SharePoint für das Projektmanagement nutzen: Anleitung, Tipps und Vorlage!

SharePoint für Projektmanagement? Das funktioniert! SharePoint ist Microsofts zentrale Plattform für die Verwaltung von und die Zusammenarbeit an Dokumenten in Unternehmen. Dort lassen sich alle wichtigen Projektvorgänge abbilden, Informationen teilen, Dokumente gemeinsam bearbeiten, Aufgaben zuweisen und verfolgen sowie der Projektfortschritt überwachen. Wie Sie SharePoint nun konkret für das Projektmanagement verwenden können – und wann sich die spezialisierten Projektmanagementtools Microsoft Planner und Microsoft Project besser eignen – erfahren Sie hier in dieser Büro-Kaizen-Anleitung!

1. Was ist und was kann Microsoft SharePoint? Kurzbeschreibung

Die erste Version von Microsoft SharePoint wurde bereits 2001 veröffentlicht. Die SharePoint-Software ist eine Web- bzw. Cloud-basierte Plattform (SharePoint Server vs. SharePoint Online), mit der Unternehmen Inhalte, Dokumente und Wissen zentral speichern, organisieren und gemeinsam bearbeiten können. Dementsprechend wird SharePoint vor allem auch für Intranetlösungen, die sichere Verwaltung und Freigabe von Informationen, die Zusammenarbeit im Team sowie automatisierte Workflows eingesetzt – alles Bereiche, die auch für das Projektmanagement von großer Bedeutung sind. Die Haupteinsatzbereiche von SharePoint sind:

• Dokumentenmanagement: Zentralisierte Ablage, Versionierung und Freigabe von Dateien.
• Intranet und Teamarbeit: Erstellung von internen Websites, zum Beispiel für die Information, Kommunikation oder gemeinsame Bearbeitung von Dateien.
• Extranet-Lösungen: Sichere Zusammenarbeit mit externen Partnern.
• Wissensmanagement: Aufbau eines unternehmensweiten Wissensarchivs.
• Workflows: Automatisierung von Geschäftsprozessen (z.B. Genehmigungen, Formulare etc.).
• Reporting: Integration von Power BI, um sich die Daten in SharePoint (z.B. Aufgabenlisten, Projektstatus oder Umfrageergebnisse) in Berichte und anschauliche Diagramme umwandeln zu lassen.
• Compliance & Zugriffsverwaltung: Rechteverwaltung und Datenklassifizierung, um Daten hinsichtlich ihrer Sensibilität einzustufen und vor dem Zugriff Unbefugter zu schützen.

Vergleich: SharePoint Server, SharePoint Online oder OneDrive für das Projektmanagement?

SharePoint Online ist lediglich die modernere, cloudbasierte Version der klassischen SharePoint Server-Technologie (On-Premise) – und ist damit ein Schlüsselelement der Cloud-gestützten Bürosoftware-Suite Microsoft 365 (ehemals Office 365). OneDrive basiert zwar ebenfalls auf der SharePoint-Technologie, ist aber in erster Linie ein persönlicher Cloudspeicher für alle persönlichen Dateien und eignet sich daher nicht für die Organisation der Zusammenarbeit im Team – und damit auch nicht für das Projektmanagement. Hier der Vergleich:

2. Wie gut eignet sich SharePoint für das Projektmanagement? Vergleich mit Planner & Project

SharePoint lässt sich zwar sehr vielseitig nutzen, auch für das Projektmanagement. Dennoch gibt es einige Unterschiede zu spezialisierten Projektmanagement-Tools, wie zum Beispiel dem Microsoft Planner-Tool – in das mittlerweile sogar 2024 das deutlich komplexere PM-Tool Microsoft Project intergiert wurde. Hier ein kurzer Vergleich mit anschließender Gegenüberstellung:

Wie gut eignet sich SharePoint für das Projektmanagement: Vorteile & Nachteile

Vergleich: Projektmanagement in Microsoft 365 besser mit SharePoint, Planner oder Project?

Fazit: SharePoint bietet alle Funktionen fürs Projektmanagement – aber Planner und Project sind darauf spezialisiert.

Microsoft SharePoint fehlen zwar einige wichtige Funktionen spezialisierter Projektmanagement-Tools. Dafür ist SharePoint jedoch tief in Microsoft 365 und Office 365 integriert und bietet ein strukturiertes Dokumenten- und Wissensmanagement mit einer granularen Rechte-, Zugriffs- und Rollenverteilung, vielfältige Kollaborationsmöglichkeiten sowie eine hohe Flexibilität für die Anpassung an die individuellen Prozesse im eigenen Unternehmen (inklusive Vorlagen/Templates). Unternehmen, die sowieso viel mit SharePoint arbeiten, können die Software daher auch gut für die Verwaltung und das Management ihrer Projekte nutzen, ohne dafür extra in teure Projektmanagement-Tools investieren zu müssen.

