So erstellen und finden Sie in Outlook PST-Dateien

Mit einer Outlook-PST-Datei können Sie Daten wie E-Mails, Kontakte, Aufgaben und Termine auf Ihrem Computer speichern, offline darauf zugreifen und Ihre Daten sichern. Wie Sie in Outlook eine PST-Datei erstellen und wo sich der Speicherort befindet, erklären wir Ihnen in diesem Büro-Kaizen-Blogbeitrag.

1. Definition: Was ist eine Outlook PST-Datei?

Eine Outlook-PST-Datei („Personal Storage Table“) speichert lokal E-Mails, Kontakte, Aufgaben und Termine auf Ihrem Computer. PST-Dateien werden typischerweise vor allem beim Einsatz von POP3-Konten angelegt und ermöglichen den Zugriff auf Ihre Daten, selbst wenn keine Internetverbindung besteht. Bei modernen IMAP-, Exchange- oder Microsoft-365-Konten kommt hingegen meist eine OST-Datei (Offline-Outlook-Datendatei) zum Einsatz.

Eine Datendatei wie PST oder OST können Sie nicht nur zum Offline-Abrufen Ihrer Informationen nutzen, sondern auch, um Ihre Daten auf Ihrem Computer zu sichern. Dies schützt Sie vor Datenverlusten, die beispielsweise durch fehlerhafte Datensicherungen auf Servern externer Anbieter entstehen können. Außerdem können Sie durch den Export Ihrer Outlook-Daten dafür sorgen, dass Ihr Postfach übersichtlich bleibt. Durch das Erstellen einer Datendatei lagern Sie Ihre Informationen aus und speichern sie lokal auf Ihrem Computer oder in einem Netzwerk. Anschließend können Sie E-Mails aus Ihrem Internetpostfach löschen. So lässt sich die Größe Ihres Postfachs und damit auch die Datenmenge reduzieren.

2. So erstellen Sie in Outlook PST-Dateien

• Klicken Sie zunächst auf Datei → Kontoeinstellungen → Datendateien.
• Klicken Sie dort auf den Button → Hinzufügen.
• Es öffnet sich das Explorer-Fenster, in dem Sie nun Ihren persönlichen Ablageort auswählen können, beispielsweise auf einem Netzlaufwerk. Sie können auch ein persönliches Sicherungslaufwerk auswählen, das beispielsweise auf eine externe Festplatte verweist.
• Vergeben Sie im Feld „Dateiname” einen für Sie passenden Namen. Wenn Sie mit Ihren Datendateien als Backup arbeiten möchten, empfiehlt es sich, die jeweiligen Sicherungsversionen so zu benennen, dass sie für Sie schlüssig und nachvollziehbar sind.

3. Wo ist der Speicherort der Outlook PST-Dateien?

Outlook legt die Datendatei standardmäßig an einem bestimmten Speicherort ab.

• Um diese abzurufen, wechseln Sie über die Registerkarte Datei in den Administrationsbereich von Outlook.
• Klicken Sie im rechten Bereich nacheinander auf → Kontoeinstellungen und dann erneut auf → Kontoeinstellungen.
• Klicken Sie anschließend auf die zweite Registerkarte Datendateien.
• Wählen Sie Ihr Konto aus und klicken Sie oben rechts auf → Dateispeicherort öffnen. Nun öffnet sich das Explorer-Fenster, aus dem Sie den Pfad zur Dateiablage ablesen können.

Wo kann ich meine Outlook PST-Datei wiederfinden?

Um auf Ihre persönliche Datendatei zugreifen zu können, haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. Über Outlook: Datei → Kontoeinstelllungen → Kontoeinstellungen → Datendateien → Dateispeicherort öffnen.
2. Über den Explorer: Öffnen Sie den Ordner, in dem Sie die Datendatei abgelegt haben.

Sie können Ihre ausgelagerten Daten, die Sie beispielsweise als Sicherungsdatei angelegt haben, darüber hinaus jederzeit öffnen.

• Klicken Sie hierzu auf → Datei und dann auf → Öffnen und Exportieren. Klicken Sie anschließend auf den Button → Outlook-Datendatei öffnen.
• Wählen Sie nun im Explorer den von Ihnen gewählten Ablageort aus und Öffnen Sie per Doppelklick die Datei.
• Nun können Sie in Outlook links im Menü auf Ihre Daten zugreifen. Um die Datendatei wieder zu schließen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Postfaches und wählen Sie Datendatei schließen.

4. Wie importiere und exportiere ich PST-Dateien in Outlook?

In der Regel bleiben die meisten E-Mail-Informationen auf den jeweiligen Mailservern gespeichert. Dies umfasst sowohl die Nachricht selbst als auch E-Mail-Anhänge. Kalendereinträge, Aufgaben oder Kontakte sind dagegen lokale Informationen, die in Outlook angelegt und verwaltet werden. Gerade diese Daten sollten daher regelmäßig per PST- oder OST-Datei gesichert werden. Nutzen Sie hierfür die Möglichkeit Daten zu exportieren. Wie das funktioniert, können Sie in unserem Blogbeitrag „Das Outlook Adressbuch exportieren“ nachlesen.

Denken Sie dabei auch an ein Backup Ihrer Datendateien, das im besten Fall extern, z. B. auf einer Festplatte, gespeichert wird. Sollte Ihr Computer nicht mehr funktionsfähig sein, bleiben Ihre Outlook-Daten auf der externen Festplatte erhalten und Sie können nach der Reparatur wieder darauf zugreifen. Wie Sie die Daten anschließend wieder in Outlook importieren, haben wir Ihnen in unserem Blogbeitrag „Outlook-Kontakte in eine Excel-Tabelle exportieren und Adressen in Outlook importieren” ausführlich erläutert.

5. Büro-Kaizen Video-Tutorial: E-Mails archivieren & Speicherplatz schaffen

PST-Dateien in Outlook dienen nicht nur zur Sicherung Ihrer Daten, sondern können auch dabei helfen, Speicherplatz in Ihrem E-Mail-Posteingang zu schaffen. Wie das funktioniert, erfahren Sie in unserem YouTube-Video:

(Dauer: 06:11 Minuten)

Inhalt des Videos

1. Einleitung 00:00
2. Wo erkenne ich wie voll mein Postfach ist? 00:19
3. Möglichkeit 1: Gelöschte Elemente leeren 01:17
4. Möglichkeit 2: Suchordner (besonders große E-Mails finden und löschen) 01:57
5. Möglichkeit 3: E-Mails in ein separates Archiv verschieben 03:17