In Outlook Arbeitszeiten einstellen: So sehen Kollegen & Kolleginnen, wann Sie verfügbar sind

1. So stellen Sie in Outlook Ihre Arbeitszeiten ein

Im klassischen Outlook können Sie Ihre Arbeitszeiten ganz einfach festlegen. Gehen Sie dazu auf Datei → Optionen → Kalender und scrollen Sie zum Bereich Arbeitszeit & Standort. Über das kleine Pfeil-Symbol lassen sich Ihre täglichen Start- und Endzeiten sowie Ihr Arbeitsort – zum Beispiel Büro oder Homeoffice – einstellen.

Wichtig: Diese Funktion steht nur Personen mit einem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto und einem aktiven Microsoft 365-Abonnement zur Verfügung.

1.1 Die Arbeitszeiten im neuen Outlook einstellen

Im neuen Outlook können Sie Ihre Arbeitszeiten über das Zahnrad-Symbol oben rechts in den Einstellungen festlegen. Navigieren Sie zu Kalender → Arbeitszeit & Standort. Nun können Sie wie im klassischen Outlook Ihre Anfangs- und Endzeiten sowie Ihren Arbeitsort eingeben. Zusätzlich können Sie entscheiden, ob Ihr Arbeitsort im Kalender angezeigt wird und ob Kolleginnen und Kollegen in Ihrer Organisation diese Information sehen dürfen.

• Tipp: Gerade bei der Terminplanung ist der Arbeitsort hilfreich. Wenn auch andere ihre Zeiten und Standorte gepflegt haben, zeigt der Terminplanungs-Assistent diese Infos an. So lassen sich Meetings gezielter und effizienter abstimmen.

2. Die Arbeitszeiten in Microsoft Teams einstellen

Auch in Microsoft Teams lassen sich Arbeitszeiten festlegen. Öffnen Sie dazu Ihren Teams-Kalender, klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts und wählen Sie Kalendereinstellungen. Unter Arbeitszeit & Standort können Sie dann Ihre Zeiten und den jeweiligen Arbeitsort eintragen.

• Die Standorte Ihrer Kolleginnen und Kollegen lassen sich ebenfalls einsehen: Fahren Sie einfach mit der Maus über den Standort im Kalender.
• Tipp: Wenn Sie schnell wissen möchten, ob, wie lange und von wo jemand arbeitet, werfen Sie einen Blick auf die Profilkarte – dort sehen Sie Verfügbarkeit und Standort auf einen Blick.

3. Extra-Tipps: Microsoft Schichten, Tagesplanung mit Outlook & Co. 

• Die Schichten-App in Microsoft Teams unterstützt Sie bei der Planung von Arbeitszeiten, der Erstellung von Dienstplänen und der Zeiterfassung Ihrer Mitarbeitenden – ideal für Teams mit Schichtbetrieb oder wechselnden Arbeitszeiten. Auf unserem Blog finden Sie eine ausführliche Anleitung, eine klare Definition sowie ein Video-Tutorial, das Schritt für Schritt zeigt, wie Sie die App effizient einsetzen.
• So koordinieren Sie Ihre Tages- und Wochenplanung in Outlook: Erfahren Sie in diesem Blogbeitrag, wie Sie dank einer übersichtlichen Tages- und Wochenplanung Zeitmangel, Planungschaos und Stress entgegenwirken.
• Die neue Planner-App im Microsoft-Universum: Durch die Integration der neuen Microsoft Planner-Anwendung in die Teams-Anwendung wird erstmals ein vollständiger, globaler Überblick über alle Aufgaben und Projekte im gesamten Microsoft 365-Ökosystem an einem zentralen Ort und damit auf einen Blick ermöglicht.

📆 10 erstaunliche Outlook Kalender Tipps, die Du kennen solltest!

(Dauer: 08:09 Minuten)

Inhalt des Videos:

1. Einleitung 00:00
2. Termine schneller eintragen 00:17
3. Datum in natürlicher Sprache eingeben 00:46
4. Aufgaben im Kalender einblenden 01:42
5. Zeitfenster für Aufgaben blocken 02:13
6. Individuelle Ansichten mit dem Datumsnavigator 02:50
7. Schneller im Kalender navigieren (Gehe zu Datum) 03:50
8. Farben im Kalender nutzen 04:36
9. Besprechungs-Einladung aus E-Mail erstellen 05:15
10. Wochennummern im Kalender anzeigen 06:18
11. Kalender in eigenem Fenster öffnen 07:11