Die E-Mail FAQ – So schreiben Sie die perfekten E-Mails!



Jeden Tag werden auf der Welt unglaubliche 215,3 Milliarden E-Mails verschickt. Im Vergleich dazu „nur” 42 Milliarden WhatsApp-Nachrichten. Diese E-Mail-Flut verläuft nicht immer nach Regeln oder sogar sinnvoll. Jeder der tagtäglich viele Mails über den Bildschirm wandern sieht weiß, dass der E-Mail Umgang nicht als effektiv bezeichnet werden kann.

Orientierung im E-Mail-Dschungel
Die am häufigsten gestellten Fragen - Orientierung im E-Mail-Dschungel.

Deswegen habe ich Ihnen hier die Fragen zu E-Mails beantwortet, die wir immer wieder von unseren Lesern bekommen. Ich präsentiere unsere E-Mail FAQ. Dabei möchte ich erst auf allgemeine Fragen zu dem Hauptkommunikationsmittel eingehen und dann etwas mehr auf die technisch-planerische Seite zu sprechen kommen.

Frage 1: Was ist der vielleicht größte Fehler im Umgang mit E-Mails und wie kann ich diesen umgehen?

Im Allgemeinen kann man sagen, dass zu viele Mails verschickt werden. Beim gewollten Versenden oder Beantworten einer E-Mail muss die erste Frage daher immer lauten: „Kann ich das auch auf anderem Wege klären?”. Oftmals ist ein gezieltes Telefonat oder ein persönliches Gespräch zielführender.

Antworten sind auch nicht in jedem Fall nötig. Lesen Sie hier, wie Sie mit elf kurzen Tipps effizienter mit E-Mails umgehen können!
Und wenn nicht zu viele E-Mails verschickt werden, werden auf jeden Fall zu viele aufgehoben. Im Posteingang der meisten Büroarbeiter befinden sich zu viele E-Mails. Wie viele E-Mails in den Posteingang gehören? Eigentlich keine! Ja, absolut richtig. Einer der besten Wege für einen effizienten Umgang mit E-Mails ist ein leerer Posteingang. Lesen Sie hier, wie Sie Ihren Posteingang aufräumen und nie wieder Aufgaben vergessen!

Effizienzkiller E-Mail? Muss nicht sein! Das FAQ. Klick um zu Tweeten

Was sind die besten Tipps für die E-Mail-Form?

Nehmen Sie sich genügend Zeit für Ihre E-Mails. Nur wenn empfangene Nachrichten aufmerksam gelesen werden, kann später stundenlang andauerndes Verbessern verhindert werden. Ein guter Leitgedanke ist es, in einer E-Mail auch nur ein Thema zu bearbeiten. So geht auf die lange Sicht die Übersichtlichkeit nicht verloren.

Eine freundliche Begrüßung und Verabschiedung ist natürlich Pflicht und auch eine automatische E-Mail-Signatur ist in den meisten Büros zum Glück üblicher Standard. Sparen Sie sich hier die Abkürzungen. Eine Grußformel sagt immer etwas über den Sender und seine Wertschätzung aus. Eine volle Begrüßung und Verabschiedung, auch in der Signatur, gibt beiden Beteiligten ein gutes Gefühl der Zusammenarbeit.

Was viele aber nicht wissen ist, dass die eigene Signatur sehr gut als kleine Werbefläche verwendet werden kann. So bleiben Geschäftspartner und potentielle Neukunden immer unaufdringlich am Ende einer Nachricht über Ihre laufenden Projekte informiert. Wenn Sie den kleinen Werbetext regelmäßig wechseln, erzeugen Sie so ständig neue Aufmerksamkeit. Lesen Sie hier, wie Sie sich die Arbeit mit FAX und AB über eine E-Mail-Lösung erleichtern!

Signatur in E-Mail als Werbefläche
Nutzen Sie Ihre E-Mail-Signatur als kostenlose, unaufdringliche Werbefläche!

Kommen wir nun zum etwas technischeren Teil. Wir empfehlen immer wieder einheitliche Software-Lösungen. Ganz vorne mit dabei ist Outlook. Und das mit gutem Grund.

Warum Outlook?

Outlook ist auf den meisten Rechnern vorinstalliert. Viele haben Grunderfahrungen mit dem Programm gemacht. Und wenn sich eine gesamte Firma auf ein E-Mail-Programm einigt, können auch alle Funktionen reibungslos genutzt werden. Kalender, Besprechungsplanungen, Kontakte, Aufgaben, Outlook-Regeln. Um nur einige der Möglichkeiten zu nennen. Andere Programme haben auch einige der Funktionen, doch wenn jeder Mitarbeiter eine eigene Software verwendet, ist die Reibungslosigkeit nicht mehr gewährleistet. Zudem hat Outlook auch gute Smartphone-Lösungen. Der große Funktionsumfang überträgt sich so ohne Probleme auf alle Medien.

Extra-Tipp

Hier erhalten Sie noch die Möglichkeit praktische Tipps für den Umgang mit Outlook herunterzuladen.

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Und Sie?

Wenn Sie noch weitere Fragen haben schreiben Sie mir! Ich freue mich darauf Ihnen helfen zu können.



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