• Für umfangreichere Projekte mit komplexen Abhängigkeiten, Vorgängen, Zeit- und Ressourcenplanung ist jedoch das spezialisierte Microsoft 365-Projektmanagementtool Project besser geeignet.
• Für kleine agile Projektteams mit einfacheren Anforderungen ist hingegen das kompakte PM-Tool Microsoft Planner meist völlig ausreichend, übersichtlicher und einfacher zu bedienen.
• Tipp: Beide PM-Tools, Project und Planner, sind seit 2024 gemeinsam in einem einzigen Tool zusammengeführt. Während die Planner-App für Microsoft 365-Kunden allgemein ohne Aufpreis nutzbar ist, erfordern die leistungsstärkeren Premiumfunktionen für das Projektmanagement (die Zusatzfunktionen der ehemaligen Project-App) eine kostenpflichtige Zusatzlizenz.

Wenn Sie mehr zu den dem Projektmanagementtool Microsoft Planner, dessen Integration in Microsoft Teams sowie die neueste Integration von Project im Planner-Tool wissen wollen, lesen Sie unseren Büro-Kaizen-Beitrag → „Die neue Planner-App in Teams bündelt erstmals alle Aufgaben in Microsoft 365 (mit Video-Tutorial)“ .

Wenn Sie hingegen wissen wollen, wie man SharePoint konkret für das Projektmanagement nutzen kann, dann lesen Sie hier die folgende Anleitung weiter!

3. Eignet sich SharePoint auch für das agile und das hybride Projektmanagement?

Es gibt verschiedene Projektmanagementmethoden: Klassische PM-Techniken (z.B. Wasserfall-Methode, Projektstrukturplanung, Critical Path Methode, V-Modell etc.), agile PM-Techniken (z.B. Scrum, Kanban und Lean Projektmanagement) sowie hybride PM-Methoden (z.B. Scrumban, V-Scrum-Modell und Lean Sigma).

• Bei allen Projektmanagement-Methoden kommt es jedoch vor allem auf die Bereiche Planung und Steuerung von Aufgaben (Aufgabenmanagement), Terminplanung (Zeitmanagement) sowie die Bereitstellung und Verwaltung von Dokumenten (Dokumentenmanagement) an.
• Weitere wichtige Elemente sind die Ressourcenplanung, Projektziele und Projektpläne, Anforderungsdokumentation, Reporting und Fortschrittskontrolle, Controlling sowie Risiko- und Qualitätsmanagement.
• All dies kann in SharePoint grundsätzlich abgebildet werden.

4. Anleitung: Wie man SharePoint konkret für das Projektmanagement nutzt

Microsoft SharePoint basiert vor allem auf Websites, die dann die benötigten Listen, Bibliotheken, Kalender und weitere Elemente enthalten. Hier zunächst vorab vier wichtige Tipps für das Einrichten Ihrer Projektwebsite in SharePoint.

1. SharePoint-Projektwebsite erstellen: Eine SharePoint-Website für das Projektmanagement enthält typischerweise alle wichtigen für die Projektarbeit benötigten Features, wie zum Beispiel eine Dokumentenbibliothek für die Dokumentenverwaltung, eine Aufgaben- und Notizenliste für das Aufgabenmanagement sowie einen Projektkalender für das Zeitmanagement.
2. Gegebenenfalls Unterseiten für Teilprojekte einrichten: Komplexere Projekte können in Teilprojekte mit jeweils einer eigenen SharePoint-Website aufgeteilt werden. Die Teilprojektseiten sollten dann ähnliche Projektmanagement- und Kollaborationsfunktionen bereitstellt wie die übergeordnete Projektewebsite.
3. Vorlagen für die Projektwebsite verwenden: In SharePoint gibt es Vorlagen (Templates) für die Projektmanagement-Website. Diese können bequem als Ausgangsbasis verwendet und dann an die spezifischen Bedingungen im eigenen Unternehmen angepasst werden, um so unternehmensweit einheitliche Vorlagen im eigenen Corporate Design bereitstellen zu können (siehe unten).
4. Metadaten für die Übersichtlichkeit nicht vergessen: Damit man in SharePoint stets die Übersicht behält und sich jederzeit den aktuellen Projektstatus anzeigen lassen kann (z.B. Timelines, Kosten, Budget, Aufgaben etc.), sollten alle Projektdaten grundsätzlich strukturiert und mit Metadaten versehenen eingegeben werden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung für das Projektmanagement in SharePoint

Hier folgt nun unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie in Microsoft SharePoint eine Projektmanagement-Website einrichten und dann anschließend die zentralen PM-Funktionen aktivieren bzw. hinzufügen und nutzen.

