Das neue „Microsoft Project“ und die Integration im Planner: Anleitung mit Beispielen & Video-Tutorial

Microsoft hat im Jahr 2024 durch die Zusammenlegung seiner beiden Projektmanagementtools Microsoft Project und Microsoft Planner eine wichtige Neuerung für das Management von Projekten in Unternehmen geschaffen. Denn durch die Kombination der Stärken beider Tools werden die Projektplanung und die Zusammenarbeit weiter vereinfacht. In diesem Büro-Kaizen-Beitrag erfahren Sie alles Wichtige über die verschiedenen Planner- und Projekt-Versionen und ihre Leistungsstufen, wann sich welches Tool am besten eignet und wie Sie damit konkret Ihre eigenen Projekte planen können – mit praxisnahen Beispielen, Schritt-für-Schritt-Anleitung und Video-Tutorial!

1. Was ist Microsoft Project und was macht man damit?

Microsoft Project ist ein professionelles, leistungsstarkes und vielseitiges Projektmanagementtool, um komplexe Projekte in Unternehmen möglichst effizient planen, steuern und überwachen zu können. Zum Beispiel ein Bauvorhaben, eine Produktentwicklung oder ein IT-Projekt. Das umfassende Software-Tool deckt dabei alle anfallenden Aufgaben des Projektmanagements ab, von der Projekt-, Aufgaben- und Ressourcenplanung über die Steuerung, Zugriffsverwaltung und Zeiterfassung bis zur Überwachung, Berichterstellung und dem Risikomanagement.

Die Hauptfunktionen von Microsoft Project:

• Aufgabenmanagement (mit Abhängigkeiten und Prioritäten)
• Zeitplanung (mit Gantt-Diagrammen, Meilensteinen und kritischem Pfad)
• Ressourcenplanung (z.B. Mitarbeiter, Maschinen, Budgets)
• Kostenkontrolle und Budgetverfolgung
• Berichtswesen (z.B. mit Dashboards, Earned Value-Analyse u.a.)
• Portfolio-Management

2. Welche Microsoft Project-Versionen gibt es alles – und wie lange noch?

Das Veröffentlichungsjahr der ersten Microsoft Project-Version datiert bereits auf das Jahr 1984. Seitdem wurde das Projektmanagementtool laufend überarbeitet und weiterentwickelt. Dabei war Microsoft Project bislang allerdings kein automatischer Bestandteil von Microsoft Office, Microsoft 365 oder Office 365, sondern muss als separate Lizenz extra erworben werden. Durch die Zusammenführung von Microsoft Project und Microsoft Planner in der Planner-App hat sich dies nun teilweise geändert.

• Bereits seit 2013 wurde die Project-App zunehmend in das Microsoft 365-Ökosystem integriert, um das Zusammenspiel mit den anderen Office-Apps zu verbessern (z.B. SharePoint, Teams, Outlook, PowerPoint, Power Plattform und Excel).
• Im August 2024 wurde Microsoft Project dann vollständig mit dem einfacher zu bedienenden Projektmanagementtool Microsoft Planner verschmolzen, einem festen Bestandteil von Microsoft 365. Durch diese Integration von Microsoft Project in die neue Planner-App wurden die beiden bislang getrennten PM-Tools zusammengeführt, um die Projektplanung, -steuerung und -zusammenarbeit in Unternehmen übersichtlicher und einfacher zu machen.

Vorteile: Dadurch wurde Project noch tiefer in Microsoft 365 integriert, was eine Reihe von Vorteilen mit sich bringt. Zum Beispiel eine nahtlose Einbettung in Microsoft Teams, Outlook, Loop, To Do & Co, nun auch ein mobiler Zugriff über die Planner-App für iOS und Android sowie eine KI-Unterstützung mit automatischen Vorschlägen für Aufgaben, Ressourcen und Zeitpläne.

Nachteile: Einige Project-Features fehlen allerdings noch im neuen Planner, so dass dafür weiterhin die bisherige Project Online Desktop-App benötigt wird. Zum Beispiel für eine erweiterte Ressourcenplanung, komplexe Abhängigkeitstypen, benutzerdefinierte Automatisierungsmöglichkeiten, eine Offline-Bearbeitung (Planner ist eine cloudbasierte Web-App) oder ausgefeilte Reporting-Tools für das Berichtswesen (z. B. Earned Value-Analysen).

