Die E-Mail-Flut meistern (2/3): Mit den QuickSteps zur Turbo-Verarbeitung!



Durch die Schnellklick-Automatisierung jede E-Mail mit nur einem Klick verarbeiten

Das größte Potenzial zum Zeiteinsparen liegt in immer wiederkehrenden Arbeitsschritten. Denn je mehr Kleinvieh, desto größer auch der Misthaufen! Wenn Sie beispielsweise durch eine einfach einzurichtende Teilautomatisierung in Outlook (mittels QuickSteps) pro E-Mail 20 Sekunden Zeit einsparen, dann summiert sich das bei durchschnittlich 36 E-Mails pro Tag und 220 Arbeitstagen pro Jahr auf über 5 Arbeitstage an eingesparter Zeit – das ist eine ganze Arbeitswoche! In Outlook heißt die Schnell-Funktion für die Teilautomatisierung der E-Mail-Verarbeitung „QuickSteps“.

Wie funktionieren die Outlook-QuickSteps und was bewirken sie?

Mit den QuickSteps können mehrere Arbeitsschritte in Outlook zu einem einzigen Mausklick zusammengefasst werden. Die QuickSteps sind zwar nur im Postfach von Outlook verfügbar, dafür erleichtern sie die E-Mail-Verwaltung enorm: Sie sind quasi der Effizienzturbo für die E-Mail-Verarbeitung! Dafür müssen Sie lediglich einmal einen QuickStep für häufig benötigte Routinearbeitsschritte anlegen und können dann künftig dauerhaft davon profitieren. Denn dann erledigt Outlook diese Arbeiten per Mausklick automatisch für Sie – und das spart Ihnen jede Menge Zeit und Nerven! Den größten Nutzen entfalten die QuickSteps dabei in Kombination mit der 5-Schritte-Regel für die E-Mail-Verarbeitung (siehe unten).

Einfaches Praxisbeispiel: QuickStep für die Erstellung einer Aufgabe aus einer E-Mail

Sie können die QuickSteps beliebig zusammenstellen und kombinieren. Ein gutes Praxisbeispiel aus dem Büroalltag ist der Fall, dass Sie eine E-Mail erhalten und dann folgende Aktionen durchführen müssen:

  • Aus der E-Mail ergibt sich ein konkretes To-Do für Sie, das Sie als „Outlook-Aufgabe“ mit entsprechenden Aufgabendetails und einer Abgabefrist (beide stehen im Text der E-Mail) abspeichern möchten.
  • Gleichzeitig soll Outlook die E-Mail in das dazugehörige Postfach-Archiv verschieben und als gelesen markieren, ohne dass Sie einen weiteren Mausklick für das Aufräumen Ihres Postfachs tätigen müssen. Optional könnte der QuickStep gleich auch noch eine Antwort-E-Mail an den Absender öffnen, in der Sie den Empfang der Nachricht und das Anlegen der Aufgabe bestätigen

Anleitung: Wie man die QuickSteps für eine effiziente E-Mail-Verarbeitung einrichtet

1. Das QuickStep-Bearbeitungsfenster öffnen:

  • Öffnen Sie Ihr Outlook und klicken Sie in der Registerkarte → Start innerhalb des Menübereichs „QuickSteps“ auf das kleine Pfeilsymbol zum Aufklappen des QuickSteps-Menüfensters (Abb. I).
  • Löschen Sie dann in dem sich öffnenden Dialogfenster „QuickSteps verwalten“ (Abb. II) zuerst die von Microsoft vorinstallierten QuickSteps. Diese müssten zunächst noch aktiviert werden und können daher bedenkenlos gelöscht werden.
  • Klicken Sie dann linksunten auf die Schaltfläche → Neu und wählen Sie in dem Dropdownmenü den untersten Befehl → Benutzerdefiniert. Jetzt öffnet sich das Dialogfenster „QuickStep bearbeiten“ (Abb. III).

Das QuickStep-Menü in Outlook öffnen
Abbildung I: Das QuickStep-Menü in Outlook öffnen, Microsoft, Büro Kaizen

 

Das Dialogfenster QuickSteps verwalten in Outlook
Abbildung II: Das Dialogfenster "QuickSteps verwalten" in Outlook, Microsoft, Büro Kaizen

 

Das Dialogfenster QuickStep bearbeiten in Outlook
Abbildung III: Das Dialogfenster "QuickStep bearbeiten" in Outlook, Microsoft, Büro Kaizen

2. Wie man einen QuickStep anlegt und bearbeitet:

  • Geben Sie in der Zeile → Name (siehe 1, Abb. III) eine aussagekräftige Bezeichnung für den jeweiligen QuickStep ein. In unserem Praxisbeispiel wäre dies „Aufgabe“, oder auch „Aufgabe anlegen“.
  • Wählen Sie in der Zeile → Aktionen (2) den Arbeitsschritt aus, der in diesem QuickStep ausgeführt werden soll. In unserem Praxisbeispiel ist dies der Befehl → Eine Aufgabe mit Anlage erstellen.
  • In unserem Praxisbeispiel soll Outlook die E-Mail nicht nur in eine Aufgabe umwandeln, sondern sie gleich auch noch in den passenden Ordner ablegen (archivieren) und als gelesen markieren. Klicken Sie daher auf die Schaltfläche → Aktion hinzufügen (3), so können Sie beliebig viele weitere Arbeitsschritte mit diesem QuickStep verbinden.
  • Wählen Sie für den zweiten Arbeitsschritt (4) die Aktion → In Ordner verschieben und in der Zeile darunter den gewünschten Ordner aus, z.B. → Archiv. Klicken Sie dann erneut auf → Aktion hinzufügen und wählen Sie für den dritten QuickSteps-Arbeitsschritt den Aktionsbefehl → Als gelesen markieren.
  • Klicken Sie abschließend auf → Fertig stellen und schließen Sie das QuickSteps-Menüfenster mit → OK.

Wie sich dieser QuickStep aus dem Praxisbeispiel auswirkt

Der soeben angelegte neue QuickStep „Aufgabe“ wird Ihnen nun in der QuickSteps-Übersicht im Menü angezeigt und kann bei jeder beliebigen E-Mail per Mausklick aktiviert werden. Anstatt alle Arbeitsschritte nacheinander manuell ansteuern zu müssen, genügt dann künftig ein Klick auf den entsprechenden QuickStep und Outlook führt alle Aktionen automatisch gleichzeitig für Sie aus: Ihr Postfach wird aufgeräumt und es öffnet sich ein Aufgaben-Eingabefenster, das mit dem Betreff der E-Mail bereits vorausgefüllt ist (und mit der ganzen E-Mail griffbereit im Aufgaben-Anhang). Sie müssen nur noch das Fälligkeitsdatum eingeben, das wars.

Die QuickSteps der 5-Schritte-Regel: Für die Turbo-Verarbeitung der E-Mail-Flut!

Es gibt rein logisch betrachtet nur fünf verschiedene Bearbeitungsmöglichkeiten für jede erhaltene E-Mail (siehe Teil 1 → die 5-Schritte-Regel). Um Ihre E-Mails im Turbomodus bearbeiten zu können, müssen Sie nun nur noch lediglich jeweils einen passenden QuickStep für jeden dieser 5 Verarbeitungsschritte anlegen. Dann können Sie künftig jede Art von E-Mail mit nur einem einzigen Klick verarbeiten und sparen sich in der Summe sehr viel Zeit! Auf diese Weise lassen sich selbst größere E-Mail-Fluten spielerisch meistern. Kombinieren und benennen Sie die QuickSteps dafür wie folgt:

QuickStep 1: „Löschen":

Kombinieren Sie die zwei Arbeitsschritte → Nachricht löschen und → Als gelesen markieren.

QuickStep 2: „Weiterleiten":

Legen Sie als erste Aktion → Weiterleiten fest, als zweites → In Ordner verschieben (mit dem Ablageordner → Archiv) und lassen Sie die E-Mail in der dritten Aktion gleich noch → Als gelesen markieren.

QuickStep 3: „Archivieren":

Wählen Sie zunächst die Aktion → In Ordner verschieben aus und stellen Sie als Ablageordner → Archiv ein. Fügen Sie dann als zweiten Arbeitsschritt → Als gelesen markieren hinzu.

QuickStep 4: „Antworten":

Alle Aufgaben unter 5 Minuten Bearbeitungsdauer werden sofort erledigt, anschließend wird die E-Mail ins Archiv verschoben und der Absender über die erledigte Aufgabe informiert. Daher heißt der QuickStep "Antworten". Der QuickStep muss also folgende drei Aktionen kombinieren: → Antworten (um eine Antwort-E-Mail zu öffnen) → In Ordner verschieben (→ Archiv) und → Als gelesen markieren.

QuickStep 5 und 6: „Aufgabe“ und „Termin“:

Für den Fall, dass sich aus der E-Mail heraus eine konkrete Aufgabe für Sie ergibt, benötigen Sie zwei ähnlich gelagerte QuickSteps: Einen für „Aufgaben“ („zu erledigen bis xx.xx.xxxx) und einen für „Termine“ (mit einer konkreten Uhrzeit für Beginn und Ende). In beiden Fällen wird das neue Element entsprechend vorausgefüllt und die E-Mail angehängt.
5. Aufgabe: Kombinieren Sie die Aktionen → Eine Aufgabe mit Anlage erstellen, → In Ordner verschieben (→ Archiv) und → Als gelesen markieren.
6. Termin: Kombinieren Sie die Aktionen → Termin mit Anlage erstellen, → In Ordner verschieben (→ Archiv) und → Als gelesen markieren.

Glückwunsch! Sie haben nun die QuickSteps für die 5-Schritte-Regel erfolgreich angelegt. Nutzen Sie die Schnellklick-Abkürzungen bewusst aus, bis Sie sich daran gewöhnt haben. Dann werden Sie sehen, um wie viel schneller Sie Ihrer E-Mail-Flut verarbeiten und meistern können!



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