Outlook sichern: So reduzieren Sie Ihr Daten-Risiko



E-Mails sind aus unserem Berufsleben nicht mehr wegzudenken. Hier mal schnell eine Frage, hier eine kurze Antwort. Kommunikation geht in der heutigen Zeit quasi auf Knopfdruck. In der ganzen E-Mail-Flut befinden sich häufig auch wichtige Korrespondenzen, die einen Vorgang erklären oder die Hintergründe beleuchten. Nicht selten werden auch Willenserklärungen per E-Mail abgegeben und ein Geschäft abgeschlossen. Da ist es eigentlich selbstverständlich, die Informationsbox E-Mail-Postfach regelmäßig zu sichern, um im Falle eines Daten-Crashs die digitale Vergangenheit wieder aufrollen zu können.

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Was ist das Problem?

Wenn Sie regelmäßig Outlook sichern, reduzieren Sie nicht nur Risiken, sondern beugen auch Performance-Problemen vor. Das sind zwei wichtige Faktoren um Ihre Arbeitseffizienz zu erhöhen. Generell ist allerdings zu sagen, dass die Sicherung von Outlook nur ein Puzzleteil in der ganzheitlichen E-Mail-Organisation ist. Nur mit einem guten Plan, wie Sie mit Ihrer E-Mail-Korrespondenz vom Posteingang bis zur Archivierung umgehen, heben Sie das gesamte Potenzial, das im digitalen Postfach steckt.

So funktioniert es: Outlook sichern

Outlook sichern - Tipp 1: Posteingangs-Strategie überdenken

Machen Sie sich klar, wie Sie mit neuen Nachrichten in Ihrem E-Mail-Postfach umgehen. Für jede E-Mail gibt es im Kern 5 Möglichkeiten, die Sie ausführen müssen. Und für eine Möglichkeit sollten Sie sich nach jeder Sichtung einer elektronischen Nachricht sofort entscheiden. Dadurch beugen Sie vor, dass Ihr Posteingang selbst zu einer Mischung aus Ablage und ToDo-Liste wird. Welche 5 Möglichkeiten zur Verarbeitung von E-Mails das sind und wie Sie am besten vorgehen, erfahren Sie in meinem Blogbeitrag „Wie Sie Ihren Posteingang in Outlook aufräumen und nie wieder Aufgaben vergessen

Outlook sichern – Tipp 2: Ordnerstruktur festlegen

Gut strukturiert ist halb gewonnen! Mit einer einfachen und klaren Ablagestruktur in Outlook können Sie den Prozess der E-Mail-Verarbeitung deutlich beschleunigen. Aber nicht nur das. Auch das Wiederfinden geht Ihnen dann viel leichter von der Hand. Deshalb sollten Sie sich von Anfang an klarmachen, wie Sie Ihre Ordnerstruktur in Outlook aufbauen. Als hilfreiches Instrument hat sich dabei die Methode „MindMapping“ erwiesen. Lesen Sie meinen Tipp zur schnellen Strukturierung Ihrer Ablage und machen Sie sich diesen zu Nutze: „Denken im Querformat: Wie Sie mit einer Mind-Map zur optimalen Datei-Ablagestruktur kommen

Outlook sichern – Tipp 3: Manuell sichern

Kommen wir nun zur eigentlichen Datensicherung in Outlook. Dafür hält das Microsoft-Programm zwei verschiedene Möglichkeiten vor. Sie sollten sich deshalb grundlegend Gedanken machen, wie Sie Outlook sichern. Ob manuell in einem gewissen Turnus und nur für spezielle Ordner, oder ob Sie sich die Autoarchivierung in Outlook zu Nutze machen. Beide Methoden haben ihre Vorzüge. Die manuelle Sicherung habe ich in meinem Blogbeitrag „Outlook archivieren: So sorgen Sie für Platz im E-Mail-Postfach“ beschrieben. Lesen Sie den Beitrag und erfahren Sie, wie Sie mit wenigen Klicks für eine gezielte Datensicherung sorgen.

Outlook sichern – Tipp 4: Autoarchiv nutzen.

Das Autoarchiv in Outlook stellt Ihre Datensicherung auf Autopilot. Einmal eingerichtet kümmert sich Microsofts Outlook völlig selbständig um die regelmäßige Archivierung nach Ihren Vorgaben. Dadurch haben Sie das Thema der Datensicherung ein für alle Mal von der Backe. Außer die Übertragung der Sicherungs-Datei auf ein externes Laufwerk bleibt noch in Ihrer Verantwortung. Doch auch das ist nur in Ausnahmefällen erforderlich. Da die meisten Unternehmen ihre Datenträger und Datei-Verzeichnisse regelmäßig sichern. Wie Sie die Autoarchivierung in Outlook einrichten und nutzen erfahren Sie in meinem Artikel „Autoarchivierung Outlook: Schnell zu digitaler Ordnung und Sauberkeit“.

Extra Tipp

Wenn Sie Ihre digitale Kommunikation und Ablage perfektionieren möchten, empfehle ich Ihnen einen Blick auf OneNote zu werfen. OneNote ist in der Basisversion kostenloser Bestandteil des Microsoft Office Paketes. In Kombination mit Outlook eröffnet das digitale Notizbuch völlig neue Möglichkeiten der Selbst- und Teamorganisation. Es wird für Sie dadurch noch einfacher, Ihre digitale Ablage zu strukturieren und die Effizienz am Arbeitsplatz zu erhöhen. Lesen Sie meine 10 Tipps, „Warum Sie auf OneNote im Büro nicht verzichten können“. Welche Möglichkeiten sich im Zusammenspiel zwischen Outlook und OneNote ergeben erfahren Sie hier: Zwei wie für einander gemacht: OneNote & Outlook. Und für den schnellen Einstieg in OneNote lege ich Ihnen meinen Blogbeitrag „Das kleine OneNote-Tutorial – 3 Schritte zur Erstellung einer Wissensdatenbank für Sie und Ihr Team!“ ans Herz.

Darauf kommt es an

Machen Sie sich grundsätzlich Gedanken darüber, wie Sie Ihre digitale Kommunikation organisieren. Nur durch das Zusammenspiel der einzelnen Bausteine entsteht eine ganzheitliche Arbeitseffizienz. Durch eine beherzte Umsetzung meiner Tipps, können auch Sie zu dauerhafter Ordnung in Ihrem digitalen Postfach kommen.

Und Sie?

Wie beugen Sie das Datenverlust-Risiko in Outlook vor? Schreiben Sie mir Ihre Erfahrungen, Tipps und Tricks. Ich freue mich über jeden Kommentar.
Übrigens: Wenn Sie Ihren Weg zum „für immer aufgeräumten“ Computer finden möchten, lesen Sie mein kostenloses eBook „eKaizen“. Dieses eBook zeigt Ihnen auf, wie die Grundprinzipien des Kaizen einfach auf die Arbeit am Computer übertragen werden können. Sie finden es im Downloadbereich.





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