Was, wenn ich nicht da bin? 3 Abwesenheitsnotiz Vorlagen für alle Fälle



Die gute Nachricht vorweg: Wenn Sie es klug anstellen, geht der Laden auch während Ihrer Abwesenheit nicht unter. Wir haben Ihnen eine durchdachte Abwesenheitsnotiz Vorlage für Telefon, Mail und Büro erstellt und zeigen Ihnen, wie Sie ruhigen Gewissens in den Urlaub fahren können.

Was ist das Problem

Die Arbeit läuft, so lange alle da sind. Aber es sind nicht immer alle da. Vor allem in den Sommermonaten wird das Stöhnen in deutschen Büros zunehmend lauter, weil mehr und mehr Kollegen im Urlaub sind und die verbliebenen die eingehenden Anrufe, Fragen und Mails alleine stemmen müssen. Das führt zu Mehrarbeit und auf Dauer auch zu Frust. Außerdem kann es sogar Ihre Außenwirkung schwächen, wenn Antworten nur noch unzuverlässig oder sehr verzögert kommen. Mit einer guten Abwesenheitsnotiz, zu denen wir Ihnen nun drei Vorlagen liefern möchten, können Sie dieses Chaos massiv eindämmen.

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Überforderte Kollegen? Mit einer Abwesenheitsnotiz Vorlage können Sie das verhindern

So funktioniert es

In diesem Beitrag geht es bewusst um geplante Abwesenheiten, also zum Beispiel einen Urlaub oder eine Abwesenheit wegen einer Fortbildung. Denn diese sind im Gegensatz zu Krankheiten sehr gut vorhersehbar und damit ist auch das vorhin geschilderte Chaos absolut vermeidbar. Sie brauchen lediglich eine durchdachte Abwesenheitsnotiz Vorlage, die allen anderen drei Dinge verständlich macht:

  • Wer ist weg?
  • Wie lange ist er weg?
  • Wer vertritt ihn?

Wenn Sie die richtigen Informationen weitergeben, werden nicht alle verbliebenen Kollegen mit Anrufen bombardiert, sondern Ihre Arbeit gleichmäßig auf festgelegte Zuständige umgeleitet. Das entspannt den Alltag massiv.

Abwesenheitsnotiz Vorlage 1: interne Meldung

Bevor Sie nach außen hin kommunizieren, dass Sie im August drei Wochen lang weg sind, sollten Ihre Kollegen darüber informiert werden. Auch hier empfehlen wir Ihnen, die drei genannten Grundinformationen weiterzugeben. Schicken Sie also eine Mail an die Kollegen, in der Sie alle relevanten Informationen weitergeben. Diese könnte zum Beispiel so aussehen:

„Liebe Kollegen,
vom 11.08. bis einschließlich 31.08. bin ich im Urlaub. Meine Vertretung übernimmt während dieser Zeit Frau Herrlich, die Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen: (Kontaktdaten einsetzen). Ab dem 01.09 bin ich wieder erreichbar. Ihre Mails werden nicht weitergeleitet.“

In dieser Abwesenheitsnotiz Vorlage sind alle relevanten Informationen enthalten, die Ihre Kollegen brauchen, um Ihr Fehlen zu kompensieren. Falls es Ihre Vertretung übernehmen kann, können Sie die Mails selbstverständlich weiterleiten lassen und dies in Ihrer Abwesenheitsnotiz vermerken. Klug ist es, wenn Sie zusätzlich ein Urlaubsschild an Ihre Posteingangsschale anbringen, damit auch alle, die nicht im Verteiler waren sehen, dass Sie gerade nicht da sind. Eine Vorlage dafür finden Sie in unserem Downloadcenter oder Sie laden sie direkt hier kostenlos runter.

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Eine klare Abwesenheitsnotiz Vorlage für Ihre Posteingangsschale finden Sie im Download-Center.

