Was ist Microsoft Places? Einführung in das intelligente Arbeitsplatzmanagement-Tool

Die neue App „Microsoft Places“ bietet Unternehmen und deren Beschäftigten neue smarte Möglichkeiten, ihre flexiblen Arbeitsmodelle und hybriden Bürokonzepte besser zu koordinieren und damit effektiver zu gestalten. Die Funktionen reichen von einer smarten Arbeitsortsplanung und intelligenten Raumbuchung bis zu einer KI-gestützten Optimierung des gesamten Arbeitsplatzmanagements. So lassen sich die Produktivität und Zusammenarbeit in hybriden Büros verbessern, die Ressourcen besser nutzen und dadurch Kosten einsparen. Was Microsoft Places konkret alles kann, was es bringt und wie es funktioniert, erfahren Sie hier in dieser Büro-Kaizen-Einführung!

1. Was ist und was kann Microsoft Places? Funktionen & Vorteile

Microsoft Places ist eine KI-gestützte App für Microsoft Teams und Microsoft 365, die Unternehmen dabei hilft, ihr Arbeitsplatzmanagement in modernen, hybriden Büroumgebungen besser zu planen, zu strukturieren und zu optimieren. Der Begriff „hybride Arbeit“ steht dabei für örtlich und zeitlich flexible Arbeitsplatzmodelle, wie zum Beispiel durch eine parallele Präsenz- und Homeoffice-Tätigkeit der Mitarbeitenden.

Die wichtigsten Hauptfunktionen von Microsoft Places:

• Bessere Koordination der Büropräsenz: Mit dem Places-Tool können alle Mitarbeitenden ihre Home-Office- und Präsenztage optimal koordinieren und abstimmen, um ein Maximum an persönlichen Begegnungen, spontanen Treffen und direkten Gesprächen mit den wichtigsten Kollegen zu erreichen, was eine produktivere Zusammenarbeit ermöglicht.
• Smarte Raum- und Arbeitsplatzreservierung: Die intelligente Places-App ermöglicht ein schnelles und einfaches Suchen, Finden und Buchen von Besprechungsräumen, Arbeitsplätzen (Desk Sharing) oder auch speziell ausgestatteten Räumlichkeiten, wie z.B. Telefonkabinen.
• Effektivere Optimierung der Gebäudenutzung: Mittels der KI-gestützten Auswertungen können die Arbeitsplätze und die Bürobelegung noch präziser und effizienter geplant und verwaltet werden, was nicht nur Ressourcen und Kosten einspart, sondern gleichzeitig auch die Nachhaltigkeitsziele unterstützt.

Die größten Vorteile von Microsoft Places auf einen Blick:

• Förderung persönlicher Begegnungen: Microsoft Places ermöglicht mehr direkte zwischenmenschliche Interaktionen, um den persönlichen Austausch in Zeiten des zunehmenden Home-Office zu erleichtern. Denn persönliche Gespräche sind immer noch meist deutlich gewinnbringender als Chats, Telefonate oder virtuelle Kommunikation. Mit Places können die Nutzer ganz einfach in Teams sehen, ob ein bestimmter Kollege gerade in seinem Büro um die Ecke oder im Home-Office arbeitet.
• Schnelle Raumplanung und Reservierung: Alle Mitarbeitenden können mit dem Tool schnell und unkompliziert die für sie geeigneten Arbeitsräume finden und buchen – und das auch ganz einfach per natürlichem Sprachbefehl (Copilot).
• Zeit- und Kostenoptimierung: Die KI-Unterstützung hilft nicht nur beim individuellen Zeitmanagement und der Raumbuchung, sondern auch bei der Verwaltung der Arbeitsplätze und der Gebäudenutzung, was weitere Einsparpotenziale erschließt.
• Verbesserte Orientierung und Navigation: Die integrierte Indoor-Navigationskarte (Floor-Map) erleichtert die Orientierung in unterschiedlichen Niederlassungen und Abteilungen – nicht nur für das Besuchermanagement, sondern auch für den Einstieg neuer Mitarbeitender beim Onboarding-Prozess.
• Hoher Datenschutz und Datensicherheit: Microsoft Places gewährleistet einen hohen Schutz und eine sichere Verwaltung der sensiblen Daten, sowohl für den Mandanten (das Unternehmen) wie auch die einzelnen Mitarbeitenden (durch eine Anonymisierung der akkreditierten Daten).
• Ergänzung zu Microsoft 365 und Microsoft Teams: Microsoft Places fügt sich nahtlos in das Microsoft 365-Ökosystem ein (v.a. in Outlook und Teams) und erweitert die Funktionalitäten der bereits bestehenden Teams-Apps „Räume“ für intelligente Besprechungsräume zu einer universellen Arbeitsplatzmanagementlösung.

2. Was kann Microsoft Places konkret? Funktionsbeschreibung

3. Wann kommt und was kostet Microsoft Places?

Das Release Date der öffentlichen Vorschau der Microsoft Places-App (die „Public Preview“) datiert auf den 13. Mai 2024. Dabei ist Microsoft Places Teil der Teams-Premium-Lizenz. Für die volle KI-Unterstützung wird allerdings zusätzlich auch noch eine Microsoft-Copilot-Lizenz benötigt. Die grundlegenden Kernfunktionen von Places sind jedoch bereits auch in den meisten Microsoft 365- und Microsoft Teams-Abonnements verfügbar.

