Die 25.000-Dollar-Methode für Prioritäten: Anleitung für Outlook 2013



Ivy Lee erhielt einst 25.000 Dollar von Charles Schwab, dem Präsidenten von Bethlehem Steel, der den ehemals zweitgrößten Stahlkonzern der Welt leitete – als Honorar für einen Tipp zum Thema Zeitmanagement. Denn die Methode, jeden Abend die Aufgaben für den Folgetag zu erfassen, nach dem Motto „Wenn ich nur eine einzige Aufgabe an diesem nächsten Tag erledigen könnte – welche wäre das?“ brachte Schwab die erwünschte Fokussierung für einen erfolgreichen Arbeitstag. Wenn Sie noch nicht wissen, wie Sie diese Methode beim Thema Prioritäten prinzipiell einsetzen, lesen Sie hier weiter.

Die modernisierte, digitale Variante dieser Methode für MS Outlook 2013 erkläre ich Ihnen im Folgenden, Schritt für Schritt. Am Ende verfügen Sie in Ihrer Aufgabenliste in Outlook 2013 über eine tagesaktuelle, pflegbare Übersicht, die Ihre Aufgaben nach Priorität anzeigt.

Erfolgreich digital priorisieren – mit Outlook 2013 und der 25.000 $-Methode geht's. Klick um zu Tweeten

So gehen Sie vor, um Ihre Prioritäten-Liste für Ihren erfolgreichen Arbeitstag mit Outlook 2013 zu verwalten.

Vorschaubild

1. Erstellen Sie eine neue Liste für alle zu erledigenden Aufgaben wie folgt:

  • 1. Wechseln Sie in den Aufgabenbereich.
  • 2. Rufen Sie das Menü „Ansicht” auf.
  • 3. Klicken Sie „Ansicht ändern” im Menü-Band und klicken Sie „Ansichten verwalten”.
  • 4. Markieren Sie den Eintrag „Einfache Liste” und klicken Sie „Kopieren”.
  • 5. Vergeben Sie als Namen für Ihre neue Liste wie z. B. „25.000 $-Priorität” und klicken Sie „OK.”
  • 6. Schließen Sie alle Dialogfenster.

Erfolgreicher Arbeitstag mit Outlook 2013
Arbeiten Sie in Outlook 2013 mit der 25.000-Dollar-Methode.

2. Richten Sie das Feld „25.000 $-Priorität” ein wie folgt:

  • 1. Klicken Sie „Ansicht ändern” im Menü-Band von „Ansicht” und rufen Sie die Liste „25.000 $-Priorität” auf.
  • 2. Fahren Sie mit der Maus über einen beliebigen Spaltentitel der Liste, rechtsklicken Sie und wählen Sie „Feldauswahl”.

Prioritäten in Outlook 2013
Erstellen Sie Ihre Schritt für Schritt Ihre Prioritätenliste in Outlook 2013.

  • Klicken Sie „Neu”.
  • Geben Sie „25.000 $” für Name ein und wählen Sie für Typ „Nummer”.

25000 Dollar Methode Outlook 2013
Nennen Sie Ihre Prioritätenliste in Outlook 2013 "25.000 $".

  • Klicken Sie „Ok”. Das Dialogfenster „Feldauswahl” öffnet sich.
  • Ziehen Sie das neue Feld im Dialogfenster „Feldauswahl” links oben neben den Spaltentitel „Aufgabenbetreff”.

In Outlook 2013 Feldauswahl öffnen
Öggnen Sie in Outlook 2013 die Feldauswahl.

  • Klicken Sie bei geöffneter Liste auf Ansichtseinstellungen.

Prioritätenliste in Outlook 2013
Sortieren und wählen Sie die richtigen Felder für Ihre Liste in Outlook 2013 aus.

  • Wählen Sie „Sortieren” und selektieren Sie im Dialogfenster „Sortieren” unter „Verfügbare Felder auswählen aus:” „Benutzerdefinierte Ordnerfelder” und anschließend unter „Sortieren nach” „25.000 $”.
  • Klicken Sie „Ok”.
  • Wählen Sie „Filtern” und führen Sie auf der Registerkarte „Erweitert” die folgenden Schritte aus.

Registerkarte erweitert in Outlook 2013
Nur noch wenige Schritte, bis Ihre Prioritätenliste in Outlook 2013 fertig ist.

  • Klicken Sie „Feld” und wählen Sie „Alle Aufgabenfelder”/„Fällig am”.
  • Wählen Ssie unter „Bedingung” „am oder vor”.
  • Geben Sie unter „Wert” „Heute” ein.
  • Klicken Sie „Zur Liste hinzufügen”.
  • Klicken Sie noch einmal „Feld” und wählen Sie „Alle Aufgabenfelder”/„Fällig am”.
  • Wählen Sie unter „Bedingung” „besteht nicht”.
  • Klicken Sie „Zur Liste hinzufügen”.

Prioritätenliste in Outlook 2013 erstellen
Stellen Sie Ihre Prioritätenliste in Outlook 2013 fertig.

  • Klicken Sie „OK”

Ergebnis

Ihre neue Ansicht ist bereit für Ihre allabendliche Routine, Ihre Aufgaben für den morgigen Tag nach Prioritäten zu ordnen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

      1. Tragen Sie im Feld „25.000 $” in der Aufgabenansicht für die wichtigste Aufgabe, die Sie morgen erledigen wollen, eine „1” ein.
      2. Tragen Sie für die zweitwichtigste und die drittwichtigste eine „2” bzw. „3„ ein.
      3. Arbeiten Sie die Aufgaben so weit wie möglich ab – und vergeben Sie die Prioritäten am Abend für den nächsten Tag wieder neu. Dabei müssen Sie die bereits vergebenen Nummern wieder neu vergeben.

Und Sie?

Berichten Sie mir, wie sich Ihre Alltag geändert hat – durch den Einsatz der berühmten Methode als digitale Variante. Hinterlassen Sie einen Kommentar – oder schreiben Sie an blog@büro-kaizen.de.



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