Problemlösung: Verschwundene Outlook-Ordner suchen & finden, versteckte Ordner wieder sichtbar machen

Immer wieder verschwinden Outlook-Ordner und sind dann einfach weg. Das ist ein wahrer Klassiker unter den Büro-Rätseln und ist weltweit schon millionenfach passiert – und ist dennoch überhaupt kein Problem. Denn in der Regel lassen sich die verschwundenen Ordner und Inhalte in Microsoft Outlook ganz leicht wiederfinden und wiederherstellen. Wie das konkret funktioniert und Sie auch versteckte Ordner wieder sichtbar machen können, erfahren Sie hier Schritt-für-Schritt in dieser Büro-Kaizen-Anleitung!

1. Outlook-Ordner verschwunden: Um welchen Ordner handelt es sich? Was kann man tun?

Wenn in Microsoft Outlook plötzlich ein Ordner verschwunden ist und sich nicht mehr finden lässt, dann passiert das meistens in Folge eines unbeabsichtigten Verschiebens dieses Ordners (z.B. per Drag & Drop) oder im Anschluss an ein größeres Update. Weitere mögliche Ursachen sind zum Beispiel das versehentliche Löschen oder Archivieren von Ordnern, Synchronisationsfehler oder auch aufgrund eines neu installierten Add-Ins. Die gute Nachricht ist: Alles, was einmal in Outlook war, lässt sich in der Regel auch wiederfinden oder wiederherstellen – außer es wurde bereits vor langer, langer Zeit gelöscht. Grenzen Sie daher zunächst im folgenden Absatz die Art Ihres Problems ein, um dann anschließend weiter unten schneller gezielt den passenden Lösungsweg für sich finden zu können.

Mögliche Szenarien: Was für ein Outlook-Ordner ist bei Ihnen verschwunden?

• Inhalte sind aus einem bestehenden Outlook-Ordner verschwunden: Zum Beispiel eine wichtige E-Mail aus dem Ordner „Posteingang“, aus dem Ordner „Gesendete Elemente“ oder aus „Gelöschte Elemente“.
• Ein ganzer Outlook-Ordner ist verschwunden: Zum Beispiel der Favoritenordner, Papierkorb, Junk-E-Mail-Ordner oder der Ordner zur Nachverfolgung.
• Alle Ordner fehlen plötzlich in Outlook: Die gesamte Ordnerstruktur ist im Ordnerbereich, dem Navigationsbereich am linken Bildschirmrand, nicht mehr sichtbar.
• Ein lokal erstellter Ordner in Outlook fehlt: Falls der verschwundene Outlook-Ordner nur lokal erstellt wurde und nicht Teil eines synchronisierten Kontos ist (z.B. von Exchange oder IMAP).
• Neu hinzugefügte Inhalte werden in den Outlook-Ordnern nicht angezeigt: Die Outlook-Ordner werden nicht korrekt synchronisiert, zum Beispiel nach Passwortänderungen oder bei Verbindungsschwierigkeiten.
• Ein Outlook-Ordner wurde versehentlich oder automatisch archiviert: In Outlook kann man einzelne E-Mails oder auch ganze Ordner in eine Archivdatei verschieben. Diese sind dann nicht mehr direkt sichtbar (das kann unbeabsichtigt manuell oder auch automatisiert als Routine erfolgen).
• Outlook zeigt bestimmte Ordner nicht mehr an („versteckte Ordner“): Möglicherweise blendet Outlook bestimmte Ordner aufgrund aktivierter Filter, Anzeigeeinstellungen oder Gruppenansichten aus.
• Verschwundene Ordner nach der Installation eines Add-Ins oder neuer Drittanbietersoftware: Neu installierte Outlook-Erweiterungen und -Ergänzungen (Add-Ins und Add-Ons für Outlook) können die Ordneranzeige manchmal durcheinanderbringen oder auch ganz blockieren.

2. Anleitungen: So finden Sie Ihre verschwundenen Outlook-Ordner wieder!

Kurzfassung: Die häufigsten Ursachen für verschwundene Outlook-Ordner inkl. Lösungswege

Anleitungen: Alle Lösungswege, wie Sie verschwundene Outlook-Ordner wiederfinden!

Je nachdem, warum ein Outlook-Ordner verschwunden oder nicht mehr sichtbar ist, helfen unterschiedliche Lösungswege, die betreffenden Inhalte wiederzufinden und wiederherzustellen. Hier die einzelnen Schritt-für-Schritt Anleitungen zur Problemlösung.

