Anleitung: Wie man in Outlook einen Internetkalender veröffentlicht (für Kunden, Kollegen, Webseiten) – mit Vorteilen & Anwendungsbeispielen

Einen Outlook-Kalender als Internetkalender zu veröffentlichen, bietet gegenüber dem klassischen Freigeben eines Kalenders einige wichtige Vorteile – aber auch Einschränkungen. Die Veröffentlichung als Internetkalender eignet sich dabei vor allem für die Information von Personen und Kunden außerhalb der eigenen Organisation. Aber auch innerhalb des eigenen Unternehmens gibt es zahlreiche Anwendungsfälle, wo dieses Vorgehen deutlich einfacher und zweckdienlicher ist als die klassische Kalenderfreigabe. Wie man nun konkret einen Outlook-Kalender als Internetkalender veröffentlicht, was das für Vorteile hat und wann das Sinn macht, erfahren Sie hier Schritt-für-Schritt in dieser Büro-Kaizen® Anleitung!

1. Erklärung: Was bedeutet „als Internetkalender veröffentlichen“ in Outlook überhaupt?

Ein Internetkalender ist ein Kalender, der online über das Web verfügbar ist und sich automatisch synchronisiert, ohne dass die Abonnenten dafür explizit eine Kalenderfreigabe oder individuelle Berechtigungen benötigen oder dadurch einen Zugriff auf das eigene System erhalten.

Dafür wird ein Outlook-Kalender in das Internetkalenderformat umgewandelt und auf dem eigenen Kalenderserver verfügbar gemacht. Der Internetkalender erhält dadurch eine eigene URL (Webadresse) im iCalendar-Format (dieser iCal-Link fängt in der Regel mit webcal: an und hört mit *.ics auf). Mittels dieses iCal-Links kann der Internetkalender dann von den Nutzern ganz einfach abgerufen und in deren eigenen, beliebigen Kalender-Client wie Outlook, Google-Kalender oder Apple-Kalender eingebunden (abonniert/hinzugefügt) werden. Tipp: Der so erstellte iCal-Link kann aber auch ganz einfach in ein entsprechendes Website-Widget integriert werden, um den Outlook-Internetkalender online auf einer Webseite einzubinden und zu veröffentlichen.

• Die technische Grundlage für Internetkalender ist das seit 1998 standardisierte iCalendar-Format (*.ics). Dieses sorgt für ein einheitliches Dateiformat, damit die Internetkalender überhaupt interoperabel zwischen den unterschiedlichen Kalendersystemen der verschiedenen Anbieter ausgetauscht werden können.
• Im Unterschied zur klassischen Kalenderfreigabe ist bei einer Veröffentlichung als Internetkalender keine Bearbeitung der Kalenderinhalte durch die Abonnenten möglich. Es handelt sich um eine rein lesende „Push“-Information (Einbahnstraße).
• Die Empfänger benötigen einzig und allein nur den iCal-Link zu dem Internetkalender, ohne jegliche Freigabeberechtigung, um sich die Termine in der eigenen Kalender-App anzeigen zu lassen. Das macht es extrem einfach, einen bestimmten Terminkalender in Outlook (z. B. den eigenen Schulungs- oder Veranstaltungskalender) für externe Personen außerhalb des eigenen Unternehmens zugänglich zu machen.
• Typische Praxisbeispiele sind Feiertagskalender, Schulungskalender, Eventkalender, interne Info-Kalender oder der Trainings- und Turnierkalender der eigenen Sportmannschaft.
• Die Funktion ermöglicht es zudem auch, den iCal-Link in ein Website-Widget einzubinden, um den Outlook-Kalender so auf der eigenen Homepage zu veröffentlichen.
• Dynamische Synchronisation: Wird solch ein Internetkalender von den nutzenden Personen über den ICS-Link abonniert, dann werden alle Änderungen laufend automatisch über diese Webadresse synchronisiert, so dass alle Terminänderungen automatisch übernommen werden.
• Statische Momentaufnahme: Wird hingegen kein iCal-Link abonniert, sondern die iCal-Datei importiert, erhält der Empfänger lediglich eine einmalige statische Momentaufnahme des Kalenders ohne künftige Synchronisation.

