Outlook für Mac ist eine der beliebtesten Lösungen für die Verwaltung von E-Mails und Kalendern auf Apple-Geräten. Doch wie unterscheidet sich die Mac-Version von der bekannten Windows-Variante? In diesem Beitrag erfahren Sie nicht nur die wichtigsten Unterschiede zwischen beiden Plattformen, sondern auch, wie Sie Outlook auf Ihrem Mac installieren und Ihren E-Mail-Account sowie Kalender optimal einrichten.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist Outlook für den Mac?

Outlook für Mac ist das beliebte E-Mail- und Kalenderprogramm von Microsoft für Ihr Mac-Produkt. Dabei profitieren Sie doppelt: Sie erhalten die einzigartigen Mac-Funktionen in Kombination mit den Ihnen bereits vertrauten Office-Anwendungen. Sie müssen sich nicht auf Microsoft 365 umstellen und ein Android-Gerät verwenden. Sie können ganz einfach Outlook für Mac verwenden. Bestehende Programme wie Apple Mail, Kontakte, Notizen oder Kalender benötigen Sie dann nicht mehr. Outlook für Mac vereint all diese Funktionen in einer einzigen App.

2. Outlook auf dem Mac vs. Outlook für Windows: Wo sind die Unterschiede?

Nicht alle Funktionen, die mit einem Windows-PC genutzt werden können, stehen auch bei einem Mac zur Verfügung. Im Folgenden sehen Sie die Funktionen, die bei Mac im Vergleich zu Windows fehlen:

2.1 E-Mail-Funktionen

Feature	Outlook für Mac	Outlook für Windows
Einheitlicher Posteingang	Ja	Nein
Erweiterte Suche	Ja	Ja
Importieren von PST-Dateien	Ja	Ja
Export in PST-Dateien	Nein	Ja
Unterstützt mehrere Konten in einem Posteingang	Ja	Ja
Abstimmungsflächen	Nein	Ja
Nachrichtenrückruf	Nein	Ja
Gekennzeichnete Elemente	Ja	Ja
In anderem Format speichern (HTML/TXT)	Nein	Ja
Kennzeichnen einer Nachricht als gelesen	Ja	Ja
Anpassen der Ordnerreihenfolge	Nein	Ja
Verzögertes Senden	Ja	Ja
Senden von E-Mail als Verteilerliste	Nein	Ja

2.2 Kalender-Funktionen

Feature	Outlook für Mac	Outlook für Windows
Freigeben von Verfügbarkeitsinformationen (frei/gebucht), Kalendern und Kontakten	Ja	Ja
Freigeben von Verfügbarkeitsinformationen (frei/gebucht), Kalendern oder Kontakten für einen externen Benutzer	Nein	Ja
Überlagerung von Kalendern	Ja	Ja
Kalenderdarstellung nebeneinander	Ja (bis zu drei nebeneinander angeordnete Kalender. Die Zeitplanansicht wird nicht unterstützt)	Ja
SharePoint-Kalender und -Listen	Nein	Ja

2.3 Kontakte

Feature	Outlook für Mac	Outlook für Windows
Offlineadressbuch (OAB)	Ja, Sie können nach Personen im OAB suchen, diese aber nicht durchsuchen, wenn Sie offline sind.	Ja
Verwalten von Exchange-Server-Verteilerlisten	Nein	Ja
Synchronisiert Kontaktgruppen mit Exchange	Nein	Ja

2.4 Aufgaben

Feature	Outlook für Mac	Outlook für Windows
Erweiterte Suche	Ja	Ja
Zuweisen von Aufgaben zu Benutzern	Nein	Ja
Kategorisieren von Aufgaben	Ja	Ja
Aufgabenelemente	Nein	Ja

→ Eine ausführliche Liste aller Funktionen finden Sie unter https://support.microsoft.com/de-de/office/vergleich-von-outlook-f%C3%BCr-windows-und-outlook-f%C3%BCr-mac-in-office-365-6cedb585-710a-4eac-a03b-0d333a3d333b

3. Outlook-Varianten, die Sie auf Ihrem Mac nutzen können

Outlook auf dem Mac können Sie über verschiedene Varianten nutzen:

Parallels Desktop für Mac
Outlook auf dem Mac (als App)
Outlook im Web

Jede Variante hat dabei ihre Vor- und Nachteile, die wir Ihnen im Folgenden genauer vorstellen.

3.1 Parallels Desktop für Mac

Parallels Desktop ist die einzige von Microsoft autorisierte Lösung, um Windows 11 auf Mac-Rechnern auszuführen. Der Vorteil: Das Apple-Betriebssystem macOS läuft im Hintergrund. Gleichzeitig können die Funktionen von Windows genutzt werden. Allerdings hat das den Nachteil, dass damit der Arbeitsspeicher belastet wird.

3.2 Outlook als App auf dem Mac

Die Outlook-App für den Mac können Sie sich kostenlos aus dem Apple-Store herunterladen. In der App sind die wichtigsten Kernfunktionen von Outlook integriert. Allerdings stehen nicht alle Funktionen zur Verfügung, die es für die Windows-App gibt.

3.3 Outlook im Web

Wenn Sie Outlook im Web nutzen, können Sie alle Programme des Office-Pakets verwenden. Zusätzlich ist Microsoft To Do bereits fest im Menü integriert. Allerdings müssen Sie bei manchen beliebten Funktionen, die es im klassischen Outlook für Windows gibt, Abstriche machen. Welche Funktionen neu hinzugefügt und welche entfernt wurden, können Sie in unserem Blogbeitrag „Was kann das neue Outlook?“ unter Punkt 5 nachlesen.

4. Download: Hier können Sie Outlook für den Mac runterladen

Microsoft stellt seinen E-Mail-Client Outlook kostenlos für Mac-Nutzer zur Verfügung. Das Programm kann ohne zusätzliche Kosten oder Lizenzen heruntergeladen werden. Auch die Synchronisation mit anderen Geräten ist gewährleistet.

→ Weitere Informationen finden Sie auf der Microsoft-Seite: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/outlook/outlook-for-mac?market=de

5. So können Sie Ihren E-Mail-Account in Outlook für den Mac hinzufügen und einrichten

Haben Sie die Outlook-App auf dem Mac installiert, ist es an der Zeit Ihren E-Mail-Account einzurichten.

Öffnen Sie Outlook auf Ihrem Mac.
Klicken Sie oben in der Menüleiste auf → Outlook, dann auf → Einstellungen und anschließend auf → Konten.
Über das → Pluszeichen am unteren Rand können Sie nun ein neues Konto hinzufügen. Dabei können Sie entweder ein Exchange-Konto eingeben oder ein GMX-, Gmail- oder Web.de-Konto hinzufügen.
Geben Sie anschließend Ihre vollständige E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein. Lassen Sie den Haken bei → „Automatische Konfiguration” stehen. Outlook lädt nun selbstständig alle benötigten Dateien von Ihrem E-Mail-Server herunter.
Schließen Sie anschließend das Konten-Fenster, um die Einrichtung Ihres E-Mail-Postfachs abzuschließen. Dies kann einige Zeit dauern, da nun sämtliche Daten geladen und alle Einstellungen vorgenommen werden.

_{Wenn Sie auf Ihrem Mac ein neues Outlook-Konto hinzufügen möchten, öffnen Sie zunächst die Einstellungen.}
_{Klicken Sie anschließend auf das Pluszeichen um ein neues Konto hinzuzufügen.}
_{Nun können Sie Ihre E-Mail-Adresse eingeben.}

5.1 Outlook als Standard-Programm für Ihre Mails auf dem Mac festlegen

Wenn Sie möchten, dass Ihre E-Mails standardmäßig mit Outlook geöffnet werden, müssen Sie folgende Einstellung vornehmen:

Öffnen Sie die Mail-App auf dem Mac.
Klicken Sie im Menü → Mail auf → Einstellungen.
Wählen Sie in der Registerkarte → Allgemein aus.
Wählen Sie nun im Auswahlfenster bei → „Standardprogramm für E-Mails“ Outlook aus.

