Offline Modus in Outlook (de)aktivieren: Tipps und Anleitung wie Sie auch ohne Internetverbindung Ihre E-Mails verwalten können

Der Offline-Modus in Outlook ist besonders praktisch, wenn Sie keine Internetverbindung haben, aber trotzdem Ihre E-Mails verwalten möchten. Wie Sie diese Funktion aktivieren und deaktivieren und was Sie sonst noch beachten müssen, erfahren Sie in diesem Büro-Kaizen-Blogbeitrag.

1. Der Offline Modus in Outlook: Was steckt dahinter?

In erster Linie wird Ihr E-Mail-Postfach dazu verwendet, um online mit Kollegen und Kunden zu kommunizieren. Es gibt jedoch auch Szenarien, in denen es sinnvoll ist, im Offline-Modus in Outlook zu arbeiten:

• Fehlende Internet-Verbindung: Sie werden diese Situation nur allzu gut kennen. Sie sitzen im ICE und das zuginterne WLAN funktioniert mal wieder mehr schlecht als recht oder gar nicht. Auf die mobilen Daten können Sie sich genauso wenig verlassen, da Sie von einem Funkloch ins nächste geraten. In dieser Situation mit Microsoft Outlook zu arbeiten, kann ziemlich lästig sein. Deshalb ist es in solchen Momenten ratsam, in den Offline-Modus zu wechseln und sich Ärger zu ersparen.
• Zu hoher Workload: Das zweite Szenario dürfte den meisten ebenfalls bekannt vorkommen: Das E-Mail-Postfach quillt wieder einmal über. Die ständige Benachrichtigung über neue Nachrichten führt außerdem dazu, dass Sie sich schlechter auf Ihre aktuellen Aufgaben konzentrieren können. Wechseln Sie deshalb in den Offline-Modus. Wenn Sie Ihre dringenden To-dos abgearbeitet haben, können Sie anschließend ganz bequem wieder in den Online-Modus wechseln und die neuesten E-Mails bearbeiten.

2. So aktivieren Sie den Outlook Offline Modus

Klicken Sie in Outlook auf den Reiter → Senden/Empfangen (1) und navigieren Sie von dort zu der Schaltfläche → Offline arbeiten (2). Wenn die Schaltfläche grau hinterlegt ist, ist die Funktion aktiviert. Beachten Sie, dass Sie während der Offline-Modus in Outlook aktiviert ist, keine E-Mails empfangen oder senden können.

• Tipp: Auch in der Leiste am unteren Bildschirmrand können Sie anhand der Anzeige auf dem Outlook-Symbol erkennen, ob Sie aktuell verbunden sind oder sich im Offline-Modus befinden.
• Hinweis: Wird Ihnen die Schaltfläche „Offline arbeiten“ nicht angezeigt, Sie aber ein Microsoft-Exchange-Server-Konto bzw. ein Microsoft-365-Konto haben, ist möglicherweise der Exchange-Cache-Modus deaktiviert. Um diese Einstellung zu ändern, folgen Sie bitte dieser Anleitung von Microsoft: https://support.microsoft.com/de-de/office/aktivieren-des-exchange-cache-modus-7885af08-9a60-4ec3-850a-e221c1ed0c1c

3. Den Outlook Offline Modus wieder deaktivieren

Genauso einfach, wie Sie den Offline-Modus aktiviert haben, können Sie ihn auch wieder deaktivieren. Klicken Sie dazu erneut auf den Reiter → Senden/Empfangen und dann auf die Schaltfläche → Offline arbeiten. Nun sollte der Button nicht mehr grau hinterlegt sein.

3.1 Outlook Offline Modus Status „Getrennt“

Wird in der Statusleiste die Meldung „Getrennt“ angezeigt, obwohl Sie den Offline-Modus deaktiviert haben, kann das verschiedene Gründe haben:

• Ihr Computer kann keine Internetverbindung herstellen. Prüfen Sie deshalb Ihr Netzwerk auf mögliche Fehlerquellen und versuchen Sie, eine erneute Verbindung herzustellen.
• Wenn Sie Microsoft Outlook über Ihren Browser verwenden, kann es in manchen Fällen dazu kommen, dass Sie keine E-Mails versenden oder empfangen können. In diesem Fall ist das Hilfe-Center Ihres E-Mail-Anbieters die richtige Anlaufstelle.
• Liegt beim Mailserver kein Problem vor, ist Ihr Computer die letzte Fehlerquelle. Möglicherweise fehlen notwendige Updates, die den Zugang zu Ihrem Postfach verhindern.

