Das „Onboarding“ ist die Kunst, neue Mitarbeiter so gut in ein Unternehmen zu integrieren, dass sie möglichst schnell und sicher Tritt fassen können. Auf diese Weise wird nicht nur sichergestellt, dass die neuen Beschäftigten möglichst schnell ihr volles Leistungsniveau erreichen. Ein guter Onboarding-Prozess hilft vor allem auch, dass sich die neuen Kollegen wohl fühlen und ihren neuen Arbeitgeber und Aufgabenbereich von der besten Seite kennenlernen. Das erzeugt Zufriedenheit und Sympathie und stärkt damit die Loyalität, Motivation und das Engagement. Wie man einen Onboarding-Prozess nun optimal plant und was es dabei alles zu beachten gibt, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen-Blogbeitrag – mit einer Checklisten-Vorlage für das perfekte Onboarding zum Downloaden!
Inhaltsverzeichnis
1. Definition & Bedeutung auf Deutsch: Das Onboarding neuer Mitarbeiter
Der Begriff „Onboarding“ hat nichts mit Flugzeugen oder Schiffen zu tun. Denn das erstmalige Betreten eines Schiffs nennt man „Einschiffen“ (engl.: to embark), das Betreten eines Flugzeugs wird hingegen nur als „Boarding“ bezeichnet. Der Begriff „Onboarding“ wurde im Personalmanagement geprägt und bedeutet auf Deutsch sinngemäß so viel wie „jemanden an Bord holen“, „in ein neues Unternehmen einführen“. Tipp: Vorsicht beim Umgang mit Native-Speakern! Im Englischen ist „to take something on board“ nämlich eine feststehende Redewendung für „etwas bedenken“, also negativ konnotiert.
- Definition von Mitarbeiter-Onboarding: Als Onboarding wird der gesamte Einführungs-Prozess mit allen Maßnahmen bezeichnet, die eine möglichst reibungslose Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen fördern. Das Ziel ist, die Einarbeitungszeit zu verkürzen und die Zufriedenheit zu erhöhen, um damit die Motivation, Produktivität und das Engagement zu stärken sowie die Fehleranfälligkeit und Mitarbeiterfluktuation zu reduzieren.
- Das Gegenteil von Onboarding ist „Offboarding“: Dies bezeichnet den Prozess, mit dem die Austrittsphase eines Mitarbeiters im Rahmen eines Exit-Managements koordiniert wird. Das kann zum Beispiel bei einer Insolvenz oder einem betrieblich bedingten größeren Stellenabbau erforderlich sein.
2. Kosten, Motivation & Entwicklung: Warum ist ein gutes Mitarbeiter-Onboarding so wichtig?„Ein Anfang ist kein Meisterstück – doch guter Anfang, halbes Glück!“ Das trifft auch auf die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu. Denn bis sich neu anfangende Beschäftigte so weit zurechtfinden, dass sie selbstständig ihre volle Leistung erbringen können, vergeht viel Zeit (meist zwischen 6 Monaten und 2 Jahren). Hinzu kommt noch die Arbeitszeit der Vorgesetzten und Mentoren, die sich um die Einführung und Einarbeitung der neuen Kollegin oder des neuen Kollegen kümmern.
Ein gutes Onboarding spart nicht nur Geld, sondern steigert auch die Motivation & BindungWer allerdings nur aufs Geld und die Kosten schaut, sieht nur eine Seite der Medaille. Denn die menschliche Psyche und zwischenmenschliche Interaktion ist voll komplexer Wunder – bei denen man entweder sein blaues Wunder erleben oder eben blühende Landschaften erhalten kann. Denn von der Motivation und Zufriedenheit des Einzelnen hängen ganz stark dessen Engagement, Produktivität und auch die Mitarbeiterbindung ab – einem sehr wichtige Faktor in Zeiten des Fachkräftemangels. Hier haben wir Ihnen einige weiterführende Büro-Kaizen-Beiträge zum Thema zusammengestellt.
