Das „Microsoft 365-Backup“: Die erste integrierte Datensicherung für M365! Kosten, Vergleich & Anleitung

Mit dem „Microsoft 365-Backup“ steht Unternehmen eine vollständig integrierte Backup-Lösung für Exchange, OneDrive und SharePoint zur Verfügung, um die eigenen Microsoft 365-Daten zuverlässig vor Datenverlust und Ransomware-Angriffen zu sichern. Wie gut die Onboard-Backuplösung für Microsoft 365 im Vergleich zu Drittanbieter-Tools ist, welche Vorteile, Nachteile und Funktionen sie hat und wie man die Microsoft 365-Backups einrichtet und wiederherstellt, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen-Überblick – inklusive einem praktischen Preisrechner zur schnellen Kostenabschätzung!

1. Was ist „Microsoft 365-Backup“? Und seit wann ist es onboard verfügbar?

„Microsoft 365-Backup“ ist die direkt in Microsoft 365 integrierte Datensicherungslösung von Microsoft, die speziell für die Sicherung und Wiederherstellung der Daten im Microsoft 365-Ökosystem entwickelt wurde. Es ist dies die erste vollintegrierte Backuplösung von Microsoft in der Microsoft 365- und Office 365-Suite überhaupt. Bislang mussten Privat- und Geschäftskunden auf Microsoft Azure oder auf externe Lösungen von Drittanbietern zurückgreifen.

Die allgemeine Verfügbarkeit von „Microsoft 365-Backup“ (Release Date):

• Ankündigung: Die Produktvorstellung erfolgte am 20. Juli 2023 auf der jährlichen Microsoft Inspire-Konferenz.
• Preview: Im Juli 2024 wurde die öffentliche Vorschau mit eingeschränkten Funktionen veröffentlicht.
• Allgemein verfügbar: Die allgemeine Verfügbarkeit (Release Date) wurde offiziell am 31. Juli 2024 erreicht.

2. Warum und für was braucht man ein Backup von Microsoft 365 überhaupt?

→ Was ist ein Backup?

Ein Backup ist eine regelmäßig erstellte Sicherungskopie der eigenen Daten, um bei einem Datenverlust – z.B. durch Bedienfehler, technische Defekte oder Ransomware-Angriffe – die Wiederherstellung der aktuellen Daten zu ermöglichen. Dafür sollten die Backup-Dateien an einem separaten Speicherort gesichert werden, damit sie vor denselben Gefahren geschützt sind, denen die Originaldaten ausgesetzt waren (z.B. Manipulation, Sabotage, Softwarefehler, Hardwareschäden, Ransomware-Verschlüsselungs-Trojaner etc.).

→ Warum sind Backups so wichtig?

Im Falle eines Datenverlusts kann man mit einem Backup die Informationen schnell, gezielt und umfassend wiederherstellen. Wichtige Kriterien dabei sind die Geschwindigkeit der Wiederherstellung, die Möglichkeit, die Backups gezielt zu durchsuchen (eDiscovery), sowie die Detailgenauigkeit (Granularität), wie detailliert sich einzelne Daten wiederherstellen lassen. Zum Beispiel einzelne E-Mails und Kontakte in Outlook, Team-Chats, Metadaten in SharePoint etc.

 → Wer ist für das Anfertigen der Backups in Microsoft 365 verantwortlich?

Für Backups von Microsoft 365 sind die Microsoft 365-Kunden selbst verantwortlich. Microsoft sorgt zwar für eine hohe Sicherheit und Verfügbarkeit seiner Cloud-Infrastruktur (beispielsweise durch ein Spiegeln der eigenen Cloud-Ressourcen und mehrfache, redundante Absicherung in verschiedenen Rechenzentren). Aber Microsoft weist in seinem Dienstleistungsvertrag ausdrücklich darauf hin, dass seine Kunden selbst für den Schutz und die regelmäßige Sicherung ihrer eigenen Daten vor internen sowie auch externen Bedrohungen zuständig sind.

