Outlook Ordner suchen: So gibt es ein Wiedersehen (Tipps)

Da haben Sie sich lange dafür Zeit genommen, akribisch in Outlook eine ausgeklügelte Ordnerstruktur zu entwerfen, und dann das. Beim Verschieben einer Nachricht aus dem Posteingang in den Unter-Unter-Unter-Ordner passiert es. Sie kommen versehentlich auf einen Ordner und verschieben diesen ins Nirvana Ihres Outlook-Universums. Dann startet die wahrscheinlich größte Suchaktion seit Menschen gedenken. Denn einen „Rückgängig“-Button gibt es für dieses Horror-Szenario nicht. In unserem Büro-Kaizen Blogbeitrag geben wir Ihnen Tipps wie Sie einen Ordner in Outlook suchen können.

1. Tipps: Ordner in Outlook suchen

In Microsofts Outlook gibt es viele Möglichkeiten zu suchen. Allerdings nur nach E-Mails. Eine Standardfunktion zur Suche nach Ordnernamen suchen Sie vergeblich. Dafür müssen Sie in Outlook Umwege gehen. Welche Möglichkeiten es gibt, lesen Sie in den folgenden Tipps. Darüber hinaus versorgen wir Sie auch noch mit jeder Menge weiterer Anregungen, wie Sie dem Ordner-Chaos schon von Beginn an ein Bein stellen können.

1.1 Outlook Ordner suchen: Ordnerübersicht im Postfach nutzen

Eine Möglichkeit ist es, sich für ein bestimmtes Postfach die einzelnen Ordner anzeigen zu lassen. Und zwar ohne, dass Sie alle Ordner mühevoll „aufklappen“ müssen. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das relevante E-Mail-Postfach und wählen im öffnenden Kontextmenü → Datendateieigenschaften… aus. Im neuen Fenster klicken Sie dann auf → Ordnergröße… . Es wird Ihnen anschließend eine Übersicht Ihrer Ordner inklusive der Ordnergröße dargestellt. Hier können Sie jetzt übersichtlich nach Ihrem verlorenen Ordner suchen und diesen dann wieder an seinen angestammten Platz verschieben.

1.2 Nach einer E-Mail-Nachricht aus dem gesuchten Ordner suchen

Eine zweite Möglichkeit ist, nach einer E-Mail-Nachricht aus dem verschwundenen Ordner zu suchen. Dazu müssen Sie natürlichen eine Nachricht kennen, die sich im Ordner befindet. Wenn Sie eine Nachricht gefunden haben, fahren Sie mit der Maus über diese Nachricht (ohne zu klicken). Im Kontextmenü wird Ihnen dann angezeigt, in welchem Ordner sich die E-Mail-Nachricht befindet.

1.3 Im Ordnerbereich einen Outlook Ordner suchen

Im vertikalen Menü finden Sie alle wichtigen Bereiche in Outlook – so auch den Ordnerbereich (Ordnersymbol). In diesem Bereich werden Ihnen alle Haupt- sowie Unterordner angezeigt. Die Ordner können Sie dort beliebig sortieren, verschieben und umbenennen. Auch gelöschte Ordner können Sie von dem Papierkorb wieder in die Ordnerstruktur verschieben und damit wiederherstellen. Falls Sie den Ordnerbereich nicht im vertikalen Menü finden, können Sie ihn links über → Weitere Apps und dann mit einem Rechtsklick auf → Ordner und anschließend auf → Anheften Ihrem Menübereich hinzufügen.

1.4 Outlook Ordner suchen: Suchmöglichkeiten erweitern

Wenn Sie nicht auf Anhieb eine Mail aus dem Ordner finden, können Sie auch noch Ihre Suchmöglichkeiten erweitern. Durch die Indizierung von Outlook haben Sie die Möglichkeit, auch innerhalb von Dateianhängen nach Schlagwörtern zu suchen. Wie Sie die Indizierung erreichen können, haben wir im Beitrag „Outlook indizieren: So durchsuchen Sie auch Dateianhänge“ beschrieben.

1.5 Outlook Ordner suchen: Ordnerstruktur gut überlegen

Eine detaillierte Ordnerstruktur hat sicher auch gewisse Vorteile. Trotzdem empfehlen wir Ihnen, Ihre Ordnerstruktur nicht zu granular anzulegen. Sonst verzetteln Sie sich im Ordner-Dschungel und haben für die effiziente Suche nichts gewonnen. Wie Sie zu einer guten Ordnerstruktur kommen, haben wir Ihnen im Blogbeitrag „Ideale Ordnerstruktur: Eine einheitliche Dateiablage mit dem 7-Ordner-System erstellen“ beschrieben.

2. Extra Tipp: Die Suchfunktion in Outlook

Für die Suche in Outlook gibt es einige Basics, die Sie kennen sollten. Einige dieser Tipps finden Sie im Blogartikel „Outlook Suchfunktion: Die erweiterte Suche effektiv nutzen und E-Mails schneller finden“. Dieser Artikel kann Ihnen dabei helfen, noch effektiver in Outlook zu suchen.

3. Fazit und Tutorial zur Suche in Outlook

Machen Sie sich im Vorfeld Gedanken zu Ihrer Ablagestruktur. Dann kann Ihnen ein verschobener Ordner auch nicht mehr so viel Sorgen bereiten. Außerdem ist es sehr wichtig, die Suchfunktion in Outlook zu kennen. Dadurch können Sie sich jede Menge Zeit bei der Suche nach Vorgängen sparen.

🔎 Outlook-Suchfunktion: Jede E-Mail in 10s finden!

(Dauer 12:52 Minuten)

Inhalt des Videos zur Outlook-Suche

1. Einleitung 00:00 
2. Die klassische Outlook-Suchfunktion erweitern und verfeinern 00:22 
3. Das detailliertere Dialogfenster „Erweiterte Suche“ 08:32