Projektmanagement-Methoden in der Übersicht: Stärken, Schwächen, Vergleich & Tools

Vorteile „klassisches PM“:

Nachteile „klassisches PM“:

• Die Meilenstein-Vorgaben erzeugen Berechenbarkeit, Planbarkeit und Übersichtlichkeit.

• Die linearen Abläufe sind einfach zu verstehen (komplexe Abläufe werden verständlicher).

• Die klare Aufgabenverteilung reduziert den Bedarf an Abstimmungen und damit den internen Kommunikationsaufwand.

• Die initiale Planungsphase dauert länger.

• Komplexere Projekte lassen sich vorab nur ungenau abschätzen.

• Kaum Flexibilität bei unvorhergesehenen Veränderungen (z. B. Umfeld, Anforderungen, Budget, Zeit).

• Projekte können daher zeit- und budgetmäßig leicht aus dem Ruder laufen.

Vorteile „agiles PM“:

Nachteile „agiles PM“:

• Geringerer Planungsaufwand vor dem Projektstart.

• Schnell und einfach umsetzbar.

• Auf Probleme, Fehlentwicklungen oder Änderungen kann schnell flexibel reagiert werden.

• Die Lösungen können meist noch besser an die Kundenwünsche angepasst werden als anfangs gedacht.

• Verwertbare Projektergebnisse liegen durch die iterative Flexibilität oftmals schon vor Projektende vor.

• Die ungenauere Planung vor Projektbeginn kann die Abstimmung mit Stakeholdern und Investoren erschweren.

• Höherer Kommunikationsaufwand während des Projekts erforderlich.

Vorteile „hybrides PM“:

Nachteile „hybrides PM“:

• Die klassischen Elemente sorgen für feste Meilensteine und eine frühe Berechenbarkeit des Gesamtprojekts.

• Komplizierte Herausforderungen können hingegen besser dynamisch und iterativ in einzelnen Sprints gelöst werden.

• erhöhter Planungsaufwand vor dem Projektstart und erhöhter Kommunikationsaufwand während der Projektarbeit

Wasserfallmodell

Die Wasserfall-Methode ist ein Klassiker der PM-Techniken. Dabei haben die einzelnen Prozessschritte klar definierte Start- und Endpunkte und werden, wie bei einem kaskadenartigen Wasserfall, linear nacheinander abgearbeitet. Die daraus resultierende hohe Planbarkeit wird jedoch durch eine starre Inflexibilität erkauft. Einige Varianten versuchen daher, diesen Nachteil durch iterative Rücksprünge abzuschwächen. Die Wasserfall-Vorgehensweise wird meist in der Softwareentwicklung sowie in großen Projekten und Organisationen mit ausgeprägten Hierarchien eingesetzt.

Projektstrukturplanung (PSP)

Bei der PSP-Methode wird das Projekt zunächst in alle plan- und kontrollierbaren Einzelelemente aufgegliedert und dann immer weiter bis zu den kleinsten Teilaufgaben (genannt „Arbeitspakete, Vorgänge“) zerlegt. Die PSP erleichtert mit diesem „Plan der Pläne“ die Termin-, Ablauf-, Ressourcen- und Kostenplanung sowie auch das Risikomanagement. Eine detaillierte Termin- und Ablaufplanung lässt sich mit einem Projektstrukturplan jedoch nicht granular darstellen und muss daher gesondert erfolgen. Die typischen Einsatzbereiche liegen beispielsweise im Bauwesen und Anlagenbau.

Meilensteintrendanalyse (MTA)

Bei diesem Verfahren liegt der Fokus auf der zeitlichen Steuerung des Projekts und dem pünktlichen Einhalten der Fristen. Dabei wird der Fortschritt bei der Erreichung der einzelnen Meilensteintermine grafisch als Linie dargestellt, um den allgemeinen Trend erkennen zu können. Steigt die Linie an, gibt es Verzögerungen, fällt die Trendkurve ab, ist eine frühere Fertigstellung des Projekts wahrscheinlich. Die MTA-Methode eignet sich vor allem für planbare Projekte mit klar definierten Abläufen und einer relativ geringen Komplexität.

Netzplantechnik

Diese Projektmanagement-Methode basiert auf Netzplänen. Das sind grafische Darstellungen von Ablaufketten. Die Teilschritte des Projekts werden dabei als die Netzwerkknoten dargestellt. So entsteht ein Netzwerk aus zeitlich voneinander abhängigen Vorgängen. Dieser Ansatz hat seine Stärken vor allem in der Koordination der Abläufe, der Terminplanung und der Prozessoptimierung . Diese Methodik findet vor allem im Bauwesen und im Anlagenbau sowie in der Produktion und im Beschaffungswesen Anwendung.

