Outlook-Kontakte mit iPhone synchronisieren: So geht’s Schritt für Schritt

Für viele Nutzer ist die Synchronisierung von Outlook-Kontakten mit dem iPhone unverzichtbar, da sie ihre Adressdaten nicht nur am PC, sondern auch unterwegs auf dem iPhone parat haben möchten. In einer mobilen Arbeitswelt reicht es nicht mehr aus, wenn Kontakte ausschließlich in der Desktopversion von Outlook gespeichert sind. Damit iPhone und Outlook dieselben Daten nutzen können, ist eine Synchronisation notwendig. Wie das funktioniert, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag.

1. iTunes als Grundlage für die Synchronisation

Bevor Sie Ihre Outlook-Kontakte mit dem iPhone synchronisieren können, benötigen Sie iTunes auf Ihrem PC, da iTunes als Schnittstelle zwischen Outlook und Ihrem Apple-Gerät fungiert. Installieren Sie die aktuelle Version von der Apple-Website und verbinden Sie Ihr iPhone anschließend per USB-Kabel mit dem Computer. Erst wenn iTunes korrekt eingerichtet ist, können Sie Kontakte, Kalender und weitere Daten zwischen Outlook und dem iPhone austauschen.

1.1 Outlook-Kontakte aus der Desktopversion exportieren

Bevor Sie Ihre Outlook-Kontakte mit dem iPhone synchronisieren können, müssen Sie diese zunächst aus der Desktopversion exportieren. Outlook erstellt dafür eine sogenannte Outlook-Datendatei (.pst), die später in iTunes eingebunden wird.

So gehen Sie vor:

• Öffnen Sie Outlook und klicken Sie oben auf den Reiter „Datei“.
• Wählen Sie „Öffnen und Exportieren“ und anschließend „Importieren/Exportieren“.
• Im Assistenten entscheiden Sie sich für „In Datei exportieren“ und klicken anschließend auf „Outlook-Datendatei (.pst)“.
• Wählen Sie im nächsten Fenster den obersten Eintrag (in der Regel Ihren Namen) aus und setzen Sie den Haken bei „Unterordner einbeziehen“, damit auch Kalender und Kontakte gesichert werden.
• Geben Sie an, wo die PST-Datei gespeichert werden soll – am besten an einem leicht auffindbaren Ort, beispielsweise auf dem Desktop.
• Optional können Sie die Datei mit einem Passwort schützen. Für die reine lokale Nutzung ist das nicht zwingend erforderlich, für die Ablage in OneDrive jedoch empfehlenswert.

Je nach Größe Ihres Postfachs kann der Export einige Minuten dauern. Besonders umfangreiche Ordner wie „Gesendete Elemente” verlangsamen den Vorgang. Nach Abschluss des Vorgangs steht Ihnen die PST-Datei als Grundlage für die Synchronisation mit iTunes zur Verfügung.

1.2 Outlook-Kontakte auf das iPhone übertragen

Nachdem Sie Ihre Kontakte aus Outlook exportiert haben, können Sie diese mithilfe von iTunes auf Ihr iPhone oder Ihren iPod touch übertragen.

So funktioniert es:

1. Gerät verbinden
   Schließen Sie Ihr iPhone oder Ihren iPod touch mit dem mitgelieferten Kabel an den Computer an (alternativ über ein Apple-Dock). iTunes öffnet sich in der Regel automatisch.
2. Gerät auswählen
   In iTunes erscheint Ihr Gerät unter „Geräte“ in der linken Seitenleiste. Klicken Sie darauf.
3. Rufen Sie die Informationen auf.
4. Wechseln Sie zur Registerkarte „Info“.
5. Kontakte synchronisieren
6. Aktivieren Sie unter „Kontakte“ die Option „Aus Outlook synchronisieren“ und wählen Sie anschließend „Outlook“ als Quelle.
7. Wählen Sie nun alle oder nur bestimmte Gruppen aus.
8. Um sämtliche Kontakte abzugleichen, klicken Sie auf „Alle Kontakte“.

Wenn Sie nur bestimmte Gruppen übertragen möchten, wählen Sie „Ausgewählte Gruppen“ und markieren die gewünschten Einträge. Tipp: Halten Sie die Strg-Taste gedrückt, um mehrere Gruppen gleichzeitig auszuwählen.

Nach der Bestätigung beginnt iTunes mit der Synchronisation. Nach wenigen Augenblicken stehen Ihnen Ihre Outlook-Kontakte direkt auf dem iPhone zur Verfügung.

Auf der sich nun öffnenden Seite zeigt iTunes an, welches iPhone Sie besitzen, wie groß die Speicherkapazität ist, welche iOS-Version Sie installiert haben und Ihre Telefonnummer. Links in der Spalte sehen Sie nun den Eintrag „Infos“. Klicken Sie mit dem Mauszeiger darauf und anschließend aktivieren Sie das Kästchen „Kontakte synchronisieren mit“, im Dropdown-Menü wählen Sie Outlook.

2. Outlook-Kontakte synchronisieren mit dem iPhone funktioniert nicht

Sollte die Übertragung Ihrer Outlook-Kontakte auf das iPhone fehlschlagen, prüfen Sie zunächst die Grundlagen: Stellen Sie sicher, dass sowohl iTunes als auch Ihr iPhone auf dem neuesten Stand sind, und führen Sie bei Bedarf die erforderlichen Updates durch. Achten Sie außerdem darauf, dass Ihr iPhone und Ihr PC miteinander kommunizieren dürfen. Dies bestätigen Sie beim ersten Verbinden per USB-Kabel mit einem Klick auf „Vertrauen“ auf Ihrem iPhone.

Bleibt die Synchronisation dennoch erfolglos, können Sie auf alternative Lösungen zurückgreifen. Dazu zählen Programme wie CopyTrans Manager oder AnyTrans (beide kostenpflichtig in der Vollversion).

Eine weitere Möglichkeit ist die Synchronisation über iCloud. Dafür exportieren Sie Ihre Kontakte – wie zuvor beschrieben – in eine .pst- oder .csv-Datei. Installieren Sie anschließend iCloud auf Ihrem PC (Download unter icloud.com) und melden Sie sich mit Ihrer Apple-ID an. In den iCloud-Einstellungen können Sie dann die Synchronisation Ihrer Kontakte aktivieren und die Daten in wenigen Schritten auf Ihr iPhone übertragen.

3. Fazit: Die verschiedenen Möglichkeiten für die Synchronisation mit dem iPhone

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Kontakte von der Desktopversion von Outlook auf Ihr iPhone zu übertragen. Am naheliegendsten sind iTunes oder iCloud. Beide Lösungen sind kostenlos und vergleichsweise unkompliziert, sobald die Outlook-Datendatei (.pst) erstellt wurde. Wenn Sie keine dieser Optionen nutzen möchten, können Sie auch auf Tools von Drittanbietern wie iExplorer, iFunbox, iDevice Manager oder Sync iOS zurückgreifen. Somit findet sich für jeden Bedarf und jedes Budget die passende Methode, um Outlook-Kontakte zuverlässig mit dem iPhone zu synchronisieren.

4. Video-Tutorial 11 erstaunliche Outlook Tricks, die Du kennen musst

(Dauer: 11:57 Minuten)