Abwesenheitsnotiz Vorlage 2: E-Mails

Auch Menschen, die per E-Mail Kontakt zu Ihnen aufnehmen, sollten die drei Grundinformationen von Ihnen bekommen. Richten Sie dazu einen Autoresponder ein, der während Ihres Urlaubs automatisch verschickt wird. Wie das technisch funktioniert, können Sie in diesem Blogbeitrag Schritt für Schritt nachlesen. Eine inhaltliche Abwesenheitsnotiz Vorlage für E-Mails könnte so aussehen:

„Sehr geehrte Damen und Herren,
in der Zeit vom 11.08. bis einschließlich 31.08. bin ich nicht im Büro. Ihre Mail wird an meine Kollegin Frau Herrlich weitergeleitet, die sich mit Ihnen in Verbindung setzen wird. Falls Sie selbst Kontakt zu ihr aufnehmen möchten, erreichen Sie sie wie folgt: (hier die Kontaktdaten eingeben). Ab dem 01.09. bin ich wieder wie gewohnt erreichbar.“

Diese Vorlage hat den Vorteil, dass Sie proaktiv auf den Schreiber der Mail zugehen. Er muss nicht selbst eine neue Mail an Ihre Kollegin verfassen, sondern sie wird sich bei ihm melden. Das ist entgegenkommend und nimmt dem Kunden, Geschäftspartner und Co. ein Stück des Weges ab.

Gute Abwesenheitsnotizen klären drei Fragen: Wer ist weg? Wie lange ist er weg? Wer vertritt ihn? Klick um zu Tweeten

Abwesenheitsnotiz Vorlage 3: Telefon

Auch telefonische Anfragen sollten während Ihres Urlaubs nicht ins Leere führen. Wenn es möglich ist, leiten Sie Telefonate direkt an Ihre Vertretung weiter. Falls dies nicht geht, richten Sie einen Anrufbeantworter ein, der von Ihrer Vertretung regelmäßig abgehört wird. Eine mögliche Vorlage Ihrer telefonischen Abwesenheitsnotiz könnte wie folgt aussehen:

„Guten Tag, leider bin ich gerade nicht persönlich erreichbar, da ich vom 11.08. bis einschließlich 31.08. nicht im Büro bin. Meine Vertretung Frau Herrlich kümmert sich gerne um Ihr Anliegen. Hinterlassen Sie Ihr eine Nachricht mit Ihrem Anliegen und Ihrer Telefonnummer, sie meldet sich baldmöglichst bei Ihnen. Ab dem 01.09. bin ich wieder wie gewohnt erreichbar.“

Auch diese Abwesenheitsnotiz wimmelt den Anrufer nicht einfach ab, sondern macht ihm proaktiv ein Angebot. Er kann sein Anliegen loswerden und um den Rest kümmern Sie sich bzw. Ihre Vertreterin. Warum Proaktivität ein echter Kundenmagnet ist und wie Sie diesen Ansatz im Büro leben können, erkläre ich Ihnen ausführlich in diesem Artikel.

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Gute Abwesenheitsnotiz Vorlagen sind proaktiv und entgegenkommend formuliert.

Darauf kommt es an

Bevor Sie eine Abwesenheitsnot schalten, sollte die Vertretungssituation geklärt sein. Denken Sie daher rechtzeitig daran, dies zu tun und anschließend Ihre Abwesenheitsnotizen einzurichten.

Was der Tipp bewirkt

Abwesenheitsnotizen sind elementar wichtig, denn Sie sorgend dafür, dass der Laden auch während des Urlaubs läuft. Und auch dafür, dass Sie selbst entspannt ins Büro zurückkehren können. Denn wenn dort 100 dringende Nachrichten auf Sie warten, die niemand bearbeitet hat, sind Sie an Tag 1 gleich wieder urlaubsreif und geraten in den nächsten Aufgabenstau.

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Abwesenheitsnotiz Vorlagen helfen Ihnen dabei, den Urlaub wirklich zu genießen.

Und Sie?

Gruselt es Sie schon vor dem Urlaub vor der Zeit danach, weil sich die Aufgaben dann immer stauen? Das muss nicht sein, wenn Sie klug vorplanen und kleine aber sehr effiziente Tools nutzen. Wie Sie mit Outlook und OneNote täglich eine halbe Stunde Zeit sparen können, zeige ich Ihnen in meinem Programm „Endlich geschafft!“ Hier gelangen Sie direkt zum Programm.

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So sollten Sie nach dem Urlaub gucken, nicht anders. Die Abwesenheitsnotiz Vorlagen helfen Ihnen dabei.



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