Um nach dem Umstieg auf eine andere Outlook-Version oder ein neues E-Mail-Programm nicht ohne Kontakte dazustehen, bietet Outlook die Möglichkeit, das gesamte Outlook Adressbuch zu exportieren. Dabei gibt es jedoch einen Unterschied zwischen .csv- und .pst-Dateien. Was genau der Unterschied ist, welche Schritte erforderlich sind und weitere Tipps finden Sie in diesem Blogbeitrag.

Inhaltsverzeichnis

1. Outlook Adressbuch als CSV-Datei exportieren

Wenn Sie Ihre Outlook-Kontakte in ein anderes E-Mail-Programm exportieren möchten, ist eine CSV-Datei die richtige Wahl. Der Vorteil: Die Datei ist mit zahlreichen Anwendungen kompatibel und einfach zu exportieren. Allerdings enthält sie nur die reinen Kontaktdaten wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adresse usw. und keine Formatierungen oder Anhänge.

Um Ihre Kontakte aus dem Outlook-Adressbuch zu exportieren, gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie in Outlook auf → Datei und dann auf → Öffnen und Exportieren.
Klicken Sie auf die Schaltfläche → Importieren/Exportieren.
Wählen Sie → In Datei exportieren aus und klicken Sie auf → Weiter.
Wählen Sie bei „Zu erstellender Dateityp“ die Option → Durch Trennzeichen getrennte Werte aus und klicken Sie auf → Weiter.
Klicken Sie im nächsten Fenster den Kontakte-Ordner an, den Sie sichern möchten. Ein erneuter Klick auf → Weiter bringt Sie zum Dialogfeld, mit dem Sie den Speicherort und den Namen für die CSV-Datei auswählen können.
Wenn Sie Ihre Einstellungen gewählt haben, klicken Sie auf → Fertig stellen. Daraufhin öffnet sich ein Statusfenster. Sobald der Exportprozess beendet ist, schließt sich das Statusfenster von selbst und Sie befinden sich wieder im Posteingang.

_{Um Ihr Outlook Adressbuch zu exportieren, klicken Sie zunächst unter Datei auf Öffnen und Exportieren.}
_{Wählen Sie anschließend "In Datei exportieren" aus.}
_{Wählen Sie nun die Option "Durch Trennzeichen getrennte Werte" aus.}
_{Klicken Sie nun den Kontakte-Ordner an, den Sie sichern möchten. Drücken Sie anschließend auf Weiter und wählen Sie Speicherort und Name und klicken Sie auf Fertigstellen.}

Tipp: Öffnen Sie die CSV-Datei zunächst in Excel, um die Daten auf Fehler zu überprüfen und gegenfalls zu bearbeiten, bevor Sie die Liste in ein anderes Programm importieren.

Nach dem Export des Outlook-Adressbuchs: Besonderheiten der CSV-Datei

Wenn der Export erfolgreich war, können Sie die erzeugte CSV-Datei mit Excel oder einem ähnlichen Programm öffnen. Wundern Sie sich nicht, falls dort Sonderzeichen falsch dargestellt sind oder manche Felder leer bleiben. Outlook überträgt nicht immer alle Daten perfekt. Besonders selbst angelegte Zusatzinformationen erscheinen oft in sogenannten „mehrteiligen Kontakt-Feldern“, die Excel manchmal nicht sauber anzeigen kann.

Für den Import in ein anderes E-Mail-Programm ist das jedoch kein Problem. Die Kontakte werden in der Regel korrekt übernommen. Wenn Sie die CSV-Datei vorher bearbeiten, achten Sie beim Speichern unbedingt darauf, das Format .csv beizubehalten. Klicken Sie hier versehentlich auf „Nein“, speichert Excel automatisch im .xlsx-Format. Dieses kann von anderen E-Mail-Clients jedoch nicht erkannt werden.

2. Exportieren von Kontakten in eine .csv-Datei im neuen Outlook

Im neuen Outlook ist das Exportieren von Kontakten in eine CSV-Datei einfacher gestaltet.

Klicken Sie zunächst auf das Personen-Icon in der linken Seitenleiste, um auf Ihre Kontakte zu gelangen.
Wählen Sie im Menüband nacheinander die Optionen → Kontakte verwalten und dann → Exportieren von Kontakten aus.
Im sich daraufhin öffnenden Fenster können Sie unter → Kontakte aus diesem Ordner eine Option auswählen und mit → Exportieren die CSV-Datei im Ordner Downloads speichern.

