So verfassen Sie eine hilfreiche Abwesenheitsnotiz – Büro Kaizen



Sonne, Strand und kühle Getränke. Urlaub ist Leben auf hohem Niveau! Und doch ertappt man sich, während sich ein Sonnenbrand allererster Güte anbahnt, immer wieder bei dem furchtsamen Gedanken vor dem ersten Arbeitstag nach den Ferien. Eine Freundin sagte neulich zu mir, dass sie alleine vom Stress des ersten Arbeitstages wieder ein paar freie Tage bräuchte.

Entspannen mit Abwesenheitsnotiz ganz leicht
Mit einer gut hinterlegten Abwesenheitsnotiz ist entspannen im Urlaub ganz leicht.

Der Grund ist klar: Das E-Mail Postfach ist kurz vor der Explosion, das Telefon klingelt eigentlich durchgehend und der Chef geht wegen eines neuen Auftrags auf die Barrikaden. Schuld daran? Eine eigentlich gut gemeinte, automatische Abwesenheitsnotiz auf AB und per Mail:

„Ich bin in 3 Wochen wieder für Sie da!”

Der Stichtag „Urlaubsende” naht, alle Anliegen scharren schon mit den Füßen und preschen mit dem gesammelten Anschwung eines Tsunamis auf Sie ein. Sie wurden sehnsüchtig erwartet! Ihre Abwesenheitsnotiz hat Sie verraten: Heute sind Sie endlich wieder da!

Das Wort Abwesenheitsnotiz weckt eigentlich auch die falschen Assoziationen. Dieser kleine automatisierte Text sagt im schlimmsten Fall nur: „Dein Anliegen ist mir egal, ich bin im Urlaub!” Trotzdem ist das unangekündigte und plötzliche Verschwinden aus dem Arbeitsleben nicht nur unfreundlich, sondern auch ein wahrer Kunden-Killer! Sehen Sie es in Zukunft also besser als Vertretungsnotiz! Wer ist der freundliche Kollege, der in Ihrer Abwesenheit für Ihre Belange zuständig ist und den Kundenkontakt am Laufen hält?

Der stressigste Arbeitstag? Der Tag nach dem Urlaub! Klick um zu Tweeten

Was ist also die Lösung?

Eine gute Abwesenheitsnotiz enthält drei Informationen:

1. Der Grund: Warum sind Sie nicht erreichbar?
2. Der Zeitpunkt: Wann sind Sie wieder erreichbar?
3. Die Vertretung: Wer vertritt Sie in Ihrer Abwesenheit?

Punkt 3 macht hier den Unterschied zwischen einem guten oder schlechten Wiederkehren in den Arbeitsalltag und einem guten oder schlechten Hinweis. Delegieren Sie bei Abwesenheit die Verantwortung! Alternativ können Sie zwar auch während Ihrer Abwesenheit auf Mails antworten, aber am Strand hat man immer schlechtes Netz.

Legen Sie also früh eine Vertretung fest. Diese sollte nicht nur über Ihren Arbeitsalltag informiert sein, sondern auch Ihr E-Mail-Postfach regelmäßig sichten und die Nachrichten für Sie vorsortieren oder gegebenenfalls an die entsprechenden Stellen weiterleiten oder beantworten. Ist das nicht möglich, sollte sich der in Ihrer Abwesenheitsnotiz genannte Vertreter mit dem Absender in Verbindung setzen und das weitere Vorgehen besprechen.

Die Vorsortierung könnte beispielsweise zwischen To-dos oder von der Vertretung delegierten Aufgaben bestehen. Nutzen Sie dafür temporäre Unterverzeichnisse. Mit dieser einfachen Technik bleibt auch im Urlaub nichts liegen und die Rückkehr kann entspannt und sorglos angetreten werden.

Weitere Tipps um den Urlaub NOCH entspannter zu gestalten:

Erstellen Sie eine firmeninterne, simple Tabelle, die Ihren Zuständigkeitsbereich nennt, sowie Ihre festen Vertreter. Dazu gehören jeweilige Telefonnummern, E-Mail-Adressen, ein Lichtbildfoto und Zimmernummern. Das werden Ihnen auch neue Mitarbeiter danken. Wer weiß, was wessen Aufgabe ist, startet direkt mit voller Geschwindigkeit ins Arbeitsleben und spart sich ständige Nachfragerei.

Diskussion vermeiden mit Abwesenheitsnotiz
Mit einer hilfreichen Abwesenheitsnotiz vermeiden Sie diese Diskussionen.

Einen solchen Aushang für Zuständigkeiten und Vertreterregelung als Mustervorlage finden Sie hier als Gratis-Download!

Abwesenheitsnotiz geschrieben, Anrufbeantworter besprochen und Vertretung organisiert? Ihrem verdienten Urlaub steht nichts mehr im Weg! Sparen Sie sich den stressigsten Tag des Jahres! Ab jetzt ist Ihre Rückkehr kein Horror-Tag mehr.

Wie lautet Ihre Strategie für eine gute Vertretung während des Urlaubs und für einen stressfreien Start danach? Ich bin gespannt auf Ihre Ideen!



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.




Schlagwörter: