Machen wir Konfetti draus? Dokumente entsorgen leicht gemacht



Falls Sie – wie der Freund der Sängerin Adele – Ihren Liebsten oder Ihre Liebste mit Liebesbotschaften auf Konfetti überraschen wollen, ist das ohne Zweifel eine charmante Idee. Falls Sie glauben, auf die Art gleich Ihre Dokumente entsorgen zu können, rate ich Ihnen ab. Nicht nur, weil Dokumenten–Konfetti schon beschriftet ist; auch die Größe der Schnipsel spielt eine Rolle. Es gibt nämlich allerlei zu beachten beim Dokumente entsorgen.

Deshalb neigen viele Menschen auch dazu, private und geschäftliche Dokumente lieber unbegrenzt lange aufzubewahren. Die Sorge vor dem Arbeitsaufwand und die Scheu, etwas falsch zu machen, sind mächtige Motivationskiller. Dabei würden Ihr Büro und Ihr Archiv von dem Gewinn an Platz nachhaltig profitieren.

Heute gebe ich Ihnen Tipps, mit denen Sie künftig mühelos und zeitsparend Ihre Dokumente entsorgen. Außerdem finden Sie am Ende des Artikels interessante Tipps zum Weiterlesen.

INHALTSVERZEICHNIS

Gut gesammelt ist fast entsorgt – Kiste statt Rundordner

Runde Papierkörbe und eckige Dokumente – das kann ja nicht gut gehen. Zu sehen ist das an dem Chaos, das sich in so einem „Rundordner“ ansammelt: Geknüllte Papiere aller Art drängeln sich in dem begrenzten Raum. Und gerät einmal versehentlich ein Dokument dazwischen, kann es zwar herausgefischt werden, jedoch bleibt es trotz aller Versuche lädiert. Das kann besonders dann peinlich werden, wenn es sich um ein Papier handelt, das wir an jemanden weitergeben müssen.

Deshalb schlage ich Ihnen vor, eine Papierkiste anzuschaffen:

  • Wählen Sie eine Kiste aus Kunststoff, in die Papiere im Format A4 locker eingelegt werden können.
  • Schaffen Sie für alle anderen Abfallarten separate Behältnisse an oder einen unterteilten Mülleimer. So tun Sie auch gleich etwas für die Umwelt.

Die Papierkiste ist ein praktisches Hilfsmittel beim Dokumente entsorgen.
Die Papierkiste ist ein praktisches Hilfsmittel beim Dokumente entsorgen.

Tipp für Ästheten: Richten Sie statt der Papierkiste eine Schublade zum Wegwerfen von Papieren ein. Diese kann, wenn Besucher kommen und am Feierabend einfach zugeschoben werden. Das tut dem Gesamtbild Ihres Büros gut. Allerdings ist die Schublade etwas aufwendiger zu leeren als eine Kiste.

Haben Sie ein leeres Schubfach? Dann machen Sie es doch wie mein Geschäftsführerkollege: Er betreibt Wegwerfen so intensiv, dass er in der Schublade sogar einen Bereich definiert hat, in den er Altpapier einlegt. Das spart ihm Zeit und verleitet ihn, noch konsequenter Dinge wegzuwerfen.

Gut gesammelt ist halb entsorgt: Die Papierkiste erleichtert das Dokumente entsorgen. Klick um zu Tweeten

Sie werden schnell feststellen, dass eine Papierkiste mehrere Vorteile hat:

  • Das Fassungsvermögen: Eine ausreichend große Papierkiste fasst mehr Unterlagen, Dokumente und Prospekte als ein Papierkorb. Deshalb muss die Kiste nicht täglich geleert werden.
  • Irrtum eingeschlossen: Falls ein Dokument versehentlich in die Papierkiste gerät, kann es unbeschädigt wieder hervorgeholt werden.
  • Entsorgen ohne Sorgen: Wenn Sie, wie weiter unten beschrieben, später endgültig Ihre Dokumente entsorgen, müssen Sie keine Bleistiftstummel, Brötchentüten, Kaffeebecher oder – noch schlimmer - Apfelgriebsche aussortieren, sondern haben es wirklich nur mit Papieren zu tun.

In der Papierkiste landen also alle Unterlagen, die sofort entsorgt werden können: Werbebriefe und Fehlkopien, verworfene Ausdrucke von Anschreiben und ungültig gewordene Listen mit Kundendaten, Kalkulationen und Preisen. Diese unterliegen keinen Aufbewahrungsfristen. Wenn Sie jedoch bereits archivierte Dokumente entsorgen, ist die Frage: Wann kann das weg?

Extra-Tipp für Ordentliche: Mehr praxiserprobte Tipps zum für immer aufgeräumten Schreibtisch habe ich Ihnen in meinem kostenlosen 12-teiligen E-Mail-Kurs zusammengestellt. Endlich frei – das kann auch Ihr Weg zum entspannten und erfolgreichen Arbeiten sein. Registrieren Sie sich hier für Ihre Erfolgs-Chance!

Dokumente und Aufgaben organisieren ist ebenso wichtig wie Dokumente entsorgen. Profitieren Sie von 12 bewährten Erfolgs-Strategien.
Dokumente und Aufgaben organisieren ist ebenso wichtig wie Dokumente entsorgen. Profitieren Sie von 12 bewährten Erfolgs-Strategien.

Was lange liegt, kann weg – Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfristen sind vom Gesetzgeber geregelt. Doch keine Sorge, Sie müssen sich nicht für jede Art von Dokumenten eine spezielle Frist merken. Es gibt zwei Arten von Aufbewahrungsfristen, die Sie sich merken können:

6 Jahre

  • Unterlagen zum Bestell- und Auftragswesen
  • Personalunterlagen
  • Abgelaufene Mietverträge
  • Schriftwechsel

Tipp: Vermerken Sie das Ende der Aufbewahrungsfrist auf jeder Akte. Das Erleichtert das spätere Dokumente entsorgen.
Tipp: Vermerken Sie das Ende der Aufbewahrungsfrist auf jeder Akte. Das Erleichtert das spätere Dokumente entsorgen.

10 Jahre

  • Jahresabschlüsse
  • Kontoauszüge
  • Rechnungen
  • Abrechnungen von Reisekosten
  • Listen mit Überstunden

Download-Tipp: Laden Sie sich die vollständige Liste aller Aufbewahrungsfristen herunter, sie steht kostenlos in unserem Download-Center für Sie bereit.

Damit nichts schief geht beim Dokumente entsorgen: Alle Aufbewahrungsfristen auf einen Blick.
Damit nichts schief geht beim Dokumente entsorgen: Alle Aufbewahrungsfristen auf einen Blick.

Lesetipp für Wissenshungrige: In meinem Artikel Achtung, Gesetzesfalle im Büro beschreibe ich Ihnen Hintergründe zum Thema Aufbewahrungsfristen und gebe Ihnen praktische Tipps, mit denen Sie auf der sicheren Seite sind. So wird es Ihnen nicht passieren, dass Sie versehentlich vor Fristablauf Dokumente entsorgen.

Nun wenden wir uns der Frage zu, wie Sie am sichersten Ihre Dokumente entsorgen:

Den Wolf füttern – Aktenvernichter in Aktion

Daten sind pures Geld – das wissen auch Betrüger. Deshalb sollten Sie auch Dokumente entsorgen, die Firmeninterna enthalten. Dazu gehören zum Beispiel Kalkulationen, Projektunterlagen und Besprechungsprotokolle. Dazu sind Sie zwar nicht gesetzlich verpflichtet, doch ist mein Rat: Lieber dem Reißwolf – auch Aktenvernichter – genannt, ein Stück mehr zwischen die Zähne schieben. Damit die Reste vertraulicher Unterlagen nicht nachträglich zusammensetzbar sind, gilt: Je vertraulicher das Dokument, umso feiner der Schnitt.