Schritt 1: Eine neue Projektwebsite in SharePoint erstellen

• Öffnen Sie die SharePoint-Anwendung, klicken Sie oben auf → Website erstellen und wählen Sie → Teamwebsite aus.
• Geben Sie einen Namen für die neue Projektwebsite ein (z.B. „Projekt ABC“) und klicken Sie auf → Weiter.
• Wählen Sie dann die gewünschte Datenschutzeinstellung aus (→ öffentlich vs. privat) und klicken Sie auf → Website erstellen (siehe auch unsere Anleitung → „SharePoint-Seite erstellen“ ).

Schritt 2: Die Dokumentenbibliothek für das Projekt in SharePoint einrichten

• Auf der soeben erstellten neuen Projektwebsite klicken Sie links auf → Dokumente, dann auf → Neu und → Dokumentbibliothek.
• Geben Sie der neuen Bibliothek einen eindeutigen Namen (z.B. „Projektdokumente“) und bestätigen Sie mit → Erstellen (siehe unsere Anleitung → „Dokumentenmanagement in SharePoint“ ).
• Tipp 1: Klicken Sie in der neuen Projektdokumentenbibliothek auf → Spalten hinzufügen, um wichtige Metadaten wie zum Beispiel „Dokumenttyp“ oder „Status“ einpflegen und die SharePoint-Inhalte dann künftig danach ordnen und durchsuchen zu können.
• Tipp 2: Aktivieren Sie die Versionierung unter → Einstellungen → Bibliothekseinstellungen und → Versionierungseinstellungen. So können Sie nachvollziehen, welches Projektmitglied was wann bearbeitet hat und gegebenenfalls ältere Versionen wiederherstellen (siehe unsere Anleitung → „Versionsverlauf in SharePoint“ ).

Schritt 3: Das Aufgabenmanagement auf der Projektwebsite in SharePoint einrichten

• Klicken Sie auf → Websiteinhalte → Neu und → App hinzufügen.
• Gehen Sie dann auf → Aufgaben und wählen Sie → Hinzufügen.
• Öffnen Sie anschließend die soeben hinzugefügte Aufgabenliste und klicken Sie auf → Neu, um nacheinander die einzelnen Projektaufgaben zu erstellen und den jeweiligen Projektteilnehmern zuzuweisen.
• Tipp 1: Richten Sie automatische Benachrichtigungen ein, damit die Projektmitglieder automatisch über Änderungen benachrichtigt werden (siehe unsere Anleitung → „automatische Benachrichtigung bei Änderungen in SharePoint aktivieren“ ).
• Tipp 2: Optional können Sie für eine einfachere Aufgabenverwaltung auch den Microsoft Planner über den Webpart → Planner in SharePoint integrieren

Schritt 4: Den Projektkalender für die Terminplanung auf der Projektwebsite hinzufügen

• Klicken Sie erneut auf → Websiteinhalte → Neu und → App hinzufügen.
• Gehen Sie nun auf → Kalender und klicken Sie auf → Hinzufügen.
• Öffnen Sie den Kalender, klicken Sie auf → Neues Ereignis und tragen Sie alle Termine, Meilensteine und Deadlines des Projekts ein.
• Tipp: Binden Sie den Kalender am besten auch gleich in Outlook ein. Klicken Sie dafür auf → Kalender verbinden und folgen Sie den weiteren Anweisungen.

Schritt 5: Die individuellen Berechtigungen für Listen und Dokumentbibliotheken konfigurieren

• Öffnen Sie die neue Projektwebsite in SharePoint und navigieren Sie zu der gewünschten Dokumentenbibliothek oder Liste.
• Klicken Sie dann rechts oben auf → Einstellungen und wählen Sie → Bibliothekseinstellungen bzw. → Listeneinstellungen aus.
• Scrollen Sie zu → Berechtigungen und Verwaltung und klicken Sie auf → Berechtigungen für diese Dokumentbibliothek (bzw. auf → …für diese Liste).
• Nun aktivieren Sie auf der Berechtigungsseite oben den Button → Vererbung von Berechtigungen beenden, um ab jetzt individuelle Berechtigungen vergeben zu können.
• Klicken Sie anschließend auf → Berechtigungen erteilen und geben Sie nacheinander entweder die Namen bzw. E-Mail-Adressen der betreffenden Personen oder auch ganze Gruppen ein und wählen Sie für diese jeweils die gewünschte Berechtigungsstufe aus, z.B. „Lesen“, „Bearbeiten“ oder „Vollzugriff“ (siehe unsere Anleitung → „SharePoint-Berechtigungen anpassen“ ).

Schritt 6: Weitere wichtige PM-Elemente auf der Projektwebsite in SharePoint integrieren

5. Vorlagen: Vorgefertigte Templates für das Projektmanagement in SharePoint

Wenn Sie keine Zeit oder Lust haben, eine neue Projektwebsite in SharePoint von Grund auf neu zu erstellen, dann können Sie dafür alternativ auch einfach eine der in SharePoint verfügbaren Website-Vorlagen (englisch: Templates) für das Projektmanagement nutzen.