Update: Diese Microsoft Project-Versionen gibt es derzeit (Stand: 2025)

Durch die 2024 erfolgte Integration von Microsoft Project in die neue Planner-App ergeben sich nun folgende (Namens-)Änderungen & Leistungsstufen (Stand: 2025; Preise zzgl. MwSt.):

• Die Project Web-App (Project for the web) und die Project-App in Microsoft Teams werden ab dem August 2025 eingestellt. Diese sind dann vollständig in der neuen Web-App und der neuen Teams-App vom Planner integriert. Die Nutzer werden dann automatisch zu der neuen Planner-App umgeleitet.
• Auch die bisherige Project Power App wurde in Planner Power App umbenannt.
• Der Support für Project 2021 endet am 13. Oktober 2026, der Support für Project 2024 am 9. Oktober 2029.
• Mehr Details zu den verschiedenen Microsoft-Project-Versionen und ihren jeweiligen Features und Funktionen finden Sie hier auf der → Produktseite von Microsoft.

3. Wann wird Microsoft Planner & wann Microsoft Project eingesetzt? Beispiele

Die Project-Integration in der Planner-App und die Project-Online-Desktop-App verfolgen unterschiedliche Ansätze im Projektmanagement und adressieren damit verschiedene Zielgruppen. Die Planner-App eignet sich hervorragend für kleinere, kollaborative und agile Teams, mit einem Fokus auf eine gute Übersicht sowie eine intuitiv-einfache Bedienung. Die Project-Desktop-App wurde hingegen speziell für komplexe Projekte konzipiert, die z.B. eine detaillierte Ressourcen- und Budgetplanung erfordern.

Zwei Praxisbeispiele für den Einsatz der Projektplanungstools Planner und Project:

Im Folgenden zwei praxisnahe Szenarien als Entscheidungshilfe für Unternehmen, wann sich die einfachere Planner-App und wann die komplexere Project-Desktop-App besser für das Projektmanagement eignet.

Beispiel 1: Wann sich die Planner-App besser eignet

Setting: Ein kleineres Team aus Marketing, Grafik und Social Media plant eine neue Marketingkampagne zum Start eines Produktlaunchs.

⇒ Fazit: Der Planner ist hier die optimale Wahl – einfach, intuitiv und schnell nutzbar.

Beispiel 2: Wann sich die Project Desktop-App besser eignet

Setting: Ein Bauleiter plant den Bau einer neuen Produktionshalle. Dies erfordert unter anderem eine komplexe Koordination der verschiedenen Gewerke, verfügbaren Zeitfenster und benötigten Ressourcen.

⇒ Fazit: Für komplexe und kostenkritische Projekte dieser Art bietet Microsoft Project die erforderliche Tiefe und Präzision.

Mehr Büro-Kaizen-Infos zum Thema MS Project & MS Planner:

→ Unterschied zwischen Microsoft Project vs. Microsoft Planner: Die Projektmanagement-Tools in Microsoft 365 im Vergleich.

→ Die neuen Microsoft Planner Ansichten: Mehr Übersicht für die persönliche Aufgabenverwaltung & das Projektmanagement.

4. Schritt-für-Schritt Anleitungen für Microsoft Project & den neuen Planner

Schritt-für-Schritt-Anleitung für Microsoft Project (Projektbeispiel: Bauplanung einer neuen Produktionshalle)