4. Den Offline-Modus im neuen Outlook aktivieren/deaktivieren

Auch in der neuen Outlook-Version können Sie offline mit Ihrem E-Mail-Server arbeiten. Navigieren Sie dazu zunächst in den → Einstellungen auf den Bereich → Allgemein (1) und anschließend auf → Offline (2). Klicken Sie dann auf den Regler → Aktivieren von Offline E-Mails, Kalendern und Personen (3).

Hier finden Sie eine Übersicht der offline verfügbaren Funktionen im neuen Outlook:

5. So können Sie im Outlook Offline-Modus auf Ihre E-Mails zugreifen

In Outlook können Sie selbst festlegen, für welchen Zeitraum E-Mails im Offline-Modus verfügbar sein sollen. Benötigen Sie alte Nachrichten aus dem letzten Jahr oder genügen Ihnen die E-Mails der vergangenen Tage? Der Vorteil einer kürzeren Zeitspanne: Weniger gespeicherte E-Mails bedeuten automatisch weniger Speicherplatzverbrauch auf Ihrem Computer.

• Um den Zeitraum festzulegen, klicken Sie zunächst unter dem Menüpunkt → Datei auf → Kontoeinstellungen und anschließend auf die gleichnamige Untergruppe.
• Wählen Sie das entsprechende Exchange- bzw. Microsoft-365-Konto aus und klicken Sie auf → Ändern.
• Unter → Offlineeinstellungen finden Sie einen Regler, mit dem Sie die Zeitspanne der offline verfügbaren E-Mails bestimmen können.
• Hinweis: Die Standardeinstellung von Outlook beträgt zwölf Monate. Da sich in diesem Zeitraum eine große Anzahl von E-Mails ansammeln kann, empfiehlt sich in der Regel eine kürzere Dauer. Ihr Vorteil: Das Programm öffnet sich in der Folge deutlich schneller.

6. Weitere Tipps rund um Outlook inkl. Video-Tutorial!

Outlook gehört mittlerweile nicht nur zu den gängigsten E-Mail-Clients, sondern ist mit seinen zusätzlichen Funktionen wie dem Kalender, Kontakten und der Aufgabenliste das perfekte Tool für den Arbeitsalltag. Wir haben Ihnen eine Auswahl zusammengestellt, wie Sie Outlook optimal nutzen können:

→ Outlook mit Ihrem iPhone nutzen: Hier finden Sie eine komplette Anleitung, wie Sie Outlook mit Ihrem iPhone optimal für unterwegs nutzen.
→ Effiziente E-Mail-Verarbeitung: E-Mail Flut in Ihrem Posteingang? Mit der 5-Schritte-Methode sorgen Sie ab sofort für einen aufgeräumten Posteingang.
→ Das neue Outlook: Erfahren Sie, was das neue Outlook von Microsoft kann und welche Vor- und Nachteile es mit sich bringt.
→ Unsere Outlook-Themenseite: Auf unserem Blog finden Sie viele weitere zusätzliche Blogbeiträge rund um das Thema Outlook. Schauen Sie gerne rein!

15 versteckte Outlook Funktionen, die Du kennen musst!

(Dauer: 11:15 Minuten)

Inhalt des Videos:

1. Einleitung 00:00
2. Personen mit „@“ markieren 00:27
3. Betreffzeile bearbeiten 01:07
4. Zeit sparen mit Textbausteinen 01:46
5. Mach Dir das Leben einfacher mit Suchordnern 02:35
6. Kontakt aus E-Mail erstellen 03:12
7. Schnelle Priorisierung dank bedingter Formatierung 04:15
8. E-Mails nicht mehr automatisch als gelesen markieren  05:06
9. Mit der Aufgabenliste im Posteingang alles im Blick 05:45
10. E-Mails mit QuickSteps in Aufgaben verwandeln 06:19
11. Kalenderwochen einstellen 07:00
12. Schnell zu gewünschtem Datum navigieren 07:30
13. Länge der Wochenansicht mit der ALT-Taste anpassen 07:58
14. Aufgabenliste im Kalender einblenden 08:38
15. Aufgaben per Drag & Drop in Termine umwandeln (Timeboxing) 09:05
16. Erweiterte Suche nutzen für deutlich bessere Suchergebnisse 09:41