Outlook für Mac festlegen Standardprogramm — Möchten Sie Outlook als Standardprogramm für Ihre Mails festlegen, können Sie das in den Einstellungen aktivieren.

6. So können Sie Ihren Kalender in Outlook auf dem Mac einbinden und Ihren Kollegen freigeben

Outlook ist nicht nur ein E-Mail-Programm, sondern mit dem Outlook-Kalender auch eine große Hilfe bei der Verwaltung Ihrer Termine.

Um einen neuen Kalender (z. B. den Ihres Kollegen) hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche → „Kalender hinzufügen”.
Geben Sie nun den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, von der Sie den Kalender hinzufügen möchten.
Klicken Sie auf → Öffnen.
Sind Sie berechtigt, den Kalender Ihres Kollegen zu sehen, öffnet sich nun der Kalender. Sie können ihn entweder nebeneinander oder überlappend anzeigen.
Tipp: Kalender können Sie über die Häkchen jederzeit ein- und ausblenden.

_{Über die Schaltfläche "Kalender hinzufügen" können Sie z.B. Kalender Ihrer Kollegen einbinden.}
_{Geben Sie nun den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, von der Sie den Kalender hinzufügen möchten.}
_{Den Kalender Ihres Kollegen können Sie anschließend getrennt oder überlappend anzeigen lassen.}

Wenn Sie einen neuen Kalender anlegen möchten, müssen Sie dies über die Ordner-Funktion tun.

Wählen Sie dazu neben Ihrer E-Mail-Adresse die → drei Punkte aus und klicken Sie auf → Neuer Ordner.
Nun können Sie den Kalender umbenennen und nutzen.
Alte oder unbenutzte Kalender können Sie mit einem Rechtsklick auf den jeweiligen Kalender und der Auswahl von → Entfernen löschen.

7. Weitere Funktionen in Outlook auf dem Mac

7.1 Outlook Add-Ins hinzufügen

Outlook Add-Ins sind Programme, die Ihnen dabei helfen Ihre Aufgaben zu automatisieren. So können Sie schneller und effizienter arbeiten.

Um Add-Ins hinzuzufügen klicken Sie zunächst auf die → drei Punkte in der Symbolleiste und wählen Sie → Add-Ins erhalten.
Auf der Microsoft-Seite können Sie nun nach dem jeweiligen Add-In suchen. Jetzt können Sie das gewünschte Add-In auswählen und auf den Button → Hinzufügen klicken.

Outlook für Mac Add Ins — Über die drei Punkte in der Menüleiste können auch Outlook Add-Ins hinzugefügt werden.

7.2 Outlook Signatur einstellen

Mit Outlook für Mac können Sie E-Mail-Signaturen erstellen und bearbeiten. Die Informationen Ihrer Signatur können Sie ganz einfach anpassen und so Ihre „digitale Visitenkarte” immer aktuell halten.

Klicken Sie dazu auf → Einstellungen → Signatur.
Nun können Sie unter dem → Pluszeichen eine neue Signatur hinzufügen.
Die einzelnen Schritte sind in unserem Blogbeitrag „Automatische Outlook Signatur mit Logo für Ihre E-Mails erstellen“ noch einmal im Detail aufgeführt.

Outlook für Mac Signatur hinzufügen — Auch in Outlook für den Mac kann eine Signatur unter Einstellungen > „Signaturen“ hinzugefügt werden.

8. Weitere Themen rund um Outlook auf dem Mac

→ Microsoft 365 für Mac installieren: Microsoft 365 für Mac hat die Zusammenarbeit zwischen Apple- und Microsoft-Nutzern auf eine neue Ebene gehoben. Welche Vorteile das mit sich bringt erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
→ OneNote für Mac: Von der Installation und Einrichtung bis zur Nutzung des digitalen Notizbuchprogramms.
→ OneDrive für Mac: So funktioniert die Microsoft-Cloud auf Apple-Geräten.

Outlook auf dem Mac nutzen (Video)

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