Critical Path Methode (CPM)

Die „Methode des kritischen Pfades“ ist eine spezielle Variante der Netzplantechnik. Die Vorgänge (Teilschritte) werden jedoch nicht als die Netzwerkknoten dargestellt, sondern als Vorgangspfeile und dafür die zu erzielenden Teilergebnisse als Netzwerkknoten. Sehr komplexe Projekte mit komplizierten Abhängigkeiten der Vorgänge überfordern jedoch diese Darstellungsmethode ziemlich schnell.

Critical Chain Project
Management (CCPM)

Die CCPM-Methode ist eine Weiterentwicklung der CPM-Methodik. Dieser Projektmanagement-Ansatz enthält zusätzlich noch einen Projektstrukturplan und klare Terminvorgaben. Der Fokus liegt dabei auf einem möglichste effizienten Einsatz der Ressourcen. Damit ist die CCPM-Methode noch detaillierter als die CPM-Technik (z. B. für aussagekräftige Reportings), dafür aber auch aufwendiger.

PRINCE2

Die Abkürzung PRINCE steht für PRojects IN Controlled Environments („Projekte in kontrollierten Umgebungen“). Diese Methode basiert ebenfalls auf dem Wasserfallmodell und wurde von der britischen CCTA-Behörde für das Projektmanagement von Regierungsprojekten im IT-Bereich entwickelt. Es ist eine der weltweit verbreitetsten, zertifizierbaren Projektmanagement-Methoden und eignet sich vor allem für große Organisationen mit vielen Projektbeteiligten. Für kleinere Projekte und KMU ist dieses Vorgehen jedoch häufig zu aufwendig, zu kompliziert und dauert damit unnötig lange.

Six Sigma

Six Sigma ist eine statistische Managementmethode für die Überwachung, Analyse und kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen. Der Fokus liegt dabei auf einer Reduzierung der Fehler und einer Vermeidung von unnötigem Projektaufwand. Daher wird es vor allem im Qualitätsmanagement und der Prozessverbesserung eingesetzt. Für das Projektmanagement wird es häufig mit agilen Vorgehensweisen kombiniert, zum Beispiel mit der Lean-Methodik (siehe unten).

V-Modell

Das V-Modell baut auf der Wasserfall-Methode auf. Es hat fest definierte Projektphasen, die linear nacheinander abgearbeitet werden. Allerdings folgt auf jede dieser einzelnen Entwicklungsphasen jeweils eine eigene Testphase. Dies soll die Zuverlässigkeit der entwickelten Komponenten sicherstellen. So können Fehler oder falsche Spezifikationen früh erkannt und früh überarbeitet werden. Ein weiteres Charakteristikum ist eine ausführliche Projektdokumentation. Der Einsatzbereich dieser Projektmanagement-Methode liegt vor allem in der Entwicklung komplexer technischer, mechanischer und elektronischer Systeme (z. B. IT, Automotive, Medizintechnik).

Scrum

Das englische Wort „Scrum“ stammt aus dem Rugby-Sport und bedeutet auf Deutsch „Gedränge“. Dabei handelt es sich um eine spezielle, kreisförmige Aufstellungsart einer Mannschaft, die den Gegenspielern keinen Raum bieten soll. Kerngedanke ist, dass ein Projektprozess nicht von Anfang an vorhersehbar ist. Stattdessen wird der anfangs nur grobe Projektplan mittels zyklischen Sprints und Zwischenergebnissen iterativ entwickelt und nach und nach verfeinert. Die Zwischenergebnisse werden nach jedem Sprint kontrolliert und davon abhängig das weitere Vorgehen im nächsten Sprint geplant. So wird sich Schritt für Schritt der Lösung angenähert. Diese flexible, agile Vorgehensweise kann schnell auf sich ändernde Umstände reagieren und verkürzt den Planungsaufwand. Dafür ist die Planungssicherheit geringer (wie wird das Endergebnis aussehen?) und auch der Koordinationsaufwand während des Projekts ist größer, vor allem für die Projektmanager, den sogenannten „Scrum Masters“.

