Outlook Verteiler erstellen – so gelingt es garantiert!


Selbst wenn Chat-Apps wie Telegram oder WhatsApp, sowie Kollaborationsprogramme wie Teams manche Mail überflüssig werden lassen, ist die elektronische Post im Geschäfts- und Privatleben nach wie vor gefragt. Immer wieder gibt es die Anforderung, mehreren Personen dieselbe Information per E-Mail zuzuschicken: Der klassische Anwendungsfall für einen Outlook-Verteiler. Allerdings heißt die Funktion in aktuellen Outlook-Programmversionen zwischenzeitlich „Kontaktgruppe“. Die Funktionalität ist aber gleich geblieben: Mittels Outlook-Verteiler bzw. Kontaktgruppe wird dieselbe Nachricht gleich an mehrere Personen verschickt.

Wo ist das Werkzeug Outlook-Verteiler zu finden?

In einem Verteiler bzw. einer Kontaktgruppe lassen sich beliebig viele Personen zusammenfassen. Diese Zufassung bleibt auf Wunsch erhalten und ist unter einem Namen gespeichert. Man kann sie also auch künftig immer wieder nutzen. Das ist praktisch und spart Zeit. Übrigens: Nahezu jede Mailsoftware bietet dem Anwender eine solche Funktion, die Bezeichnung bzw. Vorgehensweise variiert je nach Programm. Zugegeben: Etwas versteckt hat man die Funktion schon. Dafür erreichen Sie die nötigen Befehle gleich über mehrere Wege. Etwa über die Navigationsleiste in Outlook unten links. Je nach Einstellung des Navigationsbereichs ist die benötigte Schaltfläche mit „Personen“ beschriftet oder zeigt ein Symbol mit zwei „Männlein“. Klicken Sie darauf, landen Sie im Outlook Bereich Kontakte. Tastenfans kommen nicht zu kurz: Drücken Sie STRG+3. Damit gelangt man ebenfalls in den Kontaktbereich. Ganz egal, wie Sie hingekommen sind: Im Kontaktbereich beginnen Sie mit dem Erstellen Ihres Outlook-Verteilers: Wählen Sie im Menüband oben links in der Gruppe Neu den Eintrag Neue Kontaktgruppe.

Versteckt, aber genauso zielführend: Die Befehle direkt im Posteingang aufrufen. Wählen Sie → StartNeuNeue ElementeWeitere ElementeKontaktgruppe. Jetzt öffnet sich umgehend das Formular zum Anlegen einer Kontaktgruppe.

Outlook-Verteiler: Das Kontaktgruppen-Formular bietet zahlreiche Befehle
Outlook-Verteiler: Das Kontaktgruppen-Formular bietet zahlreiche Befehle

In 3 Schritten zum Outlook-Verteiler

Den Outlook-Verteiler erstellen Sie mit Hilfe des Formulars Kontaktgruppe (s. Abbildung oben), das Sie nun am Monitor vor sich haben. Das gleichnamige Register ist bereits das aktive, der Cursor steht blinkend im Eingabefeld „Name“. In 3 Schritten sind Sie am Ziel:

  1. Benennen Sie die Kontaktgruppe. Verwenden Sie passende Namen, damit Sie – falls später mehrere Outlook-Verteiler angelegt sind – diese auseinander halten können. Beispiel: „Projektteam_Hallenneubau“ oder „MitgliederMontagsMeeting“.
  2. Klicken Sie weiter rechts im Bereich Mitglieder auf Mitglieder hinzufügen. Sie können Personen aus verschiedenen Quellen einfügen oder neue, bisher nicht gespeicherte Kontakte nutzen. Wiederholen Sie das, bis alle Personen der Kontaktgruppe zugeordnet sind.
  3. Im dritten und letzten Schritt speichern und schließen Sie die Kontaktgruppe.

Outlook-Verteiler verwenden, bearbeiten, löschen

Den neuen Outlook-Verteiler alias Kontaktgruppe benutzen Sie genauso wie eine „normale“ Mailadresse. Sie können die Gruppe z. B. über Ihre Kontakte und den Namen der Liste auswählen. Einmal angegeben, landet die Kontaktgruppe auch in den Adressvorschlägen, die Outlook beim Erstellen einer neuen Mail im Feld hinter ,,An“ unterbreitet. Wurde die Kontaktgruppe in der Adresszeile der Mail eingefügt steht hier nun der Name der Gruppe mit einem Pluszeichen davor. Sie können die Kontaktgruppe erweitern, also Details anzeigen. Aber nicht mehr zuklappen (reduzieren). Dazu müssten Sie die Mail neu beginnen. Outlook weist sie aber darauf hin.

Kontaktgruppe in der Mail erweitern: Outlook-Meldung
Kontaktgruppe in der Mail erweitern: Outlook-Meldung

Wenn Sie einen Blick in die Verteilerliste werfen möchten, bearbeiten Sie diese, beispielsweise über den Bereich ,,Kontakte“. Ist die Kontaktgruppe in eine Mail eingefügt, und zeigen Sie mit der Maus darauf, erhalten Sie ebenfalls Details und können nach einem Klick auf die drei Punkte oben auch zum Bearbeitungsmodus wechseln: Fügen Sie neue Personen hinzu oder entfernen Sie Mitglieder.