Ordnerbereich erweitern und anheften, um alle verschwundenen Ordner anzuzeigen

• Der Ordnerbereich am linken Bildschirmrand kann minimiert (ausgeblendet) und erweitert (wieder eingeblendet) werden. Zudem lässt sich der Ordnerbereich auch anheften, um dauerhaft eingeblendet zu bleiben.
• Klicken Sie dafür im E-Mail-Bereich von Outlook links oben direkt neben den aufgelisteten E-Mails auf den kleinen Aufklapppfeil, um den Ordnerbereich wahlweise aus- oder wieder einzublenden.
• Wurde der Ordnerbereich gerade eingeblendet, können Sie auf die kleine Heftnadel zum Anpinnen/Anheften des Ordnerbereichs klicken, damit dieser dauerhaften sichtbar bleibt und nicht mehr automatisch verschwindet.

Wie sucht und findet man einen verschwundenen Outlook-Ordner?

• Nutzen Sie hierfür am besten die in Outlook integrierte Suchfunktion. Geben Sie dafür ein Stichwort einer E-Mail aus dem vermissten Ordner (z.B. der Absender oder ein Wort aus dem Betreff) in die Suchzeile ganz oben am oberen Bildschirmrand ein.
• Wurde die E-Mail gefunden und angezeigt, klicken Sie das Ergebnis mit der rechten Maustaste an und wählen Sie → Ordner öffnen, um sich den Speicherort anzeigen zu lassen.

Wie findet man ausgeblendete (versteckte) Outlook-Ordner und macht sie wieder sichtbar?

• Option 1: Öffnen Sie Outlook, klicken Sie im Menü oben auf die Registerkarte → Ansicht, dann auf → Ordnerbereich und wählen Sie im Dropdownmenü die Option → Normal.
• Optional können Sie auch auf → Ansicht klicken und dann auf den Menüpunkt → Ansicht zurücksetzen, um zur Standarddarstellung zurückzukehren.
• Option 2:  Öffnen Sie die Registerkarte → Ansicht, klicken Sie im Menü links auf → Ansichtseinstellungen, → Filtern und dann auf → Alles löschen.

Wie findet man einen Outlook-Ordner, der versehentlich verschoben wurde?

• Option 1: Überprüfen Sie, ob der verschwundene Ordner möglicherweise versehentlich als Unterordner in einen anderen Ordner verschoben wurde und nun dort angezeigt wird. Suchen Sie daher einfach nach einem kleinen Aufklapppfeil links neben den Ordnernamen im Ordnerbereich am linken Bildschirmrand. Das Vorhandensein eines solchen Aufklapppfeil bedeutet, dass es in diesem Ordner weitere Unterordner gibt – möglicherweise den Verschwundenen.
• Option 2: Klicken Sie mit der rechten Maustaste im Ordnernavigationsbereich am linken Bildschirmrand direkt oberhalb des Posteingangs auf die eingeblendete E-Mail-Adresse des betroffenen Outlookkontos. Wählen Sie dann → Eigenschaften und → Ordnergröße. Suche Sie nun den Ordnernamen in der Liste; der entsprechende Navigationspfad wird automatisch mit angezeigt. Gehen Sie anschließend zum neuen Speicherort und verschieben Sie den Ordner einfach zurück.

Wie man einen Outlook-Ordner wiederherstellt, der versehentlich gelöscht wurde:

• Option 1: Der verschwundene Ordner befindet sich noch in Ihrem Outlook-Papierkorb (= in dem Ordner „Gelöschte Elemente“). Öffnen Sie diesen Ordner → Gelöschte Elemente, klicken Sie den gesuchten Ordner mit der rechten Maustaste an, wählen Sie → Verschieben und dann den neuen Zielordner aus (z.B. den übergeordneten Ordner → Posteingang).
• Option 2: Wenn Ihr Outlook-Papierkorb schon routinemäßig geleert wurde, können Sie noch in dem Papierkorb Ihres Unternehmensservers nachsehen (lassen), auf dem Ihr Exchange-Konto liegt. Denn dieser Papierkorb wird in der Regel erst mit einigen Wochen Verzögerung geleert. Bitten Sie hierfür Ihren Admin um Unterstützung.
• Option 3: Taucht der versehentlich gelöschte Ordner in keinem von beiden Papierkörben mehr auf, dann ist Ihre letzte Chance das Widerherstellen aus einer Backup-Sicherheitskopie. Bitten Sie dafür Ihre IT-Abteilung um Unterstützung.
• Mehr Informationen zum Wiederherstellen gelöschter Outlook-Elemente finden Sie in unserer Anleitung → „Outlook wiederherstellen: E-Mails, Kalender, Kontakte und Aufgaben“.

Verschwundene Outlook-Ordner durch versehentliches Archivieren (Archivdatei *.pst):

• Wenn Sie eine einzelne E-Mail oder einen ganzen Ordner aus Versehen archiviert haben, dann wurde dieser Inhalt (sofern Sie den Speicherort nicht manuell geändert haben) in dem systemseitig vorgeschlagenen Standardspeicherort für Outlook-Archivdateien abgespeichert. Dies ist standardmäßig der Ordner C:\Users\IhrBenutzername\Documents\Outlook-Dateien – und zwar in dem gängigen Dateiformat *.pst für Archivdateien.
• Klicken Sie daher im Outlook-Menü oben auf die Registerkarte → Datei, dann auf → Öffnen und Exportieren und → Outlook-Datendatei öffnen. Nun öffnet sich der Standardspeicherort für die Archivdateien. Wurde der Ordner versehentlich archiviert, taucht er hier auf. Klicken Sie dann auf die gesuchte PST-Datei. Daraufhin wird der Archivordner wieder zurück in die Ordnerliste importiert und dort korrekt angezeigt.
• Mehr Details zu diesem Vorgehen erfahren Sie in unserer Anleitung → „Outlook E-Mails archivieren und Daten sichern“.

Lokal verschwundene Outlook-Ordner durch fehlerhafte oder unvollständige Synchronisation:

• Wenn Sie Outlook auf verschiedenen Endgeräten nutzen, dann müssen Sie Outlook auch auf all diesen Geräten miteinander synchronisieren, damit alle lokal erstellten Ordner auch auf allen anderen Endgeräten angezeigt werden.
• Nutzen Sie dafür möglichst Exchange oder IMAP statt POP3. Achten Sie dabei darauf, dass auch tatsächlich alle Ordner abonniert werden. Wie das Ganze konkret funktioniert, zeigt Ihnen unsere Anleitung → „Outlook synchronisieren“. 

Verschwundene Inhalte in Outlook durch automatische Regeln oder Makros:

• Öffnen Sie die Registerkarte → Datei und klicken Sie auf die Schaltfläche → Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
• Prüfen Sie nun im Bereich „E-Mail-Regeln“, ob eine Regel aktiv ist, die E-Mails in bestimmte Ordner verschiebt.
• Verdächtige Regeln können Sie testweise deaktivieren, um dadurch zu überprüfen, ob die verschwundenen Inhalte in Ihrem Outlook wieder auftauchen.

Verschwundene Outlook-Ordner nach der Installation eines Add-Ins oder Drittanbietersoftware 

• Um zu überprüfen, ob ein neues Add-In die Ursache für das Verschwinden des Ordners in Outlook ist, starten Sie Outlook im abgesicherten Modus.
• Schließen Sie dafür zunächst alle geöffneten Outlook-Anwendungsfenster und klicken Sie dann mit der rechten Maustaste links unten auf → Start (das Windows-Symbol). Wählen Sie die Option → Ausführen und geben Sie den Befehl → Outlook.exe /safe ein.
• Gehen Sie anschließend in dem im abgesicherten Modus gestarteten Outlook auf → Datei → Optionen und → Add-Ins. Deaktivieren Sie die zuletzt installierten Add-Ins, schließen Sie Outlook und starten Sie die App ganz normal erneut (im normalen Modus). Überprüfen Sie, ob nun alle verschwundenen Ordner wieder sichtbar sind.

Wie man eine beschädigte Outlook-Datendatei repariert

• Öffnen Sie Outlook, gehen Sie auf → Datei, → Kontoeinstellungen, erneut → Kontoeinstellungen, → E-Mail und → Reparieren.
• Nun können Sie die beschädigte Outlook-Datendatei entweder manuell oder automatisch reparieren lassen. Starten Sie anschließend Outlook erneut.

