Digitale Ablage: Den digitalen Heuhaufen ausmisten



Innerer Monolog des modernen Büromenschen: „Er muss hier sein, der Brief… ach nee. Der ist auf dem Server… hm. Da komm ich jetzt nicht dran… aber ich habe ja eine Kopie in dem Ordner auf meinem Desktop wo ich immer… ach Mist. Gelöscht. Tja. Da kann ich jetzt auch nichts machen…“

Keine gute Ausrede, nicht einmal vor dem eigenen Gewissen. Auch wenn Speicherplatz und Server so billig sind wie nie und die Cloud uns eine riesige Dateideponie im weltweiten Netz dazu schenkt. Kein Wunder, dass immer mehr Dateien in unseren Netzwerken und Verzeichnissen zirkulieren, dass die Ordner immer unübersichtlicher werden und niemand mehr so recht weiß, wo die ganzen Dateien eigentlich herkommen, die man regelmäßig von rechts nach links und vom stationären PC in die Cloud oder aufs Notebook verschiebt.

Ich möchte Ihnen in diesem Beitrag ein paar Wahrheiten aus meiner persönlichen Erfahrung vermitteln, mit denen Sie ein gutes System für Ihre digitale Ablage aufsetzen können und schnell und einfach Ihre Dateien wiederfinden – ohne den digitalen Heuhaufen ständig durchwühlen zu müssen.

Wenn die digitale Ablage auf dem Papier nicht funktioniert, funktioniert Sie auch nicht im Alltag

Meistens sind digitale Ablagesysteme nach der Methode Eichhörnchen aufgebaut: Hier ein Ordner, da eine Datei, alles in bis zu sieben Unterverzeichnissen und man findet es nie, nie wieder. Leider wird aus der so gut versteckten Datei aber kein neuer Baum sprießen, sie fällt bestenfalls bei einer IT-Revision im Jahre 2030 als nicht mehr lesbares Format auf.

Online wie offline gilt: Das Haufenprinzip hat ausgedient – auch in der digitalen Ablage
Online wie offline gilt: Das Haufenprinzip hat ausgedient – auch in der digitalen Ablage

Klar: Hier muss Ordnung in die Sache und diese Ordnung will wohlüberlegt sein. In einem ersten Schritt sollten Sie daher damit beginnen, die Oberthemen Ihrer Ablage auf Papier zu sammeln. Weniger ist hier mehr, es reichen ganz grobe Einteilungen wie Kunden, Lieferanten, Partner, Personal, Technik usw. Wie viele Ordner sie brauchen, hängt vor allem von den Aufgabenbereichen in den einzelnen Abteilungen ab. Treffen Sie die Entscheidung über ein neues System daher nicht allein, sondern lassen Sie die Abteilungsleiter oder ihre Stellvertreter an der neuen Struktur mitwirken. Für die Benennung der Dateien und Ordner in Ihrem Dateisystem habe ich als ideale Vorbereitung für Digitale-Ablage-Meetings noch einige Tipps in meinen Artikeln Digitales Durcheinander? 5 Tipps für effizientes Arbeiten am Computer und Der rote Faden – Mit 5 Tipps entwirren Sie Ihre elektronische Ablage gesammelt.

Sichern Sie Ihre alte digitale Ablage

Auch wenn das alte System aussieht wie Kraut und Rüben: Sie sollten es in keinem Fall einfach löschen oder durch das neue System ersetzen. Lassen Sie Ihre IT ein vollständiges Backup ziehen. Diese haben sich in den meisten Firmen mittlerweile ohnehin als Tages- oder Wochenroutine etabliert – eine sinnvolle und sicherheitsbewusste Einrichtung. Mehr zur Datensicherung erfahren Sie auch in meinem Artikel Datensicherung: Liegt Abrahams Schoß in der Cloud?.

Sobald die alten Daten gesichert sind, sortieren Sie die Daten in das neue System ein – zunächst einmal grob. Kunden zu Kunden, Technik zu Technik usw. Anschließend überlegen Sie, weiterhin auf dem Papier, wie man eine an die einzelnen Prozesse und Workflows angepasste Ordnerstruktur implementieren kann.