• Neues Projekt in Project anlegen: Microsoft Project öffnen, → Neues Projekt auswählen und dem Projekt einen Namen vergeben, zum Beispiel „Neubau Produktionshalle“.
• Projekt-Einstellungen vornehmen: Grundlegende Einstellungen wie die Zeitzone und das Format des Projektkalenders einstellen (z.B. Arbeitstage „Montag bis Freitag“ inklusive der gesetzlichen Feiertage).
• Projektstart-Datum ändern: Das Startdatum für das Projekt festlegen.
• Vorgänge und Meilensteine anlegen: Alle relevanten Vorgänge hinzufügen (z.B. Baugenehmigung einholen, Fundamentarbeiten, Stahlbau montieren und Innenausbau abschließen) und dabei Meilensteine definieren (wie z.B. „Fertigstellung des Fundaments“).
• Aufgaben mit Vorgängern verknüpfen: Verknüpfen Sie die einzelnen Aufgaben zu einer logischen Reihenfolge, zum Beispiel erst die „Fundamentarbeiten“ als Vorgänger und Voraussetzung für „Stahlbau montieren“.
• Manuelle oder automatische Planung der Vorgänge: Wählen Sie aus, ob die Vorgänge automatisch basierend auf Abhängigkeiten und Zeitplänen geplant werden sollen oder ob Sie das manuell erledigen möchten.
• Ressourcen anlegen und zuordnen: Legen Sie alle benötigten und verfügbaren Ressourcen an, beispielsweise Facharbeiter, Baugeräte und Materialien. Anschließend können diese Ressourcen den jeweiligen Vorgängen zugewiesen werden.
• Projekt-Kosten berechnen lassen: Hinterlegen Sie die Stundensätze sowie die Materialkosten für die Ressourcen und lassen Sie dann Microsoft Project die Gesamtkosten des Projekts berechnen.
• Bericht erstellen: Um den Überblick zu behalten und z.B. die Auftraggeber zu informieren, kann Microsoft Project Berichte zum Projektfortschritt, der Ressourcennutzung und den Kosten erstellen.

Kurzanleitung für Microsoft Planner (Beispiel: Marketing-Kampagne für einen Produktlaunch)

• Neues Projekt erstellen: Den Microsoft Planner öffnen (z.B. über www.office.com ), auf → Neuen Plan erstellen klicken, einen → Projektnamen vergeben (z.B. „Produktlaunch-Kampagne“) und → „Privat“ oder „Öffentlich“ einstellen.
• Teammitglieder hinzufügen: Die Namen oder E-Mail-Adressen der benötigten MitarbeiterInnen aus der Marketing-, Grafik- und Social Media Abteilung eintragen.
• Aufgaben erstellen: Die Kampagne in konkrete, spezifische Aufgaben unterteilen (z.B. Zielgruppenanalyse, Content-Planung, das Design für Anzeigen etc.).
• Aufgaben zuweisen: Für jede Aufgabe die verantwortliche(n) Person(en) festlegen.
• Fälligkeitsdaten festlegen: Klare Deadlines für alle Aufgaben definieren.
• „Labels“ und „Prioritäten“ nutzen: Durch das Kategorisieren der Aufgaben erhalten Sie mehr Übersicht, wichtige Aufgaben lassen sich zudem priorisieren (z.B. „Eilig“).
• Fortschritt festhalten und überwachen: Die Teammitglieder können ihre Aufgaben zwischen „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Abgeschlossen“ verschieben, so lässt sich der Projektfortschritt regelmäßig schnell und einfach überprüfen.
• Projekt abschließen: Wenn alle Aufgaben als „abgeschlossen“ markiert sind, können die Ergebnisse dokumentiert werden.

5.  Die besten Projektmanagement-Methoden im Überblick & Video-Tutorial!

→ Die richtigen Projektmanagement-Methoden helfen einem dabei, die eigenen Projekte möglichst erfolgreich und dabei auch möglichst effizient abschließen zu können. Hier finden Sie unseren Vergleich der wichtigsten klassischen, agilen und hybriden Projektmanagement-Methoden !
→ Kostenloses Download-Center: In unserem Büro-Kaizen Download-Center finden Sie zudem viele weitere praxisnahe Checklisten und Vorlagen für mehr Effizienz im Büro zum kostenlosen Herunterladen!

✅ Microsoft Project Tutorial (deutsch, Web-Version)

(Dauer 13:37 Minuten)

Inhalt dieses Video-Tutorials:

1. Einleitung 00:00 
2. Tool-Übersicht: Projektmanagement in Microsoft 365 00:24 
3. Lizenzierung und Kosten für Project 02:10 
4. Projekt anlegen 03:11 
5. Unterschiedliche Ansichten: Raster, Board, Timeline 05:06 
6. Roadmap – mehrere Projekte überblicken 08:55 
7. Project in Teams nutzen 10:22 
8. Unterschied Planner und Project im Web 11:02 
9. Fazit – wer sollte wann Project nutzen? 12:31