Über viele Jahre war Outlook für die meisten Nutzer einfach ein Tool auf dem Desktop-PC, das nach dem Bootvorgang des Rechners im Büro oder im Homeoffice gestartet worden ist und bis Dienstschluss geöffnet blieb. Mails, Termine, Aufgaben und Kontakte hatte und hat man mit der Software aus der Microsoft Office-Suite permanent im Blick, und alle Funktionen lassen sich personalisieren und individuell einrichten. Die Vollversion müssen Sie bezahlen, doch mit Outlook.com bzw. Outlook.live hat Microsoft inzwischen eine kostenlose Webversion mit eingeschränkten Nutzungsfunktionen entwickelt.
Kostenlos ist das Stichwort: Die Outlook-App fürs iPhone und iPad können Sie gratis auf Ihrem Device installieren und nutzen. Denn die Welt wird immer mobiler, und wir mit ihr. Lesen Sie hier, wo Sie die App erhalten, wie Sie sie einrichten und wie Sie Outlook mit all seinen Vorzügen von überall aus benutzen können.
Inhaltsverzeichnis
1. Outlook für iOS: Download, Installation und Einrichtung der E-Mail
2. Outlook für iOS: die Kontakte
3. Outlook für iOS: der Kalender
4. Outlook for iOS: weitere Einstellungen
5. Video Büro-Kaizen digital: Top 7 Outlook Tipps und Tricks
Outlook für iOS: Download, Installation und Einrichtung der E-Mail
Die schnellste und einfachste Variante besteht darin, mit Ihrem Tablet oder iPhone im App Store nach Outlook zu suchen. Die App gibt es dort gratis. Die Installation ist rasch abgeschlossen, nun können Sie mit der Einrichtung beginnen. Beim ersten Start werden Sie gefragt, mit welchem Konto Sie sich anmelden möchten bzw. welches Konto Sie zur App hinzufügen wollen. Es empfiehlt sich Ihre berufliche Mailadresse, damit Sie später sämtliche Termine und Mails mit dem iPad bzw. dem iPhone synchronisieren können.
In der Ordneransicht können Sie wie bei der Desktopversion von Outlook die einzelnen Ordner gezielt anschauen. Wenn eine Mail eingetroffen ist, dann sieht der Posteingang aus wie auf dem nachfolgenden Bild zu sehen:
Noch einmal zurück zum ersten Bild – dort können Sie unten ein kleines Zahnrad erkennen. Mit diesem können Sie Einstellungen und die Darstellung der App ändern. Zum Beispiel fügen Sie hier weitere Mailkonten hinzu oder einen Speicher bei OneDrive. Legen Sie fest, ob die Outlook-App Ihnen Push-Mitteilungen senden darf, richten Sie eine Signatur ein oder bestimmen Sie, mit welchen Wischbewegungen Sie welche Aktionen einleiten (vorfestgelegt sind Einrichten und Archivieren). Außerdem können Sie angeben, ob der Posteingang mit Relevanz genutzt wird, ob Nachrichten in Threads sortiert werden und ob die Fotos Ihrer Kontakte angezeigt werden sollen.
Wenn Sie eine neue Email schreiben möchten, tippen Sie in der Startansicht auf das Symbol rechts oben. Das Display sieht dann aus wie auf dem Bild dargestellt.
Outlook für iOS: die Kontakte
Um die Outlook-App mit dem iPhone oder dem iPad richtig nutzen zu können, benötigen Sie natürlich ein paar Kontakte. Die sind rasch erstellt, allerdings funktioniert das nur manuell. Tippen Sie im Posteingang einfach auf eine Nachricht, nachdem die Mails synchronisiert worden sind. Dann tippen Sie in der Nachricht auf den Avatar bzw. das Symbol, das links neben dem Namen des Absenders platziert ist. Dadurch gelangen Sie in die Thread-Ansicht – hier werden alle vorhandenen Nachrichten dieser Person aufgelistet.
Scrollen Sie nun zum unteren Rand des Displays, wo Sie auf den Button „Zu Kontakten hinzufügen“ tippen, anschließend geben Sie die gewünschten Informationen ein. Wenn der Posteingang später mal richtig voll ist, erleichtert Ihnen das Anlegen von Kontakten die Suche nach älteren Mails. Wenn Sie nämlich in Ihre Kontakte gehen (durch Touch auf das Lupensymbol am unteren Rand des Displays), werden dort alle Nachrichten dieses und nur dieses Kontakts aufgelistet.
In der Kontaktansicht können Sie neue Kontakte natürlich auch gänzlich manuell erstellen, indem Sie rechts oben auf „Erstellen +“ gehen. Eine Importfunktion von Kontakten aus anderen Anwendungen gibt es in Outlook for iOS leider nicht.
Outlook für iOS: der Kalender
Um das mobile Büro vollständig nutzen zu können, benötigen Sie natürlich auch einen Kalender – und den hat Outlook for iOS praktischerweise ebenfalls unter der Haube. Und was für die Kontakte nicht geht, nämlich der Import, das funktioniert beim Kalender sehr wohl. Wenn das Mailkonto ordnungsgemäß eingerichtet worden ist, dann erscheinen beim ersten Aufruf des Kalenders sämtliche Termine, die Sie über dieses Konto gespeichert haben. In der Praxis sieht das folgendermaßen aus:
Neue Termine legen Sie ganz einfach an, indem Sie in der Tagesansicht oben auf das Plussymbol tippen. Die anschließende Vorgehensweise ist identisch mit jener in der Desktopvariante. Befinden Sie sich in der Monatsansicht, dann klicken Sie erst auf den gewünschten Tag und dann auf das Pluszeichen.
Outlook for iOS: weitere Einstellungen
Via Zahnrad, wie oben beschrieben, gehen wir jetzt zurück in den Einstellungsbereich. Scrollen Sie hier hinunter bis zum Kalender, wo Sie diverse kalenderspezifische Änderungen vornehmen können. Unterhalb dieser Auswahlmöglichkeiten haben Sie die Option, Integrationen und Add-ins festzulegen. So können Sie zum Beispiel wählen, ob und wie Siri mit der Outlook-App interagieren soll, ob sich Ihr Kalender mit einer oder mehreren weiteren Apps verbinden soll (zur Auswahl stehen Evernote, Facebook, Wunderlist und Meetup), ob Sie besondere Ereignisse abonnieren möchten oder ob Sie den voreingestellten Apps noch weitere hinzufügen wollen. Hier gibt es interessante Möglichkeiten, Ihren Kalender zu personalisieren, etwa mit Apps wie OneNote, Slack for Outlook, Trello, WiseTime und vielen mehr.
Darüber hinaus können Sie am Ende der Einstellungsseite festlegen, mit welchem Routenplaner Outlook kooperieren soll, ob Sie Touch ID verwenden möchten oder ob Sie den augenschonenden und energiesparenden Dark Mode nutzen wollen.
Video Büro-Kaizen digital
Top 7 Outlook Tipps und Tricks
(Dauer: 09:40 Minuten)
