Die E-Mail FAQ – So schreiben Sie perfekte E-Mails!

20. November 2020

Jeden Tag werden auf der Welt unglaubliche 306 Milliarden E-Mails verschickt und die Tendenz ist weiter steigend. Nach einer Prognose sollen im Jahre 2024 bis zu 361 Milliarden E-Mails täglich verschickt werden (Quelle: https://de.statista.com/statistik/daten/studie/252278/umfrage/prognose-zur-zahl-der-taeglich-versendeter-e-mails-weltweit/#professional – Abruf 03.01.2020).  Im Vergleich dazu werden „nur” rund 100 Milliarden WhatsApp-Nachrichten täglich versendet. Man sieht also, dass nach wie vor die E-Mail noch das Kommunikationsmittel Nr. 1 ist. Bei dieser ganzen E-Mail-Flut kann man davon ausgehen, dass diese nicht immer nach Regeln versendet werden oder sogar sinnvoll sind. Damit Sie die perfekte E-Mail schreiben haben wir für Sie mit diesem Blogbeitrag eine kleine Hilfe zusammengestellt.

 

 

Warum entsteht eine E-Mail-Flut?

Die Antwort liegt auf der Hand – es werden einfach zu viele davon verschickt. Doch sind diese vielen E-Mails immer gerechtfertigt oder sinnvoll? Eine E-Mail ist in ihrer ursprünglichen Idee ein digitaler Brief. Würden Sie einen Brief versenden in dem z.B. nur ein Satz steht wie z.B. „Ok, vielen Dank, dann machen wir das so.“ Wohl nicht, oder? Nur mit einer E-Mail ist das schnell gemacht und weggeschickt. Beim gewollten Versenden oder Beantworten einer E-Mail muss die erste Frage daher immer lauten: „Kann ich das auch auf anderem Wege klären?”. Oftmals ist ein gezieltes Telefonat oder ein persönliches Gespräch zielführender und schneller erledigt. Für viele E-Mails besteht auch nicht immer die Notwendigkeit eine Antwort zu senden. Lesen Sie hier, wie Sie mit elf kurzen Tipps effizienter mit E-Mails umgehen können!

 

E-Mails werden zum Chat

Häufig passiert es, dass aus einem normalen E-Mail-Verkehr plötzlich ein Chat wird. Meistens fängt es mit einer unschuldigen E-Mail an, die blitzartig beantwortet wird. Und man selbst antwortet dann auch sofort darauf. Und schon ist es da: Das E-Mail Ping-Pong. Die E-Mails werden immer kürzer und beide Seiten erwarten, dass umgehend geantwortet wird. Kurz gesagt -> wir sind nun am Chatten.

E-Mails werden aufgehoben

Und wenn nicht zu viele E-Mails verschickt werden, werden auf jeden Fall zu viele aufgehoben. Im Posteingang der meisten Büroarbeiter befinden sich zu viele E-Mails. Wie viele E-Mails in den Posteingang gehören? Nach unserer Empfehlung eigentlich keine! Einer der besten Wege für einen effizienten Umgang mit E-Mails ist ein leerer Posteingang. Lesen Sie hier, wie Sie Ihren Posteingang aufräumen und nie wieder Aufgaben vergessen!

 

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Abbildung 1: Ein Telefonat klärt vieles oftmals schneller als per E-Mail

 

Wenn schon E-Mail, dann aber richtig!

Nehmen Sie sich genügend Zeit für Ihre E-Mails. Nur wenn empfangene Nachrichten aufmerksam gelesen werden, kann später stundenlang andauerndes Verbessern und somit der „E-Mail-Chat“ verhindert werden.

  • Verwenden Sie eine Betreffzeile
    Formulieren Sie mit ein paar Worten den Inhalt der E-Mail
  • Eine E-Mail = ein Thema
    Versenden Sie für jeder Thema eine eigene E-Mail und vermischen Sie nicht die Themen. Das hilft vor allem dem Empfänger auch die Themen später schneller wiederzufinden
  • Freundliche Begrüßung und Verabschiedung sind Pflicht
    Eine freundliche Begrüßung und Verabschiedung sind natürlich Pflicht und auch eine automatische E-Mail-Signatur ist in den meisten Büros zum Glück üblicher Standard. Sparen Sie sich hier die Abkürzungen. Eine Grußformel sagt immer etwas über den Sender und seine Wertschätzung aus. Eine volle Begrüßung und Verabschiedung, auch in der Signatur, gibt beiden Beteiligten ein gutes Gefühl der Zusammenarbeit.
  • Finger weg von der „Alle-Antworten-Taste”
    Nicht immer benötigen alle die im E-Mailverteiler waren auch immer die Antworten der anderen E-Mail-Empfänger. Überlegen Sie also genau ob auch Ihre Antwort nur der Versender der E-Mail benötigt oder auch alle anderen im E-Mailverteiler.
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Abbildung 2: “Allen Antworten” Button nur wenn erforderlich verwenden

 

  • Schreiben Sie mit Absätzen und Zwischenüberschriften
    Wenn Sie Absätze und Zwischenüberschriften verwenden dient das vor allem der besseren Übersichtlichkeit. Textpassagen werden somit auch schneller wiedergefunden.
  • Nutzen Sie die Funktion der Autosignatur nicht nur für Ihre Kontaktdaten
    Auch in Ihrer Autosignatur können Sie neben Ihren Kontaktdaten auch weitere Informationen unterbringen wie z.B. Werbung für ein neues Produkt, neues Training, Webinar etc. So bleiben Geschäftspartner und potenzielle Neukunden immer unaufdringlich am Ende einer Nachricht über Ihre laufenden Projekte informiert. Wenn Sie den kleinen Werbetext regelmäßig wechseln, erzeugen Sie so ständig neue Aufmerksamkeit.

 

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Abbildung 3: Beispiel einer Autosignatur mit ergänzendem Werbetext

 

Warum E-Mails mit Outlook versenden?

Um möglichst effizient zu arbeiten empfehlen wir immer wieder einheitliche Software-Lösungen. Ganz vorne mit dabei ist für die Verarbeitung und Verwaltung von E-Mails Microsoft Outlook. Outlook ist auf den meisten Büro PC‘s bereits vorinstalliert und viele haben Nutzer haben bereits Erfahrung mit Outlook. Und wenn sich eine gesamte Firma auf ein E-Mail-Programm einigt, können auch alle Funktionen wie z.B. Kalender, Besprechungsplanungen, Kontakte, Aufgaben, Outlook-Regeln, reibungslos genutzt werden. Wenn ohnehin schon andere Microsoft Produkte im Einsatz sind wie z.B. Word, Excel, PowerPoint macht es durchaus Sinn hier als Ergänzung auch Outlook einzusetzen. Auch ist Outlook Teil von Microsoft 365 und integriert sich bestens in die Microsoft Cloud Welt. Ergänzend bietet Microsoft auch eine sehr gute Outlook App für Smartphones- / Tablets an. Der große Funktionsumfang überträgt sich so ohne Probleme auf alle Medien.

Extra-Tipp

Hier haben wir für Sie noch ein paar praktische Tipps für den Umgang mit Outlook zum herunterzuladen.



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