Outlook Ordner aufräumen: So schaffen Sie Ordnung in Ihrem Posteingang!

Sie starten Ihren PC am Morgen und werden sofort von einer Flut an E-Mails erschlagen? Für viele wirkt Outlook aufräumen wie eine endlose Mammutaufgabe: Wo soll man anfangen, wie Mails am besten sortieren, und welche Tricks sparen wirklich Zeit? In diesem Beitrag erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie Ordnung in Ihren Posteingang bringen und E-Mails effizient in Aufgaben verwandeln.

1. Was ist das Problem? Der Posteingang als Running-To-Do-Liste

In unseren Beratungen und Seminaren stellen wir häufig fest, dass die Mehrheit nicht mit einer Aufgabenliste arbeitet. Stattdessen verwalten sie ihre offenen To-dos mit E-Mails aus dem Posteingang. Das sorgt allerdings mit der Zeit nicht nur für einen vollen Posteingang, sondern auch dafür, dass unübersichtlich wird, wann welche Aufgabe fällig ist, da keine Sortierung erfolgt. Deshalb zeigen wir Ihnen im Folgenden vier einfache Schritte, wie Sie mit einem aufgeräumten Posteingang und einer klaren Aufgabenliste stressfreier in den Tag starten.

2. Wie Sie mit vier Schritten Ihren Outlook Postfach aufräumen

2.1 Verschieben Sie E-Mails aus dem Posteingang in den Archiv-Ordner

Das positive Gefühl, nach Feierabend einen leeren Posteingang zu haben, möchte man in der Arbeitswelt nicht missen. Um dieses Gefühl jeden Tag zu erleben, legen Sie im Posteingang einen neuen Unterordner namens „Archiv“ an. Verschieben Sie zunächst alle E-Mails aus dem Posteingang in diesen Ordner. Aber: Noch werden keine E-Mails gelöscht. Der Grund, weshalb erst einmal alle E-Mails verschoben werden, ist relativ einfach: Es kommen jeden Tag neue E-Mails in den Posteingang – Sie werden es nicht schaffen, erst alle alten E-Mails aufzuarbeiten. Fangen Sie daher einfach heute von vorne an und nehmen Sie sich das Aufarbeiten des Archivs dann Stück für Stück vor. Setzen Sie dazu die „Verarbeiten statt sichten“-Methode ein (siehe Punkt 2.2) Mit dieser Methode erreichen Sie in fünf Schritten einen dauerhaft aufgeräumten Posteingang.

2.2 Verarbeiten statt sichten – Die 5-Schritte-Methode für einen aufgeräumten Posteingang

Oftmals werden E-Mails im Posteingang nur gesichtet, statt sie direkt zu verarbeiten. So wird jede Mail mehrmals ungewollt gelesen, geöffnet und Sie vergeuden wertvolle Zeit. Mit der 5-Schritte-Methode nehmen Sie jede E-Mail einzeln vor und entscheiden direkt, ob die Mail gelöscht, delegiert, archiviert, bearbeitet oder terminiert wird.

→ Mehr zu der 5-Schritte-Methode zur E-Mail-Verarbeitung erfahren Sie in unserem Blogbeitrag „Die 5-Schritte-Methode für einen aufgeräumten Posteingang„ oder auf unserem Büro-Kaizen digital YouTube-Kanal.

2.3 Kopieren Sie E-Mails in die Aufgabenliste

In vielen E-Mails stecken Aufgaben, die wir erledigen müssen. Hinzu kommen Klebezettel mit To-dos, Kundenwünsche aus Telefonaten, die auf Schreibtischunterlagen notiert wurden, oder Protokolle des letzten Meetings. Oft ist es der mangelnde Überblick über die Aufgaben, der Menschen gestresst fühlen lässt. Um den Überblick zu behalten, ist es unbedingt nötig, alle Aufgaben in einer einzigen Liste zu erfassen. Nur so können Sie Prioritäten setzen, Ihre Woche planen und selbst aktiv werden, statt nur auf äußere Einflüsse zu reagieren.

