Dokumente entsorgen: Vertrauliche Unterlagen richtig vernichten

Auch wenn wir Deutschen Fans vom Ausmisten sind und Sie gerade dabei sind, mal wieder richtig Ordnung in Ihrer Dateiablage zu schaffen, gilt besondere Vorsicht. Denn nicht jedes Dokument darf sofort entsorgt werden und auch nicht einfach im Papiermüll verschwinden. In diesem Beitrag erfahren Sie alles erfahren Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und wie Sie die Dokumente nach Ablauf vernichten und entsorgen können.

1. Was sind sensible und vertrauenswürdige Daten?

Bei sensible oder auch vertrauenswürdige Daten handelt es sich um schützenswerte Informationen, wie zum Beispiel personenbezogene Daten. Diese dürfen nur mit ausdrücklicher Genehmigung für Dritte ersichtlich sein. Folgende Daten gelten als sensibel und müssen deshalb mit besonderer Vorsicht entsorgt werden:

• Personenbezogenen Daten, die eindeutig einer Person zugeordnet werden können. Dazu gehören z. B. allgemeine Personendaten wie Privatanschrift, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern. Des weiteren aber auch Bankdaten und Online-Daten, sowie Gesundheitsinformationen, Besitzmerkmale…
• Kundeninformationen
• Mitarbeiterdaten
• Biometrische Daten
• Politische Meinungen
• Religiöse und philosophische Überzeugungen
• Gewerkschaftszugehörigkeit
• …

2. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Wie lange müssen Dokumente aufbewahrt werden, bevor sie entsorgt werden können?

Eine Aufbewahrungsfrist gilt generell für alle, die auch buchführungspflichtig sind, z. B. Handelsgesellschaften. Die Aufbewahrungsfristen von Dokumenten sind dabei vom Gesetzgeber geregelt. Sie müssen sich allerdings nicht für jede Art von Dokumenten eine spezielle Frist merken. Es gibt drei Arten von Aufbewahrungsfristen, die Sie sich merken können:

2 Jahre

• Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bei Arbeitnehmern mit Mindestlohn (für geringfügig Beschäftigte)

6 Jahre

• Unterlagen zum Bestell- und Auftragswesen
• Lohnbelege
• Personalakten
• Baupläne
• Abgelaufene Mietverträge
• Briefe
• Kalkulationsunterlagen
• Schriftwechsel
• Bankbürgschaften
• Fahrtberichte

10 Jahre

• Jahresabschlüsse (Bilanz und GuV)
• Bankunterlagen und Kontoauszüge
• Steuererklärungen
• Fahrtenbücher
• Rechnungen und Lieferscheine
• Abrechnungen von Reisekosten
• Gehaltslisten
• Listen mit Überstunden
• Inventare

In diesem kostenlosen Download finden Sie eine Übersicht aller Aufbewahrungsfristen.

3. Aufbewahrungspflichten für Privatpersonen

Auch als Privatperson sollten Sie wichtig Dokumente vorerst nicht vernichten, da sie z. B. für die Steuererklärung noch von Bedeutung sein können. Gerade für Garantiefragen oder Versicherungen lohnt sich das Aufheben von wichtigen Unterlagen und Kaufbelegen.

• Handwerkerrechnungen: Diese müssen mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden. Das gilt sowohl für Mieter als auch Immobilienbesitzer.
• Größere Anschaffungen: Kaufbelege von Möbeln oder elektronischen Geräten sollten erst dann vernichtet werden, wenn die Gewährleistungen und Garantien abgelaufen sind. In der Regel betrifft das einen Zeitraum von 2 Jahren.
• Gehaltsabrechnungen: Die Auskunft über Ihr monatliches Einkommen sollten Sie in jedem Fall aufbewahren. Gerade bei Wohnungssuchen oder Kreditanträgen kann danach gefragt werden.
• Bankunterlagen/Bankauszüge: Unterlagen, die Ihre Bankdaten betreffen, sollten Sie mindestens für 3 Jahre archivieren. Ebenso wie die Gehaltsabrechnung kann ein Kontoauszug bei Mietverträgen angefordert werden.
• Versicherungs- und Mietverträge: Durch die Verjährungsfrist sind Versicherungsverträge auch nach Ablauf noch mindestens 3 Jahre aufzubewahren. Dasselbe gilt auch bei Mietverträgen.
• Mahnbescheide und Gerichtsurteile: Auch diese Unterlagen sollten Sie nicht im Anschluss an die Begleichung oder das Ende des Prozesses vernichten. Hier gelten 30 Jahre der Aufbewahrung.
• Unterlagen des beruflichen Werdegangs: Dokumente, die Ihren beruflichen Werdegang dokumentieren (z. B. Arbeitsverträge, Kündigungen…) , sollten Sie frühestens mit dem Eintritt der Rente entsorgen.

Für welche Dokumente gilt eine unbegrenzte Aufbewahrungspflicht?

Die folgenden Dokumente sollten Sie lebenslang aufbewahren:

• Stattliche Dokumente (z. B. Geburts- oder Heiratsurkunde)
• Zeugnisse, sowie Berufsabschlüsse
• Ärztliche Gutachten
• Gehaltsabrechnungen
• Versicherungsunterlagen (Krankenkasse, Renten- und Sozialversicherung)
• Immobilienkäufe
• Sterbeurkunden von Angehörigen

4. Verstöße und ihre Folgen: Was passiert, wenn Aufbewahrungsfristen nicht eingehalten werden?

Wenn die im Handelsrecht festgelegte gesetzliche Aufbewahrungspflicht verletzt wird, kann das zu Geld- oder sogar Freiheitsstrafen von bis zu 2 Jahren führen. Gerade als Unternehmen dürfen deshalb nur Dokumente vernichtet oder entsorgt werden, die bereits außerhalb der jeweiligen Frist sind und nicht mehr zur Übersicht von Vermögensständen etc. dienen. Wenn ein Unternehmen steuerrelevante Bücher nicht vorzeigen kann, sind Finanzämter dazu berechtigt, den Wert zu schätzen. Abhängig vom Ausmaß kann es als Steuerhinterziehung gelten. Bei Unsicherheiten vor der Aktenvernichtung können Sie Ihren Steuerberater fragen. Des weiteren können Sie die Dokumente auch „auf Probe wegwerfen“, sobald die Aufbewahrungsfrist endet.

5. Datenschutzgerechte Entsorgung und Datenvernichtung

Daten sind pures Geld – das wissen leider auch Betrüger. Deshalb sollten Sie auch Dokumente sicher entsorgen, die Firmeninterna enthalten. Dazu gehören zum Beispiel Kalkulationen, Projektunterlagen und Besprechungsprotokolle. Deshalb unserer Rat: Lieber Vorsicht anstatt Nachsicht.

NORM-getreue Entsorgung anhand der DIN 66399

Selbstverständlich ist auch das Thema Aktenvernichter in Deutschland genau geregelt. Seit 2012 gilt die DIN 66399, die zu einer DSGVO-konformen Aktenvernichtung beitragen soll. Die DIN 66399 ist in 3 Teile gesplittet:

Ein Teil der DIN-NORM 66399 ist es, die Daten und Dokumente in 3 Schutzklassen, die Sicherheitsstufen 1-7 und Einflussgrößen zu unterteilen. Davon hängt die Vernichtung und spätere Entsorgung ab.

• Schutzklasse 1: Hier gilt normaler Schutz für personenbezogene Daten. Das können bspw. Adressdaten von Kunden und Lieferanten, aber auch Produktinformationen sein. Für diese Schutzklasse kommen die Sicherheitsstufen 1-3 in Frage (siehe unten).
• Schutzklasse 2: Diese Klassifizierung gilt für vertrauliche Daten wie Unterlagen aus der Finanzbuchhaltung oder internen Dokumentationen. Hier gilt hoher Schutzbedarf.
• Schutzklasse 3: Geheime Daten wie z. B. Daten aus Zeugenschutzprogrammen gelten als besonders schützenswert und haben einen sehr hohen Schutzbedarf. Personenbezogene Daten müssen unbedingt geschützt werden.

Hier finden Sie alle weitere Details zur Informationsdarstellung nach der Vernichtung von Papieren, Mikrofilmen, CDs und DVDs, Speicherkarten und Chips…

Auswahl des Aktenvernichters: Was sollte er können? 7 Tipps für die Anschaffung

Bei der Auswahl des Reißwolfs ist einiges zu beachten. Vor dem Kauf sollte sichergestellt sein, dass der Aktenvernichter das richtige Sicherheitslevel erfüllt und die DIN-Norm eingehalten werden kann. Zusätzlich können Sie folgendes beachten:

1. Sicherheitsstufe: Bestimmen Sie, welcher Sicherheitsstufe Ihre zu entsorgenden Dokumente angehören. Zum Beispiel werden vertrauliche Geschäftsunterlagen der Sicherheitsstufe 4 zugeordnet. Das bedeutet: Es ist nur Kreuzschnitt (auch Partikelschnitt genannt) von 2 mm Breite und 15 mm Partikellänge erlaubt. Dementsprechend sollten Ihre Aktenvernichter ausgestattet sein.
2. Partikelschnitt: Wählen Sie in jedem Fall einen Aktenvernichter mit Kreuzschnitt. Dabei werden die entstandenen Streifen zusätzlich in Partikel von etwa 15 mm geschnitten. Das bedeutet mehr Datensicherheit und weniger Schnittvolumen. Diese Norm gilt auch, wenn Sie Dokumente entsorgen, die dem Datenschutz unterliegen.
3. Sicherheit: Ein Sicherheitsschalter sollte selbstverständlich sein, er schützt im Ernstfall vor Verletzungen.
4. Papiermenge: Je mehr Blätter der Reißwolf gleichzeitig aufnehmen kann, umso schneller sind Sie fertig mit dem Dokumente entsorgen. Da sich in einem Büro große Mengen Papier ansammeln können, sollte das Gerät 15, besser sogar 20 Blätter gleichzeitig aufnehmen können. Zusätzlich spielt auch das Volumen des Auffangbehälters eine Rolle.
5. Robustes Schneidewerk: Immer wieder werden Büro- oder Heftklammern sich zwischen den Blättern verstecken. Davon sollte Ihr Entsorgungs-Helfer nicht kaputt gehen.
6. Alleskönner: CDs, Chipkarten und Sticks sollten sich separat entsorgen lassen. Auch hier gibt es – abhängig davon, ob die Daten vorher gelöscht wurden, Regelungen in der erwähnten DIN.
7. Geräuscharm: Wenn der Aktenvernichter im Büro steht, sollte er möglichst leise arbeiten. Ist das nicht möglich, bekommt er am besten einen abgelegenen Platz, wo er niemanden stört.

6. Was kostet es, die Dokumente ordnungsgetreu zu schreddern und entsorgen?

Der Kaufpreis einer Aktenvernichters kann zwischen 20-ca. 500 Euro liegen. Auch hier gilt: Prüfen Sie vorab die Anforderungen!

Die Kosten für die Vernichtung von Dokumenten über einen Dienstleister können variabel sein. Dabei spielt Aufstellung, Behältermiete und die Behältergröße eine Rolle. Eine grobe Orientierung pro Behälter können 50-100 Euro sein. Zusätzlich ist eine Aktenvernichtung vor Ort oder ganze Container ebenfalls teurer.

7. Fazit

Haben Sie Mut zum Entsorgen alter Dokumente, sofern die Aufbewahrungsfrist ablaufen ist. Ein guter Umgang und datenschutzgerechte Vernichtung von Dokumenten ist dabei eNORM wichtig! Leichtsinnige Entsorgung kann zu erheblichen Konsequenzen führen und sollte deshalb entsprechend vorgebeugt werden.