→ Warum sind die Grundfunktionen in Microsoft 365 allein für Backups nicht ausreichend?

Die in Microsoft 365 vorhandenen Grundfunktionen wie Versionierung und Papierkörbe (zum Beispiel in OneDrive, Outlook und SharePoint) bieten nur rudimentäre und kurzfristige Sicherungen (Short-Term-Backups). Und das auch nur mit eingeschränkter Wiederherstellbarkeit, keinem granularen Restore und vergleichsweise kurzen Aufbewahrungszeiten. Richtige Backupmöglichkeiten bietet Microsoft, von seinem bisherigen Zusatzdienst Azure abgesehen, erst seit Mitte 2024 durch sein Feature „Microsoft 365-Backup“ an.

3. Wie gut ist Microsoft 365-Backup im Vergleich zu Drittanbieter-Alternativen?

Die Sicherungsdaten der Microsoft 365-Backups werden in denselben Microsoft Rechenzentren gespeichert, wie die Originaldaten der Microsoft 365 und Office 365 Tennants. Deswegen kann die Wiederherstellung der Daten (Restore) auch besonders schnell erfolgen – laut Microsoft rund 20-mal schneller als bei anderen Backup-Lösungen von Drittanbietern. Dieser Geschwindigkeitsbonus ist für umfangreiche Wiederherstellungsprozesse, zum Beispiel nach einem Ransomware-Angriff, von großem Vorteil, um schnell wieder den normalen Geschäftsbetrieb aufnehmen zu können.

• Da das Microsoft 365-Backup-Feature allerdings ein voll integriertes Feature innerhalb der Microsoft 365-Suite ist, wird es nicht als separate Backup-Software gewertet und taucht daher leider auch nicht in den unabhängigen Vergleichen kommerzieller Backuplösungen auf, wie zum Beispiel Gartners Magic Quadrant für Microsoft 365-Backup-Lösungen.
• Microsoft wird jedoch allgemein in Gartners Magic Quadrant 2025 für Enterprise Backup and Recovery Software Solutions als „Leader“ eingestuft, also mit einer führenden Position (zusammen mit Veeam, Commvault, Rubrik, Cohesity, Veritas, Dell, AvePoint und Druva, siehe unten).

Die Vorteile & Nachteile von Microsoft 365-Backup im Vergleich zu Drittanbieter-Alternativen

* Eine vollständige Übersicht über die Microsoft 365-Backup-Funktionen und Architektur (z.B. Wiederherstellungsgranularität, -optionen, -leistung) finden Sie hier im → Microsoft Support sowie in Microsofts → FAQ zu Microsoft 365-Backup.

Fazit: Was ist die beste Lösung für die Backup-Sicherungskopien von Microsoft 365?

• Microsoft 365-Backup ist eine native (voll integrierte) Lösung mit minimalem Setup und sehr schneller Wiederherstellung, die die Daten innerhalb der eigenen Microsoft-Umgebung sichert. Ideal für Unternehmen, die eine einfache Lösung für einfache Backup-Anforderungen suchen.
• Die etablierten Drittanbieter-Lösungen bieten oft mehr Flexibilität (zum Beispiel einen lokalen Speicherort für die Backups), umfangreichere Compliance-Funktionen und meist auch eine granularere Wiederherstellung – auch für Microsoft Teams, Planner & Co. Diese Backuplösungen sind daher besonders für größere und/oder regulierte Organisationen relevant.
• Tipp: Microsoft 365-Backup bietet als Zusatzmöglichkeit auch integrierte Partnerlösungen von unabhängigen Drittanbietern an, mit denen Microsoft via seiner „Microsoft 365-Backup Storage-Plattform“ zusammenarbeitet. Das Microsoft 365-Backup-Tool wird dann vollständig von einem dieser Microsoftpartner verwaltet und kann dann bei Bedarf um zusätzliche Funktionen und Workflows dieses Anbieters ergänzt werden (z.B. für vollständige Teams-Backups).

