Wissen, was drin ist – so organisieren Sie Ihren E-Mail-Posteingang!



Kennen Sie dieses endlose Stakkato: "Würdest Du bitte mal schnell..". Bing! "Dringende Anfrage" Bing! "Brauche bis Montag 11 Uhr..." Bing! Nicht nur tagsüber am Computer auch auf dem Nachhauseweg oder kurz nach dem Aufstehen: ständig erreichen Sie Nachrichten und es macht bing, bing, bing! Lesen Sie fünf Tipps, wie Ihr E-Mail-Posteingang Sie nicht länger stresst!

Was ist das Problem

Die Anzahl der E-Mails in unserem Postfach ist in den vergangenen Jahren beständig gestiegen. Ich gehe davon aus, dass wir auch in Zukunft nicht weniger sondern mehr E-Mails erhalten werden. Das Managen des E-Mail-Posteingangs bleibt also eine große Herausforderung und ist ein wichtiger Faktor für das digitale Arbeiten im Beruf.

E-Mail-Posteingang Entwicklung
Entwicklung des Zeitkiller E-Mail in den letzten 2 Jahren

So funktioniert es

Tipp Nr. 1: Nehmen Sie sich konzentriert Zeit für Ihren Posteingang!

Unsere Kundinnen und Kunden dürfen erwarten, dass wir innerhalb eines Arbeitstages auf Ihre Anfragen reagieren. Doch um das zu gewährleisten, muss ich nicht ständig online sein. Ich empfehle, E-Mails konzentriert in Blöcken abzufragen und abzuarbeiten.

E-Mail-Posteingang effizient bearbeiten
Konzentriert an einer Sache bleiben

Dafür blocke ich mir an Bürotagen am Vormittag und am Nachmittag jeweils ein Zeitfenster in meinem Terminkalender. Zwischendurch frage ich keine E-Mails ab, sondern widme mich konzentriert meinen Aufgaben. Bin ich unterwegs, sieht mein Workflow für den E-Mail-Posteingang so aus, dass ich Wartezeiten, Fahrtzeiten in der Bahn oder als Beifahrer im Auto für die E-Mail-Abfrage nutze.

Tipp Nr. 2: Schalten Sie einfach ab!

Die Standardeinstellungen der Laptops, Handys und Tablets sind in der Regel so programmiert, dass wir permanent über neue Nachrichten informiert werden. Inzwischen beept nicht nur das E-Mail-Programm, sondern auch der Whatapp-Messenger ploppt auf, wenn eine neue Nachricht eingeht oder ich werde in Echtzeit über neue Facebook-Nachrichten informiert. Um konzentriert arbeiten zu können, rate ich Ihnen: schalten Sie sämtliche Empfangssignale ab!

E-Mail-Posteingang ungestört abarbeiten
Vermeiden Sie Unterbrechungen.

Gehen Sie mit Outlook offline, blockieren Sie die Nachrichteneinstellungen und genießen Sie den Freiraum, an einer Sache konzentriert arbeiten zu können.

Nähere Informationen dazu, wie Sie die Empfangssignale ausschalten, erhalten Sie hier: Blinkt und klingelt es noch oder arbeiten Sie schon – so begegnen Sie der E-Mail-Flut.

Das Managen der E-Mails bleibt eine große Herausforderung - organisieren Sie deshalb Ihren E-Mail-Posteingang. Klick um zu Tweeten

Tipp Nr. 3: Überprüfen Sie Ihren E-Mail Workflow!

Wenn Sie Ihren E-Mail-Posteingang bearbeiten, sollten Sie in folgenden Schritten vorgehen:

1. Alles, was Sie innerhalb von fünf Minuten erledigen können, erledigen Sie sofort!
2. Alles, was delegiert werden soll, leiten Sie weiter!
3. Alles, was archiviert werden muss, heften Sie direkt ab!
4. Alles, was eine längere Bearbeitungszeit benötigt, terminieren Sie und verschieben es in Ihre Aufgabenliste!
5. Alles, was unnötig ist, wird gelöscht!