Scharfe Zähen, schmale Streifen
Bei der Auswahl des Reißwolfs ist einiges zu beachten. Mein Rat ist, von vornherein auf die folgenden Punkte zu achten:

  1. 1. Sicherheit:Bestimmen Sie, welcher Sicherheitsstufe Ihre zu entsorgenden Dokumente angehören. Zum Beispiel werden vertrauliche Geschäftsunterlagen der Sicherheitsstufe 4 zugeordnet. Das bedeutet: Es ist nur Kreuzschnitt (auch Partikelschnitt genannt) von 2 mm Breite und 15 mm Partikellänge erlaubt.
  2. 2. Schnittbreite:Wählen Sie in jedem Fall einen Aktenvernichter mit Kreuzschnitt. Dabei werden die entstandenen Streifen zusätzlich in Partikel von etwa 15 mm geschnitten. Das bedeutet mehr Datensicherheit und weniger Schnittvolumen. Diese Norm gilt auch, wenn Sie Dokumente entsorgen, die dem Datenschutz unterliegen.

Tipp für alle, die es ganz genau wissen wollen: Selbstverständlich ist das auch das Thema Aktenvernichter in Deutschland genau geregelt. Die seit 2012 geltenden Sicherheitsstufen für Aktenvernichter finden Sie zusammengefasst unter DIN 32757.

  1. 3. Ein ganzer Kerl: Leistungsstarke Geräte laufen ohne Hitzeabschaltung. Das bringt Ihnen Zeitgewinn.
  2. 4. Starker „Biss“: Je mehr Blätter der Reißwolf gleichzeitig aufnehmen kann, umso schneller sind Sie fertig mit dem Dokumente entsorgen. Da sich in einem Büro große Mengen Papier ansammeln, sollte das Gerät 15, besser 20 Blätter gleichzeitig aufnehmen können.
  3. 5. Robustes Gebiss: Immer wieder werden Büro- oder Heftklammern sich zwischen den Blättern verstecken. Davon sollte Ihr Entsorgungs-Helfer keinen Zahnausfall bekommen.
  4. 6. Alleskönner: CDs, Chipkarten und Sticks sollten sich separat entsorgen lassen. Auch hier gibt es – abhängig davon, ob die Daten vorher gelöscht wurden, Regelungen in der erwähnten DIN 32757.
  5. 7. Stark, aber leise: Der Reißwolf sollte möglichst leise arbeiten. Ist das nicht möglich, bekommt er am besten einen abgelegenen Platz, wo er niemanden stört.
  6. 8. Beißhemmung: Ein Sicherheitsschalter sollte selbstverständlich sein, er schützt im Ernstfall vor Verletzungen.

Sicherheits-Tipp: Legen Sie Armbänder und Ringe, lange Ketten und Krawatten ab, bevor Sie den Reißwolf „füttern“. Schließlich soll er nur Ihre Dokumente entsorgen und nicht Ihren Schmuck.

Lesetipp für Wissenshungrige: In meinem Artikel Sicher aufräumen mit dem Aktenvernichter geht es um den Schutz vor Identitätsdiebstahl und das Einhalten der Datenschutz-Vorschriften.

Kurz-Tipp zum Kosten sparen: Dokumente vernichten kostet Geld. Deshalb empfehle ich, Spielregeln aufzustellen: Welche Papiere enthalten Interna und sind deshalb „Reißwolf-Futter“? Und bei welchen Notizen, Entwürfen und Listen reicht es aus, die Blätter nur mehrfach durchzureißen?

Und Sie?

Worauf setzen Sie beim Dokumente entsorgen? Haben Sie „Ihren“ optimalen Reißwolf schon gefunden oder sind Sie sich noch unsicher über die Anschaffung? Hat sich die Papierkiste für Sie bewährt oder bevorzugen Sie den „Rundordner“? Ich freue mich auf Ihre Erfahrungen und auf Ihre Fragen. Schreiben Sie mir oder hinterlassen Sie einen Kommentar unter diesem Artikel.

Zum Weiterlesen

Vor dem Entsorgen der Dokumente steht das Ablegen: Mit diesen 5 Fragen zur optimalen Dokumentenablage geben Sie jedem Dokument eine Heimat.

Mit der Rollierenden Archivierung sehen Sie auf einen Blick, welche Dokumente zu entsorgen sind.

In meinem Artikel Endstation Aktenvernichtung zeige ich Ihnen, wie Sie den ungeliebten Papierstau in Ihrem Archiv verhindern.



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