Outlook sichern: So reduzieren Sie Ihr Daten-Risiko

5. Januar 2021

E-Mails sind aus unserem Berufsleben nicht mehr wegzudenken. Schnell mal eine Frage formuliert, einen aktuellen Status mitgeteilt oder kurz eine Antwort gesendet. Schnelle Kommunikation geht heutzutage einfach per auf Knopfdruck. Man muss schon aufpassen, dass man E-Mails nicht plötzlich zum Chat werden lässt. Dafür gibt es andere und besser geeignete Tools. In der ganzen E-Mail-Flut befinden sich häufig auch wichtige Korrespondenzen, die einen Vorgang erklären oder die Hintergründe beleuchten. Nicht selten werden auch Willenserklärungen per E-Mail abgegeben und ein Geschäft abgeschlossen. Es liegt also auf der Hand und sollte schon selbstverständlich sein, dass das E-Mail-Postfach regelmäßig gesichert wird. Wir zeigen Ihnen wie Sie mit wenigen Handgriffen dieser Selbstverständlichkeit gerecht werden! Legen wir los…

Warum sollte ich Outlook sichern?

Wenn Sie Outlook regelmäßig sichern, reduzieren Sie das Risiko, dass Sie im Falle eines Daten-Crashs alles verlieren. Mit einer Sicherung können Sie wenigstens die digitale Vergangenheit wiederherstellen. Weiterhin beugen Sie auch Performance-Problemen vor. Das sind zwei wichtige Faktoren, wenn es auch um die Erhöhung Ihrer Arbeitseffizienz geht. Generell ist allerdings zu sagen, dass die Sicherung von Outlook nur ein Puzzleteil in der ganzheitlichen E-Mail-Organisation ist. Nur mit einem guten Plan, wie Sie mit Ihrer E-Mail-Korrespondenz vom Posteingang bis zur Archivierung umgehen, heben Sie das gesamte Potenzial, das im digitalen Postfach steckt.

Outlook sichern – Tipp 1: Posteingangs-Strategie überdenken

Machen Sie sich klar, wie Sie mit neuen Nachrichten in Ihrem E-Mail-Postfach umgehen. Im Prinzip gibt es für jede E-Mail genau 5 Möglichkeiten wie Sie diese verarbeiten können.

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Abbildung : Fünf Möglichkeiten beim Sichten von E-Mails

 

Für eine Möglichkeit sollten Sie sich nach jeder Sichtung einer elektronischen Nachricht aber sofort entscheiden. Dadurch beugen Sie vor, dass Ihr Posteingang selbst zu einer Mischung aus Ablage und ToDo-Liste wird. Lesen Sie dazu auch unserem Blogbeitrag: „Outlook E-Mails archivieren: So bleibt Ihr Postfach sauber

 

Outlook sichern – Tipp 2: Ordnerstruktur festlegen

Gut strukturiert ist halb gewonnen! Mit einer einfachen und klaren Ablagestruktur in Outlook können Sie den Prozess der E-Mail-Verarbeitung deutlich beschleunigen. Auch das Wiederfinden geht Ihnen dann viel leichter von der Hand. Deshalb sollten Sie sich von Anfang an klarmachen, wie Sie Ihre Ordnerstruktur in Outlook aufbauen. Als hilfreiches Instrument hat sich dabei die Methode „MindMapping“ erwiesen.

Damit Sie einen einfachen Einstieg ins MindMapping haben, holen Sie sich einen Stift, ein Stück Papier und schon kann es losgehen:

 

Legen Sie den leeren DIN-A4-Bogen im Querformat vor sich hin:

  1. Schreiben Sie Ihren zentralen Begriff /Hauptgedanken in die Mitte – und kreisen sie ihn ein
  2. Ordnen Sie die nächste Begriffsebene kreisförmig um den zentralen Begriff herum an
  3. Verbinden Sie jeden Begriff mit dem Zentral-Begriff
  4. Beginnen Sie mit der Feingliederung
  5. Verbinden Sie jeden Begriff der Feingliederung mit seinem jeweiligen Oberbegriff

 

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Abbildung 2: Beispiel für eine Mindmap

 

Lesen Sie auch unseren Tipp zur schnellen Strukturierung Ihrer Ablage und machen Sie sich diesen zu Nutze: „Denken im Querformat: Wie Sie mit einer Mind-Map zur optimalen Datei-Ablagestruktur kommen

 

Outlook sichern – Tipp 3: Manuell sichern

Kommen wir nun zur eigentlichen Datensicherung in Outlook. Dafür hält das Microsoft-Programm erst einmal zwei verschiedene Möglichkeiten vor:

 

  • Manuell sichern in einem gewissen Turnus und nur für spezielle Ordnen
  • Autoarchivierung

Outlook sichern – Tipp 4: Autoarchiv nutzen.

Das Autoarchiv in Outlook stellt Ihre Datensicherung auf Autopiloten. Einmal eingerichtet kümmert sich Microsofts Outlook völlig selbständig um die regelmäßige Archivierung nach Ihren Vorgaben. Außer die Übertragung der Sicherungs-Datei auf ein externes Laufwerk bleibt noch in Ihrer Verantwortung. Doch auch das ist nur in Ausnahmefällen erforderlich. Da die meisten Unternehmen ihre Datenträger und Datei-Verzeichnisse regelmäßig sichern. Wie Sie die Autoarchivierung in Outlook einrichten und nutzen erfahren Sie in unserem Artikel „Autoarchivierung Outlook: Schnell zu digitaler Ordnung und Sauberkeit“.

 

Extra Tipp

Wenn Sie Ihre digitale Kommunikation und Ablage perfektionieren möchten, empfehlen wir Ihnen einen Blick auf Microsoft OneNote zu werfen. OneNote ist in der Basisversion bereits kostenloser Bestandteil des Microsoft Office Paketes. In Kombination mit Microsoft Outlook eröffnet das digitale Notizbuch völlig neue Möglichkeiten der Selbst- und Teamorganisation. Es wird für Sie dadurch noch einfacher, Ihre digitale Ablage zu strukturieren und die Effizienz am Arbeitsplatz zu erhöhen. Lesen Sie doch gleich im Anschluss an diesen Artikel unsere 10 Tipps, „Warum Sie auf OneNote im Büro nicht verzichten können“. Welche Möglichkeiten sich im Zusammenspiel zwischen Outlook und OneNote ergeben erfahren Sie z.B. in unserem Blogartikel: Zwei wie füreinander gemacht: OneNote & Outlook. Und für den schnellen Einstieg in OneNote legen wir Ihnen auch noch unseren Blogbeitrag „Das kleine OneNote-Tutorial – 3 Schritte zur Erstellung einer Wissensdatenbank für Sie und Ihr Team!“ ans Herz.

Machen Sie sich grundsätzlich Gedanken darüber, wie Sie Ihre digitale Kommunikation organisieren. Nur durch das Zusammenspiel der einzelnen Bausteine entsteht eine ganzheitliche Arbeitseffizienz. Durch eine beherzte Umsetzung unserer Tipps, können auch Sie zu dauerhafter Ordnung in Ihrem digitalen Postfach kommen.

 

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Abbildung 3: eBook „eKaizen“ zum kostenlosen Download


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