4. Wo werden die Microsoft 365-Backups gespeichert? Ist das auch lokal möglich?

Um eine hohe Datenausfallsicherheit sicherzustellen, werden die Microsoft 365-Backups automatisch an mehreren verschiedenen geografischen Standorten innerhalb der Geo-Residency des jeweiligen Kunden gespeichert (z.B. im Europäischen Wirtschaftsraum EWR und damit in der seit Februar 2025 offiziell abgeschlossen EU-Datenschutzgrenze). Es handelt sich also um ein Cloud-to-Cloud Backup in separaten Rechenzentren. Den genauen Speicherort Ihrer Microsoft 365-Daten erfahren Sie in unserem Büro-Kaizen-Beitrag → „Den Microsoft 365 Speicherort ändern: Wo werden die Daten gespeichert?“.

5. Preisrechner-Tool: Was kostet der Microsoft 365-Backup-Dienst?

Microsoft hat ein eigenes Preisrechner-Tool (eine Excel-Tabelle) für seinen Microsoft 365-Backup-Dienst erstellt. Damit lassen sich anhand der geschätzten abzuspeichernden Datenmenge (der zu sichernde Anteil am Gesamtspeicher) und dem gewünschten Schutzumfang die monatlichen und jährlichen Kosten abschätzen. Hier finden Sie den Download und mehr Informationen zu dem → Preisrechner-Tool für Microsoft 365-Backup.

6. Anleitung: Microsoft 365-Backup einrichten und wiederherstellen

Das Einrichten von Microsoft 365-Backup erfolgt durch einen globalen Administrator oder durch einen SharePoint-Administrator im Microsoft 365 Admin Center. Das Erstellen und Wiederherstellen der Backupsicherungen erfolgt dann ebenfalls im Microsoft 365 Admin Center.

• Eine detaillierte Schritt-für-Schritt Anleitung für Administratoren und das Einrichten sowie Nutzen der Microsoft 365-Backupfunktion hat Microsoft in Form einer umfassenden → Dokumentation auf Microsoft Learn veröffentlicht.
• Weitere Informationen und hilfreiche Links finden Sie auch hier auf der → offiziellen Produktwebseite von Microsoft 365-Backup.

7. Extra-Tipp: Kostenlose „Onboard-Datensicherung“ in OneNote, Outlook & Teams

Regelmäßige Backups von Microsoft 365 sind nur eine Seite der Medaille. Wichtig ist auch, die individuellen Zugangsdaten aller Mitarbeitenden vor unbefugtem Zugriff zu schützen, damit es gar nicht erst zu Ransomware-Angriffen kommen kann. Denn das Einfallstor für Cyberkriminelle in Unternehmensnetzwerke sind häufig kompromittierte Nutzerkonten. Und rund 99,9 % der kompromittierten Microsoft-Benutzerkonten verwenden keine Multifaktorauthentifizierung! Dementsprechend fordert Microsoft seine Unternehmenskunden auch regelmäßig zur Nutzung der Multifaktorauthentifizierung in Microsoft 365 auf. Weitere wichtige Tipps, wie Sie die Datensicherung in Teams, Outlook und OneNote auch mit kostenlosen Onboard-Mitteln ganz ohne weitere Zusatzkosten erledigen können, erfahren Sie in unseren folgenden Beiträgen!

•  Microsoft Teams archivieren: Inklusive Kanäle, Chats und Unterhaltungen.
• Einzelne Outlook-Backups: Outlook-Datendateien manuell exportieren oder das kostenlose „Outlook Backup Add-In“ nutzen.
• Datensicherung in OneNote: Anleitung für effektive OneNote-Backups (für Unternehmen & Einzelpersonen).
• Flexibel mit OneDrive: Nutzen Sie die große Werkzeugkiste in der Cloud optimal aus (kostenloses 35-seitiges eBook im Wert 9,70 Euro).