Kanban

Der Begriff „Kanban“ stammt aus dem Japanischen und bedeutet übersetzt „Tafel, Karte, Beleg“. Damit lassen sich Vorgänge einfach und komplexitätsreduzierend visuell darstellen. Das Kanban-Prinzip eignet sich dabei sowohl für eine sehr effiziente Bestandsüberwachung, kann aber ebenfalls für das Projektmanagement eingesetzt werden. Dann steht jede einzelne Kanban-Karte für eine zu erledigende Teilaufgabe. Diese können dann an einem sogenannten Kanban-Board (digital oder analog) angeordnet werden. Das Board ähnelt damit einer To-Do-Liste, allerdings mit den drei Spalten „zu Erledigen“, „in Arbeit“ und „Erledigt“. Die Teammitglieder können sich dann einzelne Kanban-Karten (Aufgaben) nehmen und selbstständig bearbeiten. So sieht jeder auf einen Blick, was noch zu tun ist und was bereits erledigt wurde. Diese Vorgehensmethode erfordert jedoch eine hohe Eigenverantwortlichkeit aller Projektbeteiligten. Daher eignet sich die Kanban-Methode im Projektmanagement vor allem für kleinere Teams und KMUs. Bei großen, komplexen Projekten und/oder vielen Projektmitarbeitern steigt hingegen die Gefahr der Unübersichtlichkeit auf dem Kanban-Board – hier wird dann häufig als Alternative die ebenfalls agile Scrum-Methode gewählt.

Lean Projektmanagement

Die Lean-Managementmethode wurde ursprünglich bei Toyota entwickelt, mit dem Ziel, die gesamte Wertschöpfungskette effizienter zu gestalten („schlanke Produktion“). Auf den Projektmanagementbereich übertragen rückt die Lean-Methode den Mehrwert für den Kunden bzw. Auftraggeber des Projekts sowie einen möglichst effizienten Umgang mit den Ressourcen (auch der Arbeitszeit) in den Mittelpunkt. Dafür stellt die Lean-Methodik einen einfachen Rahmen für die Projektanforderungen zur Verfügung. Die Vorgehensweise eignet sich vor allem für Projektteams, die in der Vergangenheit häufiger mit der Effizienz zu kämpfen hatten, sowie auch für Unternehmen, die Wert auf einen möglichst schonenden Umgang mit Ressourcen legen.

Extreme Programming (XP)

Diese Projektmanagement-Methode stammt ursprünglich ebenfalls aus der Softwareentwicklung und hat eine ergebnisoffene Lösung der gestellten Aufgabe in möglichst kurzen Entwicklungszyklen mit vielen kritischen Feedback-Reviews zum Ziel. Das Ergebnis kann so im laufenden Prozess flexibel an sich ändernde Anforderungen oder Bedürfnisse angepasst werden. Das Konzept eignet sich vor allem für kleinere Teams und enge Fristen, geht dafür aber häufig mit einer temporär höheren Arbeitsbelastung einher.

Scrumban

Die Kombination der beiden PM-Methoden Scrum und Kanban vereint die Sprint-Zyklen des Scrum mit der Visualisierung der Projektaufgaben auf einem Kanban-Board. Dadurch wird das Projektmanagement einfacher (Scrum), bleibt aber dennoch transparent und übersichtlich (Kanban).

Wasserfall und Scrum (Wasser-Scrum-Fall-Modell)

Das Gesamtprojekt wird zwar nach dem Wasserfallmodell geplant. Die einzelnen Phasen werden jedoch als Scrum-Sprints durchgeführt. Durch diese hybride Methodenkombination gibt es schon zu Beginn des Projekts Planungssicherheit – aber nur durch ein Grobkonzept, das durch die Scrum-Sprints kontinuierlich peu à peu angepasst wird.

V-Scrum-Modell und Scrum-V-Modell

Das Scrum-Konzept wird in das V-Modell integriert – oder umgekehrt. Das bedeutet, dass nach einer klassischen Definition der Anforderungen entweder die einzelnen Entwicklungsphasen in Scrum-Sprints und dann die jeweils daran anschließenden Testphasen klassisch durchgeführt werden. Oder dass das Gesamtprojekt agil mit der Scrum-Methode gemanagt wird, einzelne Teilprojekte davon jedoch klassisch mit der V-Methode durchgeführt werden.

Lean Sigma

Die Kombination „Six Sigma + Lean“ bzw. „Lean Six Sigma“ soll sicherstellen, dass es durch die Verschlankung und Beschleunigung der Prozesse (Lean) nicht zu Einschränkungen bei der Qualität oder dem Mehrwert für den Kunden kommt (Six Sigma). Ein Kernziel dabei ist, durch die gesteigerte Produktivität auch engere Kosten- und Zeitbudgets einhalten zu können, ohne dadurch Qualitätseinbußen zu riskieren.