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3. Ablauf eines guten Onboarding-Prozesses: Das 3-Phasen-Modell
Das Onboarding fängt ab dem Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung an und endet mit der erfolgreichen Einarbeitung der neuen Mitarbeiterkraft. Das sollte spätestens zum Ende der Probezeit der Fall sein. Dieser Zeitraum lässt sich nun sinnvoll in drei Phasen unterteilen: Das Preboarding vor dem Arbeitsbeginn, das Onboarding in der ersten Orientierungsphase und das Postboarding in der Integrationsphase.
I. Das Preboarding vor dem Arbeitsantritt des neuen Mitarbeiters (bis zum ersten Arbeitstag):
In der Preboarding-Phase werden alle Vorarbeiten, die vorab erledigt werden können, auch tatsächlich vorab erledigt. Das reicht von administrativen Formalitäten (Anfragen des Sozialversicherungsausweises, der Lohnsteuerkarte etc.) über das Einrichten des Arbeitsplatzes (Computer, E-Mail, Telefon und Druckerzugang) bis zum Zusenden von wichtigen Informationen über das Unternehmen und die neue Stelle. Zudem wird auch der komplette Onboarding-Prozess für die neue Mitarbeiterin oder den neuen Beschäftigten konzipiert, vom ersten Arbeitstag bis zum Ende der Probezeit.- Prozesse und Abläufe optimieren: Nutzen Sie das Onboarding neuer Mitarbeiter, um zuvor alle Prozesse und Abläufe im Unternehmen, in der Abteilung und dem entsprechenden Team auf den Prüfstand zu legen und auf Herz und Nieren überprüfen zu lassen. Denn alle Abläufe, Prozesse und auch die Büroorganisation sollten möglichst einfach und zugleich auch möglichst produktiv sein (= effizient). Dann fällt es nicht nur neuen Mitarbeitern deutlich leichter, sich in diese hineinzuarbeiten. Auch Ihre Stammbelegschaft profitiert davon, wenn die täglichen Abläufe schlanker und effizienter werden.
- Anlegen einer Onboarding-Wissensdatenbank als Hilfe: Im Idealfall legen Sie ein zentrales, für alle Angestellten einsehbares Onboarding-Wiki an. Das ist eine Wissensdatenbank, die alle Informationen, Unterlagen, Anleitungen und Regeln enthält, die für Neulinge in Ihrem Unternehmen wichtig sind. Dieses Einarbeitungs-Wiki kann zum Beispiel in OneNote erstellt und in einen Teams-Kanal integriert werden (oder alternativ auch in SharePoint).
- Zusenden von Informationen: Lassen Sie den neuen Beschäftigten bereits im Vorfeld einige zentrale Informationen rund um deren künftige Tätigkeit zukommen. Dann können sich diese schon einmal mit dem Aufgabengebiet, den allgemeinen Anforderungen und der Unternehmenskultur vertraut machen. Hierfür bieten sich zum Beispiel Unternehmenspräsentationen, eine ausführliche Stellenbeschreibung, Produktbroschüren, ein Organigramm des Unternehmensaufbau sowie Diagramme relevanter Projekte an. Bei größeren Teams empfiehlt sich auch ein Teamboard mit den Namen, Fotos und Aufgabenbereichen der künftigen Kollegen.
- Einholen aller benötigter Dokumente: Zu Beginn eines jeden neuen Arbeitsverhältnisses sind einige bürokratische und administrative Formalitäten zu erledigen. Das betrifft zum Beispiel das Einholen der Steuer-ID, der Lohnsteuerkarte und des Sozialversicherungsausweises. Dies sollte ebenfalls alles bereits im Vorfeld abschließend geklärt sein, damit sich die neuen Mitarbeiter in ihrer Onboarding-Phase möglichst komplett auf die Einarbeitung konzentrieren können.
- Hilfestellung beim Jobwechsel: Muss ein KiTa- oder Kindergartenplatz gesucht werden? Oder, beim Umzug in eine neue Stadt, gar eine neue Wohnung? Benötigt die künftige Mitarbeiterkraft Hilfe bei Behördengängen oder dem Umzug? Unternehmen, die hier aktiv ihre Unterstützung anbieten, können mit einem weiteren Image- und Sympathiegewinn rechnen.
