Outlook exportieren: Daten für ein Backup sichern



Outlook exportieren: Wie Sie Daten sichern, archivieren und migrieren können

Das Exportieren von Outlook-Dateien bedeutet umgangssprachlich übersetzt, diese Daten so für ein anderes Medium in einem anderen Dateiformat abzuspeichern, dass dieses auch auf die Daten zugreifen kann. Das kann ein anderes Programm sein (z.B. Excel oder ein Email-Provider), oder aber ein anderes Gerät mit einem anderen Betriebssystem (wie z.B. ein Android-Smartphone oder ein iOS-iPad). Im Folgenden zeigen wir Ihnen nun, wie Sie Outlook im Ganzen oder nur Teile davon exportieren können, um entweder eine Sicherheitskopie für das Archiv zu erstellen (ein sogenanntes „Backup“) oder das Sie für den Umzug Ihres Outlooks auf einen neuen Rechner benötigen (Datenmigration).

So können Sie Ihr Outlook exportieren, um ein Sicherheits-Backup zu erstellen. Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem?

Auch die beste Technik kann immer einmal versagen, sei es aufgrund fehlerhafter Bauteile oder aufgrund von Wasserschäden oder mechanischen Schäden, wie dem Fallenlassen eines Laptops. Und wenn eine Festplatte kaputt geht, dann sind eben auch meistens die darauf gespeicherten Daten verloren. Für solche zum Glück doch eher seltenen Fälle kann man jedoch vorsorgen, indem man in regelmäßigen Abständen Sicherungskopien seiner wichtigen Dateien anlegt. In Outlook lautet der entsprechende Befehl „Datendatei exportieren“.

So funktioniert es:

Schritt 1:

Gehen Sie in der Registerkarte oben auf Datei, dann in der Navigationsleiste links auf „Öffnen“ (bzw. je nach Version „Öffnen und Exportieren“) und anschließend im Fenster rechts auf „Importieren“ (bzw. „Importieren/Exportieren“). Lassen Sie sich nicht verwirren: Unter „Importieren“ befindet sich auch die Outlook-Funktion „Exportieren“ (siehe Schritt 2).

Schritt 2:

In dem sich nun öffnenden Popup-Fenster wählen Sie die Aktion „in Datei exportieren“ und dann als „Outlook Datendatei (.pst)“ aus.

Schritt 3:

In der folgenden Ordneransicht können Sie nun das Verzeichnis auswählen, das Outlook exportieren soll, also wahlweise die gesamte Datendatei (Ihr „Benutzerkonto“) oder nur einen einzelnen Unterordner, wie z.B. Aufgaben, Notizen, Email-Postfach, Kalender oder Kontakte. Wichtig: Aktivieren Sie das Häkchen bei „Unterordner einbeziehen“ und legen Sie optional Filterregelung für das Exportieren fest (z.B. dass Outlook nur Dateien ab oder bis zu einem bestimmten Zeitpunkt exportiert).

Schritt 4:

Geben Sie bei „Durchsuchen“ nun den gewünschten Speicherort ein, markieren Sie unter Optionen das Feld „Duplikate durch exportierte Elemente ersetzen“ und klicken Sie auf „Fertig stellen“.

Schritt 5:

Optional können Sie nun noch ein Kennwort vergeben, um Ihre PST-Sicherungsdatei vor unerwünschtem Zugriff zu schützen. Falls Sie dies nicht wünschen, dann lassen Sie die Passwortzeile einfach frei und bestätigen Sie dennoch mit „Ok“.

Darauf kommt es an:

Outlook immer im gewünschten Format exportieren
Der beschriebene Weg zum Outlook exportieren mittels PST-Dateien dient der eigenen Datensicherung (Backup) sowie zur Datenmigration im Falle eines Computerwechsels. Sollten Sie Ihre Outlook-Daten allerdings exportieren wollen, um sie mit anderen Programmen nutzen zu wollen, benötigen Sie in der Regel auch ein anderes Dateiformat. Möchten Sie beispielsweise Ihre Outlook-Kontaktdaten geordnet in eine Excel-Tabelle exportieren, benötigen Sie ein CSV-Format, wenn Sie dieselben Kontaktdaten in der iCloud nutzen wollen, ist es hingegen eine vCard im VCF-Format (→ hier finden Sie unsere Tipps zum Outlook-Kontakte synchronisieren).

Und Sie?

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