich, ohne dass Sie auf bestehende Funktionen verzichten müssen. Die Version setzt jedoch mindestens Windows 10 voraus und erweitert den Funktionsumfang spürbar, insbesondere für Nutzerinnen und Nutzer mit einem Microsoft Exchange- oder Microsoft 365-Konto.

• So wurde mit Outlook 2019 der fokussierte Posteingang eingeführt, der Ihre E-Mails automatisch nach Relevanz sortiert und Ihnen dabei hilft, sich auf wichtige Nachrichten zu konzentrieren.
• Ebenfalls neu sind die sogenannten @-Erwähnungen: Durch das Einfügen eines @-Symbols gefolgt vom Namen einer Person innerhalb des Nachrichtentexts, können Sie gezielt Personen adressieren – ideal für die Zusammenarbeit in Teams.
• Darüber hinaus unterstützt Outlook 2019 nun auch skalierbare Vektorgrafiken (SVG). Das bedeutet, dass beispielsweise Logos und Diagramme ohne Qualitätsverlust dargestellt werden, was besonders nützlich in Präsentationen oder bei der Weitergabe von Informationen ist.
• Die Integration mit Microsoft 365 wurde ebenfalls deutlich verbessert: OneDrive und Microsoft Teams lassen sich nahtlos einbinden, was die Zusammenarbeit über verschiedene Plattformen hinweg erleichtert.

2.3 Outlook 2024 & das neue Outlook

Damit Sie auf dem neuesten Stand bleiben, empfiehlt es sich, auf die aktuelle Outlook-Version umzusteigen. Derzeit bietet Microsoft zwei Varianten: das klassische Outlook für Windows und das neue Outlook, das nach und nach zur Standardlösung für Microsoft 365 wird. Beide Versionen unterscheiden sich nicht nur im Design, sondern auch in ihrer Funktionalität – einige bekannte Funktionen entfallen, andere werden neu eingeführt.

Das neue Outlook setzt stärker auf eine Cloud-zentrierte Arbeitsweise und ist optisch an die Web- und Mobile-Apps angelehnt. Es ist schlanker, moderner und in vielen Bereichen stärker mit Microsoft 365-Diensten wie OneDrive, Teams und To Do verknüpft. Gleichzeitig verzichtet es bewusst auf bestimmte klassische Funktionen, wie z. B. lokale PST-Dateien, COM-Add-Ins oder die klassische Aufgabenansicht. Auch Makros oder Drittanbieter-Add-Ins, die in älteren Versionen problemlos funktionierten, sind im neuen Outlook zum Teil nicht mehr nutzbar.

Das klassische Outlook hingegen bleibt für viele Unternehmen weiterhin relevant, insbesondere dort, wo bestimmte Integrationen, Offline-Funktionalitäten oder erweiterte Add-In-Strukturen benötigt werden. Es basiert weiterhin auf der vertrauten Office-Architektur und bietet volle Unterstützung für lokale Exchange-Server, Archivierungsfunktionen und komplexere Automatisierungen.

Welche Version für Sie am besten geeignet ist, hängt daher stark von Ihren individuellen Anforderungen ab. Microsoft bietet auf seiner offiziellen Webseite einen aktuellen Funktionsvergleich, der die wichtigsten Unterschiede übersichtlich darstellt. Dieser hilft Ihnen dabei, fundiert zu entscheiden, ob das neue Outlook Ihren Arbeitsalltag vereinfacht oder ob das klassische Outlook derzeit besser zu Ihrer Infrastruktur passt.

3. Überblick: Alle Outlook Versionen im Vergleich

Neues Outlook: Automatische Umstellung schon ab Januar 2025! 🚨

(Dauer 07:30 Minuten)

Inhalt des Videos zum neuen Outlook

1. Einleitung 00:00 
2. Rollout-Zeitplan: Das sind die wichtigsten Daten! 00:29 
3. Feature-Check: Was du vor der Outlook-Umstellung wissen musst 02:37 
4. Handlungsempfehlung: Checkliste zur Umstellung 05:13