- Einrichten des Arbeitsplatzes: Auch alle Arbeitsmittel, die der oder die neue Beschäftigte zum Arbeiten benötigt, sollten bereits im Vorfeld vorbereitet und der Arbeitsplatz entsprechend eingerichtet werden. Das reicht vom Schreibtisch und Schreibwerkzeug über das Einrichten des Computers, der E-Mail-Adresse, des Telefons und Druckerzugangs bis zu den Login-Daten, Passwörtern und gegebenenfalls nötigen Ausweisen. Falls für einen Betriebsausweis ein Portrait-Foto erforderlich ist, lassen Sie sich vorab ein Bild zuschicken und bereiten Sie auch das schon einmal vor.
- Bestimmen einer Bezugsperson: Legen Sie einen Mentor oder Paten inklusive Stellvertretung fest, die während des gesamten Onboarding-Prozesses die Ansprechpartner des neuen Angestellten sind. Dabei sollte es sich um erfahrene Beschäftigte handeln, die diese Rolle auch gerne übernehmen. Denn ein Mentor, der sich übellaunig gibt und kaum Zeit nimmt, macht deutlich mehr kaputt als richtig. Dem Mentor obliegt auch die Aufgabe, den neuen Mitarbeiter an dessen ersten Arbeitstag Willkommen zu heißen und durch das Unternehmen zu führen.
- Erstellen eines Einarbeitungsplanes: Wichtig ist, einen Ablaufplan für die erste Onboarding-Woche zu erstellen. Das vermeidet Chaos und stellt sicher, dass die wichtige erste Woche optimal genutzt wird. Dabei sollte weder Leerlauf entstehen (Langeweile), noch zu viele Informationen auf einmal auf den Neuling einprasseln (Überforderung), so dass das Hauptaufgabengebiet in Ruhe und Sorgfalt erforscht werden kann. Tipp: Gemeinsame Veranstaltungen, wie zum Beispiel Workshops oder Teambuildingmaßnahmen, schaffen die Möglichkeit, mit allen Teammitgliedern ins Gespräch zu kommen und dienen als Eisbrecher, so dass sich die Neuen schneller sozial integrieren können. Zusätzlich zum Ablaufplan der ersten Woche sollte auch gleich ein gröberer „Postboardingplan“ für die anschließende Integrations- und Einarbeitungsphase erstellt werden. Also welche Projekte und Themen wie und in welcher Reihenfolge eingeführt werden.
- Vorbereitung des „Erstkontakts“: Der erste Eindruck entscheidet. Das Hauptziel ist daher, gleich am ersten Arbeitstag das Bild eines attraktiven und professionellen Arbeitgebers zu erzeugen (Employer Branding). Das fördert die Motivation und das Engagement. Lassen Sie daher keine falsche Bescheidenheit aufkommen und tuen Sie Ihre Pflicht im Auftrag Ihres Unternehmens und planen Sie einen schönen ersten Arbeitstag und Willkommensempfang.
II. Das Onboarding am ersten Arbeitstag und in der Orientierungsphase (erste Woche):
Der allererste Eindruck ist für das menschliche Gehirn grundsätzlich immer prägend – unabhängig von der Situation und der Person. Und egal, ob es sich dabei nun um die erste Begegnung mit unbekannten Menschen und Plätzen handelt, oder um das Onboarding in einem neuen Unternehmen. Lassen Sie es daher bei dem ersten Eindruck nicht auf den Zufall ankommen, sondern nehmen Sie diese notwendige Aufgabe proaktiv und professionell an!- Willkommen heißen: Den Anfang sollte eine freundliche Geste und ein kleines Mitarbeiter-Geschenk machen, wie zum Beispiel ein Blumenstrauß, ein kleiner Präsentkorb oder – noch besser und wirksamer – ein Willkommenspaket mit einer Auswahl hochwertiger Give-aways mit dem Branding Ihres Unternehmens. Wichtig ist auch eine professionelle und herzliche Begrüßungsrede durch den Vorgesetzten oder Teamleiter vor versammelter Mannschaft, mit einer anschließenden freundlichen Vorstellungs- und Kennenlernrunde im Team. Überreichen Sie dem Neuling dafür auch gleich dessen Visitenkarten, damit er oder sie die ersten davon im Team verteilen kann. Tipp: Um allen Beteiligten den morgendlichen Stress zu erleichtern, ist es hilfreich, den Neuling am ersten Arbeitstag ein oder zwei Stunden später anfangen zu lassen – das hebt nicht zuletzt auch dessen Stimmung.
