Betriebliches Vorschlagswesen: Hier haben die Ideen ein Zuhause

Betriebliches Vorschlagswesen trägt im Unternehmen – ganz im Sinne von Kaizen – zur ständigen Verbesserung von Produkten und Prozessen bei. Die Vorschläge der Mitarbeiter können sich auch auf die Sicherheit oder den Umweltschutz beziehen. Jeder Vorschlag der sich umsetzen lässt ist ein Gewinn für das Unternehmen.
Doch auch die Mitarbeiter profitieren von einem Betrieblichen Vorschlagswesen, denn sie können ihre Arbeitswelt mitgestalten und fühlen sich mehr mit dem Unternehmen verbunden. Gemeinsam erarbeitete Vorschläge – etwa im Rahmen eines Ideenwettbewerbes – fördern die Kommunikation und den Zusammenhalt.

6 Tipps für ein erfolgreiches betriebliches Vorschlagswesen

Toyota hat es vorgemacht und viele meiner Kunden haben es übernommen: Die Mitarbeiter werden durch ein betriebliches Vorschlagswesen motiviert, Ideen zur ständigen Verbesserung zu entwickeln. Das fängt bei der positiven Haltung der Vorgesetzten an und endet bei einem gut durchdachten Prämiensystem. Das Ergebnis überzeugt: Bei Toyota reicht jeder Mitarbeiter pro Jahr 60 Vorschläge zur Verbesserung ein; in anderen Unternehmen sind es gerade mal 0,6.

Übrigens: In unsere Unternehmen reicht jeder Mitarbeiter 14 Verbesserungsvorschläge jährlich ein. In den letzten Jahren gewannen wir damit regelmäßig den Deutschen Ideenpreis.

Wer mit den Methoden von Büro Kaizen arbeitet, sieht die Mitarbeite nicht als austauschbare Personen, die lediglich Weisungen ausführen. Vielmehr ist jeder von ihnen ein Experte auf seinem Arbeitsplatz. Er kennt die einzelnen Arbeitsschritte und hat deshalb ein gutes Auge für Verbesserungen. Diese Ideen teilt er gern mit, wenn er sich dazu motiviert fühlt. Ein betriebliches Vorschlagswesen setzt genau hier an. „Ganz nebenbei” erhöht sich dadurch die Mitarbeiterzufriedenheit.

Machen Sie den Test: Füllen Sie die kostenlosen Kaizen-Checklisten für den Arbeitsplatz und die Abteilung aus – so gewinnen Sie Erkenntnisse über mögliche Verbesserungen. Regen Sie auch Ihre Mitarbeiter dazu an und nutzen Sie deren Ideen-Potential!

1. Tipp: Durch Offenheit ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter

Es gibt Vorgesetzte, die Verbesserungsvorschläge als Kritik an der bisherigen Arbeitsweise auffassen. Da sie sich nicht gern kritisieren lassen, wehren sie Vorschläge grundsätzlich ab. Kaizen jedoch ermutigt zu immer neuen Ideen, um entspannter und effizienter zu arbeiten. Wenn Vorgesetzte Vorschläge als Bereicherung ansehen können, haben sie den ersten Schritt für ein betriebliches Vorschlagswesen getan.

2. Tipp: Eine angstfreie Fehlerkultur schaffen

Nicht jeder Vorschlag lässt sich umsetzen und nicht jede Umsetzung klappt so wie gewünscht. Mitarbeiter, die in dieser Situation mit Kritik rechnen müssen, halten sich künftig mit Verbesserungsvorschlägen zurück. Sie lassen lieber alles so wie es ist. Das ist schade, denn damit geht großes Potential verloren. Etablieren Sie deshalb eine positive Fehlerkultur in Ihrem Unternehmen.

Achtung: Sollte sich ein Vorschlag nicht als praktikabel erweisen, ist das kein Grund zur Kritik. Vielmehr kann darauf aufgebaut werden, indem man schaut, woran es liegt. Fragen sie nicht: WER hat Schuld, sondern: WAS ist der Grund. Damit können sich ganz neue Lösungen auftun!

