Was ist OneNote? Tipps für das digitale Notiz-Programm



Auf die Frage „Was ist OneNote?“ erhält man häufig lediglich die lapidare Antwort: „Das digitale Notizbuchprogramm von Microsoft“. Aber was kann dieses Notizbuchprogramm nun genau? Was sind die Vorteile? Und welche Anwendungsmöglichkeiten gibt es dafür in der realen Arbeitswelt und im Büro? In diesem Beitrag geben wir Ihnen einen allgemeinen Überblick und erklären Ihnen, was Microsofts OneNote eigentlich genau ist und was es alles kann.

Was ist das Problem mit OneNote?

Im Unterschied zu den anderen Office-Programmen (Excel, Outlook, PowerPoint und Word), gilt OneNote als das mit Abstand am meisten unterschätzte Programm aus Microsofts Produktfamilie. Dabei ergänzt es seine Programmkollegen ganz hervorragend und bietet vollkommen neue Features, die für den modernen Büroalltag extrem praktisch und hilfreich sind. Als Hauptgrund für die relative Unbekanntheit von OneNote gilt Microsofts mangelndes Marketing. Denn während der Konzern seine Bestseller emsig umwirbt (z.B. das Betriebssystem Windows, das Laptop-Tablet Surface Pro oder die anderen Office-Produkte), fristet das Notizbuchprogramm eher ein Schattendasein. Vollkommen zu Unrecht.

So funktioniert Microsofts OneNote:

1. Was ist OneNote überhaupt?
Microsofts OneNote ist ein extrem vielseitiges, digitales Notizbuchprogramm. Damit können Sie aber nicht einfach nur Notizen erstellen.

  • Schnelles Einfügen von Inhalten aller Art: Weil das Notizbuch digital ist, können Sie dort alle möglichen digitalen Medien und Inhalte per Mausklick einfügen und nach Belieben umsortieren, formatieren, bearbeiten, mit Kollegen teilen und sogar im Team gleichzeitig bearbeiten. Das reicht von Word-Dokumenten, PDFs, Tabellen und Grafiken bis zu Webseitenausschnitten, Fotos von Clipcharts und Whiteboards, Audiomitschnitten, Sprachmemos und Online-Videos. Und auch (gemeinsame) Checklisten und Mindmaps lassen sich mit OneNote spielerisch einfach erstellen.
  • Extrem übersichtliche Notizbuchstruktur und einfache Bedienung: Sie können so viele Notizbücher erstellen, wie Sie wollen. Jedes Notizbuch lässt sich dann beliebig (auch nachträglich) in einzelne Abschnitte, Seiten und Unterseiten einteilen. Alle Elemente lassen sich zudem frei verschieben, verändern, strukturieren und kopieren. So können Sie auch organisch gewachsene Dokumentensammlungen ganz schnell und einfach aufräumen und übersichtlich gestalten.
  • Für alle Geräte, mobil und die Zusammenarbeit im Team: Microsoft synchronisiert OneNote automatisch mit der hauseigenen OneDrive-Cloud. Auf diese Weise können Sie mit jedem Gerät (Computer, Tablet, Handy) und jedem Betriebssystem (Windows, Mac, Android, iOS) und von überall aus Ihre Dateien öffnen und bearbeiten (Büro, zuhause und unterwegs). Dabei können auch mehrere Personen gleichzeitig an freigegebenen Dokumenten oder Checklisten arbeiten. Das macht OneNote zu einem idealen Collaboration-Tool für die berufliche Zusammenarbeit.
  • Fazit: Damit eignet sich Microsofts Notizbuchprogramm OneNote nicht nur für die persönliche Organisation und Projektdokumentation, sondern auch als Wissensdatenbank für das Team, für gemeinsam genutzte Teamprojekte, Meeting-Protokolle und To-Do-Listen, sowie allgemein als digitale Alternative zur klassischen Papierablage und für ein papierloses bzw. papierarmes Büro.

Digitales Notizbuch
Abbildung I: Die digitale Notizablage OneNote lässt sich extrem einfach befüllen und ermöglicht ein wesentlich effizienteres Arbeiten als die klassischen Papierablagen, Microsoft, Büro Kaizen

2. Was ist der Vorteil von OneNote? Die Top-20 Anwendungsbeispiele fürs Büro

Microsofts OneNote ist digital und multimedial. Daher können Sie alle möglichen Inhalte in die Notizbücher hineinfügen (Text, Bild, audiovisuellen Inhalte und handschriftliche Notizen). Sie können Ihre Notizen also künftig entweder tippen, sprechen, zeichnen oder abfotografieren – und das wahlweise auch mit passenden Seitenvorlagen. Das spart im Arbeitsalltag sehr viel Zeit und Arbeit! Zusammengefasst bedeutet dies:

  • OneNote lässt sich sehr leicht mit Inhalten aller Art befüllen, strukturieren und gliedern
  • Die Notizbücher können von mehreren Nutzern gleichzeitig genutzt und bearbeitet werden
  • Die schnelle Suchfunktion mit Volltextindizierung findet selbst Bilder und Sprachmemos
  • Läuft auf allen Geräteklassen und mit allen Betriebssystemen

→ Hier haben wir Ihnen die besten 20 OneNote-Anwendungsbeispiele für die tägliche Arbeit zusammengestellt!

3. Wo kann man Microsofts OneNote-Programm (kostenlos) downloaden?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie an das Programm kommen können. Zum einen wird es im Rahmen der Office-Pakete (MS Office 2016 oder Office365) vertrieben. Zudem bietet Microsoft OneNote auch auf seiner Homepage als kostenlosen Download an. Derzeit gibt es noch verschiedene Programmversionen, die jedoch sukzessive angeglichen werden (was der Unterschied zwischen den OneNote-Versionen ist, erfahren Sie in unserem Beitrag → Die OneNote-App wird die künftige Standardversion). Die mobilen Programmversionen können Sie (ebenfalls kostenlos) aus Apples iTunes oder aus Googles Play Store herunterladen.

Extra-Tipp: Kostenlose OneNote-Anleitungen und Tutorials

Bei Büro Kaizen verwenden wir Microsofts OneNote-Notizbücher auch intern für unsere eigenen Arbeitsprozesse. Der praktische Bürohelfer ist dabei aus unseren Workflows nicht mehr wegzudenken. Damit auch unsere Kunden in den Genuss dieses nützlichen Büro-Tools kommen, bieten wir regelmäßig Präsenztrainings und Online-Schulungen dazu an. Viele nützliche Tipps, Anleitungen und Video-Tutorials zum Thema finden Sie zudem in dem kostenlosen Downloadbereich unserer Webseite sowie auf unserem Youtube-Kanal „Büro-Kaizen digital“.

Büro-Kaizen digital: Video-Tutorial OneNote für Einsteiger

Und Sie? Was ist mit Ihnen?

Arbeiten Sie mit OneNote 2016 oder mit der OneNote-App (UWP)? Microsoft hat Anfang 2018 angekündigt, die App zum neuen Standard zu machen und nur noch diese Programmversion künftig weiterzuentwickeln. Wir nehmen dies zum Anlass und stellen Ihnen die App in den nächsten Wochen ausführlich vor. Dabei erklären wir Ihnen unter anderem, warum die Kombination von OneNote mit Microsofts Clouddienst OneDrive so wichtig ist, wie man Inhalte effizient erstellt und welche Extras und Sonderanwendungen es gibt. Darüber hinaus zeigen wir Ihnen auch die bestmögliche Notizbuch- und Ablagestruktur, mit der Sie sich im Arbeitsalltag viel Zeit, Unordnung und Nerven ersparen!

OneNote-Weiterbildungen für Ihre Mitarbeiter:

Online-Schulungen & Präsenztrainings

Warum kompliziert, wenn es auch einfach geht? Büro-Kaizen ist Ihr Spezialist für die Optimierung von Arbeitsprozessen und Workflows im Büro. Mit unserem Expertenwissen verhelfen wir Ihnen im Durchschnitt zu 20% mehr Effizienz in der Alltagsarbeit. Das spart Zeit, reduziert den Stress und schafft Raum für Neues, Wichtigeres und Kreatives!

• Ein kleiner, aber wichtiger Baustein für die Effizienzsteigerung im Büro ist die richtige Anwendung der Bürosoftware Office (Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint und Word). Denn hier kann viel Zeit gewonnen, aber auch viel Zeit verloren werden.

• Machen Sie sich und Ihre Mitarbeiter fit für die moderne, digitale Bürowelt – wir helfen dabei mit Online-Schulungen oder Präsenztrainings bei Ihnen vor Ort! → Kontakt



Auf der Suche nach mehr Tipps zu Microsoft OneNote? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zu OneNote für Sie aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!

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