Was ist OneNote? Tipps wie das digitale Notizbuch von Microsoft zu Ihrem Liebling wird

11. März 2019

Microsoft OneNote ist im Grunde nichts anderes als ein Programm zur Erstellung und Verwaltung von digitalen Notizbüchern. Große, unhandliche und vor allem auch schwere Aktenordner gehören damit der Vergangenheit an. Doch das soll nicht der einzige Vorteil sein. Ein digitales Notizbuch bietet bei der täglichen Arbeit viel mehr Unterstützung als ein einfaches Stück Papier.

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Abbildung 1: Was ist OneNote? Früher hätte man darunter die Ansammlung von Aktenordner in einem Schrank verstanden. Heute bündelt man diese digital auf einem PC.

Doch was kann nun dieses Notizbuchprogramm genau? Welche Anwendungsmöglichkeiten gibt es dafür und warum soll es mein neuer Liebling werden? In diesem Beitrag geben wir Ihnen einen allgemeinen Überblick.

Was ist OneNote? Drei Schritte auf dem Weg zum digitalen Notizbuch

1. Wie bekomme ich Microsoft OneNote auf meinen PC?
2. Der Aufbau des Programmes
3. Die wesentlichen Grundfunktionen für den sofortigen Benefit

Wie bekomme ich Microsoft OneNote auf meinen PC?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie Microsoft OneNote auf Ihren PC bekommen können:

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Abbildung 2: OneNote 2016 Desktopinstallation als kostenlosen Download bei Microsoft (Grafik: Microsoft)

Welche Unterschiede es zwischen den OneNote-Versionen gibt, erfahren Sie in unserem Beitrag → Die OneNote-App wird die künftige Standardversion.

Nicht zu vergessen sind auch die mobilen Programmversionen, die Sie sich (ebenfalls kostenlos) aus dem Apple App Store oder Google Play Store auf ihr Smartphone und/oder Tablet herunterladen und installieren können. Lesen Sie hierzu auch unsere Blogbeiträge „OneNote iOS: Notizen auf dem iPhone und iPad“ und „OneNote für Android-Geräte: Anleitung und Tipps“

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Apple App Store und Google Play Store

Was ist OneNote? – Der Aufbau des Programmes

Der Aufbau von OneNote folgt grundsätzlich einem einfachen und sehr bewährten Konzept aus der „analogen“ Welt der Aktenordner. In Aktenordner kommen zur besseren Übersichtlichkeit, Sortierung und Verwaltung sogenannte Register zum Einsatz. Innerhalb dieser Register werden dann die Dokumente direkt abgelegt. Nichts anderes macht OneNote auch, eben nur digital. Schauen wir es uns an:

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Was ist OneNote? – Der Aufbau im Detail
  • Notizbücher (1): Hier werden alle digitalen Notizbücher zur Auswahl übersichtlich aufgelistet.
  • Abschnitte (2): Jedes Notizbuch besteht aus mehreren Abschnitten. Bei den Aktenordnern würden die einzelnen Abschnitte den einzelnen Registerkarten entsprechen.
  • Seiten (3): Innerhalb der Abschnitte können dann einzelne Seite erstellt bzw. abgelegt werden. Im Grunde genau wie bei den Aktenordnern auch.

Was ist OneNote? – Die wesentlichen Grundfunktionen für den sofortigen Benefit

Microsoft OneNote ist viel mehr als nur ein einfaches Notizbuchprogramm. Folgende Grundfunktionen werden Sie bei Ihrer täglichen Arbeit nicht mehr missen möchten:

Schnelles Einfügen von Inhalten aller Art:

Weil das Notizbuch digital ist, können Sie dort alle möglichen digitalen Medien und Inhalte:

  • per Mausklick einfügen
  • nach Belieben umsortieren, formatieren, bearbeiten
  • mit Kollegen teilen
  • im Team gleichzeitig bearbeiten.

Dabei ist es völlig egal ob es sich dabei um Word-Dokumente, PDFs, Tabellen, Grafiken, Webseitenausschnitte, Fotos von Flipcharts und Whiteboards, Audiomitschnitten, handschriftliche Notizen, Sprachmemos oder Online-Videos handelt. Es lassen sich aber auch (gemeinsame) Checklisten und Mindmaps spielerisch erstellen.

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Abbildung 6: Was ist OneNote? – Beispiele für Elemente die in OneNote gespeichert werden können.

Extrem übersichtliche Notizbuchstruktur und einfache Bedienung

Sie können so viele Notizbücher erstellen, wie Sie wollen. Jedes Notizbuch lässt sich dann beliebig (auch nachträglich) in einzelne Abschnitte, Seiten und Unterseiten einteilen. Alle Elemente lassen sich zudem frei verschieben, verändern, strukturieren und kopieren. So können Sie auch organisch gewachsene Dokumentensammlungen schnell und einfach aufräumen und übersichtlich gestalten.

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Was ist OneNote? – Notizbücher, Abschnitte, Seiten für die Strukturierung

Mobil auf allen Geräten und simple Zusammenarbeit im Team:

Microsoft synchronisiert OneNote automatisch mit der hauseigenen OneDrive-Cloud. Auf diese Weise können Sie mit jedem Gerät wie

  • Computer (Windows, Mac)
  • Tablet (Android, iOS)
  • Handy (Android, iOS)

von überall Ihre Dateien öffnen und bearbeiten. Dabei können auch mehrere Personen gleichzeitig an freigegebenen Dokumenten oder Checklisten arbeiten. Somit ist OneNote auch ein ideales Collaboration-Tool für die berufliche Zusammenarbeit.

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Abbildung 8: Was ist OneNote? – Mobil auf allen Geräten

Seitenvorlagen ersparen Zeit

In OneNote kann man vordefinierte Seitenvorlagen verwenden oder alternativ sogar selbst erstellen. So kann man z.B. in einem Meeting immer genau die gleiche Protokollvorlage verwenden. Die spart sehr viel Zeit und Arbeit.

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Abbildung 9: Was ist OneNote? – Seitenvorlagen nutzen

Schnelle Suchfunktion

Die Suchfunktion von OneNote ist eine Volltextindizierung. Es wird nicht nur nach der Datei, sondern auch innerhalb einer Datei (z.B. in einem Word-Dokument) nach den Suchwörtern gesucht. Dadurch ist es möglich, dass neben Texte auch Bilder und Sprachmemos einfach wiedergefunden werden.

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Abbildung 10: Was ist OneNote? – Schnelle Suchfunktion

Fazit: Microsofts Notizbuchprogramm OneNote eignet sich nicht nur für die persönliche Organisation und Projektdokumentation, sondern auch:

  • als Wissensdatenbank für das Team
  • für gemeinsam genutzte Teamprojekte
  • Meeting-Protokolle
  • To-Do-Listen

sowie allgemein als digitale Alternative zur klassischen Papierablage und für ein papierloses bzw. papierarmes Büro.

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OneNote Tutorial 2020

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(Dauer: 14:34 Minuten)

→ Hier haben wir Ihnen die besten 20 OneNote-Anwendungsbeispiele für die tägliche Arbeit zusammengestellt!

Extra-Tipp: Kostenlose OneNote-Anleitungen und Tutorials

Bei Büro Kaizen verwenden wir Microsofts OneNote-Notizbücher auch intern für unsere eigenen Arbeitsprozesse. Der praktische Bürohelfer ist dabei aus unseren Workflows nicht mehr wegzudenken. Damit auch unsere Kunden in den Genuss dieses nützlichen Büro-Tools kommen, bieten wir regelmäßig Präsenztrainings und Online-Schulungen dazu an. Viele nützliche Tipps, Anleitungen und Video-Tutorials zum Thema finden Sie zudem im kostenlosen Downloadbereich unserer Webseite sowie auf unserem Youtube-Kanal „Büro-Kaizen digital“.

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Wie starte ich mit OneNote?

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Und Sie? Haben wir Ihr Interesse an OneNote geweckt?

Lesen Sie zu Beginn auch unsere Anleitung zu „So gelingt mein Einstieg“. Vielleicht aber arbeiten Sie auch schon mit OneNote oder mit der OneNote-App und möchten gerne mehr erfahren? Lesen Sie in weiteren Artikeln:

OneNote-Weiterbildungen für Ihre Mitarbeiter: Online-Schulungen & Präsenztrainings

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