• Die verfügbaren Vorlagenkategorien finden Sie über → Website erstellen → Teamwebsite → Websiteeinstellungen und → Websitevorlage anwenden.
• Wählen Sie eine passende Vorlage aus und klicken Sie auf → Hinzufügen.
• Über die Optionen → Seiten bearbeiten, → Webparts konfigurieren und → Listen anpassen können Sie dann die Inhalte der Projektwebsite-Vorlage an Ihre Bedürfnisse und Anforderungen anpassen sowie mit Ihrem Firmenlogo und Corporate Design versehen.
• Um die Vorlage anschließend unternehmensweit bereitzustellen, nutzen Sie die Option → Vorlagengalerie im SharePoint Admin Center.

Überblick: Alle vorgefertigten Inhalte der SharePoint-Websitevorlage für die Projektverwaltung

Die Website-Vorlage für das Projektmanagement in SharePoint enthält bereits folgende vorgefertigten Komponenten (z.B. Websites, Webseiteninhalte, Webparts, Listen- und Newsbeitragsvorlagen), die dann beliebig an die Bedürfnisse im eigene Unternehmen angepasst werden können.

• Projektstartseite: Um gemeinsame Projektinhalte zu teilen, zusammen zu bearbeiten und Projekt-Updates einzusehen.
• Kalender: Ein gemeinsamer (Outlook-)Projektkalender für dieses Projektteam.
• Projektverfolgungsliste: Zeigt den Arbeitsfortschritt des Projekts an; die einzelnen Listenfelder lassen sich dabei individuell anpassen und bearbeiten.
• IssueTrackerliste: Eine Listenvorlage für die Problemerfassung zu diesem Projekt. Auch hier sind die Felder individuell anpassbar.
• Dokumentenbibliothek: Für einen einfachen und sicheren Zugriff auf die Projektdokumente und Dateien.
• Papierkorb: Für den Zugriff auf alle kürzlich gelöschten Projektinhalte.
• Vorlage für Statusberichte: Eine vorgefertigte Vorlage (Newsbeitragsvorlage) für ein einfaches Erstellen und Teilen von Projektstatusberichten (auch hier sind der Text und die Bilder der Vorlage individuell anpassbar).

6. Extra-Tipps rund um SharePoint & das Projektmanagement – mit Video-Tutorial!

Laut Microsoft wird es nach dem Auslaufen der On-Premises-Version SharePoint 2019 kein neues SharePoint 2022 oder gar SharePoint 2026 geben. Die Zukunft lautet aber nicht allein „SharePoint Online“ – denn seit neuestem gibt es auch eine On-Premises „Abonnementedition“ von SharePoint! Diese SharePoint Server Subscription Edition erhält fortlaufend automatisch Updates und neue Funktionen, solange das Abo aktiv ist. Der Zwang zu manuellen Updates entfällt und Sicherheitsrisiken durch veraltete Software werden immanent vermieden. Damit gibt es auch, anders als bei den früheren On-Premises-Versionen, kein festes Support-Ende mehr – der Support läuft unbegrenzt, solange das Abonnement besteht. In dem folgenden Link erfahren Sie mehr zu der neuen SharePoint-Version. In unserem YouTube-Video-Tutorial direkt im Anschluss zeigen wir Ihnen zudem, wie gut das Projektmanagement in Microsoft Teams funktioniert!

→ Die SharePoint Server Abonnementedition: Das neue On-Premise-SharePoint zum Mieten statt Kaufen.
→ Die perfekte Projektdokumentation: Hilfreiche Tools & Tipps, damit Sie weder Zeit noch die Orientierung verlieren!
→ Die 7 besten Zeitmanagement-Methoden: Für ein entspannteres und stressfreieres Arbeiten.
→ Kostenloses Download-Center: Hier finden Sie viele weitere praxisbewährte Checklisten & Vorlagen für mehr Effizienz & Produktivität im Büro als Gratis-Download!

Büro-Kaizen Video-Anleitung: So nutzen Sie Microsoft Teams für Ihr Projektmanagement!

(Dauer: 09:54 Minuten)

Inhalt des Videos

1. Einleitung 00:00
2. Warum sollte ich Projekte in Teams organisieren? 00:16
3. Das richtige Fundament 00:47
4. Überblick behalten durch Kommunikation am richtigen Ort 02:56
5. Mit zentraler Dokumentation Suchzeiten vermeiden 04:17
6. Dank Aufgabenverteilung geht nichts mehr unter 05:24
7. Dateichaos vermeiden 06:25
8. Einfache Absprachen durch Projekt-Meetings 07:35
9. Tipp: Weitere Tools einbinden 08:28