2. Unterschied: Outlook-Kalender freigeben vs. als Internetkalender veröffentlichen

Wenn man die Termine eines bestimmten Outlook-Kalenders für andere Personen transparent sichtbar machen will, dann kann man dafür den Kalender entweder freigeben und teilen oder ihn als öffentlichen Internetkalender im Web veröffentlichen. Hier die wichtigsten Unterschiede im Überblick – danach im Detail.

Als Internetkalender veröffentlichen:

• Bei einem Internetkalender können keine Bearbeitungsrechte vergeben werden („nur lesend“).
• Nur die Detailtiefe der Anzeige kann ausgewählt werden, also wie viele Informationen die Nutzer in den einzelnen Terminen sehen können.
• Ein Internetkalender kann von jedem genutzt werden, der diesen Link sieht und ihn abonniert (ähnlich wie ein Broadcast, Feed oder Stream), auch von Personen außerhalb Ihrer Organisation.

⇒ Ideal für die einfache Bereitstellung eines bestimmten Outlook-Kalenders an ein breites, anonymes Publikum außerhalb des eigenen Unternehmens.

Outlook-Kalender freigeben:

• Bei einer Kalenderfreigabe lassen sich in Outlook hingegen granulare Rechte vergeben, von „nur lesen und anzeigen“ bis „vollständig bearbeiten“ oder auch „Stellvertretung“.
• Bei einer Kalenderfreigabe erhalten nur die dafür bestimmten, definierten Personen einen Zugriff.
• Jeder weiteren Person muss dieser Kalender manuell freigegeben werden (Tipp: Zur Vereinfachung kann hierfür eine Gruppenidentität genutzt werden).

⇒ Optimal für die aktive interne Zusammenarbeit mit granularen, individuellen Berechtigungen sowie hohem Datenschutz für den Inhalt.

Die Unterschiede zwischen Kalenderfreigabe & einer Internetkalender-Veröffentlichung im Detail:

⇒ Mehr Details zum Teilen und Freigeben eines Terminkalenders lesen Sie in unserer Büro-Kaizen® Anleitung → Outlook Kalender teilen.

3. Zweck: Wann ist das Veröffentlichen eines Outlook-Internetkalender sinnvoll? Mit Praxisbeispielen

1.  Der naheliegende Einsatzbereich für das Veröffentlichen eines Internetkalenders ist, dass man einen bestimmten Outlook-Kalender einem breiten Publikum außerhalb der eigenen Organisation einfach, nutzerfreundlich und sicher zugänglich machen will. Dann können Kunden, Partner oder Interessierte jederzeit die jeweiligen aktuellen Termine einsehen, ohne dass man jede Änderung künftig manuell versenden muss – und ohne dafür einen direkten Zugriff auf die internen Systeme des eigenen Unternehmens gewähren zu müssen.
2. Anstatt von einer externen Person genutzt zu werden, kann der iCal-Link alternativ auch in ein Webseiten-Widget kopiert werden. Dadurch wird der Kalender auf der Homepage eingebunden und veröffentlicht. Alle künftigen Änderungen werden dann laufend zwischen dem Webseitenkalender und Ihrem Outlook-Kalender synchronisiert, so dass die Termine auf Ihrer Webseite stets aktuell bleiben.
3. Darüber hinaus gibt es auch noch zahlreiche Anwendungsszenarien, bei denen das Veröffentlichen eines Internetkalenders auch innerhalb des eigenen Unternehmens von Vorteil ist – anstatt klassisch einen Outlook-Kalender zu teilen oder einen Gruppenkalender dafür anzulegen. Nämlich immer dann, wenn es nicht um die Zusammenarbeit, sondern um die rein lesende Information geht. Dann funktioniert der Internetkalender nicht nur schneller und einfacher, sondern erleichtert zudem auch die Organisation. Denn:

• Jeder Mitarbeiter kann den Internetkalender abonnieren, ohne dass dafür individuelle Berechtigungen gepflegt werden müssen. Man muss nur auf den entsprechenden Link klicken, zum Beispiel → „Diesen Kantinenplan abonnieren“.
• Das ist nicht zuletzt für große Mitarbeiterzahlen ideal, wo individuelle Freigabeprozeduren zu komplex wären.
• Die Mitarbeiter können den Kalender so auch in ihren eigenen Nicht-Outlook-Clients abonnieren, zum Beispiel auf dem privaten Smartphone – ohne Sicherheitsrisiken für das Unternehmensnetzwerk.
• Praxisbeispiele: Messe- und Veranstaltungskalender, Seminar- und Schulungskalender, interne Info-Kalender (z. B. mit den Betriebsferien und internen Veranstaltungen wie Firmenfesten und Brandschutzübungen), den Kantinenplan oder die allgemeine Urlaubsübersicht.

4. Schritt-für-Schritt Anleitung: Einen Internetkalender in Outlook veröffentlichen

Die Veröffentlichung eines Internetkalenders in Outlook ist mittlerweile nur noch in der Outlook-Web-App möglich. Die Desktop-App bietet lediglich noch die Möglichkeiten, einen Kalender entweder für die interne Zusammenarbeit innerhalb der eigenen Organisation freizugeben oder einen Kalender auf einem benutzerdefinierten WebDAV-Server zu veröffentlichen. Das Erstellen eines öffentlichen iCal-/ICS-Links für einen Internetkalender ist hingegen nur noch in der kostenlosen Outlook-Web-App (Outlook.com) verfügbar – geht dafür aber auch extrem schnell und einfach.

4.1 Den Outlook-Kalender für die Veröffentlichung vorbereiten

Öffnen Sie Ihr Outlook (Desktop oder Web), gehen Sie zu → Kalender und erstellen Sie den Kalender, den Sie online im Web veröffentlichen wollen. Klicken Sie dafür in der Desktop-App mit der rechten Maustaste auf Ihren → Kalender und dann auf → Neuen Kalender. In der Web-App klicken Sie auf die Option → Kalender hinzufügen. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen, zum Beispiel → „Interner Info-Kalender“ und tragen Sie alle relevanten Termine ein (z. B. die Betriebsferien und internen Veranstaltungstermine).

4.2 Den Outlook-Kalender als Internetkalender veröffentlichen

Öffnen Sie das kostenlose Outlook im Web auf → https://outlook.office.com, melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an und öffnen Sie die Kalenderansicht. Klicken Sie anschließend rechts oben auf das Zahnrad für → Einstellungen und in der folgenden Ansicht auf → Kalender und → Geteilte Kalender. Wählen Sie dann unterhalb von „Einen Kalender veröffentlichen“ den betreffenden → Kalender aus, legen Sie die → Berechtigungen fest (entweder nur die Frei/Gebucht-Zeiten, den Ort & Titel oder alle Details) und klicken Sie auf → Veröffentlichen. Daraufhin erhalten Sie zwei Links:

• Einen HTML-Link (dieser ermöglicht lediglich die plattformunabhängige Ansicht des Kalenders im Browser, ohne Kalender-Client, aber auch ohne dauerhaftes Abonnement).
• Einen ICS-Link (dieser iCal-Link ermöglicht es, genau diesen Internetkalender in einer anderen Kalender-App dauerhaft zu abonnieren).

→ Dieser ICS-Link ist also Ihr Internetkalender – kopieren Sie diesen iCal-/ICS-Link für den nachfolgenden Schritt 3 in Ihren Zwischenspeicher.

4.3 Den ICS-Link zu Ihrem öffentlichen Outlook-Internetkalender verteilen

Jede Person kann mit diesem iCal-/ICS-Link auf die öffentliche Internetversion Ihres ausgewählten Outlook-Kalenders zugreifen. Den ICS-Link selbst können Sie nun auf verschiedenste Art und Weise Ihren Kunden, Mitarbeitern oder interessierten Personen zukommen lassen, bereitstellen oder anderweitig zugänglich machen. Hier eine kurze Übersicht der praktikabelsten Lösungen.

• Einbindung auf der passenden Webseite: So wird die öffentliche Internetversion Ihres Outlook-Kalenders dauerhaft und gut sichtbar auf der dazugehörigen Webseite bereitgestellt (z. B. auf der eigenen Unternehmens- oder Seminar-Website, beispielsweise mit dem Hinweis „Hier den Kalender abonnieren“).
• Direkter Link per E-Mail: Den ICS-Link direkt per E-Mail an die betreffenden Personen senden. Das ist einfach, persönlich und die Empfänger können den Internetkalender durch simples Anklicken des Links sofort in die eigene Kalender-App einfügen.
• Über das Intranet oder MS Teams teilen: Bei einem rein internen Informationskalender können Sie den ICS-Link auch über SharePoint, in einem Microsoft Teams-Kanal oder in dem sozialen Unternehmensmitarbeiternetzwerk Viva Engage (ehemals Yammer) mit Ihren Beschäftigten teilen.
• Im Buchungsprozess und Teilnahmebestätigungen: Den ICS-/iCal-Link zu einem Buchungsinternetkalender können Sie auch in das Buchungsportal Ihres Unternehmens sowie alle automatisch erstellten Bestätigungs-E-Mails einbetten. Zum Beispiel in das Microsoft 365 Buchungs-Tool Bookings.
• In einen Newsletter einbetten: Sie können den ICS-Link zu Ihrem öffentlichen Outlook-Internetkalender auch in Ihren regelmäßigen Newsletter integrieren. Auf diese Weise erreichen Sie auch Bestandskunden, die Ihren Internetkalender noch nicht abonniert haben.
• In Social Media & Community-Plattformen streuen: Teilen Sie jedes Mal, wenn Sie einen neuen Termin auf LinkedIn, Facebook oder eine Lernplattform posten, auch den ICS-Link zu dem entsprechenden Outlook-Kalender. So können sich Ihre Kunden gleich den für sich am besten geeigneten Termin heraussuchen.
• QR-Code für die einfache mobile Nutzung: Wandeln Sie den iCal-/ICS-Link zu Ihrem Internetkalender in einen QR-Code um und drucken Sie diesen auf Ihre Visitenkarte, einen Info-Flyer oder einen Aushang. Das ermöglicht eine einfache und schnelle mobile Nutzung: Einfach den QR-Code einscannen und den Kalender direkt auf dem eigenen Smartphone abonnieren, fertig! (Tipp: Einen kostenlosen und sicheren, nicht-kommerziellen QR-Code-Online-Generator bietet zum Beispiel das Universitätsrechenzentrum der TU Chemnitz an.)

5. Schritt-für-Schritt Anleitung: Einen Internetkalender in Outlook abonnieren/hinzufügen

Ein im Web veröffentlichter Outlook-Internetkalender wird über dessen iCal-Link im ICS-Format abonniert. Dieses ICS-Format ist zwar universell nutzbar, aber die konkrete Art und Weise, wie ein Nutzer ihn abonniert, hängt in gewissen Nuancen von dem dafür genutzten Kalender-Client ab. Hier die nötigen Anleitungen.

• Outlook (Desktop & Web) und Apple Kalender: Diese beiden Kalender-Clients (und andere mehr) verfügen über eine automatische Internetkalenderintegration. Bei einem Klick auf einen entsprechenden iCal-/ICS-Link für einen Internetkalender öffnet Outlook somit automatisch den Dialog → „Kalender hinzufügen“. Die Nutzer müssen dann lediglich noch bestätigen, dass sie diesen Internetkalender tatsächlich abonnieren wollen. Eine manuelle Eingabe des ICS-Links in den Kalender-Client ist nicht nötig – aber bei Problemen ebenfalls möglich (siehe nächster Punkt).
• Kalender-Clients ohne automatische Integration: Der iCal-Link zum Abonnieren des Internetkalenders muss hier manuell eingegeben werden. Klicken Sie dafür auf → Kalender hinzufügen und → Per URL einfügen, kopieren Sie den iCal-/ICS-Link hinein (beginnt in der Regel mit „webcal:// und endet mit .ics) und bestätigen Sie die Eingabe. In einigen Clients finden Sie diese Option auch unter → Kontoeinstellungen und → Neues Internetkalender-Abonnement hinzufügen.
• Tipp: Mehr Informationen hierzu lesen Sie in unserer Schritt-für Schritt Anleitung → Outlook Kalender abonnieren.

6. Sicherheit: Ist das Veröffentlichen eines Outlook-Internetkalenders technisch sicher?

Durch das Veröffentlichen und Abonnieren eines Outlook-Internetkalenders kann kein technisches Sicherheitsrisiko für das Unternehmensnetzwerk entstehen – weder als Publisher noch als Abonnent. Der Grund: Ein öffentlicher Internetkalender wird über einen iCal-/ICS-Link bereitgestellt. Dieses iCal-Format ist rein lesend, die iCal-Datei selbst enthält nur Textinformationen (Termine, Zeiten, Beschreibungen). Es gibt weder ausführbare Inhalte und Skripte noch einen Rückkanal – und damit auch keine Möglichkeit, dass böswillige Akteure damit einen Schadcode direkt ins Unternehmensnetzwerk einschleusen können. Und auch wenn Ihre eigenen Mitarbeiter Internetkalender von kompromittierten Servern abonnieren sollten, gibt es keine ausführbaren Inhalte und Skripte, sondern nur Textinformationen – das einzige Restrisiko liegt dann in einem möglichen Missbrauch der Kalenderinhalte für Phishing-Links und Social-Engineering-Angriffe, ähnlich wie bei gängigen Phishing-E-Mails.

7. Extra-Tipps rund um den Outlook-Kalender 

Je mehr private und berufliche Verpflichtungen in verschiedenen Kalendern koordiniert werden müssen, desto schwieriger ist es, die Übersicht zu behalten, um keinen Termin zu übersehen. Das kann mit einer guten Kalenderorganisation in Outlook vermieden werden. Darüber hinaus bietet Outlook auch noch viele weitere hilfreiche Funktionen, um den Arbeitsalltag in Unternehmen zu erleichtern. Zum Beispiel das direkte Umwandeln von E-Mails in Aufgaben und Termine, eine kombinierte Kalender- und Aufgabenansicht, Quicksteps und Textbausteine für häufig wiederkehrende Inhalte oder auch die praktische Unterstützung durch den KI-Assistenten Microsoft 365 Copilot in Outlook. Dies alles und viele weitere Tipps haben wir Ihnen in unseren nachfolgenden Anleitungen zusammengestellt – beachten Sie auch unser YouTube Video-Tutorial „10 erstaunliche Outlook-Kalender-Tipps“ direkt im Anschluss!

→ Alle Büro-Kaizen® Anleitungen zu Outlook: Übersichtsseite mit allen unseren kostenlosen Anleitungen zu Microsoft Outlook.
→ Kostenloses Büro-Kaizen® eBook: „E-Mail-Challenge – wie Sie jeden Tag mühelos Ihren Posteingang leer bekommen“ (kostenloser Download).
→ Outlook Schulungen: Unsere Weiterbildungsangebote rund um Outlook, Microsoft 365 und die anderen Office-Apps (Präsenzschulungen, Inhouse-Seminare und Webinare).
→ Kostenloses Büro-Kaizen® Download-Center: Viele weitere praxisnahe Checklisten und Vorlagen für eine effizientere Zusammenarbeit als gratis Download.

10 erstaunliche Outlook Kalender Tipps, die Du kennen solltest!

(Dauer: 08:09 Minuten)

Inhalt des Videos:

1. Einleitung 00:00 
2. Termine schneller eintragen 00:17 
3. Datum in natürlicher Sprache eingeben 00:46 
4. Aufgaben im Kalender einblenden 01:42 
5. Zeitfenster für Aufgaben blocken 02:13 
6. Individuelle Ansichten mit dem Datumsnavigator 02:50 
7. Schneller im Kalender navigieren (Gehe zu Datum) 03:50 
8. Farben im Kalender nutzen 04:36 
9. Besprechungs-Einladung aus E-Mail erstellen 05:15 
10. Wochennummern im Kalender anzeigen 06:18 
11. Kalender in eigenem Fenster öffnen 07:11