#Haufenprinzip ade: So erstellen Sie eine digitale #Ablage, die #Suchzeiten und #Frust minimiert! Klick um zu Tweeten

Nennen Sie das Kind beim Namen: Kryptische Zeichenfolgen haben in der digitalen Ablage nichts verloren

In manchen Unternehmen gibt es einen Wettbewerb um die unverständlichsten Abkürzungen. Oft entstammt dieses Denken noch einer Zeit, in der Dateinamen eine bestimmte Länge nicht überschreiten durften. Heute können Sie jedoch auf allen Systemen die Datei direkt beim Namen nennen: Warum „BAMueller“ schreiben wenn man auch „Brief Angebot Müller“ schreiben kann?
Zusätzlich empfiehlt es sich, die Datei mit einem festen Datum zu versehen, beispielweise 2017-01-30 Brief Angebot Müller“. Die amerikanische Datumsschreibweise entspricht dabei der Sortierreihenfolge des Computers, wenn man auf „Nach Name sortieren“ klickt. So kann jederzeit auf den ersten Blick nachvollzogen werden, von wann die Datei stammt – auch wenn später noch Kleinigkeiten verändert wurden.

Voll fokussiert: Eine gute digitale Ablage hat immer zuerst den arbeitenden und suchenden Menschen im Blick
Voll fokussiert: Eine gute digitale Ablage hat immer zuerst den arbeitenden und suchenden Menschen im Blick

Gut für Projektarbeit: Festgelegte Jobordner mit Nummern für alle Abteilungen

In Agenturen aller Art, aber auch in der Projektarbeit haben sich auftragsbezogene Ordner etabliert, die in Ihrem Aufbau einer umfassenden Fallakte ähneln. Hier sind alle für den Auftrag relevanten Dateien kompakt unter einer klaren Nummer und einem Datum gesammelt und im gesamten Unternehmen aufrufbar. So gibt es, beispielsweise bei einem Auftrag zur Erstellung eines Posters, Ordner für Text, Grafik, Auftrag und Druck.

Jeder, der in diesem Jobordner hineinschaut, erkennt die klare Struktur und weiß sofort, wo seine Aufgaben und Dateien liegen. Nach Abschluss des Projekts wird der Jobordner einfach im Archiv gespeichert, eventuell nach Monat und Jahr einsortiert und bleibt so für die nächsten Jahre immer erreichbar.

Meine digitale Ablage ist aufgeräumt – muss Ihre es noch werden?

Ich habe bereits vor langer Zeit erkannt, dass es deutlich sinnvoller ist, für eine kurze Zeit systematisch aufzuräumen und Struktur zu schaffen, als lebenslang zu suchen und nichts wiederzufinden. Wann haben Sie den Punkt in Ihrem Berufsleben erreicht, wo Sie für mehr Ordnung und Struktur sorgen mussten? Wurde Ihnen die Ordnungsliebe in die Wiege gelegt oder mussten Sie sich die Strukturen hart erarbeiten? Schreiben Sie mir einfach eine Mail, hinterlassen Sie einen Kommentar oder rufen Sie mich an – ich freue mich auf Ihren Input und Ihre Erfahrungen.

Noch ein kleiner Offline-Lesetipp für Sie: In meinem Buch „Für immer aufgeräumt – auch digital“ habe ich die besten Tipps für eine aufgeräumte Digitalablage zwischen zwei Buchdeckeln kompakt und handlich zusammengefasst. Hier können Sie den Bestseller für die Digitale Ablage bestellen!

Weitere Online-Informationen zum Thema Digitale Ablage finden Sie auch in den bereits im Text genannten Links zu den Blogbeiträgen, die sich mit der sinnvollen und strukturierten Ablage von Dateien und Ordner befassen.



Schlagwörter: , ,
Das könnte Sie auch interessieren...

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.