- Einführungsgespräch: Dem Mentor obliegt es dann, dem neuen Mitarbeiter Orientierung zu geben. Was kommt im Rahmen des Onboarding-Prozesses alles in den nächsten Tagen auf sie oder ihn zu? Was wird erwartet und welche Besonderheiten gibt es im Unternehmen? Bei der Gelegenheit sollte auch der neue Beschäftigte die Möglichkeit erhalten, die eigenen Wünsche und Vorstellungen über den Ablauf der nächsten Wochen zu äußern.
- Kennenlernen (Essen gehen): Das obligatorische gemeinsame Essengehen zum Mittag ermöglicht ein gemeinsames Kennenlernen im Kollegenkreis und in einer gelösteren Atmosphäre. Das fördert Sympathien und den Zusammenhalt.
- Führung durchs Unternehmen: Ansonsten steht der erste Arbeitstag vor allem im Zeichen, das gesamte Unternehmen räumlich und funktional kennenzulernen. Wo befindet sich was, was wird wofür benötigt und wer ist wofür zuständig? Was sind die Sicherheitsvorschriften und wo befinden sich die Fluchtwege? Dabei werden auch die Produkte und Ziele des Unternehmens vorgestellt und die neue Mitarbeiterkraft bei allen wichtigen Anlaufstellen bekanntgemacht.
- Tägliche Onboarding-Gespräche: In der ersten Arbeitswoche sollte zudem auch jeden Tag ein kurzes Feedback- und Monitoring-Gespräch auf der Tagesordnung stehen. So erhält der Neuling sofort Rückmeldung, was passt oder noch nicht passt. Und bekommt selbst die Gelegenheit, Rückfragen zu stellen, um Ungereimtheiten zu klären oder Probleme, Wünsche und Erwartungen anzusprechen.
- Die ersten Aufgaben: Wählen Sie für den Anfang besonders spannende oder ansprechende Aufgaben aus. Das hilft, neue Mitarbeiter für ihre Tätigkeit zu begeistern. Achten Sie dabei darauf, die Fülle an Informationen nach und nach zu liefern und nicht alles auf einmal.
- Nicht über- und nicht unterfordern: Ganz wichtig ist auch, neue Beschäftigte in der ersten Woche weder zu überfordern noch zu unterfordern. Es soll weder Langeweile und Müßiggang aufkommen, aber auch kein Stress oder gar das Gefühl der Ohnmacht.
III. Das „Postboarding“ in der Integrations- und Eingliederungsphase (Probezeit):
Nach der ersten Orientierungsphase geht es nun darum, eine möglichst schnelle Integration und Einarbeitung zu gewährleisten und zu fördern. Dafür steht eine strukturierte, zielgerichtete Einführung in die jeweiligen Aufgaben und Prozesse im Fokus. Auch eine weitere Vertiefung der sozialen Kontakte mit den Kollegen ist wichtig.- Regelmäßige Feedbackgespräche: Über den gesamten Onboarding-Prozess hinweg sollten regelmäßige Mitarbeitergespräche stattfinden, um beiden Seiten die Chance auf ein Feedback zu geben. So lassen sich Fragen, Wünsche, Unstimmigkeiten und Ungereimtheiten bereits im Ansatz klären. Wichtig ist dabei stets eine wertschätzende Kommunikation. Tipp: Das Mittel der konstruktiven Kritik ist dabei besonders wirksam, um gewünschte Verbesserungen oder Veränderungen auch tatsächlich anstoßen und erreichen zu können.
- Schulungen und Teambuilding: Gibt es Schulungen und Weiterbildungen, die dem Neuling helfen, sich schneller in die benötigten Tools, Programme, Themen und Projekte reinzufinden? Das verkürzt die Einarbeitungszeit und bietet eine gute Gelegenheit, wichtige soziale Kontakte zu knüpfen, die zusätzlich Halt geben. Auch gezielte Teambuildingmaßnahmen, Ausflüge und Mitarbeiterevents können helfen, Gräben zu überwinden und ein Wir-Gefühl herzustellen. Sowohl Schulungen wie auch teambildende Events sollten bereits im Vorfeld gebucht, fest eingeplant und allen Beteiligten kommuniziert werden.
- Der Blick über den Tellerrand: In größeren Unternehmen empfiehlt es sich zudem, neue Mitarbeiter in der späteren Onboarding-Phase auch auf Außenterminen mitzunehmen, zum Beispiel zu wichtigen Kunden, Ausstellungen, Konferenzen oder Messen. Das fördert die Integration nicht nur nach innen, sondern auch nach außen. Mittels Jobrotation durch verschiedene Abteilungen können die Neulinge zudem einen Einblick in das gesamte Unternehmen gewinnen und weitere Kollegen kennenlernen.
- Tipp: Achten Sie auch auf eine gute Raumluft im Büro. Denn von der Qualität der Büroluft hängt entscheidend die Leistungsfähigkeit und das Wohlbefinden der darin arbeitenden Mitarbeiter ab. Hier finden Sie unsere Soforthilfe-Tipps für ein besseres Raumklima im Büro (inklusive einem Vergleich verschiedener Luftreinigungsgeräte).
4. Checkliste zum Downloaden: Vorlage für den perfekten Onboarding-Prozess
Damit Ihr Onboarding-Prozess möglichst perfekt gelingt, haben wir Ihnen hier eine Checklisten-Vorlage zum Herunterladen und Ausdrucken zusammengestellt.
Checkliste für einen perfekten Onboarding-Prozess
| Preboarding: | Onboarding (erste Woche): | Postboarding (Probezeit): |
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Gutes Onboarding neuer Mitarbeiter zahlt sich immer aus. Doch wenn Sie am Anfang nicht genug Zeit in neue Kollegen investieren, werden Sie auf kurz oder lang die folgen spüren können. Wenn es beispielsweise keine gemeinsam vereinbarten Spielregeln für die Kommunikation oder Ablage gibt – bzw. diese nicht entsprechend weitergegeben werden – können sich die neuen Mitarbeiter auch nicht daran halten und es führt zum Chaos. Wichtig ist dabei auch, dass die Spielregeln schriftlich festgehalten sind. Dadurch haben Sie einen Leitfaden, an dem Sie sich bei der Einarbeitung orientieren können. Hören Sie auch auf das Feedback des Onboarding-Mitarbeiters, um die Dokumentation stets aktuell zu halten und – ganz im Sinne von Kai Zen – das Ziel der Verbesserung anzustreben. Unsere Studie zur Arbeitseffizienz hat ergeben, dass die Suchzeiten in den vergangenen 10 Jahren auf 19,6 % weiter angestiegen sind. Wenn Sie also Führungskraft sind, dann rechnen Sie diese Zahl auf alle Mitarbeiter hoch. Was könnten die ersten Schritte in Richtung einer Veränderung sein?
5. Extra-Tipps und Vorlagen für einen gelungenen Onboarding-Prozess
Eine gute Büroorganisation benötigt Ordnung, Spielregeln – und ein funktionierendes Ablagesystem. Die klaren und transparenten Strukturen vermeiden chaosbedingte Fehler und Suchzeiten und helfen Neulingen zudem, sich besser einzufinden. Welche konkreten Maßnahmen Sie alles treffen können, damit das gesamte Büro möglichst strukturiert und effizient arbeiten kann, erfahren Sie im folgenden Link.
- Unsere Themenseite „Büroorganisation“: Die besten Tipps und Anleitungen für eine optimale Zusammenarbeit am Arbeitsplatz.
- Die reine Vertrauensarbeitszeit wurde vom EuGH abgeschafft: Tipps für die vertrauensbasierte Zeiterfassung – und wie das mit Microsoft 365 effizient klappt.
- Kostenloses Büro-Kaizen Download-Center: Hier finden Sie viele weitere praxisnahe Tipps, Tricks, Checklisten und Druckvorlagen für ein effizienteres und produktiveres Büro!
Büro-Kaizen Video-Tutorial: Die 5 besten Microsoft Teams Tipps für Führungskräfte
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