Eine halbe Stunde am Tag Zeit sparen – mit der Suchfunktion!


Sie laden eine Datei herunter, speichern sie ab und fragen sich direkt danach: In welchem Ordner hab ich die jetzt abgelegt? Die Suchfunktion bringt nichts zutage, also laden Sie sie erneut herunter und achten diesmal darauf, sie am richtigen Ort zu speichern. Doch was, wenn Sie diesen Ort am nächsten Tag vergessen haben?

Die Suchfunktion als Effizienzturbo

Wir verbringen eine Stunde pro Tag damit, irgendetwas zu suchen. Mal ist es der Tacker, mal das Telefonbuch. Und mal ist es die Datei, die die Chefin gerade ganz dringend für einen Termin ausgedruckt und sauber zusammengeheftet benötigt. Verflixt, wo war die bloß?!

Nun stellen Sie sich vor, Sie könnten mindestens eine halbe Stunde pro Tag einsparen! Und das in nur zwei ganz einfachen Schritten. Wie das geht, erfahren Sie jetzt.

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Schaffen Sie sich mehr Zeit für Ideen – z. B. mit einer optimalen Nutzung der Suchfunktion.

Schritt 1: Räumen Sie Ihre Datei-Ablage auf

Ach du liebes bisschen!, denken Sie jetzt? Die GANZE Ablage??? Keine Sorge, so schlimm wird das nicht, selbst wenn Sie schon Hunderte oder Tausende Dateien in Ihrer Ablage haben. Denn wenn Sie Ihre Ablagestruktur gut vorbereiten, geht alles andere ganz schnell.
Helfen Sie sich dabei mit einem ganz einfachen Hilfsmittel: mit einer Mindmap.
Ihr neues System sollte natürlich sinnvoll, logisch, leicht verständlich und übersichtlich aufgebaut sein. Am besten so, dass ein neuer Mitarbeiter sich sofort zurechtfinden könnte, ohne tausendmal fragen zu müssen.

Wie Sie die Mindmap für eine neue, systematische und sinnvolle Datei-Ablagestruktur nutzen können, habe ich Ihnen hier beschrieben.

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Eine vernünftige Ablagestruktur hilft enorm Zeit zu sparen.

Schritt 2: Benennen Sie Ihre Dateien vernünftig und mit System

Eine Datei, die „MC4-wMTYxO#TYwMCAx“ heißt oder auch nur „Müller“, werden Sie kaum gezielt mit der Suchfunktion finden, denn entweder haben Sie sich den kryptischen Namen gar nicht merken können oder es gibt bereits 753 Dateien, die „Müller“ heißen und nur eine fortlaufende Zahl dahinter haben.
Geben Sie Ihren Dateien deshalb grundsätzlich aussagekräftige Namen. „Müller12_Angebot_2018-06-25“ ist ein aussagekräftiger Name. Sie erkennen sofort: Das ist eine Datei für Kundin Müller, die zwölfte mit Namen Müller in Ihrer Kundenkartei, und hier geht es um das Angebot, das Sie ihr am 25. Juni 2018 erstellt haben.

Haben Sie aber keine separaten Ordner für alle Kunden, sondern haben z. B. die Angebote sämtlichst in einem Ordner gespeichert, dann kann die Datei natürlich auch etwas anders heißen, z. B. „Angebot_Müller12_2018-06-25“.

Achten Sie darauf, dass Sie in den Namen der Datei immer auch das schreiben, was sich in der Datei befindet. So können Sie, wenn Sie „Müller12“ in Ihre Suchfunktion eingeben, mit nur einem einzigen Blick das richtige Suchergebnis unter all den anderen finden.

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Ihre Suchfunktion kann auch Dateiinhalte finden.

Ihre Suchfunktion findet auch Dateiinhalte

Wussten Sie, dass Ihre Suchfunktion auch Dateiinhalte finden kann? Probieren Sie’s mal aus. Manchmal erinnert man sich ja an einen ganz bestimmten Satz, den man irgendwann einmal in ein Dokument geschrieben hat, weiß aber nicht mehr, welches Dokument das war.

Erlauben Sie dem Windows Explorer die Funktion “Immer Dateinamen und -inhalte suchen“ bzw. „Eigenschaften und Dateiinhalte indizieren“ für alle Dateitypen. Apple Computer erlauben die inhaltliche Suche automatisch. Geben Sie dann den Satz oder mindestens ein Schlüsselwort in das Suchfeld ein: et voilà!

Spezialtipp für die noch viel schnellere Suche

Kennen Sie schon die Funktion der Dateienvorschau? In Windows können Sie sie unter „Organisieren“ > „Layout“ aktivieren. Beim Mac klicken Sie einfach auf die Datei und dann klicken Sie die Leertaste, und schon öffnet sich die Dateienvorschau, durch die Sie sich sogar durchscrollen können. So können Sie auch bei weniger aussagekräftig benannten Dateien auf einen Blick sehen, ob das die richtige ist oder nicht, ohne dass Sie warten müssen, bis sich das jeweilige Programm endlich öffnet.

Wenn Sie weitere Möglichkeiten kennenlernen wollen, wie Sie durch kluges Planen und Vorarbeiten z. B. sehr viel Zeit sparen können, dann machen Sie doch mal meinen E-Mail-Kurs „Endlich frei!“ mit. Dort gebe ich Ihnen noch zahlreiche weitere effizienzverbessernde Tipps!

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