TIPP: Das erledigen Sie in einem Zug auch bei mehreren Personen – halten Sie beim Markieren der Kontakte die STRG-Taste fest.

Im Formular Kontaktgruppe finden Sie auch die Schaltfläche zum Weitergeben Ihres Outlook-Verteilers an andere, etwa Kollegen, die evtl. denselben Personenkreis informieren wie Sie. Klicken Sie auf den Befehl ,,Gruppe weiterleiten“. Falls das Projekt Hallenneubau abgeschlossen wurde, wird die Kontaktgruppe gelöscht – direkt neben der Weiterleitung finden Sie dazu das Mülleimer-Symbol.

Ebenfalls schnell erledigt: Haben Sie eine Mail mit einer Outlook-Verteilerliste erhalten und möchten einen einzelnen Kontakt daraus übernehmen, funktioniert das so:
In der geöffneten Mail auf die Kontaktgruppe bzw. den Namen der Person klicken, so dass dieser grau hinterlegt wird. Dann ziehen Sie den Eintrag mit dem Vierfach-Pfeil-Mauszeiger auf das Kontaktsymbol unten rechts und lassen dort die Maustaste los.

Umstellung auf Microsoft 365 - Interview mit Jürgen Frey

Nützliches rund um den Outlook-Verteiler

Schnelle Einladung gewünscht? Ist die Kontaktgruppe geöffnet und Sie klicken im Bereich ,,Kommunizieren“ auf das Symbol ,,Besprechung“ legen Sie direkt eine solche an. Outlook-Verteiler bzw. die Mailadressen sind im Empfängerfeld bereits zugeordnet.

Zusatzinfos zur Gruppe bzw. dem Projekt vorhanden? Auch dafür bietet Outlook Hilfreiches. Im Formular ,,Kontaktgruppe“ und dem Register ,,Kontakt“ finden Sie im Bereich ,,Anzeigen“ die Möglichkeit, Notizen zu hinterlegen. Die gelten für die gesamte Gruppe, also nicht für einzelne Personen. Dabei muss es nicht nur beim Text bleiben. Über das Register ,,Einfügen“ lassen sich Elemente wie Tabellen, Smart-Arts, Piktogramme, Grafiken und anderes mehr hinzufügen. Links sind ebenso einfach einzufügen. Sie können also per Verknüpfung auf Elemente außerhalb verweisen, z. B. ein Word-Dokument oder eine OneNote-Notizseite.

Viele weitere praktische Werkzeuge sind genauso im Zugriff: Formatierungsmöglichkeiten für Texte, Schnellbausteine, Rechtschreibprüfung oder Synonyme sowie die Funktion zum Suchen und Ersetzen. Blättern Sie die Register ,,Einfügen“, ,,Text formatieren“ oder ,,Überprüfen“ in einer ruhigen Minute einmal durch. Dabei werden Sie einige praktische Dinge entdecken.

Mit Tastenkürzel schneller zum Outlook-Verteiler

Wer häufig Kontaktgruppen anlegt und das fixer erledigen will, kann auch so starten: Das Tastenkürzel STRG+UMSCHALT+L (L wie Liste) zaubert das Formular für den Outlook-Verteiler ebenfalls hervor.

Mausliebhaber ergänzen alternativ die Symbolleiste für den Schnellzugriff um das Icon ,,Neue Kontaktgruppe“. Die folgende Grafik zeigt Schritt für Schritt wie das geht.

Schritt für Schritt den Schnellzugriff anpassen
Schritt für Schritt den Schnellzugriff anpassen

Das Symbol mit den zwei Personen darauf taucht nun in Ihrer Symbolleiste für den Schnellzugriff auf und kann verwendet werden.

Die veränderte Schnellzugriffsleiste
Die veränderte Schnellzugriffsleiste

Empfänger von Outlook-Verteilern sorgfältig wählen

Tappen Sie nicht in die „Jeder-muss-informiert-sein“-Falle. Ihre gute Absicht kann sich schnell ins ungeliebte Gegenteil wenden, wenn Sie nicht genau überlegen, wen Sie in den Outlook-Verteiler aufnehmen. Wollen Sie vermeiden, dass andere nur noch genervt reagieren und dem eigentlich Projekt sogar ablehnend gegenüber stehen achten Sie darauf, dass Sie E-Mails nicht nach dem Gießkannen-Prinzip versenden. Verschicken Sie Nachrichten wirklich nur an diejenigen, die es betrifft. Halten Sie Ihre Outlook-Verteiler schlank! Wählen Sie die Empfänger sehr sorgfältig und beschränken Sie sich bewusst. So wirken Sie der Gefahr entgegen, dass Ihr Rundschreiben

  • für viele der Empfänger überflüssig ist.
  • in der täglichen Informationsflut untergeht.
  • die Empfänger sich für Ihre Inhalte nicht mehr interessieren, da Sie offenbar immer an alle „streuen“.

Wenn Sie das berücksichtigen und die Tipps rund um den Outlook-Verteiler im Beitrag nutzen, steht einfachen und gelungenen Rundschreiben nichts mehr im Wege.



Schlagwörter: