Outlook exportieren: Erstellen Sie ein Backup Ihrer Daten

8. Januar 2021

Wenn wir uns die Grundfunktion von E-Mails anschauen, so sind sie nichts anderes als die moderne und vor allem digitale Art eines Briefes. E-Mails lassen sich im Vergleich zur klassischen Post aber viel schneller an den Empfänger zustellen. Laut deutschem Recht werden E-Mails auch als elektronische Erklärungen eingestuft, was so viel bedeutet, dass über E-Mails auch rechtsverbindliche Verträge geschlossen werden können. Umso wichtiger, dass Sie nicht immer pauschal alle E-Mails löschen. Es könnten auch sehr wichtige E-Mails wie z.B. Verträge sein. Umso wichtiger also, dass Sie hin und wieder auch Ihre E-Mails archivieren und in Form eines Backups sichern. Diese Sicherung können Sie dann auch beim Umzug auf einen neuen PC verwenden. Outlook exportieren heißt die Lösung mit der Sie das umsetzen können.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen nun, wie Sie Outlook im Ganzen oder nur Teile davon exportieren können. Weiterhin zeigen wir Ihnen wie Sie Ihre Sicherung auch wieder einspielen können. So müssen Sie nicht extra noch nach einem Artikel suchen, der den Importvorgang beschreibt. Also legen wir los…

 

 

Outlook exportieren: Wie funktioniert das?

Die beste Technik kann immer einmal versagen, sei es aufgrund fehlerhafter Bauteile oder aufgrund von Wasserschäden oder mechanischen Schäden, wie dem Fallenlassen eines Laptops. Wenn eine Festplatte kaputt geht, dann sind meistens auch die darauf gespeicherten Daten verloren. Solchen, zum Glück doch eher seltenen Fällen, kann man jedoch vorsorgen. Erstellen Sie in regelmäßigen Abständen Sicherungskopien, In Outlook lautet der entsprechende Befehl „Datendatei exportieren“.

Outlook exportieren: Schritt 1

  • Gehen Sie in der Registerkarte oben auf Datei
  • In der Navigationsleiste links auf „Öffnen und Exportieren“ [1] und anschließend rechts auf „Importieren/Exportieren“ [2]

 

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Abbildung 1: Menü aufrufen und Importieren/Exportieren auswählen

 

Outlook exportieren: Schritt 2

  • In dem sich nun öffnenden Popup-Fenster wählen Sie die Aktion „In Datei exportieren“ und dann als „Outlook Datendatei (.pst)“ aus.

 

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Abbildung 2: Sicherung in Datei exportieren

 

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Abbildung 3: In Outlook-Datendatei exportieren

 

Outlook exportieren: Schritt 3

  • In der folgenden Ordneransicht können Sie nun das Verzeichnis auswählen, das Outlook exportieren soll. Wahlweise die gesamte Datendatei (Ihr „Benutzerkonto“) oder nur einen einzelnen Unterordner, wie z.B. Aufgaben, Notizen, Email-Postfach, Kalender oder Kontakte. [1]

 

Wichtig: Aktivieren Sie das Häkchen bei „Unterordner einbeziehen“ [2] und legen Sie optional Filterregelungen [3] für das Exportieren fest (z.B. dass Outlook nur Dateien ab oder bis zu einem bestimmten Zeitpunkt exportiert).

 

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Abbildung 4: Auswahl der Daten die gesichert werden sollen

 

Outlook exportieren: Schritt 4

  • Geben Sie bei „Durchsuchen“ nun den gewünschten Speicherort ein [1]
  • Markieren Sie unter Optionen das Feld „Duplikate durch exportierte Elemente ersetzen“ [2] und klicken Sie auf „Fertig stellen“.

 

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Abbildung 5: Auswahl des Speicherortes der Sicherungsdatei

 

Outlook exportieren: Schritt 5

Optional können Sie nun noch ein Kennwort vergeben, um Ihre PST-Sicherungsdatei vor unerwünschtem Zugriff zu schützen. Falls Sie dies nicht wünschen, dann lassen Sie die Passwortzeile einfach frei und bestätigen Sie dennoch mit „Ok“.

 

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Abbildung 6: Die Sicherungsdatei kann optional mit einem Passwort geschützt werden

 

Outlook importieren: So spielen Sie Ihre Sicherung wieder ein

Sie möchten nun Ihre Sicherungsdatei wieder in Outlook einspielen? Das ist kein Problem, folgen Sie einfach den nächsten Schritten:

Outlook importieren: Schritt 1

  • Gehen Sie in der Registerkarte oben auf Datei
  • In der Navigationsleiste links auf „Öffnen und Exportieren“ [1] und anschließend rechts auf „Importieren/Exportieren“ [2]

 

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Abbildung 7: Menu aufrufen und Importieren/Exportieren anwählen

 

Outlook importieren: Schritt 2

  • In dem sich nun öffnenden Popup-Fenster wählen Sie die Aktion „Aus anderen Programmen oder Dateien importieren“ und dann „Outlook Datendatei (.pst)“.

 

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Abbildung 8: Sicherungsdatei wieder importieren

 

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Abbildung 9: Sicherung aus Outlook Datendatei importieren

 

Outlook importieren: Schritt 3

  • Wählen Sie bei „Durchsuchen“ nun die Sicherungsdatei (.pst) aus [1]
  • Markieren Sie unter Optionen das Feld „Duplikate durch importierte Elemente ersetzen“ [2] und klicken Sie auf „Weiter“.

 

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Abbildung 10: Auswahl der Outlook Datendatei

 

Outlook importieren: Schritt 4

  • Sofern Sie ein Kennwort für Ihre Sicherungsdatei vergeben haben, werden Sie nun aufgefordert dieses einzugeben.
  • In der folgenden Ordneransicht können Sie nun das Verzeichnis auswählen, das Outlook importieren soll. Wahlweise die gesamte Datendatei (Ihr „Benutzerkonto“) oder nur einen einzelnen Unterordner, wie z.B. Aufgaben, Notizen, Email-Postfach, Kalender oder Kontakte. [1]

Wichtig: Aktivieren Sie das Häkchen bei „Unterordner einbeziehen“ [2] und legen Sie optional Filterregelungen [3] für das Importieren fest (z.B. dass Outlook nur Dateien ab oder bis zu einem bestimmten Zeitpunkt importiert).

  • Wählen Sie den Ordner aus, in den die Sicherung eingespielt werden soll. [4]

 

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Abbildung 11: Auswahl welche Daten wieder eingespielt werden sollen

 

  • Klicken Sie auf „Fertig stellen“.

 

Extra Tipp

Sollten Sie Ihre Outlook-Daten allerdings exportieren wollen, um sie mit anderen Programmen zu nutzen, benötigen Sie in der Regel auch ein anderes Dateiformat. Möchten Sie beispielsweise Ihre Outlook-Kontaktdaten geordnet in eine Excel-Tabelle exportieren, benötigen Sie ein CSV-Format.  Wenn Sie dieselben Kontaktdaten in der iCloud nutzen wollen, ist es hingegen eine vCard im VCF-Format (→ hier finden Sie weitere Tipps zum Outlook-Kontakte synchronisieren).

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