Mach Du mal: Mit Textbausteine Zeit sparen



Womit erzielen Sie eher eine nachhaltige Verbesserung im Umgang mit den täglichen Aufgaben? Mit den wenigen großen Ideen oder durch viele kleine und unscheinbare Veränderungen? Für mich sind Textbausteine eine kleine, aber sehr wirksame Veränderung, die mein Leben einfacher und besser macht. Durch Textbausteine erspare ich mir Schreibarbeit und komme schneller zum Ziel.

Viele kleine Veränderungen führen zu einer großen Zeitersparnis. Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem

Wie viele E-Mails schreiben Sie am Tag – 30, 40 oder 50? Jede E-Mail beginnt mit „Hallo Frau XY” und endet mit „Viele Grüße Ihr XY”. Auch zwischendrin nutzen Sie häufig gleiche Formulierungen, z.B. „Vielen Dank für Ihre E-Mail!” oder „Ich freue mich auf Ihre Antwort!” Irgendwann machte mich mein Kollege Marcel Miller darauf aufmerksam, dass es in Outlook eine clevere und einfach Lösung gibt, solche Formulierungen nicht mehr ausschreiben zu müssen. Er zeigte mir, wie ich Textbausteine formulieren kann.

So funktioniert es

Variante 1, Textbausteine zu nutzen: Verwenden Sie die Autokorrektur des Computers!

Ihr Computer kann während der Eingabe automatisch bestimmte Textbausteine einsetzen. Sie müssen dann nur noch die zugehörigen Kürzel eingeben. Statt „Sehr geehrte Damen und Herren” tippen Sie z.B. nur „sgdh”. Solche Textbausteine sind nicht nur bei häufig genutzten Passagen nützlich, sondern beispielsweise auch bei komplizierten oder langen Namen, mit denen Sie immer wieder zu tun haben. Sie tippen die Abkürzung, der Computer ersetzt sie durch Textbausteine. Und so geht es:

  • Schreiben Sie die Abkürzung, für die sie Textbausteine verwenden möchten, z.B. „vgjk”.
  • Gehen Sie auf „Überprüfen” und „Rechtschreibung und Grammatik”!
  • Im Dialogfeld erscheint ein Kästchen „Nicht im Wörterbuch”. Tragen Sie dort „Viele Grüße Jürgen Kurz” ein. Klicken Sie das Feld Autokorrektur!

Variante 2, Textbausteine zu nutzen: Definieren Sie Schnellbausteine! (nur für Windows)

Angenommen Sie haben immer wieder E-Mails zu formulieren, die sich sehr ähneln. Z.B. kann es vorkommen, dass Sie regelmäßig Anfragen für Prospekte beantworten müssen:

„Sehr geehrter Herr XY,

vielen Dank für Ihre E-Mail und Ihr Interesse an unseren Seminarangeboten! Gerne schicke ich Ihnen die aktuellste Ausgabe unseres Prospektes zu. Sie finden diesen im Anhang Ihrer E-Mail!

Mit aufgeräumten Grüßen
Ihr
Jürgen Kurz”

Für solche Standardtexte lassen sich bei Office für Windows (nicht für Mac) sogenannte „Schnellbausteine”, einrichten.

  • Öffnen Sie eine leere E-Mail. Schreiben Sie ein letztes Mal den Text Ihrer Standard E-Mail.
  • Markieren Sie den Text!
  • Gehen Sie auf „Einfügen” und „Schnellbausteine”.
  • In dem geöffneten Menü klicken Sie auf „Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern”.

Variante 3, Textbausteine zu nutzen: Arbeiten Sie mit Ersetzungen! (nur für Mac)

Leider fehlt im Office-Paket für Mac die Funktion der Schnellbausteine. Aber es lassen sich ähnlich der Auto-Korrektur „Ersetzungen” definieren, um Textbausteine einzusetzen. So schreibe ich für die Grußformel „Mit aufgeräumten Grüßen Jürgen Kurz” einfach die Abkürzung „magjk”.

  • Öffnen Sie eine neue E-Mail.
  • Gehen Sie auf "Bearbeitung" sowie „Ersetzungen”.

  • In dem Menü, das sich nun öffnet, klicken Sie auf das Feld „Ersetzungen einblenden”.
  • Es öffnet sich ein zusätzliches Fenster. In diesem Fenster klicken Sie auf „Texteinstellungen”.

  • In dem Fenster, das sich nun öffnet, lassen sich durch ein Klick auf das „+”-Zeichen neue Abkürzungen und ihre ausgeschriebenen Varianten definieren.

Darauf kommt es an

Es lohnt sich, für standardisierte Antwort-E-Mails Textbausteine zu definieren. Standardisierte Vorgänge, bei denen sich Textbausteine verwenden lassen, können Anfragen im Hinblick auf Produkte Ihres Hauses sein aber auch Terminabsprachen, Einladungen zu Meetings, Hotelreservierungen etc. Abkürzungen, die mithilfe der „Ersetzungen” oder der „Autokorrektur” ausgeschrieben werden, eignen sich für kürzere Textbausteine, wie z.B. Begrüßungs-, Dankes- oder Schlussformeln. Da Sie selber die Textbausteine definieren, können Sie Formulierungen nutzen, die weiterhin persönlich klingen.

Was der Tipp bewirkt

Viele kleine Veränderungen führen zu einer großen Zeitersparnis. Viele Anfragen ähneln sich inhaltlich und die entsprechenden Antworten gleichen einander. Wenn Sie hier Textbausteine einsetzen, verlieren Sie in Zukunft weniger Zeit bei der Bearbeitung Ihrer E-Mails.

Extra-Tipp

Die hier aufgezählten Grundfunktionen für den Einsatz der Textbausteine sind im Betriebssystem bereits mitgeliefert. Wer etwas mehr Komfort für die Arbeit mit Textbausteinen wünscht, kann auf entsprechende Programme zurückgreifen. Eine Übersicht über Programme für Textbausteine erhalten Sie in diesem Download.

Und Sie?

Mit welchen Textbausteinen erzielen Sie eine nachhaltige Verbesserung bei der Erstellung von Texten, E-Mails, Blogbeiträgen? Schreiben Sie mir, ich bin gespannt auf Ihre Ideen.



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