3. Tipp: Arbeiten Sie mit dem Reagan-Formular

Mancher Vorgesetzter hat Sorge, dass Verbesserungsvorschläge ich zu viel Aufwand verursachen. Er möchte nicht „zwischen Tür und Angel” angesprochen und mit einer neuen Idee konfrontiert werden. Das ist nachvollziehbar. Das Aufschreiben des Vorschlags spart für den Vorgesetzten nicht nur Zeit, sondern motiviert auch den Mitarbeiter dazu, seinen Vorschlag genau zu durchdenken.

Wir nehmen uns hier ein Beispiel Ronald Reagan, dem früheren amerikanischen Präsidenten. Wann immer ein Mitarbeiter ihm einen Vorschlag erzählen wollte, drückte er ihm ein Formular in die Hand. Es enthielt drei Fragen:

• Was ist das Problem?
• Welche Lösungen sind möglich?
• Welchen Vorschlag machen Sie und warum?

Noch heute arbeiten wir mit dem Reagan-Formular. Es ist ein unverzichtbares Hilfsmittel bei der Lösung von Problemen aller Art. In unserem Downloadcenter haben wir es für Sie kostenlos bereitgestellt.

4. Tipp: Vorschlag klar definiert

Um ein betriebliches Vorschlagswesen zu etablieren, ist es nötig, klar festzulegen, was überhaupt als Verbesserungsvorschlag gilt. Das stellt sicher, dass die eingehenden Vorschläge tatsächlich der Erwartung entsprechen. Diese Festlegungen haben sich bewährt:

1. Mehr als ein Problem: Die Lösung muss klar formuliert sein.
2. Da ist was zu machen: Der Vorschlag muss umsetzbar sein.
3. Wem nützt es: Der Vorschlag muss einen Nutzen bieten.
4. Neuheit: Der Vorschlag muss für den Anwendungsbereich neu sein. Er darf woanders im Unternehmen schon praktiziert werden.

Sie sehen, es geht hier nicht darum, dass der Vorschlag bahnbrechend oder revolutionär ist. Im Büro Kaizen gehen wir davon aus, dass schon kleine Veränderungen messbare Erfolge bringen können.

Extra-Tipp: Wenn Sie ein Formular möchten, das Platz für die Auswertung des Vorschlags beinhaltet, dann ist das Verbesserungsvorschlags-Formular genau richtig für Sie. Laden Sie es hier kostenlos herunter.

Zusatz-Tipp: Richten Sie an exponierter Stelle einen Briefkasten für die Verbesserungsvorschläge ein. Sorgen Sie dafür, dass er regelmäßig geleert wird.

5. Tipp: Eine Belohnung motiviert

Wir bei Tempus handhaben es so, dass jeder Vorschlag honoriert wird: Der Mitarbeiter erhält einen Gutschein für ein Mittagessen. Wird der Vorschlag angenommen und umgesetzt, gibt es zusätzlich eine Prämie von 25 Euro. Wenn sich eine konkrete Einsparung berechnen lässt, erhält der Mitarbeiter im ersten Jahr 20 Prozent dieser Summe.

Extra-Tipp: Motivieren Sie die Mitarbeiter dazu, ihre Vorschläge selbst umzusetzen. Dafür können Sie eine zusätzliche Prämie bezahlen.

6. Tipp: In der KVP-Gruppe gemeinsam kreativ sein

KVP, das bedeutet „Kontinuierlicher Verbesserungs-Prozess”. In einer KVP-Gruppe arbeiten alle Mitarbeiter zusammen, die von einem bestimmten Problem betroffen sind. Was der Einzelne nicht schaffen kann, schafft die KVP-Gruppe: Jeder Einzelne trägt hier zu einer komplexen Lösung bei.

Tipp: Regen Sie die Bildung einer KVP-Gruppe an, wenn sich eine Fragestellung zeigt, die mehrere Arbeitsplätze betrifft.