Lizenzanforderungen für Microsoft Places („Kosten“):

• Kernfunktionen: Verfügbar für die Microsoft 365-Abonnements Business Basic, Business Standard, Business Premium, Enterprise E1, E3, E5, Education A1, A3, A5 und Frontline-Workers F1, F3 sowie für die Teams-Abonnements Teams Essentials, Teams Enterprise und Teams EWR.
• Erweiterte Funktionen (z.B. Places Finder, Space Analytics): Erfordern eine Teams Premium-Lizenz.
• KI-gestützte Funktionen (z.B. empfohlene Bürotage): Erfordern zusätzlich eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz.

4. Für Administratoren: Microsoft Places einrichten und konfigurieren

Das Aktivieren, Einrichten und Konfigurieren der MS Places-App (z.B. das Hinzufügen der Orte) obliegt den Administratoren. Zur Unterstützung hat Microsoft einen eigenen „Microsoft Places Advanced Deployment Guide“ bzw. einen „Abonnementleitfaden für Places“ veröffentlicht. Mit dem Bereitstellungsleitfaden kann die Benutzeroberfläche im Microsoft 365 Admin Center basierend auf der individuellen Unternehmensumgebung automatisiert angepasst werden. Optionen für die automatisierte Einrichtung von Microsoft Places finden Sie zudem im Microsoft 365-Setupportal.

5. Schritt-für-Schritt Anleitung mit Video-Tutorials für Microsoft Places

Sobald ein Administrator sein Unternehmen für Microsoft Places registriert und die Web-App-Oberfläche aktiviert hat, erhalten die Beschäftigten Zugriff auf die Places-Apps in Outlook und Teams. Zudem können sie sich auf der URL outlook.office.com/places in „Places im Web“ einloggen. Eine ausführliche Anleitung für die Nutzung der Places-App finden Sie in dem Microsoft Support-Beitrag „Erste Schritte mit Microsoft Places“. Diese Anleitung enthält zudem einige Erklärvideo-Tutorials zu folgenden Places-Features:

• Anzeigen von Analysen (Space Analytics)
• Ändern des Datumsbereichs
• Wechseln von Speicherorten
• Freigeben von Berichten
• Konfigurieren von Arbeitstagen
• Places Arbeitsplan (Einsehen der Arbeitspläne)
• Aktivieren der automatischen Freigabe für Räume

6. Die besten Tipps & Tricks für Microsoft Teams – auch als Video-Tutorial!

Microsoft Places hebt die Möglichkeiten der Raumverwaltung und Buchung, inklusive der Präsenz- und Standortanzeige der einzelnen Mitarbeiter, auf ein neues Level. Damit ist die Places-App eine sinnvolle Ergänzung für Microsoft Teams, besonders für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern, vielen Meeting-Räumen und auch mehreren Gebäuden bzw. Niederlassungen.

Davon unabhängig bringt Microsoft regelmäßig immer wieder praktische Neuerungen für seine Teams-App heraus. Zum Beispiel die immersiven Mesh-3D-Räume, Benutzer-Avatare oder die neue Planner-App in Teams. Viele weitere praktische Tipps zu Microsoft Teams und den anderen Office-Apps finden Sie auf unseren folgenden Themenseiten – und sehen Sie zudem auch in unserem YouTube Video-Tutorial direkt darunter!

→ Alle Anleitungen zu Microsoft Teams: Alle Büro-Kaizen-Beiträge rund um die Benutzer, Funktionen, Besprechungen, Chats, Kanäle, mobiles Arbeiten und Integrationen in Microsoft Teams.
→ Alle Anleitungen zu Microsoft 365: Alle Büro-Kaizen-Anleitungen zu den wichtigsten Office-Apps, wie Outlook, OneNote, OneDrive, SharePoint, Planner, PowerPoint, Excel, Word & Co.
→ Kostenloses Download-Center: Hier können Sie sich viele weitere Checklisten und Vorlagen für ein effizienteres Büro gratis herunterladen!

🤩 15 versteckte Teams-Funktionen, die Du kennen solltest!

(Dauer: 08:02 Minuten)

Inhalt des Videos:

1. Einleitung 00:00
2. Standardreaktionen anpassen 00:19 
3. Kanal „Allgemein“ verstecken / umbenennen 00:49 
4.  Inaktive Kanäle nicht automatisch ausblenden 01:12
5. Gruppieren mit Tags 01:42 
6.  Abstimmungen durchführen 02:15
7.  Nachricht später senden 02:40
8. Aufgaben zuweisen mit Loop-Komponenten 03:09 
9.  Aufgabe aus Teams-Nachricht erstellen 03:42
10. Teams-Nachrichten weiterleiten 04:13 
11. Nachrichten durchsuchen mit Strg + F 04:35 
12. Slash-Kommandos 05:00 
13. Ordner hervorheben 05:21 
14. Loop-Besprechungsnotizen hinzufügen 05:47 
15. Eigenes OneNote-Notizbuch für Kanal anlegen 06:38 
16. Unterhaltung zu OneNote-Seite 07:07