Outlook Adressbuch exportieren neues Outlook — Auch im neuen Outlook können Sie auf einfachem Weg Ihr Adressbuch exportieren.

3. Outlook Adressbuch als .pst-Datei exportieren und für eine andere Outlook-Version nutzen

Möchten Sie Ihr Outlook-Adressbuch in eine andere Outlook-Version importieren, ist der Export als .pst-Datei am besten geeignet. So stellen Sie eine vollständige Datensicherung und Übertragung Ihrer Kontakte inklusive Formatierung, Anhänge und Ordnerstrukturen sicher. Aber Achtung: Dieses Dateiformat ist nur mit Outlook kompatibel und kann nicht in andere Programme importiert werden.

Öffnen Sie Ihren Outlook-Client und klicken Sie oben links auf den Reiter → Datei und anschließend auf → Öffnen und Exportieren.
Klicken Sie nun auf die Schaltfläche → Importieren/Exportieren und anschließend auf→ In Datei exportieren.
Wählen Sie → Outlook-Datendatei (.pst) aus.
Wählen Sie nun Ihren Kontakte-Ordner aus und klicken Sie auf → Weiter. Wählen Sie anschließend Ihren gewünschten Speicherort und den Dateinamen aus.
Klicken Sie in den Optionen den Punkt → Keine Duplikate exportieren an und schließen Sie den Prozess mit → Fertigstellen ab.
Ein Statusbalken zeigt Ihnen den Fortschritt des Vorgangs an. Nach Abschluss des Vorgangs finden Sie die Datei mit dem von Ihnen gewählten Namen am ausgesuchten Speicherort. Wenn Sie Outlook neu aufsetzen, importieren Sie genau diese Datei, falls Sie bei der Einrichtung danach gefragt werden.

_{Um Ihr Outlook-Adressbuch als .pst-Datei zu exportieren, wählen Sie im Datei-Menü die Optionen "Öffnen und Exportieren" > "Importieren/Exportieren" > "Outlook-Datendatei (.pst)" aus.}
_{Wählen Sie nun Ihren Kontakte-Ordner und den gewünschten Speicherplatz und Name.}
_{Wählen Sie in den Optionen den Punkt „Keine Duplikate exportieren“ aus und anschließend "Fertig stellen".}

4. Kontakte aus Outlook exporiteren – mithilfe der UTF-8-Codierung

Enthalten Kontaktinformationen Zeichen, die es im deutschen Alphabet nicht gibt (z.B. griechische, kyrillische, arabische oder japanische Schriftzeichen), kann es beim Import der Kontaktliste zu Problemen kommen. Deshalb ist es sinnvoll, die Kontakte-Datei mit der Codierung „UTF-8“ zu speichern, sofern diese Option während des Exports verfügbar ist. Steht diese Option nicht zur Verfügung, können Sie Ihre Kontakte auch mit Excel konvertieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Erstellen Sie in Excel eine neue, leere Arbeitsmappe.
Wählen Sie im Menü → Daten die Schaltfläche → Aus Text/CVS aus. Navigieren Sie zu Ihrer exportierten CSV-Datei (möglicherweise müssen Sie „Textdateien (*csv)“ auswählen, um sie anzuzeigen) und klicken Sie auf → Importieren.
Wählen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld unter → Dateiursprung die Codierung aus, mit der die Zeichen im Text korrekt dargestellt werden, z.B. „1251: Kyrillisch (Windows)“. Klicken Sie anschließend auf → Laden.
Überprüfen Sie, ob diese Zeichen in Excel korrekt dargestellt werden.
Wählen Sie anschließend unter → Datei → Speichern unter aus. Geben Sie einen Namen für die Datei ein und wählen Sie als Dateityp „CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt) (*.csv)“ aus. Jetzt können Sie auf → Speichern klicken.

5. Weitere Tipps rund um das Thema Outlook Adressbuch und Kontakte

→ Outlook Adressbuch: Entdecken Sie, wie Sie Ihre Kontakte zentral und effizient verwalten.
→ Outlook Kontakte freigeben: So können Sie Ihre Kontakte mit Kollegen teilen und einen gemeinsam nutzbaren Adressbuch-Ordner erstellen.
→ Outlook-Kontakte synchronisieren: So bekommen Sie es bei Android, iOS, PC und Exchange hin.