Office 365 Yammer: „Internes Facebook“ für eine effizientere Unternehmenskommunikation



Office 365 Yammer ist ein soziales Netzwerk von Microsoft für die interne, unternehmensweite Kommunikation und Zusammenarbeit. Über dieses „Intra-Facebook für Firmen und Konzerne” mit Chat-Funktion können sich Ihre Mitarbeiter spielerisch einfach zu Projekten, Teams und Gruppen vernetzen, Erfahrungen und Wissen austauschen, die Zusammenarbeit koordinieren, Aufgaben verteilen und besprechen, Unterhaltungen führen und über Neuigkeiten auf dem Laufenden bleiben.

Was ist das Problem?

„Meeting frisst Arbeitszeit”, „Mitarbeiter in E-Mail-Flut ertrunken”, „Angestellter merkt nach zwei Jahren, dass sein Kollege an demselben Thema arbeitet”… was sich im ersten Moment witzig anhört, ist in vielen großen Unternehmen leider Realität. Und je größer Teams und Unternehmen, desto mehr Zeit muss für Besprechungen, Absprachen, die Projektkoordination und die dazugehörige E-Mail-Kommunikation aufgewendet werden. Gleichzeitig wächst damit auch die Gefahr, dass nebeneinander her gearbeitet wird, anstatt die Ressourcen zu bündeln und auf der erfolgreichen Arbeit anderer aufzubauen und sich gegenseitig zu ergänzen. Ein IT-Baustein, der diesen Kommunikationsknoten in Unternehmen effektiv und spielerisch einfach lösen kann, ist Office 365 Yammer.

So funktioniert es:

Was ist Office 365 Yammer? Und was bringt das „Geyammere”?

Yammer ist eine cloudbasierte, innovative Social-Media-Plattform für die interne Unternehmenskommunikation, die in die Office 365 Umgebung eingebettet ist. Je nach Themenbereich und Anforderungen können neue fachbezogene Community-Gruppen erstellt und alle für das Thema bzw. Projekt relevanten Mitarbeiter standortunabhängig eingeladen werden – von der Produktion, Entwicklung und Service über Management und Marketing bis Sales & Vertrieb.

  • Damit sorgt Yammer für mehr Transparenz in der unternehmensweiten Kommunikation und erleichtert das fach-, abteilungs- und standortübergreifende Zusammenarbeiten sowie den Austausch von Wissen, Ideen, Feedback, Erfahrungen und Neuigkeiten.
  • Gleichzeitig kann durch den deutlich effizienteren Yammer-Austausch viel von der kostbaren Arbeitszeit eingespart werden, die normal für Meetings, Besprechungen und die interne E-Mail-Kommunikation aufgewendet werden muss.
  • Die dynamische Kommunikationsplattform beschleunigt viele Arbeitsprozesse, wie z.B. das Erstellen von bedarfsgerechten Blitzangeboten, das Teilen von Ideen, das Einsammeln von fachlichem Feedback oder die Verbreitung von relevanten Neuerungen, Neuanschaffungen oder wichtigen Neuigkeiten.

Und so funktioniert die Intra-Social-Media-Plattform Yammer in Office 365:

  • In der Yammer-Anwendung können Inhalte erstellt, bearbeitet, geteilt und präsentiert werden, inklusive Chat-Funktion und Newsfeed.
  • Jede Community-Gruppe in Yammer kann die Verantwortlichkeiten selbst festlegen und verfügt automatisch über eine eigene SharePoint-Teamwebseite und eine Dokumentenbibliothek.
  • Interessanten und/oder einflussreichen Personen kann wie auf Twitter „gefolgt” werden.
  • Der intelligente Office-365-Graph-Algorithmus erleichtert dabei das Suchen und Finden von relevanten Dateien, Personen, Gruppen, Chats und Unterhaltungen innerhalb Ihrer gesamten Yammer-Umgebung.
  • Mit dem in der Anwendung integrierten Microsoft Stream können auch Videostreams für unternehmensweite Ankündigungen und Informationen genutzt werden.
  • Alle in Yammer gespeicherten Daten und Unterhaltungen unterliegen den strengen Sicherheits- und Compliance-Regeln von Office 365. Unternehmen aus Deutschland können sogar auf die eigens eingerichtete Microsoft Cloud Deutschland zurückgreifen, bei der alle Daten nur in deutschen Rechenzentren abgespeichert werden und allein deutschem Recht unterliegen (mit einem unabhängigen Datentreuhänder für die Service- und Wartungsarbeiten vor Ort).
  • Die bedarfsgerecht mietbare und cloudbasierte Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) Office 365 ist dabei nicht zuletzt auch im Preisvergleich deutlich günstiger, als der Aufbau einer eigenen vergleichbaren IT-Lösung inklusive Software und benötigter Infrastruktur (weitere Details können Sie in folgendem Blogbeitrag weiterlesen → „Die Vorteile von Office 365 für Unternehmen: IT-Infrastruktur mieten statt kaufen!” ).

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Abbildung I: Die Social-Media-Plattform Office 365 Yammer für Unternehmen, Microsoft, Büro Kaizen

Kann man auch nur Yammer ohne Office 365 nutzen?

Microsoft hatte zunächst versucht, seine SharePoint-Technologie mit Social-Media-Funktionen zu erweitern und anzureichern. Der erhoffte Erfolg und die Akzeptanz bei den Usern und Nutzern blieb jedoch weitgehend aus. Also hat sich der Redmonder IT-Gigant im Jahr 2012 entschlossen, das 2008 gegründete Start-up-Unternehmen Yammer für 1,2 Mrd. Dollar zu kaufen. Anfang 2017 wurde Yammer dann vollständig in das Paket Office 365 Enterprise integriert. Seitdem ist Yammer nicht mehr als eigenständige Anwendung erhältlich und kann daher auch nicht mehr ohne Office 365 genutzt werden.

Darauf kommt es an: Nicht nur online, sondern auch offline immer handlungsfähig bleiben!

Yammer ist ein cloudbasierter Webdienst innerhalb der Office 365 Umgebung. Das bedeutet, dass die Anwendung dafür die Cloud-Ressourcen entweder von SharePoint und/oder von OneDrive nutzen muss. Beide Cloudlösungen aus dem Hause Microsoft punkten mit individuellen Stärken. OneDrive ist jedoch eine Weiterentwicklung der Sharepointtechnologie und zudem auch ein Hybridcloudspeicher, der Ihnen auch das Offline-Bearbeiten Ihrer Dateien ermöglicht (z.B. bei schlechter Internetverbindung oder im Flugzeug). Weitere Vor- und Nachteile inklusive einer guten Übersicht zu den beiden Cloudlösungen finden Sie in unserem Blogbeitrag → „OneDrive (1/4): Darum ist OneDrive besser als SharePoint oder Fileserver”.

Und Sie?

Wie gut kennen Sie sich mit den vielen, noch recht neuen Enterprise-Funktionen in Office 365 aus? Die nahezu vollständige Digitalisierung unserer Arbeitswelt eröffnet viele neue Möglichkeiten, z.B. für eine Optimierung der Unternehmensprozesse, eine Vereinfachung und Teil-Automatisierung der Arbeitsschritte, eine reibungslosere Zusammenarbeit oder eine abteilungsübergreifende Wissensarbeit. Neben Yammer stellt Microsoft Unternehmen dafür in der Office 365 Umgebung weitere praktische Business-Anwendungen zur Verfügung, wie z.B. Groups, Planner, To-Do und Flow. Was diese smarten Office-Funktionen genau können, erfahren Sie in unseren nächsten Blogbeiträgen.

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