• Praktischerweise verfügt Outlook über eine integrierte Aufgabenliste. Sie können diese mit einem Klick auf Ansicht → Layout → Aufgabenleiste und → Aufgaben einblenden.
• Um aus einer E-Mail eine Aufgabe zu erstellen, empfehlen wir Ihnen, den QuickStep „Eine Aufgabe mit Anlage erstellen“ zu nutzen. Wie Sie diesen anlegen und was Sie sonst noch über QuickSteps wissen müssen, erfahren Sie in unserem Blogbeitrag „So nutzen Sie QuickSteps für effizientes Arbeiten„.

• Wenn Sie nun aus einer E-Mail eine Aufgabe erstellen, öffnet sich ein neues Aufgabenfenster mit einer Kopie der E-Mail (1). Hier können Sie ein Fälligkeitsdatum (2) vergeben, ergänzende Notizen machen (3) und ggf. den Betreff ändern (4). Das Beste aber ist: Ihr Posteingang ist nun von Aufgaben entkoppelt. Sie müssen nicht mehr durch den Posteingang scrollen, um eine unerledigte Aufgabe zu suchen. Wenn Sie die Aufgabe bearbeiten, haben Sie zudem die zugehörige E-Mail mitsamt der Datenanhänge parat und können darauf antworten.

2.4 Löschen Sie redundante Mails aus einer Unterhaltung

Mit der Funktion „Unterhaltung aufräumen“ können Sie in Outlook Nachrichten entfernen, die in einem E-Mail-Verkehr enthalten sind und deren Inhalt bereits in einer späteren Nachricht enthalten ist. So bleibt die Nachrichtenstruktur schlank und Sie verlieren sich nicht in einer Masse an Mails.

• Um die Funktion zu aktivieren, wählen Sie zunächst eine Nachricht innerhalb des E-Mail-Verkehrs aus. Klicken Sie dann in der Registerkarte → Start in der Gruppe → Aufräumen.Wählen Sie im daraufhin erscheinenden Dropdown-Menü die Option → Unterhaltung aufräumen aus. Bestätigen Sie den Vorgang gegebenenfalls, indem Sie auf → Aufräumen klicken.
• Die gelöschten Nachrichten werden anschließend in den Ordner „Gelöschte Elemente“ verschoben. Behalten wird die letzte, umfassendste Nachricht der Unterhaltung.

3. Extra-Tipps und YouTube-Tutorial: Täglich zum leeren Posteingang! (Outlook)

Outlook ist für viele das zentrale Verwaltungssystem, wenn es um E-Mails, Aufgaben und den Kalender geht. Wir haben Ihnen eine Auswahl von Blogbeiträgen zusammengestellt, die Ihre Arbeitsweise erleichtern und Ihre Produktivität auf das nächste Level bringen.

→ Outlook-Aufgaben effizient organisieren: Finden Sie mit der richtigen Strategie zu mehr Produktivität.
→ Zu viele Aufgaben? Richtig delegieren will gelernt sein!: Hier finden Sie Tipps und eine Anleitung wie Sie schnell und einfach Aufgaben delegieren.
→ Sie arbeiten mit Outlook und OneNote? Kombinieren Sie beides!: Tipps und Anleitung wie Sie E-Mails, Notizen, Termine und Co. in OneNote speichern.
→ Themenseite zu Microsoft Outlook: Hier finden Sie eine Übersicht über alle Themen die mit Outlook zutun haben.

Mein System: Täglich zum leeren Posteingang! (Outlook)

(Dauer: 06:25 Minuten)

Inhalt des Videos:

1. Einleitung 00:00
2. Das Problem: Der überquellende Posteingang 00:17
3. Die Lösung: Verarbeiten statt Sichten 01:09
4. Grundlagen für effizientes E-Mail-Management 01:41
5. In 5 Schritten zum leeren Posteingang 04:37