Wenn alles nichts hilft: Neustart von Outlook und PC/Mac, Kontaktieren des IT-Supports

• Manchmal genügt es schon, eine Anwendung zu schließen und den Computer neu zu starten, um ein Computerproblem zu beheben.
• Überprüfen Sie auch generell Ihre Konto- und Profileinstellungen, ob Sie Outlook richtig eingerichtet  haben und alle Informationen korrekt eingetragen wurden.
• Sollten Ihnen dennoch alle hier beschriebenen Maßnahmen nicht bei Ihrem Problem weitergeholfen haben, wenden Sie sich an den IT-Support Ihres Unternehmens – oder alternativ auch gleich direkt an den Microsoft-Support.

3. Hintergrund „Speicherort“: Wo können die verschwundenen Outlook-Ordner physisch liegen?

Je nach dem Nutzungsszenario sowie der individuellen Konfiguration werden die Outlook-Inhalte und Ordner in Unternehmen, die die Bürosoftware-Suite Microsoft 365 nutzen, an unterschiedlichen Speicherorten abgelegt. Hier eine Übersicht der gängigsten Speicherorte, um verschwundene Ordner auf diesem Weg wiederzufinden:

* Für alle Unternehmen mit Sitz in Deutschland werden alle Microsoft-365-Daten standardmäßig in deutschen Rechenzentren gespeichert (sofern das bei der Mandantenkonfiguration nicht anderweitig eingestellt wurde) – und zwar ausfallsicher redundant gespiegelt. Im Februar 2025 hat Microsoft dafür die dritte und letzte Aufbauphase seiner neuen EU-Datenschutzgrenze abgeschlossen. Die genaue individuelle Datenresidenz kann über das Microsoft 365 Data Residency Portal eingesehen werden.

4. Extra-Tipps: Um Outlook leichter, schneller & bequemer zu nutzen!

Outlook ist laut Microsofts eigener Aussage kein einfacher E-Mail-Client. Die vielen Business-Features für die E-Mail-Verwaltung, Kontaktverwaltung, das Aufgabenmanagement und die Terminplanung machen es – zusammen mit der tiefen Integration in Microsoft 365 und die anderen Office-Apps – zu einem „Personal Information Manager“. Die meisten typischen Outlook-Nutzer kennen allerdings nur einen Bruchteil der vielen praktischen Kniffs und Tricks, mit denen man sich bei der Arbeit in und mit Outlook viel Arbeit, Zeit und damit Stress ersparen kann. Die besten Tipps für eine einfachere Arbeit mit Outlook haben wir Ihnen in den folgenden Links und unserem nachfolgenden YouTube-Video-Tutorial zusammengestellt!

→ Die besten Outlook Tipps & Tricks: So sparen Sie sich täglich viel Zeit und Nerven.

→ Kostenloses eBook „E-Mail-Challenge“: Wie Sie jeden Tag mühelos Ihren Posteingang in Outlook leer bekommen!

→ Anleitung für den Copilot in Outlook: Wie der KI-Assistent E-Mails automatisch für Sie beantworten, Unterhaltungen zusammenfassen und den Posteingang verwalten kann.

→ Kostenloses Büro-Kaizen Download-Center: Hier können Sie sich viele weitere praxisnahe Checklisten und Vorlagen für ein effizienteres Büro gratis herunterladen.

Top 15 Outlook Tipps & Tricks (für noch mehr Produktivität!)

 (Dauer: 11:48 Minuten)

Inhalt des Videos:

1. Einleitung 00:00 
2. To Do Aufgabenliste einblenden 00:22 
3. Benachrichtigungen deaktivieren 00:55 
4. Kalenderwochen einblenden 01:43 
5. Posteingang mit Relevanz deaktivieren 01:56 
6. Elemente nicht automatisch als gelesen markieren 02:29 
7. E-Mails als einzelne Nachrichten anzeigen 03:02 
8. Bedingte Formatierung 03:30 
9. E-Mail in Aufgabe / Termin umwandeln 04:03 
10. Wichtige E-Mails anheften 05:28 
11. Erneut erinnern für E-Mails 06:03 
12. Dateien einfügen via Slash 06:41 
13. Vorlagen verwenden 07:29 
14. Umfragen und Loop-Komponenten 07:57 
15. E-Mails später senden 09:13 
16. Senden rückgängig machen / E-Mail zurückrufen 09:50 
17. Schluss und Empfehlung 11:30