Weitere Informationen zum E-Mail-Workflow erhalten Sie in diesem Download:
Der Büro-Kaizen® Workflow

Tipp Nr. 4: Nutzen Sie die direkte Kommunikation!

Häufig verwenden wir E-Mails, obwohl es besser wäre, das Telefon in die Hand zu nehmen oder das direkte Gespräch zu suchen. Ein persönliches Gespräch ist besser als ein Telefonat, ein Telefonat ist besser als eine E-Mail. Überprüfen Sie kurz, ob die E-Mail der richtige Weg ist, bevor Sie sich die Arbeit machen und lostippen. Das hilft Ihnen und das hilft Ihren Kolleginnen und Kollegen.

E-Mail-Posteingang oder telefonieren
Oft ist ein Telefonat besser als eine E-Mail

Wenn Sie ausschließlich über E-Mail Kontakt zu einem Kunden haben, führt das nicht selten zum Erkalten und zur kompletten Vergeschäftigung der Beziehung. Deshalb ist der persönliche Kontakt aus meiner Sicht generell empfehlenswert!

Tipp Nr. 5: Achten Sie auf Netiquette!

Schreiben Sie nur solche E-Mails, die Sie selber auch empfangen wollen. Oder anders ausgedrückt: Seien Sie netiquet! Das Wort "Netiquette" ist eine Zusammensetzung von "net" (Netzwerk) und Etikette (Verhaltensregeln). Dass sich das Ganze im Deutschen außerdem anhört wie "freundlicher Umgang miteinander" ist ein schöner und wichtiger Nebeneffekt. Zu den Netiquetten gehören z.B. die Sensibilität bzgl. der Frage, wen ich ins cc. einer E-Mail setze, genauso wie das Vermeiden von Abkürzungen oder eine gute Formulierung für die Betreffzeile.

E-Mail-Posteingang Netiquette beachten
Achten Sie auf E-Mail-Netiquette

In meinem Blogbeitrag mit dem Titel 9 Mail-Netiquette – denn nett ist die große Schwester von… Effizienz! habe ich neun Spielregeln für eine netiquet formulierte E-Mail aufgelistet.

Darauf kommt es an

Ihr E-Mail-Postfach ist nichts anderes als ein weiterer Kommunikationskanal. Sie sollten sich nicht davon beherrschen lassen, sondern Sie sollten nach Wegen suchen, es zu beherrschen. Häufig ist das ein Lernprozess, der von Rückschlägen begleitet wird. Bleiben Sie dran und fangen Sie am besten klein an. Kontinuierliche Verbesserungen sind besser als die Einführung großer Standards und komplexer Regeln!

Was der Tipp bewirkt

  • Sie vermeiden, dass Ihr E-Mail-Posteingang zum nervtötenden Zeitkiller wird.
  • Sie verringern die Sorge, etwas Wichtiges zu vergessen, denn alles ist ja in der To-do-Liste abgespeichert.
  • Sie können sich konzentriert Ihrer Arbeit widmen.
  • Ihr E-Mail Posteingang bleibt dauerhaft leer und Sie müssen sich nicht mit nervenzehrenden Altlasten herumschlagen.

Extra-Tipp

Wir haben zum Thema E-Mail-Posteingang auch ein E-book erstellt. Sie können es sich hier gratis herunterladen. Wenn Sie praktische Hilfe suchen, zum Beispiel um die Eingangsbenachrichtigung auszuschalten, finden Sie in unserem Download-Center verschiedene Anleitungen, die Sie ebenfalls kostenlos herunterladen können. Einfach in die Suchfunktion des Download-Centers das Stichwort „E-Mail“ eingeben.

Und Sie?

Wie halten Sie Ihren E-Mail-Posteingang in Ordnung. Schreiben Sie mir Ihre Erfahrungen aber auch Ihre Herausforderungen. Gerne suche ich mit Ihnen gemeinsam nach guten Lösungen!



Schlagwörter: , , , , , , , , , ,
Das könnte Sie auch interessieren...

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail Adresse wird nicht öffentlich angezeigt.