Montagmorgen und schon keine Lust mehr? Vereinfachen Sie Ihre Aufgabenliste!



Es ist ein wunderbares Gefühl, auf der Liste Ihrer Aufgaben einen Haken zu setzen: Fertig! Erledigt! Auftrag ausgeführt! Und gleichzeitig kennen Viele diesen Moment: es ist Montag morgen, ich schalte den Computer an, sehe meine Aufgabenliste und haben schon keine Lust mehr auf das, was kommt ... Warum passiert so etwas? Ob eine Aufgabenliste ein Motivationsmotor und ein Motivationskiller vollgespickt mit kleinen Zeitbomben ist, hängt auch davon ab, wie Sie Ihre Aufgabenliste führen.

Aufgabenliste
Ob eine Aufgabenliste ein Motivationsmotor und ein Motivationskiller vollgespickt mit kleinen Zeitbomben ist, hängt von Ihnen ab.

Was ist das Problem

Viele Aufgabenlisten erzeugen Druck, anstatt zu motivieren. Dabei machen die einzelnen Aufgaben oft sogar Spaß, doch allein der Anblick der Fülle der Aufgaben auf der Aufgabenliste demotiviert und fühlt sich belastend an. Das muss nicht sein. Folgende Tipps machen Ihre Aufgabenübersicht zu einem Motivationsmotor.

So funktioniert es

Tipp Nr.1: Führen Sie nur eine Liste!

Sie haben ein Notizbuch, in dem Sie Ihre Aufgaben notieren? Außerdem führen Sie noch eine Aufgabenliste in Outlook? Und eigentlich landen die meisten To-Do's auf vielen kleinen Zetteln auf Ihrem Schreibtisch? Viel besser ist es, nur eine Aufgabenliste zu führen. Auch die Unterscheidung zwischen privat und beruflich sollten Sie aufheben. Zu viele Aufgabenlisten irritieren, demotivieren und bringen Sie in Gefahr, sich zu verzetteln.

Tipp Nr. 2.: Beschränken Sie sich!

Seien wir realistisch: wir werden nie alles schaffen, was zu tun ist. Wir müssen sortieren und priorisieren. Irgendwann habe ich für mich die Regel formuliert: meine Aufgabenliste mit den Aufgaben für eine Woche muss auf ein DIN-A4-Blatt passen. Damit hat meine Aufgabenliste eine „natürliche” Obergrenze. Habe ich mehr Aufgaben auf meiner Aufgabenliste, werde ich gezwungen, darüber nachzudenken, welche Aufgaben ich delegieren, neu terminieren oder verwerfen muss.

Tipp Nr. 3: Seien Sie konkret und eindeutig!

Notieren Sie die Aufgabe so, dass Sie auch in einigen Wochen noch verstehen, was genau getan werden muss. Seien Sie bei der Erstellung Ihrer Aufgabenliste konkret und eindeutig. Wenn weitere Personen beteiligt sind, notieren Sie sich, was von wem zur Verfügung gestellt werden muss.

Ist Ihre Aufgabenliste ein Motivationskiller voller Zeitbomben oder ein Motivationsmotor? Klick um zu Tweeten

Tipp Nr. 4: Große Projekte in Teilaufgaben zerlegen

Große Projekte bestehen immer aus kleineren Teilaufgaben. Diese lassen sich in Outlook im Notizfeld beschreiben.

Tipp Nr. 5: Legen Sie den Zeitplan fest!

Jede Aufgabe hat ein Fälligkeitsdatum. So vermeiden Sie, dass Sie sich zu viel vornehmen oder Termine verstreichen. Außerdem werden Sie zu klaren Absprachen gegenüber Kundinnen, Kollegen oder Mitarbeiterinnen bzw. Vorgesetzten gezwungen. Wie oft heißt es: „So schnell wie möglich”! Solch ein Satz hat auf einer Aufgabenliste nichts zu suchen, denn jede und jeder hat hier unterschiedliche Vorstellungen.

Tipp Nr. 6: Verknüpfen Sie Ihre Aufgabenliste, den Kalender und die Papierunterlagen des jeweiligen Vorgangs!

Notieren Sie sich hinter Ihrer Aufgabe den genauen Standort der Dokumente, die Sie zur weiteren Bearbeitung benötigen! Ich benutze hierbei Vorgangsnummern, wie z.B. „W08” – dabei steht das „W” für Wiedervorlage – oder einfache Kürzel,

wie z.B. K 21 für Kontierungsordner Fach 21 oder HM p für Hängemappe Personal. Außerdem ist es notwendig, für den Vorgang Zeit einzuplanen. Dazu blockieren Sie sich das notwendige Zeitfenster in Ihrem Terminkalender.

Tipp Nr. 7: Erstellen Sie aus E-Mails Aufgaben

Einer großartiger Vorteil in der Arbeit mit Outlook ist für mich, dass sich aus E-Mails Aufgaben erstellen lassen. Bei einem Mac drücke ich dafür die rechte Maustaste und klicke auf „Nachverfolgen”. Nun erscheint die Aufgabe automatisch in meiner Aufgabenliste. Bei einem Windowscomputer erscheint nach Klicken der rechten Maustaste das Aufgabensymbol.

Tipp Nr. 8: Erstellen Sie für regelmäßige Aufgaben eine Aufgabenserie

Der Versand der Geburtskarte, der Monatsabschluss, die E-Mail mit dem Mitarbeitermemo am Anfang einer jeden Woche – all das sind Aufgaben, die sich jedes Jahr, jeden Monat oder sogar jede Woche wiederholen. In Outlook lassen sich für solche Aufgaben Serien einrichten. Dadurch ersparen Sie sich die Arbeit, jede Aufgabe einzeln einzugeben. Ganz automatischen erscheinen die Aufgaben in Ihrer Aufgabenliste.

Tipp Nr. 9: Priorisieren Sie Ihre Aufgaben

Zu viele Aufgaben auf einmal erschlagen und demotivieren. Sie müssen Ihre Aufgaben priorisieren. Dabei stehen die Aufgaben, die die höchste Wirksamkeit erzielen auch an oberster Stelle. In Outlook werden die Aufgaben jedoch in der Reihenfolge des Alphabetes abgelegt. Das bedeutet, dass eine Aufgabe, die mit „Z” beginnt, am Ende der Aufgabenliste erscheint, obwohl sie vielleicht oberste Priorität hat. Das Problem lässt sich bei einem Mac-Computer ganz einfach dadurch lösen, dass Sie an den Anfang der Aufgabe eine Zahl setzen. Nun zeigt Outlook Ihre Aufgaben in der Reihenfolge Ihrer Prioritäten. Bei einem Windows-PC gibt es die Möglichkeit eine weitere Spalte mit Prioritäten einzufügen.

Darauf kommt es an

Prüfen Sie bei jeder Aufgabe, E-Mail und nach jedem Anruf, ob die Aufgabe tatsächlich auf der Aufgabenliste landen sollte oder ob es nicht besser ist, sie sofort zu erledigen. Wenn eine Sache in 2 Minuten oder weniger erledigt werden kann, dann tun Sie es sofort, anstatt es auf Ihre Aufgabenliste zu nehmen.

Was der Tipp bewirkt

Eine chaotische Aufgabenliste ist demotivierend. Eine Aufgabenliste, die alle wichtigen Informationen darüber enthält, was, wann, wie gemacht werden muss und wo sich die Unterlagen befinden, motiviert und erspart das Suchen.

Extra-Tipp

In unserem Artikel zur Tagesplanung erfahren Sie mehr zum Thema "Zeitmanagement". Schauen Sie einmal rein!

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